02-办公用品管理制度.doc

一、机关办公用品管理制度 第一条 为使办公用品管理规范化，特制定本制度。 第二条 本制度所称各类办公用品主要包括：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、笔记本、复写纸、复印纸、信纸、便笺、橡皮擦、文件夹、夹子等。 第三条 办公用品的申请应于每季末25日前，各部门提出“办公用品申请单”。 第四条 办公室根据各部门“办公用品申请单”，编制季度采购计划表（办公用品采购计划表），经办公室主任审核、报总经理批准后，由办公室统一采购。 第五条 办公用品一般由办公室定点采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，应酌量库存。特殊办公用品，可经办公室授权，经总经理同意后，各部门自行采购。 第六条 所订购的办公用品送到后，采购人应对办公用品进行验收，核对品种、规格、数量与质量，并报办公室主任验收确认。 第七条 办公室统一为各部门设立“办公用品发放登记表”。在办公用品领用时作登记使用，并控制文具领用状况（含低值易耗品），然后根据领用表进行摊销。 第八条 新进人员到职时由各部门提出“办公用品申请单”，向办公室领取办公用品，并列入“办公用品发放登记表”。 第九条 建立办公用品台帐，台帐内容包括：品名、型号、数量、单价、购买日期、领用数量、库存数量。第十条 办公用品入库和发放应及时记帐，定期清查（每季度清查一次），做到帐物相符。 第十一条 办公用品严禁带回家私用。第十二条 本制度自二0一一年五月一日起试行。 第十三条 本制度由办公室负责解释。二、机关办公设备管理规定为加强公司机关办公设备管理，提高设备利用率，特制定本管理办法：一、公司机关各类办公设备，主要包括办公桌椅、计算机（含正版专用软件）、打印机、传真机、保险柜、扫描仪、投影仪、VCD机、电视机、照相机、电话机、移动电话、传呼机、复印机（含纸张）、文件柜、空调等，由办公室统一调配管理。二、各部门根据业务需要，需购置上述设备，应由部门提出申购报告，交由办公室报请分管领导审批后，统一采购。三、达到固定资产标准值的物品，由办公室提请财务部按规定进行核算，建立固定资产台帐，达不到固定资产标准，按低值易耗品管理办法进行分摊、登记。四、办公设备维修由使用部门向办公室提出，经由分管领导同意后，由办公室统一办理，建立维修档案，严格控制费用。五、办公设备如确需报废或淘汰时，由部门提出申请，经办公室、财务部鉴定认证，报经总经理批准后，方可报废或由办公室按规定处理，处理结果应报财务部备案。六、办公设备由使用人负责日常维护管理，若由人为原因造成损坏或公司资产流失，视情节轻重由使用人承担相应责任。七、办公室应定期检查办公设备的使用和保管情况，年终与财务部配合，对固定资产进行清查，以保证帐物相符，各部门应积极配合。八、大宗办公设备采购，办公室应实行公开招标，并主动接受公司相关部门的监督。九、本规定自二一一年五月一日起试行。十、本规定由办公室负责解释。三、公司日常费用报销制度为了进一步完善财务管理，严格执行财务制度，节约非生产性开支，提高经济效益，根据国家财经法规及公司机关各项开支标准，特制定本制度。一、办公用品1.机关日常办公用品，由各部门按月向办公室报使用计划，办公室汇总审核后，报分管领导同意后统一购买。2.办公用品由办公室专人保管，并做好收发登记，报销时应凭税务发票、办公用品清单（加盖销售单位财务或发票专用章）送交财务审核，由分管领导批报后，验收入库，领用时进行摊销。3.办公用固定资产的购买应由使用部门提出申请，报总经理批准后由办公室统一采购，并由专人验收。办公室对各部门办公用固定资产应登记造册，经办人报销时凭发票和验收单、购买申请单，送交财务审核和总经理批报，并由部门负责人办理领用手续。二、差旅费职工出差前必须填写职工出差申请单，经其部门负责人同意签字后交由总经理审批，特殊情况，总经理不在公司的，由办公室分管负责人签字。报销时按公司差旅费开支标准的规定填写差旅费报销表。报销人员凭差旅费报销表和出差申请单由部门负责人签字后送交财务审核和分管领导批报。三、业务招待费按照公司接待工作规定，经办人员凭招待费申请单。正式餐饮发票，由财务审核后报总经理审批。四、移动通讯费根据公司移动通讯费管理规定的要求，除公司主要领导外，各享受报销规定通讯额度的人员，按月凭本人户名的话费清单填写报销单，经办公室核准后，交财务审核和总经理批准。五、其他各项费用报销时，应粘贴报销封面，注明相关业务内容，经有关人员证明，并由部门负责人签署意见后送交财务审核和分管领导批报。六、报销时间各经办人在费用发生后，原则上应在7天内报销。凡是有借款的应及时冲账，否则，前账不清，后账不借。九、本制度由财务部负责解释，从二一一年五月一日起试行。四、公司会议管理制度 为实现公司规范化运作，特制定各种会议制度。 一、领导班子会议 （一）由总经理召集和主持，根据工作需要随时召开。 （二）参加会议人员为总经理、副总经理、总工程师、董事长助理、总经理助理，办公室主任，也可请与议题有关的人员列席。 （三）主要内容为： 1.公司的长远规划、年度投资、经营计划等工作中的重大问题。 2.沟通工作情况，研究需要协调的重大工作问题，重大工作任务的部署和落实。 3.公司重大财务开支、分配、职工重要福利等方案的制订。 4.重要设备的购置和分配。 5.需报请上级部门批准解决的重大事项 6.公司各部门报请公司解决的重大问题和其它需集体讨论决定的问题。 7.人员的调配、奖惩等问题的决定。 8.其他需要讨论的问题。 （四）会议须在召开前1-3天将会议议题通知与会同志。 （五）会议由办公室主任或办公室秘书负责记录和会议决定事项的督办。 二、总经理办公会议 （一）总经理办公会议由总经理或副总经理主持，一般一个月召开一次，也可根据工作需要随时召集，公司领导及机关各部门负责人参加，也可根据工作需要请有关人员列席。 （二）会议主要内容为： 1总结上月工作，部署、安排本月工作任务。 2.沟通工作情况，研究需要协调的工作问题。 3.内部规章制度的制定、修改和废止。 4.机关部门报请总经理办公会协调解决的问题。 5.其它需集体讨论决定的问题。 （三）会议由办公室秘书负责记录并根据公司领导要求起草、印发会议纪要。 三、全体职工大会 （一）根据工作需要适时召开。（二）主要内容：季度工作总结、工作部署，通报公司重大事项，传达、贯彻上级重要文件精神，公布规章制度，人事任免等。 四、部门会议 （一）一般每周或半月一次，也可根据工作需要随时召开。会议由部门负责人召集和主持，部门有关人员或全体人员参加。 （二）主要内容：沟通情况，协调工作，公司重大问题的研讨，研究解决部门内的各种问题，掌握思想动态，安排工作等。 五、会议准备与要求 （一）议题的准备。凡提交公司办公会议研究讨论的议题，各部门及各单位应提前送交办公室，由办公室立题后，经总经理同意，方可送交会议讨论。需会议决定的重大问题，提交部门（单位）要提出具体的方案和意见，议题涉及其他单位的，事先应进行协商。 （二）材料的准备。议题提出部门（单位）提交会议讨论、审议的材料，应提前两日编印好，按要求的份数送交办公室。 （三）会议议定的事项，由办公室及时通报有关单位承办，并负责议定事项的督办。（四）会议纪律。凡会议讨论的秘密事项，与会人员按有关规定不得随意扩散，违者视情给予处罚。凡会议通知参加人员必须准时出席，届时不能参加的，要提前请假。六、本制度由办公室负责解释，从二一一年五月一日起试行。五、机关考勤制度为严肃机关劳动纪律，完善机关考勤制度，针对作息制度的调整，特制定本制度。一、作息时间：8：00-17：30（其中12：00-13：30为就餐和休息时间）二、员工必须遵守劳动纪律，按规定作息时间上、下班，自觉做到不迟到、不早退，不擅离工作岗位。三、考勤工作以部门为单位，每日上班8：10以后打考勤的视为迟到；下班时间未到早走者，视为早退。当月迟到（早退）累计达三次者，记半天事假。以此类推。四、每日上、下班各考勤一次（计二次）。五、员工因公出差应事先填写申请表。一般员工出差由部门负责人批准；部门负责人由部门分管领导批准；分管领导出差，由主管领导批准，并在出差前将申请表送办公室备案。如遇领导出差在外，无法按规定办理手续，需补办好出差手续。六、员工因公外出（市内）办事不能打考勤的，一天以内由部门负责人同意签署外出单，一天以上由部门负责人同意，报分管领导批准。外出单送办公室备案。部门负责人、公司副总按管理权限办理。七、员工请病、事假前履行请假手续。请病事假在三天以内的由部门负责人审批；请事假三天以上的，经部门负责人同意后报总经理批准；并将请假条送办公室备案。病假需出据（县级）以上医院病假证明单，送办公室备案，病假在十天以内的发基本工资，超过十天按事假处理。八、员工婚、产、丧假按有关规定执行十、考勤表作为发放各种费用的依据，由办公室统一汇总、保管、公布。 十二、员工年累计事假二十天以上或病假四十天以上扣除年度奖金一半；员工年累计事假四十天或病假六十天以上取消年度奖金。十三、员工连续旷工十五天以上或累计三十天以上按自动离职或除名处理。十四、本办法自二一一年五月一日起试行。十五、本办法由办公室负责解释。 六、机关移动通讯费管理规定 第一条 为加强移动通讯费管理、提高机关办事效率，特制定本规定。 第二条 通讯费使用范围： 总经理、副总经理、董事长助理、总经理助理、中层管理人员，一些特殊岗位管理人员。 第三条 通讯费用额度： 1、公司视各岗位情况，给予员工月度通讯补助，具体标准如下：总经理实报实销副总经理级300元/月部门负责人200元/月特殊岗位50-100元/月特殊情况另定2、凡享有通讯补助员工，必须保持24小时待机。如有关机、拒接、拒听行为，取消当月通讯补助。3、试用期人员、兼职人员均不享受此项福利。 第四条 其它事项 1.移动通讯费实行“限额管理、超额不报、不足不补”的原则。 2.公司总经理移动通讯费由办公室统一缴纳；其他人员移动通讯费自行缴纳，每月凭本人户名的话费单，经办公室核准后，由总经理批准后方可报销。 3.本规定自2011年5月1日起执行，办公室负责解释。七、机关市内交通费暂行规定为了加强市内交通费管理，提高机关办事效率，结合公司实际情况，特制定本规定：一、市内各部门业务活动，原则上不予派车，可报销公交车票。二、取发保密文电（机密级以上）、大额现金、有价证券、10公斤以上大宗邮件、印刷品、办公设备、劳保用品等，可向办公室申请用车，如办公室无车可派，可以申请乘坐出租车。三、特殊业务且不在机关派车范围，用车人可向部门提出申请乘坐出租车，并填写市内交通费申报表，由部门负责人签字确认。四、部门负责人签字确认后，用车人持市内交通费申报表向办公室申报，办公室将根据用车路线核定出租车费金额，并由办公室签署意见。五、出租车票报销时，市内交通费申报表应作为报销依据，经办公室签字后报总经理批准，方可报销。六、市内交通费实行月报制，由各部门负责车费登记工作，并将车费登记表附后作为报销依据。七、本规定自二0一一年五月一日起试行。八、本规定由办公室负责解释。八、机关车辆管理暂行规定为加强车辆管理，提高车辆使用效率，结合公司实际情况，特制定本暂行规定。 一、车辆管理 （一）办公室为机关车辆的主管部门，负责车辆统一调度，对车辆管理负有检查指导职能。 （二）车辆要指定专人保养，车队应经常对驾驶人员进行遵章守纪、爱护车辆、安全行车的教育。 （三）加强油料和车辆维修经费的管理，严格审批手续和经费核算。 （四）加强车辆牌、证管理，如有遗失，及时上报有关部门。 （五）遵守派车制度，完善派车手续，严禁私自出车，以车谋私。 （六）严格遵守国家法律法规，严禁使用车辆参与任何违反政策规定的活动。对因违反车辆使用管理有关规定而造成重大经济损失，以及对公司形象造成重大影响的部门和个人，公司将追究其责任。 二、车辆使用范围 （一）公司各类公务活动。 （二）公司各种会议的会务保障。（三）公司对外接待的交通保障。 （四）取、发保密文电（机密级以上）、大额现金、有价证券、10公斤以上大宗邮件、印刷品、设备、劳保用品等。 （五）大客车用于接送施工队人员上下班，严格按既定路线、时间行驶，遇特殊情况经分管领导批准，面包车主要为施工队接送员工、送水送饭到现场。（六）各部门公务活动的交通保障。市区内，不予派车，可报销公交车票；特殊情况，经办公室审批，可凭市内交通费申报表报销出租车票。三、车辆调度 （一）公司领导用车相对固定，由办公室统一管理；领导不用车时（指出差、在班等），其车辆可由办公室视情况调度使用。 （二）所有小车由办公室统一派遣，各部门不得直接向车队小车班派车。 （三）长途公务用车实行预约制度，用车部门须提前2天向办公室预约，并填写派车审批单，由办公室和车队小车班联系。 （四）严格控制公务使用出租车，在规定用车范围内，确因车辆紧张，无法派车的，经办公室同意，可乘座出租车，报销相应出租车票，部门一般员工到市内办事可乘坐公交车，报销公交车票，特殊情况确因事情紧急，经部门负责人同意后到办公室办理登记手续，方可乘坐出租车。 四、油料管理 （一）车辆用油必须计划核算。汽油票车队统一购买，专人保管。特殊情部现金加油，说明情况经车队、办公室批准后方可办理报销手续。因临时变更行车路线而增购的油料，返回后应有乘座人员证明。 （二）油料消耗要严格按单车定额核计。1、每月统计单车耗油量（月单车油耗统计表），根据不同车辆行驶里程（车辆月出行统计表），测算理论油耗及实际用油的差值。2、对因车辆本身造成的非正常超耗油料故障，要查明原因及时排除。 （三）不准向外单位或个人出借油料，特殊情况，须经公司领导批准。 （四）严禁私自倒卖公司油料，或为非机关车辆加油，一经发现，严肃处理。 （六）驾驶员应自觉节约用油，降低油耗。对严重超耗油料的车辆，按照超耗油价格的两倍金额从驾驶员当月出勤奖中扣除，油耗量超标50公升以上的，扣除当月30%绩效工资。情节严重的将追究其责任。 五、车辆维修 （一）严格掌握车辆修理技术标准，准确审定维修项目及预算，制定年度车辆送修计划，严格遵照执行，未经办公室批准，驾驶员不得任意更改和增加维修项目。 （二）车辆停驶修理须填写车辆维修申报单，报办公室批准；车辆大修必须书面报请公司总经理审批。 （三）车辆须在指定厂家修理，严格控制维修经费，实行统一转帐结算。出差车辆在外地发生故障确需修理或更换零配件的，应及时向办公室、车队汇报，返回后由同行人员证明，经核实后以旧换新，予以报销维修费。 （四）车辆维修过程中，驾驶人员要在场进行检查监督，确保维修质量。 （五）购买的汽车配件材料须专人保管，领用时需审批登记，严禁乱拿乱送。各种随车工具要妥善保管，移交车辆时必须同时移交随车工具。坚持丢失损坏，按价赔偿；自然损耗，交旧领新。 （六）建立单车维修档案及修理登记制度，严格控制车辆大中修，对确需大中修的车辆需派专人核实，严禁非机关车辆挂公司名义修理或领取配件，一经发现，将扣除有关驾驶员全年出勤奖，情节严重的将追究其责任。提倡勤俭节约，反对铺张浪费，严禁在维修车辆和购买器材过程中收受贿赂或索受回扣，一经发现，严肃处理。 六、车辆保险 （一）公司管理的车辆保险由车队统一办理。 （二）各车的保险金额、项目及投保公司的选定须经审定。（三）各车辆有关保险单证由车辆驾驶员妥善保管，车队备案。（四）车辆投保安全奖（在保险公司设立安全奖的情况下）由车队统一安排，对年度内行车安全无事故的驾驶员,按年发放行车安全奖。（五）因车辆肇事需保险公司理赔的，驾驶员应及时办理理赔或索赔事宜。经裁定为我方驾驶员责任的，除扣除其当年行车安全奖外，驾驶员还应承担相应的损失。七、本规定自二一一年五月一日试行。八、本规定由办公室负责解释。九、员工病事假请假办法为保持公司正常的生产经营活动和工作秩序，严格请销假手续，维护员工休息休假权利，根据中华人民共和国劳动合同法等有关规定，结合企业实际情况，特制定本办法。一、病、事假（一）、请假：员工请病、事假必须填写“请假单”向批准人申请，经批准后方可离开公司。确因不可抗拒因素来不及提前请假的，可电话向批准人请假，但事后须立即补办请假手续。未办理请假手续或请假未获批准的，不得擅自离岗，否则按旷工处理。（二）、销假：批准的假期结束后，请假人应按期到岗并及时向考勤人员销假。（三）、续假：批准的假期结束后，如确需继续请假的须向批准人申请续假，经批准后方可续假。二、员工病事假期间待遇：员工因事请假，扣发事假期内工资，员工因病请假的，十天以内，只发基本工资，十天以上的按事假处理。三、审批权限：1、事假。员工请事假3天（含）以内的，由部门负责人审批批准；超过3天的，经总经理批准。2、病假。员工因病请假3天（含）以内的，由部门负责人批准。病假3天以上的，须出示县级以上医院病历、病假证明单，报经总经理批准。公司部门负责人因病请假，一律由总经理审批。 公司机关的考勤由办公室负责，考勤记录每月底上报人事部留存。项目部考勤记录先由项目部留存，项目结束后交公司人事部留存。经批准后的各类假条汇总后交财务附当月工资单后留存。本办法自2011年5月1日起试行，人事部负责解释。十、公司接待工作规定 第一条为加强对公司接待工作的管理，控制经费开支，反对奢侈浪费，现结合公司接待工作实际情况，特制订本规定。 第二条坚持内外有别，严格标准的原则。 第三条 对外接待对象主要包括： 1.上级机关、主管部门来公司检查指导工作的领导和工作人员。 2.工商、税务等部门来公司检查指导工作的领导和工作人员。 3.业务单位来公司洽谈业务确需招待