集团公司项目物管办法4-2009-9-22.doc

请您10月15日前将征求意见稿修改后带到会上进行研究，定稿后下发正式文件，修改后的文字加红色表示修改后的文字。中铁十六局集团公司工程项目物资管理办法（征求意见稿）第一章 总 则第一条 为进一步加强项目物资管理工作，提高物资供应管理水平，规范物资采购行为，使物资管理工作规范化、制度化、现代化，更好地服务于施工生产，提高企业整体经济效益，根据中华人民共和国招标投标法、建筑法、合同法，中铁建设运物（2002）87号中国铁道建筑总公司物资管理办法结合集团公司实际情况，制定本实施细则。第二条 物资管理是项目管理的重要组成部分，它直接影响着工程质量、工程成本、工程进度、项目形象，与企业的生存与发展关系密切，也是反腐倡廉、加强廉政建设的重要内容。第三条 项目物资管理的主要任务是：贯彻执行国家有关法律、法规、方针、政策等，建立健全物资管理各项规章制度，以最低成本、最优质量、最佳方式确保施工生产物资需求。第四条 项目物资管理主要内容包括：计划管理、采购管理、供应管理、现场管理、核算核销、统计分析及责任成本管理等。第二章 机构与职责第五条 项目部物资管理组织机构。1、项目经理是项目物资管理的第一责任人，设一名副经理或总工具体分管物资工作，项目部要设立以项目经理为组长和各相关部门领导为成员的物资设备管理领导和招标采购领导小组。2、项目部设物资设备部设部长一人，副部长两人（物资设备各一人），工程师根据项目投资大小，物资用量多少的实际情况配备。3、集团公司特大型项目部设物资配送站，站长一名，材料员若干人。第六条 项目部物资管理职责1、贯彻执行国家方针、政策、法律、法规，督促落实上级和集团公司物资管理的各项和规章制度。按照贯标要求并结合业务实际情况，认真执行集团公司三个体系标准工作程序中的本部门主控和相关工作程序。结合本项目物资管理实际，制定物资管理办法。2、负责对工程所需要的主要物资实行统一计划、统一采购、统一签订合同、统一供应、统一调配和统一核算。3、负责按国家招标投标法和上级有关规定程序组织开展项目物资采购招标工作。4、负责业主供料、本级供料的采购供应计划的编报和再分配，并对业主和本级材料费用转账价款进行核对和签认。5、负责自采物资合同的洽谈、物资价款结算与核销工作。6、负责项目按物资需求总计划和分项工程物资设计定额供应台账的建立。按照定额供应台账，严格执行限额（限量）发料制度。7、负责项目物资成本控制，健全各种物资台帐、报表，按时上报上级要求的各种报表资料。8、做好竣工项目物资内业资料的移交工作。第七条 工区物资管理职责1、负责本管区物资需求总计划、单位工程物资需求计划、物资采购计划对项目部的申报。2、负责对进场物资进行验证、签收、标识、贮存和维护，并记录保管好相关追溯资料。3、负责做好搬运过程中的计划、指挥、调度、安全防护工作。4、负责对合格分供方施加职业健康安全影响，向上级业务部门推荐重合同、守信誉分供方名单。5、负责工程竣工后施工现场材料清理和余料回收，向上级业务部门整理移交内业资料。第三章 物资计划管理第八条 项目上场后由项目技术、计划部门根据已到施工设计图纸，计算出整个工程各种物资设计实际需用总量（含加工工艺损耗量），编制项目单位工程物资需求总数量核算表（汇总表）（样表1）、单项工程材料需用量明细表（样表2）经项目总工程师审批后，交项目物资部实施。后续图纸和变更调整的物资需用量，依照此工作程序，履行报批手续。第九条 项目计划部门根据项目单位工程物资需求总数量核算表（汇总表）、单项工程材料需用量明细表，在考虑倒运、保管损耗的基础上，编制工程物资需求总计划表（样表3），并根据下达月施工计划的同时下月物资需求计划（样表4）报项目总工程师审批后交物资部门实施采购招标和编制月物资采购计划表（样表5）。第十条 项目物资部门必须严格按照工程物资需求总计划实施进料；按照单项工程物资需用量明细表和工程施工进度控制发料。超额用料必须由项目技术部门提出书面说明经项目经理审批后方可发料。第四章 物资采购管理第十一条 业主统供物资的采购管理。由业主统一采购供应的物资，或业主指定生产厂家（含供应商），并明确采购价格的物资，称为业主统供物资。业主统供物资的采购，执行业主的相关采购规定。项目部必须把业主统供物资目录和业主关于统供物资的相关文件复印件，报集团公司设备运输物资部审核备案。第十二条 集团公司项目部统供物资的采购管理。局集团公司成立项目部或指挥部的项目，并且由项目部或指挥部统一组织采购供应的物资，称为统供物资。第十三条 集中采购物资的管理。由项目部集中、统一组织采购供应的物资，称为集中采购物资。集中采购分为集中招标采购和集中统一采购两种形式。一、集中招标采购 1、物资品种、金额满足招标条件的采购，项目部必须填报物资招标采购申请，按照物资管理暂行规定中规定的审批权限，分别报集团公司设备运输物资部审批。2、采购招标工作必须执行集团公司设运物2005172号和2006196号文件规定。招标文件的内容和招标程序，参照局集团公司工程物资采购招标文件汇编（范本）。3、招标文件、定标结果以及中标方背景资料报集团公司设备运输物资部和纪委备案。二、集中统一采购1、规格品种繁杂、需求数量种类不固定、低值易耗的物资，适宜集中统一采购。（如一次性转移价值的机电产品类、其它材料类）2、工程上场后，项目物资部在开展项目所需主要物资料源调查的同时，也要对集中统一采购物资的市场行情进行调查。3、需要供应商参与协助集中统一采购时，由项目部收集供应商背景资料，拟定三个以上供应商，项目部对供应商实施考察和招议标，从中选定两个以上供货商，并与其共同洽谈供货协议条款。4、集中统一采购的物资，由各使用单位编制材料采购计划审批表报本级主管审批后，由项目物资部门从招标议定供货商名单中，比值比价，则优选定供货商，实施采购。第十四条 所有物资供货合同由项目经理代表项目部负责签订。第十五条 国家专控物资，易燃、易爆危险物品的采购，严格按照中铁十六局集团（2006年11月25日）编制印发的危爆物品、消防管理法律法规及文件规定执行，同时遵从当地政府相关部门的有关规定，实施采购。第十六条 零星急需物资的采购，由各使用单位事前电话报告项目物资部，征得同意后，方可采购。但事后必须补办报批手续。第十七条 严禁化整为零，规避招标，确因不具备招标采购的物资采购，要做到行为公开透明，质量优先、价格合理。严格杜绝权利采购、人情采购、多头采购、非物资部门采购等不良现象，堵塞物资采购漏洞。第五章 物资合同管理第十八条 根据国家合同法规定，甲供、甲控物资、统供物资、自购物资要按规定程序签订物资购销合同。第十九条 物资购销合同由法人委托代理人签字生效，非法人委托代理人不得擅自在物资购销合同中签字，并加盖单位公章。防止无效合同产生。第二十条 合同条款必须合符国家相关法律法规和上级的有关规定。项目部单个品种材料和单个厂家的单份合同在500万以上的大额订单，根据集团公司法律事务部规定，集团公司直管或托管项目，报集团公司法律事务部审批把关后再签订。工程公司项目报所辖公司的法律事务部审批。第二十一条 部分需要先试验合格的材料，必须待试验合格后再与中标单位签订合同。第二十二条 在签订合同前，中标单位必须按招标文件规定的金额交纳履约保证金后方可签订合同。合同签订后，合同应及时交相关部门备察和监督执行，要严格履行和兑现合同条款，规范操作，不得随意或长期拖欠供应商的材料款，从而影响企业信誉，避免不必要的官司纠纷。第二十三条 项目部集中统一供应的物资，材料费用一律控制在项目部，由项目部直接与供应商结算后转各用料单位。物资合同签订后要及时交财务部门备案，以便组织资金供应。第六章 物资供应管理第二十四条 使用单位（含外部劳务队）材料员、保管员的任用，由使用单位主管（含外部劳务队施工合同签字人）向项目物资部递交材料员、保管员委托书（样表7）及委托双方当事人身份证复印件（必要时可预留印签），否则项目部不得与其发生物资供应业务。第二十五条 材料员、保管员、质检员、司磅员、监磅员是现场材料进出验证的责任人，对所有进场物资按照验收标准进行验证，负有职责和义务。第二十六条 物资验收内容与方法：1、质量验收。包括外观检验（目测）和内在质量检测，保管员填制检验/试验通知单（样表8）按规定程序传递相关部门。送检品种、批次、频率，遵守试验部门相关规定。检验通知单、材质证明资料、复检报告，要集中复合存放，以备业主及相关单位检查追溯。2、数量验收。核对进场物资的数量与单据量是否一致。通常情况下，定尺材、国标包装材，采用理论计算验收；不定尺材、非标包装材、散装物，采用过磅计重验收；砂子、碎石等单个体积不规则的地材地料均采用过磅计重，并按试验部门提供的堆积密度折方验收。采用理论计算的物资，必须填制收料单（样表9）；采用过磅计重的物资，必须填制过磅单（样表10）（电子磅附电脑打印小票）。3、单据验收。查看产品检验报告、材质证明、装箱单、发货单、合格证等是否物、证相符。4、环保安康验证。查看是否有环境和职业健康安全的影响因素存在。第二十七条 验收合格物资必须依据收料单、过磅单，及时填写材料登记簿（样表11）；验收不合格物资必须填写不合格物资处置记录（样表12）。第二十八条 物资验收工作视项目规模大小，由项目物资部确定落实对象。第二十九条 物资点收入账的方法和要求1、物资点收入账要填制点验材料单。针对上级转账、自购发票索取迟缓的实际情况，为使物资账与财务账统一和避免虚拟利润（财务账面贷方余额与实际不相符），现场收到实物后要及时开据收料单、过磅单，每月底由现场收料人员将其整理移交项目物资部。项目物资部在不知道进货单价的情况下，可根据收缴上来的收料单、过磅单进行实物标准价点收。标准单价由项目物资部参照对下转账单价制定。标准单价确定后至工程物资供应结束前，应保持固定不变。差价部分待上级转账单、自购发票索回后，再通过“购入单价”栏，进行增减调整点收。调增单价、金额用“黑色笔”；调减单价、金额用“红色笔”。2、点收完毕的物资要及时录入物资明细账簿。物资明细帐簿要完整准确地记录点验材料单的相关内容，当发生购入单价、金额调整时，物资明细账簿只记录调整金额，不再重复记录物资数量、单价。3、项目物资部每月根据物资明细账簿，编制物资设计定额与实际供应量统计表（样表13）、主要物资价格差异对比分析表（样表14）进行每月物资差价和数量分析。第三十条 物资发放入账的方法和要求1、物资发放入账要填制发料单。为了及时准确地给项目计统部门提供各使用单位（含外部劳务队）当月材料消耗数据，防止超计多拨现象发生，项目物资部每月要及时办理对下材料转账手续。转账单价按照合同部门与使用单位（含外部劳务队）签订的劳务合同附表中统一供应材料单价表执行。超单价表范围的供料，必须有使用单位（含外部劳务队）的书面委托，转账单价按实际购入价或另加采管费（双方约定）执行。 2、发料单的签字手续必须齐全，“收料人”必须是使用单位（含外部劳务队）书面委托的有权签字人签收。3、录入物资明细账簿的发料单，必须有项目财务部门人员签章或签字，否则视为无效单据。4、项目物资部每月根据物资明细账簿，编制月材料消耗统计表。第三十一条 物资库存盘点的方法和要求针对目前项目部基本不设物资中转库的实际情况，项目物资部每季度要对各使用单位（含外部劳务队）的现场库存进行一次盘点，编制现场库存材料清点记录表，盘点的内容包括：库存原材料、成品、半成品。半年、年终清点汇总表以分部或工区为单位汇总后报集团公司项目物资设部。第七章 周转材料的管理第三十二条 周转材料的管理要严格按照公司物资管理暂行规定执行，具备招标条件的采购，一定要实施采购招标。第三十三条 各项目部要建立周转材料管理台帐，项目自购周转材料要按照公司财务管理规定进行摊销，不得一次性列销。第三十四条 工程公司项目采购的周转材料要上报工程公司物资部门备案，工程竣工后周转材料由工程公司物资部门统一协调给其他项目使用。 第八章 集中搅拌砼的管理第三十五条 集中搅拌砼是基建项目保证砼搅拌质量的重要举措，各基建项目的业主对此都有严格要求。为了加强项目砼管理，把砼的损失浪费降到最低限度，各项目要建立砼管理台账。第九章 地材管理第三十六条 为了加强项目地材地料管理，减少地材地料的损失浪费和防止虚方计量，集中搅拌砼的站（场）都要设置80吨级以上的地磅，采取过磅计量，按照项目试验部门取样测定的地材地料堆积密度，折方计价。第三十七条 为了从源头控制地材地料质量，防止运输过程中的掺假现象发生，各项目部要推广使用地材原产地证明凭证。第三十八条 地材原产地证明凭证由项目物资部、地材生产场共同盖章，交由生产场负责发给来场装运地材的司机，项目砼搅拌站（场）凭票验收。第十章 物资责任成本管理第三十九条 材料消耗是工程质量和经济效益的源头，是降低成本的重要因素之一，严格控制材料消耗，要把材料消耗控制在合理范围内，有效降低工程成本，提高项目部整体效益。为此，项目部要明确分工、责任到人。物资消耗是与项目部施技、计财、物设、试验部门密切相关的整体，单个部门是无法控制整体消耗水平的。项目部要明确材料消耗的分工，责任落实到每个部门。1、项目经理是材料消耗和物资管理的第一责任人，要高度重视物资总需求计划的核算，按程序审批并严格按总需求计划控物资消耗数量，项目上场后，项目经理要立即组织技术人员认真查找图纸，核算材料数量，要加大各部门协调力度，确保上场后尽快提供材料需求数量。在建工程按以上办法做好剩余工程材料控制计划。2、施技部门负责根据每座桥梁、隧道、涵洞等单位工程，认真仔细地查找施工图纸设计所需的物资名称、型号规格、数量、材质要求、采用标准、规范图样、检验规程名称、交货和验收条件等一定要搞准，避免提供的材料不符合工程的要求造成浪费。核算单位工程物资需求数量，将数量填入单位工程核算表，经项目总工签字后提供给计划、物资部门。3、计划部门负责在下达施工进度计划的同时，按施工进度计算并下发各种材料应耗计划，相关部门根据应耗计划进行预控，并根据上月/季度任务完成情况和本月/季度施工进度计划，及时调整材料应耗计划。根据集团公司（2008）175号文件关于加强工程项目材料计划管理的通知的规定，项目计划部门是工程材料的主管部门，负责编制项目物资总计划、年度、季度、月份材料计划。根据本月完成实物工程数量计算当月物资应消耗数量，并根据物资部提供的实际消耗数量进行物资节超分析。 4、物资部门负责按照计划部门提供的物资需求划，并根据工程进度计划、用料时间编制物资采购供应计划，并将采购供应计划提供给供方和项目部施技、计财部，以便供方安排生产或采购、计财部安排资金、技术人员控制使用。要按照施技部门提供的数量、规格、型号、材质等标准按程序组织采购供应，防止采购的材料与设计不符造成损失。每月组织各工区对当月实际消耗物资进行盘点，根据计划部门提供的应耗数量进行物资节超分析。各分部（工区）每月将月物资节超分析表表6按规定时间及时上报集团公司项目部。集团公司项目部根据各分部（工区）上报的月物资节超分析表表6汇总后编制季度工程物资消耗节超情况分析表表7，每季度末后5日报集团公司设备运输物资部。5、工程变更关系到材料消耗的总量，施技部负责将增加或减少材料数量及时查找、核算出来，以便计核部门对物资计划进行调整或编制补充计划。第四十条 严格验收，加强储运。验收是把住进场材料质量和数量的关口，验收把关不严是项目亏损重要因素之一，材料虚方验收或采购不合格的材料，将会导致重大经济损失。1、建立健全验收制度，明确材料员和保管员的职责，验收由材料员、保管员共同进行，材料员不能同时兼任保管员，对砂石料等地材也可实行工号或工序承包人三方共同验收。2、工程所需材料，必须到达施工现场卸车存放到位后进行验收，禁止到供方仓库或途中验收，有条件的要组织押运，严防中途倒卖现象发生。3、降低库存和损耗率，有条件的尽量实现“零库存”，加大直达运输和“四就”就厂直拔、就站直拔、就库直拔、就车过载运输，减少运输损耗。4、保管员按物资性能、结构、包装、选择堆码方法，按仓储规定做好防护措施，露天堆码的要适当进行场地硬化，定期盘点库存（尤其是火工品、水泥及易燃、易爆、易腐变质材料），随时掌握库存材料的数量、质量状况，防止发生变质，减少仓储损失。5、物资验收应本着准确性、及时性和经济性的原则。准确性。物资验收结果必须正确反映物资在其品种、规格、数量、质量、和配情况的真实状况；及时性。到库物资必须及时验收，根据不同品种的物资和状况在规定的时间内完成验收并做好验收记录；经济性。合理组织验收工作，减少重复作业，降低作业成本。第四十一条 总量控制，限额发料。工程劳务分包施工，无论是工序单价承包或总包，材料费要核定到工程造价中去，一是所供材料必须核扣工程款，超供的部分材料按市场价加30%50%业务费转入施工队工程成本，严格控制超额用料；二是给施工队核定工程造价时，材料单价要等于或约高于市场价，防止施工队倒卖材料从中牟利现象发生。第四十二条 严格核销制度。一是供方办理结算时提供的物资入库点验单、国家正规发票等票据要齐全，发票上物资名称、数量、金额与物资入库点验单要相符，验收、保管人员签字要完整，否则计财部不予结算。严禁非工程材料费挤占工程成本。二是工程变更减少材料用量要及时核扣工程款，不能按原设计数量计价给施工队。三是材料由项目采购供应的，每次对外部队伍计价时，计财部要根据物资部门提供的材料使用数量，在拨付工程款时扣除材料费。四是投资较大的项目，要配备材料会计，专门对单位工程或外部队伍的材料消耗严格把关。五是材料收支存统计时间与物资需求计划周期及物资消耗报表的数据保持一致。六是将材料收支存数量与计财部下达的本期应耗数量进行比对，量差较大的分析原因，制定相应的整改措施，调整下一期物资需求计划和应耗计划。第四十三条、严格控制分包队伍材料消耗。分包队伍的材料消耗是工程项目的基础和重要环节，是物资需求信息最基本的提供者，也是控制消耗，降低成本和提高经济效益的关键。1、分包队伍工程所需材料，一律由项目部集中采购统一供应，严禁分包队伍自行采购与工程主体相关的材料。2、项目部供分包队的材料要单独建立收支明细帐，发料单由分包队伍经办人和负责人签字认可，作为工程结算扣款的依据。3、项目部对分包队伍所需材料，根据工程进度，每月进行一次材料消耗节超情况分析，超耗部分必须加价兑现扣款。4、工程开工前，必须对分包队伍施工的工程核定材料总需要数量，项目部要严格按总需要数量限额发料。工程变更要按程序及时核算增加或减少消耗数量。第十一章 工程项目物资审计第四十四条 项目物资审计是国家审计的重点之一，物资审计的重点是数量、采购、质量、价格、发票等。1、材料数量。工程设计数量、采购数量、验工计价的工数量、发票数量、实际消耗数量是否相符一致，工程消耗数量少于设计或验工计价的材料数量，涉嫌偷工减料，关系到工程质量隐患。在施工中材料量差问题，一定要备好原始票据，包括财务列帐，做到完整勿缺。 变更设计增加或减少的材料数量，要及时列入计划消耗，要有充分的技术证明文件支持。2、物资采购。物资采购是否招标，50万元以上的材料不招标违法，业主供料要有文件规定的范围，自己采购材料的原始记录，招标文件、开标记录、评标记要、供方的投标书等都要齐备保，为审计提供依据。3、材料的质量。工程使用的原材料是否与设计要求相符，材料的合格证、材质书是否与试验报告相符；要严把材料质量关，坚持严格按合格证或材质书验收材料，无证材料拒绝验收，严格按要求做好检验批次，不够的批次要及时补齐。材质书（合格证）、报检单、复试报告要配套保存。 4、材料单价。投标报价的材料单价、市场价、采购单价相差是否太大。同期、同品种、同规格的物资价格应保持一致。5、材料发票。一是要杜绝偷税的假发票，一经发现假发