第二章-会前工作PPT课件

第二单元会前工作 1 回顾 在第一单元 我们大概了解了会议的一些相关工作 回忆一下 纪检部工作会议正式开始前 我们需要做哪些准备工作呢 2 制定会议方案 报送领导审批 制定会议通知 选择和布置会场 安排会议食宿 准备会议用品 会前准备工作流程 3 任务一会议方案 4 会议方案 了解会议方案的主要内容掌握会议方案的主要格式和内容能看懂完整的会议方案 5 一次 上级领导到某滨海城市考察 在当地党政负责人汇报工作之前 有关同志先安排30分钟时间 到海滩旅游点考察旅游资源 然后回住地开会 就在上级领导一行按预定计划 即将乘车离开海滩之际 一位秘书说 前面还有一处景点 领导们是否也游览一下 上级领导人说 路程不远 看看也行 于是急忙开来了两辆中巴 由于刚退潮海滩不能行车 车开出不一会 就陷入松软的沙滩前进不了 折腾了10多分钟后 其中一辆车勉强开动 另外一辆却任凭众人如何推 都只作喘气吼叫状 进退不得 无法行驶 弄得当地负责人很狼狈 不仅多看的目的没达到 就连回程都困难 无奈 原来分乘两辆车的人 只好往一车挤 挤不上的 只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回 此次海滩考察着实令人扫兴 而原定的汇报会也因此不能如期进行了 案例 6 结合以上案例 分析造成汇报会不能如期进行的原因是什么 秘书临时提出顺便游览景点的做法是否恰当 你有什么更好的建议 7 分析 秘书临时改动计划的做法是不可取的 1 不做可行性调查 导致考察活动受客观条件限制无法进行 浪费时间 人力 物力 2 不做应急准备 遇到随时发生的困难 无从联络救急 导致败兴而归 3 秘书对于领导同意的工作 应该慎重考虑 不能随意变动 4 事先做好完整的会议方案十分重要 8 会议方案应该包括哪些内容 9 会议方案 1 会议的主题2 会议的名称 规模和规格 提出与会人员范围3 拟定会议的时间 会期与地点4 拟定会议的议程 日程与程序安排5 会议的经费预算6 其他事项 10 1 会议的主题P14 主题是会议的灵魂和统帅 可采用以下3种形式 1 会议的主要任务2 会议的指导思想3 会议的指导思想和主要任务例如北京奥运会的主题是 绿色奥运 科技奥运 人文奥运 如校园活动主题 点亮阅读之灯 开启智慧之门 11 2 会议的名称P16 由 单位 内容 会议种类 构成 如中国共产党第十八次全国代表大会由 单位 年度 内容 构成 如广州市财经职业学校2013年度总结大会由 时间 会议内容 会议类型 构成 如2013年广东省春运票价听证会 上节课每个小组写的会议名称是否包括这几个部分 12 3 会议的时间 会期P16 1 会议时间与会议主持人 主要领导及主要嘉宾时间不冲突 考虑与多数参会人员正常工作安排不冲突 要与当地或主管单位的重大活动不冲突 我们的年级大会一般是什么时候召开 为什么 13 3 会议的时间 会期 2 会期 根据议题的多少 议程的繁简安排会期 松紧要适度 每次集会尽量控制在2小时内 超过这个时限 应安排会间休息 14 4 会议的地点P16 1 大小合适 交通便利 环境清洁安静2 配套设施齐全 食宿 停车场 娱乐场所等 3 提前预定4 签订书面合同 15 5 会议的议程 日程 程序P17 1 议程 根据会议议题对会议内容所作的安排 应该简单 明确 具体 2 日程 指以 天 为单位 包括时间 地点 内容三个要素 3 程序 具体规定会议的详细步骤 16 6 会议的经费预算P18 会议费培训费资料费食宿费交通费其他费用 17 练习 假设今年6月25日是向日葵学校的校园开放日 邀请家长参观了解学校 上午是在1号楼4楼大会议室进行介绍和交流 其中8 30 9 00签到 9 00 11 00是校领导 林校 教务科罗科 介绍学校概况 管理和制度 11 00 11 30是家长提问交流环节 由学生科黄老师主持 11 30结束后在饭堂二楼用餐 下午13 00 14 00由校领导带领家长参观校园环境 教学楼及宿舍楼 14 00 15 00参观校内实训基地 下午3点钟参观结束 请提前为校园开放日安排做一个日程表 参照课本17页 18 会议方案的格式P19 标题 XX筹备方案 XX策划方案开头 目的 宗旨 主办单位 会议名称等主体 会议的主要任务 会议形式 主持人 参与者 议程 会务组分工 经费预算等落款 发文机关 日期 假设纪检部庆祝活动在4月28日 周六 举行 请为纪检部的庆祝活动制定一个筹备方案 19 任务二制发会议通知 20 任务目标 能起草 印制会议通知能做好会议通知的发送工作落实回执统计和信息反馈 21 案例 马虎带来的烦恼 这两天集团秘书处的小辛工作特别忙 办公桌上的座机和身上的手机响个不停 原来 周一刚上班 集团领导交代要在本周四召开集团系统冬季促销工作会议 要求下属各公司的主管经理和业务科长参加 小辛怕工作耽误了 立即打印会议通知发了出去 可这两天不断有人收到会议通知后打来电话 询问会议几点召开 小辛拿出会议通知一看 愣了 原来 会议通知上只写了会议日期 忘记写明具体的开会时间 好在还有一天的时间 只好用电话又通知了一遍下属24个公司 并在电话里不停地道歉 可是会议还邀请了国资委的领导出席 小辛只好硬着头皮去找处长 请他出面向国资委的领导做解释 22 案例 马虎带来的烦恼 思考 1 案例中小辛在发放通知的过程中出现了什么问题 2 小辛采用了什么形式发放通知 3 你还通过什么样的方式发放过会议通知 23 会议通知的分类p24 书面通知口头通知电话通知手机短信通知电子邮件通知 正规庄重 人数多 小型 人员集中 人数少 人员分散 临时决定或出现相关事项临时变更 不受地域限制 及时 清楚 配合电话通知使用 24 会议通知的格式和内容P25 标题 通知 会议通知 紧急会议通知 主办单位 主题内容 会议形式 的通知如 XX学校2016年社团招新活动的通知正文 包括被通知的部门或人员 通知事由 会议时间 会议地点 出席会议人员 会议程序 议事内容和注意事项等 结尾 通知单位和通知时间 25 会议通知 会议通知16级各班班长 学校学生科定于3月12日中午12 40在1号楼大会议室召开考勤班长会议 请各班班长提前5分钟进场 会议重要 请勿缺席 学生科2018年3月7日 26 会议通知 标题 居中 被通知部门 人员 顶格写 空两格 正文正文正文正文此致 空两格 敬礼 顶格 发文机关 右下 发文日期 右下 27 会议通知的基本要求P25 全面 被通知部门 会议内容 时间 地点 参会人员 会议注意事项 清晰 层次清晰 文字简洁 准确 单位名称用全称 时间表述为年 月 日 时 规范 涉及单位名称用全称 文字要用公文语言 避免口语化 28 XX区工商局通知各区各旅店业 根据上级指示精神 对全区旅店业进行一次整顿 我们研究召开旅店负责人会议 现将有关事项通知如下 一 会议时间 2013年7月5日在XX招待所报到 会期两天 二 参加会议人员 全区国营 集体 个体旅店业各来一名负责人 不得缺席 否则按停业处理或取缔 并请各工商所负责人出席会议 三 资料自备 四 差旅费自理 五 特此通知 XX区工商局 章 二O一三年六月二十日 请分析下面这份会议通知存在什么问题 并做修改 29 会议通知的发送p28 正式通知 书面或电子邮件非正式通知 需要提前告知注意 发送通知是要做好登记 以备查询 发送通知要反复核对被通知人名单 防止遗漏 及时收集被通知人的回执 邀请重要领导和贵宾要相应级别的人员当面送达 30 31 常用回执格式 32 常用回执格式 33 技能训练 飞马服装公司准备在2018年12月10日至12日在广东省广州市香格里拉酒店珠江宴会厅召开2019年春季新品发布会议 于2018年11月25日发出会议通知 会期为3天 12月9日10 00 17 00报到 报到地点在香格里拉酒店1506房 请各地经销商参与 食宿费用自理 请根据以上材料拟写一份会议通知 设计一份回执 包括单位人员姓名 性别 单位 手机号码 邮箱 是否参加会议 是否需要预订往返车票等 34 请柬 邀请函 标题 居中 被邀请人 单位的称谓 顶格写 空两格 正文正文正文正文敬请 空两格 光临 顶格 邀请方 右下 日期 右下 假设学校2018年辩论赛总决赛到了 要邀请黎校长担任决赛的评委 四人为一个小组制作一份邀请函 35 任务三选择和布置会场 36 一招不慎 满盘皆输 工会干事小尹终于长长地松子一口气 经过很长一段时间艰苦紧张的忙碌 集团公司职工代表大会终于如期召开了 职工代表们按指定位置进入了会场 主席团成员和上级领导也在主席会上纷纷落座 大会主持人宣布 请全体起立 奏国歌 全体人员整齐地站起来 会场鸦雀无声 气氛严肃 可是等了好一会儿 扩音器里才传出了若有若无的乐曲 而且音量忽高忽低 还不时地掺杂着 嗡嗡 的回声 主席台上的领导们脸上显得有些尴尬 合下的职工代表们身体虽然没有乱动 可眼神中却流露出疑惑和不安 小尹那颗刚刚放下的心又一下子提到了嗓子眼 怎么就会忘了调试音响了呢 真是一招不慎 满盘皆输啊 37 任务目标 掌握选择会议场地的技巧能根据会议需要 安排会场座位能根据会议特点 装饰会场环境能正确使用会场各种设备 使其安全有效 38 会场的选择 假设学校校领导和中层干部 约20人 要召开一个交流会 你觉得在以下哪个会场召开比较合适 A 诚意楼5楼阶梯课室B 经略楼4楼小会议室 39 会场的选择P32 大小适中交通便捷环境合适设备设施齐全成本合理 40 会场的布置 校领导和中层的交流会在哪种布局下召开更好呢 41 会场布置方式P34 相对式 礼堂型 教室型 弦月形全围式 多边形 椭圆形 长方形 圆形半围式 桥形 T字形 马蹄形分散式 方桌形 V字形 圆桌形 42 会场布置方式 相对式 礼堂式 严肃 庄重 43 会场布置方式 全围式 圆形 融洽 民主 44 会场布置方式 半围式 半圆形 桥形 突出主席台又融洽气氛 45 会场布置方式 分散式 圆桌形 多个谈话中心 气氛和谐 46 思考 以下会议的召开适合用什么类型的会场布置 1 学生会组织部两个部长给干事们开会2 年级大会3 员工经验交流会4 公司庆功宴会 47 思考 选择了合适的会场布局后 会场似乎还有些单调 有什么办法可以让会场看起来更有生气呢 48 会场的美化 装饰P38 会标与会徽旗帜和标语花卉和饰物灯光和色调 49 会场中有哪些装饰 美化 50 主席台座次安排P39 前排高于后排中央高于两侧左侧高于右侧 以主席台朝向为准 51 主席台的座次安排 单数 第一位领导人居中 以左为尊 52 主席台的座次安排 双数 前两位共同居中就坐 第一位领导在第二位的右侧 以左为尊 53 实训 年级欢送会即将来临 假设场地在学校广场搭建的舞台 时间是晚上7点钟开始 你会如何布置会场 假设当天到场的嘉宾有黎校 刘科 林科 副 黄老师 罗老师 陈主任 副 谢老师 还有外校外联部的四个同学 ABCD 以及本校已经毕业的三个师姐 abc 你怎么安排主席台的座次 以小组为单位 每组设计一幅会场布置图 包括会场的装饰 音响设备和主席台座次的安排等 小组展示 评选出最佳设计奖 54 任务四安排会议食宿 55 任务目标 选择条件较好 符合会议需求的食宿场所全面掌握与会人员相关信息掌握预订会议食宿的程序做好交通和其他活动的安排 56 案例今天 上海市几家著名基金公司的负责人在华礼会议室进行了专题研讨会 研讨结束后 负责接待的秘书小林安排参会的负责人到酒店休息 参会人员总共有16人 小林按照商务接待要求预订了8个标准双人间 在分房是时候尴尬的事情发生了 在这16位公司负责人中 有5女11男 一男一女住双人间难免不方便 当小林再问酒店把双人间换成两个单人间时 酒店前台说客房都已经预满了 最后小林只能去其他的酒店再多订一间房 公司负责人也是一脸无奈 57 会议住宿安排要注意什么呢 58 会议住宿的安排流程 1 明确住宿安排的要求P44 档次要求规模要求环境要求设备要求服务要求 59 2 初步筛选住宿地点P45考虑周边环境 品牌与口碑 性价比 实际接待能力 筛选几家酒店 60 思考 你喜欢和什么样的人一起住 你现在的住宿满意的地方在哪里 说一说原因 61 3 对备选住宿接待单位进行考察比较P451 会议期间可使用的房间总数2 是否有不同房型 能否满足与会人员的不同需求3 客房的配置条件4 客房的服务质量4 确定接待单位 62 5 与会议住宿接待单位签订合同P46 合同应包含哪些内容 63 6 确认住宿人员及相关情况P47 1 会议统一安排住宿 统一付费 中小型会议 2 会议统一安排住宿 费用自理 规模大 会期长 费用高 3 会议住宿由与会人员自主安排 费用自理 规模大 人数多 64 案例 65 案例 66 思考 67 7 落实与会人员的住宿安排P481 照顾重点 领导 贵宾 年龄较大 职务较高2 相对集中 同一单位 同一级别 同一性别3 方便服务 领导的秘书和工作人员会务工作人员一般在距离出入口较近处 68 69 8 通知与会人员P48 70 会议住宿的安排流程P44 明确住宿要求 初步筛选住宿地点 实地考察比较 确定接待单位 签订预订合同 确认与会人员 落实住宿安排 通知住宿人员 71 案例 民以食为天P441 创立物流公司交流会结束后 在用餐的时候出现了什么问题 2 为什么会出现这样的问题 3 怎么做才能避免问题的发生 72 会议餐饮考虑因素P49 1 用餐地点 面积 环境 卫生 服务 2 用餐方式