第三章--通用账务处理模块的基本操作PPT课件

1 第三章通用账务处理模块的基本操作 涪陵众鑫计算机学校 司春兰 2 通用账务处理模块的基本操作 1 基本功能与流程2 初始设置3 日常账务处理4 期末处理 3 第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程 一 基本功能二 账务处理操作流程 4 一 基本功能 账务处理模块是在建立会计科目 账户 体系的基础上 以输入凭证为起点 经过系统加工处理 完成记账 结账以及对账工作 输出各种总分类账 日记账 明细账和有关辅助账 通常又被称为总账模块 它是会计电算化软件系统的核心模块 可以与其他子模块和业务模块无缝连接 实现数据共享 其他模块与会计处理相关的数据最终要归依到处理模块 5 账务处理基本功能模块 6 二 账务处理操作流程 一 手工账务处理流程 在手工环境中 不同的账务程序的核算流程有所不同 主要的区别在于登记总账的方法和依据不同 手工环境中 会计核算程序是按照 证 账 表 的环节来进行的 7 二 电算化账务处理流程 会计电算化环境中的账务处理流程主要表现为会计数据的 输入 处理 输出 三大环节 8 三 电算化与手工账务处理流程比较1 取消账务处理的中间层 账簿体系证 账 表三层架构体系被压缩为证 表两层结构2 记账的内容与方式不同3 对账方式不同4 数据处理过程基本实现自动化由核算型会计转向管理决策型会计 9 第二节初始设置 初始设置 通用变专用一 初始设置的准备工作1 账套名称与账套文件名账套是为会计主体服务的 是存放会计数据和业务数据的载体 一个账套只能存放一个会计主体的会计与业务数据 但会计软件都具有多账套管理功能 账套名称只能为使用该账套的会计主体的名称2 会计期间我国实行公历会计年度 即会计年度从1月1日至12月31日止3 记账本位币4 会计科目体系结构设计会计科目由科目编码和科目名称两部分组成5 辅助核算6 期初数据 保持处理的连续性A 年初开展电算化 只需准备各科目期初余额B 年中开展电算化 需准备各科目期初余额 从年初至实施会计电算化月份各科目的借贷方发生额和累计发生额 数据应准备整理至最末一级会计科目7 其他初始基础资料 10 二 初始设置的基本操作初始设置工作量大 但只在初资使用会计电算化系统时进行一次设置即可 以后若发生变化 只需做相应修改就行 初始设置操作流程图 11 一 新建账套1 通常要确定账套号 必须是唯一的 账套名称 一般应使用单位名称 账套路径 记账本位币 科目级次与编码长度 应按照 遵循统一规定 考虑实际情况 同时留有余地 的原则设置 会计期间 实行公历年度 账套启用期间 开始电算化工作的期间 2 某些参数一旦设置 在完成新建账套后将无法修改 12 二 设置操作员及其权限1 会计软件一般都有一个默认操作用户 首次进入通常只能以默认操作用户登录 然后可根据需要进行增加 修改或删除用户组及其用户 2 每一个操作员都应该设置复杂的登录密码并定期或不定期更换3 一般账套主管 电算主管或会计主管 拥有账套的最高操作权限 13 三 设置辅助核算项目 四 设置外币及其汇率 五 设置会计科目1 会计科目设置原则要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接必须满足会计报表的编制要求要注意保持科目间的协调和完整要注意保持相对的稳定一级会计科目名称必须要符合国家标准 明细科目名称要通俗易懂 易记 好用 易推广 14 2 会计科目设置内容及注意事项 1 会计科目编码按照科目级次的先后次序建立科目编码必须唯一 不能重复 也不能为空科目编码通常用数字 或英文字母 等来表示科目编码必须与世隔绝科目名称一一对应 2 会计科目名称科目名称不能为空科目应避免重名 以免影响科目运用的准确性科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定 做到规范化 标准化 3 科目类型 是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据 4 科目属性 用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质 15 3 调整会计科目时的要求与限制 1 增加科目时当新增科目为明细科目时 其上级科目必须存在如果一个科目是明细科目 且已有发生额或余额产生时 则不能再为该科目增加下级科目 2 修改科目时科目一旦使用 科目代码不能修改如果一个科目有下级科目 科目代码不能修改若科目设有辅助账 辅助账使用后科目代码也不能修改 3 删除科目时科目已经使用 就不能被删除科目有下级科目时 也不能被删除若科目设有辅助账 当辅助账启用后科目不能删除 16 六 录入科目期初余额若年初建账 则期初余额等于年初数若年中建账 需灵入年初余额或建账月份的月初余额 以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额若科目有辅助核算 期初余额不能直接录入应注意调整余额方向只需录入最末级科目 上级科目自动汇总算出录入完毕 需进行试算平衡 七 其他初始设置 凭证类型 结算方式 常用凭证 常用摘要等 17 第三节日常账务处理 一 凭证处理二 账表查询打印三 出纳业务 18 一 凭证处理 一 编制凭证前台处理手工键盘录入后台处理1 记账凭证取得方式自动转账生成由其他模块生成传入2 数出一源 原则 某一会计业务需编制的记账凭证应该只允许一种取得方式和途径 以保证作为数据处理起点的凭证的真实 正确与合法3 记账凭证的内容一般包括两部分 凭证头部分 凭证正文即凭证体部分 19 二 审核凭证1 在账务处理模块中 所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账2 审核凭证与填制凭证不允许是同一个人3 审核人员发现凭证有错误或异议 不得直接进行修改 必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核4 凭证审核签章后 不能直接对其进行修改和删除 必须取消审核后才能修改和删除 20 三 修改凭证 一般应在记账凭证的来源处由人员本人进行更正1 记账后发现凭证有错误 不能修改凭证 应采用冲销凭证或补充凭证的方法进行更正2 修改凭证时可留有修改痕迹 也可不留 四 查询凭证 五 凭证汇总 六 凭证记账1 记账是以记账凭证为依据 将经济业务全面 系统 连续地记录到账簿中的一种方法 2 记账一般采用向导式3 注意 A 一旦记账 凭证不能再修改B 记账过程中 不得中断退出C 每月可多资使用记账功能D 上月末结账 本月不能记账E 记账后发现凭证有错 只能用冲销凭证或补充凭证的方法进行修改记账后如有特殊需要 可利用系统提供的反记账 取消记账 功能恢复到记账前状态 只有账套主管才有权执行 21 二 账表查询打印 账表输出方式主要有屏幕显示输出和打印输出1 账表查询输出账表是根据所设置的查询条件从凭证中抽取数据临时生成的2 账表打印输出打印的会计账簿 必须连续编号 22 三 出纳业务 包括日记账 票据管理 银行对账 银行存款余额调节表等功能 并可对长期未达账提供审计报告1 银行对账A 包括银行对账期初数据输入 银行对账单输入和银行对账B 功能 自动对账 一对一 和手工对账 一对多 多对一 多对多 23 第四节期末处理 期末处理流程图 每月只能做一次 并且每个会计期末都必须做一次 24 一 期末调汇只有在会计科目属性中设置为 期末调汇