车辆出厂合格证管理办法.docx

编号： 车辆有限公司车辆出厂 合格证管理办法 编制： 审核： 批准：发布日期：执行日期：（一）、适用范围该管理办法适用于车辆有限公司生产的所有车辆合格证的管理及信息传递。（二）、人员组织管理职责1检测部1.1合格证的归口管理部门，检测部制证室负责合格证系统维护，合格证的领用、打印，发放、回收、补发、换发、登记工作；1.2 负责损坏、污染、打印错误等无用合格证管理、销毁、登记工作；1.3负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证系统操作等工作；1.4按照要求进行VIN编码对照成品车辆大梁码和铭牌的检验，认真填写检验记录，出具相关检验报告。1.5负责COC的打印、发放、回收、补发、换发、登记等工作。1.6负责产品合格证正面样式备案，合格证的印刷。2 质量管理部负责提供车型公告技术参数及更新后的公告技术参数，协助检测部明确合格证签发条件的核查。3 制造部负责生产过程中的实物一致性检查和控制，形成完整的质量记录；负责提出合格证签发申请并对其准确性负责。4销售部负责合格证、COC领用和交付，并做好交付记录。（三）、合格证和COC的样式备案及管理1检测部负责在合格证正式使用之前，将合格证正面样式向国家合格证管理机构进行备案，COC在使用之前，需向认证机构进行备案，在备案获得批准后方可使用，合格证和COC空白纸张印刷和防伪信息由国家指定的相关机构进行印刷。 2检测部委托制作单位负责合格证的制作，并负责合格证的验收，按管理要求登记空白合格证保管台账。合格证的样式制作内容符合国家规定并具有防伪功能。3若合格证样式有变更时，需重新按向国家合格证管理机构或认证机构要求备案后方可使用；若合格证样式无变更时，则按原样式进行制作和采购使用。（四）、合格证和COC发放管理4.1空白合格证的印刷、纸张编号管理、纸张追溯方式 4.1.1 空白合格证和COC的印刷1）合格证和COC的印制由检测部负责，并对正面式样、防伪信息、缩微、公司名称和（或）公司标志等进行核对，核对无误后签字确认再进行批量印刷。印刷的合格证按照编号顺序由检测部做好存放和存档登记。2）合格证和COC正面式样的印制必须严格按备案的式样，并且由有资质的印刷单位印制。印制单位应具有防伪印刷、缩微印刷等能力。 4.1.2空白合格证和COC的纸张编号管理和纸张追溯方式 合格证和COC的纸张编号应按顺序编制，领用时按纸张编号顺序领用，制证员在每次合格证用完前填制领料单，部门负责人签批；制证员须凭签批后的领料单到检测部管理员处按合格证编号顺序领取空白合格证和COC。每张都必须记录在空白合格证和COC保管台账上，包括纸张编号、车型、车号、VIN等，合格证有任何问题可以及时追踪跟进。4.2 合格证和COC纸张防伪信息管理 空白合格证和COC需具有防伪功能，打印后的合格证复核无误后，在二维条码处右侧框线外粘贴专用保护纸，以免损坏二维条码，并在下部信息栏处加盖“车辆有限公司”印章；其它“印章”加盖一律无效。4.3 空白合格证和COC的管理 4.3.1印制的空白合格证和COC到货后，检测部管理人员核对数量，进货检验检查印刷质量，纸张编号必须全数检查（检查数量是否符合合同规定，检查纸张编号是否连号、是否有重号），印刷质量按 5%-10%的比例抽样检查（检查是否清晰、是否有重影、是否有破损、是否有缺印，以及与签字确认样本一致等），合格后办理入库手续。 4.3.2由合格证专员办理出库手续，建立独立的空白合格证和COC保管台账，对合格证名称、数量、纸张编号范围、纸张编号、车型、车号、VIN等信息进行登记。空白合格证和COC的入库台账的保管期限为“永久”。 4.3.3对空白合格证应采用具有保密、防盗、防潮、防高温、防虫蚀等保管器具进行保管，应禁止太阳光线、紫外线的直接照射（检查防伪标志时除外）。 4.3.4空白合格证的保管工作由检测部档案管理员负责，档案管理员每季度对库存的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围，统计情况报档案部存档。 4.4 合格证和COC的打印4.4.1合格证和COC打印由检测部合格证专员负责，并使用专用电脑和打印机进行，其它人员不得打印，不得动用合格证专用打印机。一辆合格产品只允许出具一套合格证和COC等资料。 4.4.2营销部在接车前5天将合格证技术参数确认信息（车辆型号、颜色、板簧等内容）提供给质量管理部进行核对，合格证专员收到质量管理部合格证确认信息后，安排合格证和COC的打印工作，同时对订单车VIN码和合格证编号进行核对，合格证打印应比对最新批次公告技术参数并仔细核查确认后，确保技术参数填报内容与实物、公告相一致，方可打印操作。4.4.3合格证和COC打印完毕后，打印人员应再次核对合格证和COC技术参数，确认无误后，保留电脑数据及上传合格证电子数据，打印好的合格证和COC交给营销部签字，并在COC和合格证发放统计表上进行登记。4.5合格证和COC发放管理4.5.1合格证和COC的配发4.5.1.1合格证和COC的配发是指本公司生产的车辆制造完成并经过各工序检验及下线检测合格后，方可向营销部发放合格证和生产一致性证书。4.5.1.2营销部接车人员负责领取合格证以及COC，并在COC和合格证发放统计表上办理签字领取手续。4.5.1.3营销部将合格证和COC发放给客户需对合格证中发动机型号、发动机号码、车辆识别码（即VIN码）颜色、板簧、轴距等参数信息与实际车辆进行核对，双方确认一致无误后再发放，防止合格证和COC发放错误。4.5.2合格证和COC的换发4.5.2.1合格证和COC的换发是指因自身操作错误或产品技术升级等原因，需要对已经配发的合格证进行信息更改（例如颜色、板簧、轮胎规格、轴距等所有可选项）。合格证和COC换发须严格遵守一车一证原则，先前配发的合格证和COC需交予合格证专员回收并标注作废封存。4.5.2.2合格证和COC需更改的，由责任部门申请人提交合格证和生产一致性证书重换申请， 并说明更改原因及更改内容，经责任部门负责人审核批准，第一次更改由责任部门负责人批准即可，对于重复更改需由分管领导批准。4.5.2.3 检测部合格证专员收到已审批的合格证和生产一致性证书重换申请及合格证和COC原件后即可更改合格证和COC，申请人即可领取更改后的合格证和COC。4.5.2.4如因特殊情况作废合格证无法及时回收时，制证员应督促业务员在15个工作日内将旧件回收。如超过15个工作日尚未收回作废合格证，需由制证员与业务员作书面说明并追索作废合格证。旧件回收后按月报检测部审核。4.5.3合格证和COC的重发4.5.3.1合格证和COC重发是指机动车生产企业因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号的前提下，重新发放原车辆合格证的工作流程。4.5.3.2若出现污损的情况，由责任部门申请人提交合格证和生产一致性证书重换申请， 并说明原因及内容，经营销部负责人审核,并需由分管领导批准。污损的合格证需交予合格证专员回收并标注作废封存。 4.5.3.3若出现丢失的情况，由责任部门申请人提交合格证和生产一致性证书重换申请，并说明丢失的原因及以及客户情况说明函，经营销部负责人审核，并需由分管领导批准。（五）、合格证和COC电子信息及管理系统5.1合格证系统企业代码、用户名、密码及U盾由制证员负责保存，其他人员禁止保存或使用。同时制证员应保存好相关信息拒绝外传。打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门经理批准后方可进行独立操作。当合格证系统操作人员离职时，因将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。交接完成之后部门经理方可在离职单签字允许离职。5.2制证员明确合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序，对于未按照程序私自操作的，一经发现将严肃处理；5.2.1合格证专员在确认打印无误后，必须在打印后48小时内将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。 5.2.2 对于补传是指合格证打印后超过48小时未上传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为补传成功。 5.2.3 对于修改是指对已上传的合格证信息进行修改处理，可以通过申请修改，对需要修改的机动车合格证信息填写相关原因后提交修改申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为补传成功。不能修改的合格证项目有：完整合格证编号、底盘合格证编号、车辆识别代号（VIN)、发证日期、车辆制造日期。5.2.4 对于撤销是指对已上传的合格证信息进行撤销处理，可以通过申请撤销，对需要撤销的机动车合格证信息填写相关原因后提交撤销申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为补传成功。 5.2.5合格证专员负责合格证和COC核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕1）对属于信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。 2）对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由营销部通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。 3）对发现合格证和COC有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪。 5.3 检测部合格证专员负责每月对企业内部合格证信息数据库和COC电子信息进行备份，以防止丢失和外泄，以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。（六）、一致性管理填报合格证数据时必须与公告参数批次和3C备案一致，打印及上传后需保证实物与合格证的一致性及一车一证。若发生有不一致情况，则由营销部进行召回备案或者在质量管理部监督下进行销毁。（7） 、合格证和COC服务管理7.1 明确合格证和COC随车发放后续管理与服务规范，包括对经销商合格证和COC管理工作的指导、培训及约束7.1.1合格证和COC随车发放，营销部应对出厂车辆的合格证和COC去向建立详实的电子或资质记录档案，档案内容不得随意更改。7.1.2 营销部应在合格证公告日期失效之前及时告知用户，用户知晓情况后应及时联系营销部重新申请办理合格证，要如实保证一车一证制。7.1.3合格证和COC随车发放后用户及经销商，应对合格证管理人员进行合格证和COC的使用、上户、保管、移交等相关培训，除以上外还应出具相关约束条款，对于未按条款执行的，应有相应的处罚措施和整改措施。7.2 明确消费者设计合格证咨询、投诉举报的责任部门及服务规范要求客户咨询合格证和COC问题时，营销部应按情况回答客户相关问题，涉及到合格证和COC不符要求或标准问题而导致客户进行投诉举报，则营销部应建立客户投诉档案，按要求给予帮助及问题处理。7.3应对有关政府主管部门和工作机构日常管理、专项检查核查等工作的责任部门及规范要求7.3.1合格证上户与车辆发生不一致时，车管所会按实记录合格证信息情况后反馈给公安机关，公安机关会通知相关机构进行整改和核查，企业应按要求如实汇报车辆涉嫌违规信息。7.3.2对于国家相关部门或政府机关进行专项检查和核查时，企业应积极配合，按要求落实相关问题，杜绝问题的发生，对于已发生的问题企业应有相关的处罚措施及整改措施，严重者应追究刑事责任或移交司法机关。7.3.3与合格证管理相关的责任部门应严格按国家合格证管理部门要求执行，不得随意触犯国家相关标准要求。合格证相关工作部门对于合格证的日常管理要求建立相关管理规范及要求，以便于合格证的后续管理及追溯。（八）、罚则及保障措施8.1由检测部根据COC和合格证发放统计表以月度为时间单位进行核查；由制证员保证入库、出厂车辆的合格证与客户合同一致，错误一次扣50元。在时限内完成合格证打制，并上传，保证客户能及时入户。工作标准内未完成扣100元。存在上传和使用异常情况报公司领导。造成经济损失的，根据经济损失金额失大小，另行会议研究处理。8.2 提出确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求公司将本管理制度纳入公司质量管理体系，并不定期组织内审，频次定为每年2次，以保障本管理办法和具体保障措施得到有效的实施。当内审结果不满足本规定的要求，应对相关负责人进行处罚并责令整改，整改完成之后进行审查直到满足本规定的要求。（九）引用文件工业和信息化部关于进一步加强汽车生产企业及产品准入管理有关事项的通知（工信部装201695号）关于贯彻落实机动车合格证电子信息补传及企业管理办法备案要求的通知 （中机函2016182号）强制性产品认证实施规则 汽车 CNCA-C11-01 2014强制