会员卡管理制度与程序.doc

会员卡管理制度与程序 致：驻店总经理/总监/经理/财务部相关人员日期：2008/12/10内容：会员卡管理制度编号：制定人： 赵福梅 - 财务经理批准人： 左政 - 总经理抄送：酒店总公司目的： 旨在规范会员卡之发行与控制，防止资金流失。 程序：一、科目核算 财务部在“预收账款”科目下设“会员卡”二级科目。“会员卡”账户必须根据原始凭证及统计报表登记账务。二、会员卡制卡:制卡是将客户信息输入会员卡的过程。其步骤为：1 领用空卡。空卡由经手人从仓库领出，应登记明细号码，并入保险柜保管。2 会员卡客人信息的登记。由销售部或其他有关联系人员将会员卡登记单提供客人进行填写，需客人将自己的姓名，联系方式等内容正确填写。3 由会员卡管理人员将信息输入会员卡信息栏中，并选定卡类型，有效期等，还可以为客人设置密码。输入完毕后可直接在制卡器上制卡。具体操作方法见会员卡配置及使用说明。 二、会员卡充值。充值是将资金转入会员卡的过程，其过程按照现金处理原则办理。1 现金充值:出纳收到现金后，管理人员凭收款收据充值，并将卡交给交款人签收。2 银行转账充值：银行转账充值需凭已到账的进账单充值，是否开收据应客人要求办理。管理人员充值后，将卡交给交款人签收。接上页3 内部转账充值。内部转账充值需凭有效付款依据或委托书充值，不另开收据。管理人员充值后，将卡交给交款人签收。4 如客人要求在办卡时一次性开具发票，如已开具收据，则将客人收据联收回，附在发票背面作为附件，并在会员卡系统的备注中注明“发票已开”，反之则注明“发票消费时开”。5 充值工作要换人复核。复核员由经办应收账款的会计成本会计担任，方法是逐笔勾对“会员卡充值统计报表”并签章。三、会员卡消费。消费是将会员卡资金转出的过程。1 当客人在酒店进行消费使用会员卡进行结账或者其他优惠活动时，需酒店各岗位人员进行刷卡操作。通常有以下几种方式：l 前台宾客入住：当客人办理入住时出示会员卡，前台接待人员首先应进行读卡操作，使用刷卡器读出会员卡的基本信息，包括：客人姓名等基本身份信息，会员卡种类，当前余额。随后根据会员卡提供的宾客资料与客人提供的证件进行身份核对，确认无误后应向客人告知其所使用的会员卡的种类及其所享受的优惠政策。在客人认可后可使用会员卡进行开房操作，系统会自动按照客人入住的房间类型和房晚数调用客人应享受的优惠房价，随后完成开房操作；l 前台宾客结账：当客人办理结账退房时出示会员卡，前台收银人员应先打印宾客账单，然后将账单交客人审核，提示客人如认可请签字。随后在中软系统的结账界面中选择“会员卡”结账方式，当弹出刷卡界面时进行刷卡操作。系统会弹出该会员卡的结账界面，收银人员可根据界面中的宾客姓名与账单上的客人签名进行身份核对，同时可检查会员卡上的余额数和可透支金额数，以便确定是否超限。确认完毕后直接进行会员卡结账即可。l 销售点宾客结账：当客人在销售点消费完毕出示会员卡时，销售点收银人员应先打印宾客账单，然后将账单交客人审核，提示客人如认可请签字。随后在中软系统的结账界面中选择“会员卡”结账方式并刷卡。系统会弹出该会员卡的结账界面，收银人员可根据界面中的宾客姓名与账单上的客人签名进行身份核对，同时可检查会员卡上的余额数和可透支金额数，以便确定是否超限。确认完毕后直接进行会员卡结账即可。接上页2 销售点会员卡的使用具体分为以下几种情况：l 对于会员卡中定义了折扣政策并且卡中余额充足可进行结账的情况（一般充值卡），收银人员可进行履行优惠折扣并结账操作；l 对于会员卡中没有定义折扣政策但卡中余额充足可进行结账的情况（签单卡），收银人员仅对其进行结账操作而不打折（即使有授权人员授权也不可以）；l 对于会员卡中定义了折扣政策并且卡允许进行结账但是卡内余额已不足的情况，收银人员可先进行打折，然后刷卡进行部分结账，剩下的余额要求客人用