采购订单异常管理规定.doc

采购订单异常管理规定文件代码：拟制：发布日期：审核：版本：A0页次：1/3批准：文件修（制）定履历一览表NO.版次管理文件审查单编号发布日期修（制）定说明拟制审核批准备注1A0070206003新发布文件发放范围及分数（在“（）”中打“”表示需分发的单位，在“ ”中填写该单位发放文件数）：（ ）总裁办 （ ） 财务中心 （ ）管理者代表 （ ） 人力资源中心 （ ）营销中心 （ ） 蓝牙事业部 （ ）品质中心 （ ） 精密模具事业部 （ ）电池事业部（制造部） （ ） 精密塑胶事业部 （ ）电池事业部（PMC） （ ）其他： （ ）物流中心（采购） （ ）物流中心（采购） （ ）物流中心（采购） 文控员 唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。采购订单异常管理规定文件代码：拟制：发布日期：审核：版本：A0页次：2/3批准：1 目的 规范采购订单异常的处理过程，对采购订单异常进行及时、有效地处理。2 适合范围 适用于电池事业部的采购订单异常处理。3 定义 交期异常：指物料交期延后或交货数量变更，无法满足生产。 品质异常：本规定中特指供应商生产过程发现的品质异常。 弹性处理：指原订单客户要求提前交期或交付计划变更等。 突发异常：只发生不可抗拒的外力因素（例如：火灾、地震等）或市场原材料严重紧缺等突发的情况。4 职责 4.1 供应商：及时将订单异常的信息有效地传递给相应的采购员，并积极配合我司解决异常。4.2 物流中心采购：负责及时、有效的将异常信息传递给PMC，并与供应商、我司相关部门协商处理。 4.3 品质中心： 4.3.1 SQE: 协助处理物料（包括产品原材料、外协SMT贴片半成品）品质异常。 4.3.2 QAE：协助处理外协电池成品品质异常。 4.4 研发项目中心：提供物料/产品技术支持。 4.5 PMC： 负责及时反馈异常信息给营销中心，及时调整生产计划。5 工作内容 5.1 交期异常： 5.1.1 发现异常： A 采购员一般通过以下两种途径得知订单异常信息： 供应商电话通知； 物料交期自行排查时。 5.1.2 采购员获知交期异常信息后，以邮件形式及时向PMC，部门主管反馈及汇报（如情况紧急可先电话通知），一般采取的积极措施包含但不限于以下： A 跟催发，包括现场跟进。 B判断物料生产周期，依具体情况变更采购订单或替代供应商，并将此信息通知相应采购研发工程师，具体流程按样品评审及物料承认流程、供应商开发流程执行。 5.1.3 综上所诉，采购员将最新交期回复PMC，以调整生产计划。 5.1.4 评估损失 采购部组织相关部门评估产生的损失费用： A 经确认，如属发生重大事故（例如：严重火灾、地震等不可抗拒的因素）及市场原材料严重短缺，可视情况追究供应商部分责任或不追究责任。 B 如属供应商可控制的范围内，造成我司停工待料，浪费工时，采购员以供应商扣款通知单的形式通知供应商进行相应的索赔。 5.2 下单异常 5.2.1 采购员如确认物料规格书、物料承认书，单价没有及时发放、定价、汇总交给采购文员以未下单物料跟踪反馈表邮件形式每天下午及时反馈给相应的研发项目中心工程师，采购开发工程师及PMC： A 工程资料问题由研发项目中心工程师在2H内回复解决方案； B 单价问题则有采购开发工程师在2H内回复解决方案； 5.2.2 如发生采购员/PMC 下错物料或研发项目中心发布错误导致买错物料，一般可采取的措施包含但不限于以下： A 采购员与供应商协商能否撤单，尽可能避免造成呆废料，同时下达正确订购单。 B 如不能撤单，采购员/PMC研发中心工程师应与相关人员沟通能否将该订单进行内部消化，并将异常信息向部门主管及相关部门汇报。采购订单异常管理规定文件代码：拟制：发布日期：审核：版本：A0页次：3/3批准： 5.2.3 如不能撤单又无法内部消化，产生损失费用则由责任部门承担，并接公司相应管理规章制度追究责任人的责任并进行相应的惩罚。 5.3 品质异常 5.3.1 在生产过程，供应商发现产品异常而无法自行解决或判断时，先以书面形式及时将问题反馈给供应商的采购员，由采购员交由SQE/QAE，研发项目中心工程师协助处理。 5.3.2 由相关部门判断能否进行特采，并协助供应商后续改善，可参照供应商评估与监测管理规定执行。 5.3.3 必要时，由采购员召集相关部门到供应商生产现场协助解决异常。 5.3.4 相关部门评估供应商的品质解决能力，如因此而影响交期，则接5.1处理。 5.4 弹性处理 5.4.1 我司客户要求交期提前或交付计划变更，采购员接到变更信息后，及时与供应商协商解决对策。 5.4.2 如因此而引起交期异常则按5.1处理。 5.5 突发异常 5.5.1 经确认属发生重大事故（例如：严重火灾、地震等），造成供应商短期内无法恢复生产，采购员第一时间通知PMC，由相关部门调整生产计划及通知客户，因此而造成的交期异常，具体按5.1处理。 5.5.2 如市场发生原材料严重短缺，采购员应第一时间通知PMC，同时可采取以下措施： A 通过多种渠道了解市场行情，短缺周期等是否能满足生产需求。 B 如不能满足生产需求，采购员可向相关部门确认成本，能否高价调拨现货。 C 及时通知相应采购研发工程师，如确认技术可行，则向研发项目中心提出申请更改物料，设计更改管理流程执行，更改确认OK后，采购员跟进落实新订单交期回复PMC。 D 其他方式。6