第三章-工程项目管理组织PPT课件

1 第三章工程项目管理组织 3 1概述3 2组织结构的基本类型3 3工程项目的结构分析3 4任务分工和管理职能分工3 5工作流程组织3 6业主方工程项目管理的组织结构3 7项目经理3 8项目管理办公室 2 3 1概述 一 工程项目参与方之间的关系二 工程项目系统特征三 系统目标和系统组织关系四 组织论的主要内容 3 一 工程项目参与方之间的关系 合同关系指令关系协调关系 4 二 工程项目系统特征 工程项目都是一次性的 没有两个完全相同的工程项目工程项目全寿命周期的延续时间长 一般由决策阶段 实施阶段和运营阶段组成 各阶段的工作任务和工作目标不同 其参与或涉及的单位也不相同一个工程项目的任务往往有多个 甚至许多单位共同完成 它们的合作多数不是固定的合作关系 并且一些参与企业的利益不相同 甚至相对立 5 三 系统目标和系统组织关系 影响一个系统目标实现的主要因素 组织 人的因素 它包括管理人员和生产人员的数量和质量 方法与工具 它包括管理的方法与工具和生产的方法与工具 6 系统的目标决定了系统的组织 而组织是目标能否实现的决定性因素 如果把一个工程项目的项目管理视为一个系统 其目标决定了项目管理的组织 而项目管理的组织是项目管理的目标能否实现的决定性因素 由此可见项目管理的组织的重要性 7 控制项目目标的主要措施包括组织措施 管理措施 经济措施和技术措施 其中组织措施是最重要的措施 如果对一个工程的项目管理进行诊断 首先应分析其组织方面存在的问题 8 四 组织论的主要内容 一个系统的组织结构组织结构模式任务分工管理职能分工一个系统内部的工作流程组织管理工作流程组织信息流程组织物质流程组织 9 组织结构模式反映了一个组织系统中各子系统之间或各元素 各工作部门或各管理人员 之间的指令关系 组织分工反映了一个组织系统中各子系统或各元素的工作任务分工和管理职能分工 组织结构模式和组织分工都是一种相对静态的组织关系 工作流程组织则可反映一个组织系统中各项工作之间的逻辑关系 是一种动态关系 物质流程组织对于工程项目而言 指的是项目实施任务的工作流程组织 10 3 2组织结构的基本类型 一 组织设计的基本原则二 组织结构模式三 不同项目组织结构的关键特征四 项目组织结构的选择 11 一 组织设计的基本原则 管理学家厄威克归纳了泰罗 法约尔 韦伯等等人的观点 提出了8条指导原则 目标原则职责原则管理幅度原则协调原则相符原则组织阶层原则专业化原则明确性原则 12 管理学家孔茨 在继承古典管理学派的基础上 提出健全组织工作的15条基本原则目标一致的原则效率原则管理幅度原则分级原则授权原则职责的绝对性原则职权和职责对等的原则统一指挥的原则职权等级的原则分工原则职能明确性原则检查职务与业务部门分设的原则平衡的原则灵活性原则便于领导的原则 13 我国企业在组织结构的改革实践中 也相应地提出了一些设计原则 任务与目标原则专业分工和协调原则有效管理原则集权与分权相结合原则稳定性和适应性相结合原则 14 二 组织结构模式 常用的组织结构模式线性型组织结构职能型组织结构项目型组织结构矩阵型组织结构 15 由于项目目标 资源和环境的差异 为所有的项目找出一个理想的组织结构模式是很困难的 实际上 项目甚至可能不存在一个共同的理想的组织结构模式 项目在规模 技术 环境 行业类型 发展阶段以及当前组织发展趋势等方面各不相同 这需要不同的结构模式组织结构模式可用组织结构图来描述 组织结构图是一个重要的组织工具 反映一个组织系统中各组成部门之间的组织关系 在组织结构图中 矩形框表示工作部门 上级工作部门对其直接下属工作部门的指令关系用单向箭线表示 16 线性型组织结构 17 含义及特点在线性组织结构中 每一个工作部门只能对其直接的下属部门下达工作指令 每一个工作部门也只有一个直接的上级部门 因此 每一个工作部门只有唯一个指令源 避免了由于矛盾的指令而影响组织系统的运行 在国际上 线性组织结构模式是工程项目管理组织系统的一种常用模式 因为一个工程项目的参与单位很多 在项目实施过程中矛盾的指令会给工程项目目标的实现造成很大的影响 而线性组织结构模式可确保工作指令的唯一性 18 优点只有唯一的指令源缺点在一个特大的组织系统中 由于指令路径过长 有可能会造成组织系统在一定程度上运行的困难应用国际上常用于工程项目管理军事组织系统 19 职能型组织结构 20 含义及特点职能组织结构是一种传统的组织结构模式 在职能组织结构中 每一个职能部门可根据它的管理职能对其直接和非直接的下属工作部门下达工作指令 因此 每一个工作部门可能得到其直接和非直接的上级工作部门下达的工作指令 它就会有多个矛盾的指令源 一个工作部门的多个矛盾的指令源会影响企业管理机制的运行 21 优点职能型组织结构注重利用每个职能部门的专门技能为项目服务成员在进行项目工作的同时还做日常的工作职能部门为本部门的专业人员提供了一条正常的晋升的途径缺点面向本部门活动 而非项目整体 客户不是活动的中心 项目和客户的利益得不到优先考虑跨部门的沟通比较困难 22 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 职能型组织优点是 没有重复活动职能优异职能型组织缺点是 狭隘 不全面反应缓慢不注重客户 23 应用职能型组织主要适用于生产 销售标准产品的企业 这类企业很少有延伸产品采用职能型组织结构的企业有时也进行项目工作 但主要是企业内部项目 而不是为外部客户服务 24 项目型组织结构 含义及特点与职能型相对应的另一极端是项目型组织在项目型组织中 每个项目就如同一个微型公司那样运作项目型组织中的成员都是全职的 完成每个项目所需的资源完全分配给这个项目 专门为这个项目服务专职的项目经理对项目团队拥有完全的项目权利和行政权利 即具有高度独立性 享有高度的权力项目型组织中也会下设职能部门 这些职能部门要么直接向项目经理汇报工作 要么为项目提供服务 25 项目型组织结构的优缺点和职能型组织结构的优缺点正相反优点项目型组织对项目目标和客户需要能做出迅速有效的反映缺点项目型组织是成本低效的项目间缺乏交流易造成不同项目间管理制度上的较大差异项目一旦结束 项目成员就会失去他们的 家 形成各种困惑 缺乏一种事业的连续性和保障 26 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 项目型组织优点是 能控制资源向客户负责项目型组织缺点是 成本低效项目间缺乏知识信息交流 27 应用项目型组织结构常见于一些涉及大型项目的公司 这类大型项目价值高 期限长主要用于建筑及航空航天业 28 矩阵型组织结构 70年代 矩阵管理曾风靡一时 1974年 DowCorning公司董事长WilliamC Gogin在 哈佛商业评论 上发表著名文章 宣扬该公司的矩阵组织 许多公司 比如GE Xerox TEXASInstruments TRW DigitalEquipmentCorp Citibank等都采用了这种结构 然而 经历了数年繁华后 矩阵组织逐渐引退 大量关于这种结构的批评论调纷涌而出 90年代 矩阵组织方法卷土重来 现在 这种结构在略作改变后 又开始流行了 29 30 施工企业矩阵型组织结构 31 一个大型工程项目矩阵型组织结构 32 含义及特点在矩阵组织结构最高指挥下设纵向和横向两种不同类型的工作部门 纵向工作部门如人 财 物 产 供 销的职能管理部门 横向工作部门如生产车间等 一个工程建设项目如采用矩阵组织结构模式 则纵向工作部门可以是投资控制 进度控制 质量控制 合同管理 信息管理 人事管理 财务管理和物资管理等部门 而横向工作部门可以是各子项目的项目管理部 在矩阵组织结构中 每一项纵向和横向交汇的工作 指令来自于纵向和横向两个工作部门 因此其指令源为两个 当纵向和横向工作部门的指令发生矛盾时 由该组织系统的最高指挥进行协调或决策 为避免纵向和横向工作部门指令矛盾对工作的影响 可以采用以纵向工作部门指令为主或以横向工作部门指令为主的矩阵组织结构模式 前者被称为弱矩阵型组织结构 后者被称为强矩阵型组织结构 这样也可减轻该组织系统的最高指挥者 部门 的协调工作量 33 优点矩阵型组织结构是一种混合体 是职能型组织结构和项目型组织结构的混合 它既有项目型组织结构注重项目和客户的特点 也保留职能型组织结构的职能特点 即可以同时确保对结果的高度负责和专业化经济性的特点 矩阵型组织结构兼有职能型组织结构和项目型组织结构的优点 而避免各自的缺点 矩阵型组织结构中每个项目和职能部门各司其职 共同为企业和每个项目的成功贡献力量 项目经理对项目结果负责 而职能经理则负责为项目的成功提供所需资源矩阵型组织结构能有效地利用企业资源 几个项目可以共享员工的工作时间 从而有效地利用 使全公司及每个的全面成本减至最低 作为技术人员大本营的职能部门 具有充足的技术力量支持项目不断地进行矩阵型组织由于具有水平 项目方向 和垂直 职能方向 两种信息流通渠道 能够在发现问题后迅速做出反映 34 缺点项目团队中每个成员有两个汇报关系 也可以说每个成员有两个经理 临时的项目经理和永久性的职能经理 从而造成命令源的非唯一性项目经理和职能经理的权利需要平衡 在弱矩阵型组织结构中 权利的平衡点倾向于职能经理而非项目经理 在强矩阵型组织结构中 权利的平衡点倾向于项目经理而非职能经理 35 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 矩阵型组织优点是 有效利用资源职能专业知识可供所有项目使用促进学习 交流知识沟通良好注重客户矩阵型组织缺点是 双层汇报关系需要平衡权利 36 应用大型项目在多个规模和复杂程度不同的项目公司 也适合采用这种组织结构 37 混合型组织结构 很少有涉及多个项目的大型组织使用单一的组织形式所有项目组织形式都将不同程度地在不同项目中或在同一项目的不同层次上使用这种不同组织结构的混合使用使项目管理技术的实际应用在大多数组织里变得相当复杂 38 项目组织结构图 OBS图 DiagramofOrganizationalBreakdownStructure 39 三 不同项目组织结构的关键特征 40 四 项目组织结构的选择 41 Keyfactorsforchoosingaprojectorganization 42 3 3工程项目的结构分析 一 项目结构图二 项目结构分解方法三 项目分解结构编码四 工程项目结构分解的作用五 项目信息编码六 项目结构图 组织结构图和合同结构图的区别 43 一 项目结构图 项目结构图 ProjectDiagram 或称WBS WorkBreakdownStructure 是一个组织工具 它通过树状图的方式对一个项目的结构进行逐层分解 以反映组成该项目的所有工作任务 项目结构图中 矩形表示工作任务 或第一层 第二层子项目等 矩形框之间的连接用连线表示 44 二 项目结构分解方法 项目结构可按照功能 建设的时间 如一期工程 二期工程和三期工程等 和生产子系统来对项目的结构进行逐层分解 45 46 47 48 49 50 51 某一高层办公大楼可分解为 52 53 54 55 56 项目结构分解应结合项目的特点和参考以下原则进行 考虑项目进展的总体部署考虑项目的组成有利于项目实施任务 设计 施工和物资采购 的发包和有利于项目实施任务的进行 并结合合同结构有利于项目目标的控制结合项目管理的组织结构等 57 项目结构分解的基本原则 1 应在各层次上保持项目内容上的完整性 不能遗漏任何必要的组成部分 2 一个项目单元Ji只能从属于某一个上层单元J 不能同时交叉属于两个上层单元J和I 3 由一个上层单元J分解得到的几个下层项目单元J1 J2 Jn应有相同的性质 4 项目单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容 应有较高的整体性和独立性 单元之间的工作责任 界面应尽可能小而明确 5 项目分解结构应有一定的弹性 应能方便地扩展项目的范围 内容和变更项目的结构 58 6 项目结构分解应注意 l 能方便地应用工期 质量 成本 合同 信息等管理方法和手段 符合计划 项目目标跟踪和控制的要求 2 应注意物流 工作流 资金流 信息流的效率和质量 3 注意功能之间的有机组合和实施工作任务的合理的归属 4 最低层次的项目单元 工作包 上的单位成本不要太大 工期不要太长 如果一个最低层次的单元的持续时间跨几个控制期 或结算期 工程项目的控制期一般为一个月 则它的可控性很差 59 三 项目分解结构编码 唯一性层次性 60 61 厦门国际会展中心一期工程项目结构 62 厦门国际会展中心首期工程项目结构分解编码表 63 64 65 66 四 工程项目结构分解的作用 在国外 人们对项目结构分解的研究和应用十分重视1 保证项目结构的系统性和完整性2 通过结构分解 使项目的形象透明 人们对项目一目了然 使项目的概况和组成明确 清晰3 用于建立项目目标保证体系4 项目分解结构是进行项目分标 建立项目组织 落实组织责任的依据 项目单元的责任人也就是项目组织成员 所以项目结构对项目组织形式有规定性5 是网络分析的基础 可用于进度 资源的计划和控制6 作为项目报告系统的对象 是进行各部门 各专业的协调的手段 67 项目分解结构的作用 68 五 项目信息编码 69 六 项目结构图 组织结构图和合同结构图的区别 70 71 3 4任务分工和管理职能分工 一 任务分工二 管理职能分工 72 一 任务分工 73 74 工作任务分工表 表1Z201023 2 75 二 管理职能分工 1 管理的环节 提出问题 筹划 提出解决问题的可能的方案 并对多个可能的方案进行分析 决策 执行 检查 76 2 管理职能分工表 其中P代表计划职能 D代表决策职能 I代表执行职能 C代表检查职能 77 P 筹划D 决策E 执行C 检查 78 3 5工作流程组织 工作流程组织包括 管理工作流程组织信息流程组织物质流程组织 79 工程项目工作流程组织包括 设计准备工作的流程 设计工作的流程 施工招标工作的流程 物资采购工作的流程 施工作业的流程 各项管理工作 投资控制 进度控制 质量控制 合同管理和信息管理等 的流程 与工程管理有关的信息处理的流程 80 工作流程图工作流程图用图的形式反映一个组织系统中各项工作之间的逻辑关系 它可用以描述工作流程组织 工作流程图是一个重要的组织工具 矩形框表示工作 箭线表示工作之间的逻辑关系菱形框表示判别条件 81 82 83 84 3 6业主方工程项目管理的组织结构 85 影响业主方项目管理组织结构图设计的因素 业主方管理的模式 86 3 7项目经理 一 主要的一般管理职能二 项目经理的四个最重要的职能三 项目经理的角色四 项目经理的权利关系五 项目经理的资质 87 一 主要的一般管理职能 领导沟通谈判问题求解对组织施加影响 88 1 领导leading 领导和管理 managing 有区别 但两者不可或缺 只有一个而无另一个则可能造成不良后果管理 是关心持续不断地为项目干系人创造他们所期望的主要成果领导 是建立方向 协调思想 激励和鼓舞成员项目经理是项目领导 但领导人员并不仅限于项目经理 它可能在不同阶段有不同人担任 89 建立方向 预测未来前景并提出为达到这样的前景所需变革的战略协调思想 以言语行为将这种前景告诉那些在合作中需要获得这种观点的人激励和鼓舞成员 帮助人们激发自己以克服政治 行政和资源障碍进行变革 90 2 沟通communicating 沟通是信息的交流分发者应确保分发的信息清晰 不模糊和完整 以确保接受者能够正确地接受接受者负责确保信息被完整地接受并正确地理解 91 沟通有许多表现形式 书面和口头的 听和说的内部的 在项目内 和外部的 对顾客 媒体和公众等 正式的 如报告 简报等 和非正式的 如备忘录 专门会谈等 纵向的 组织的上下级之间 和横向的 并列的各部门之间 92 3 谈判negotiating 谈判是与他人商谈以达成某种协议协议可通过直接谈判或辅助形式谈判达成调停 mediation 和仲裁 arbitration 就是两种辅助的谈判形式谈判发生在项目的多个方面各个层面 并可多次进行 93 4 问题求解problemsolving 解决已发生的问题 问题求解是问题定义和决策制定的结合问题定义需要区分原因和征兆决策制定包括分析问题 识别可能的解决方案 然后从中做出选择决策一旦做出 就应当执行决策制定需要考虑时间因素 如果决策制定的太早或太晚 那么 正确 决策可能决不是 最好 的决策 94 5 对组织施加影响influencingtheorganization 对组织施加影响是一种 把事情办妥 的能力 即项目经理需要有一种让事情按照计划发展的能力 这要求对于所有相关的 正式及非正式的组织 执行组织 顾客 承包商和其它项目干系人 有一个比较全面的了解 向组织施加影响也需要对权利和政治发挥作用的机制有一个比较清晰的认识 权力 power 一种潜在的能力 可以影响行为 改变事情的发展过程和方向 可以克服阻力 还可以让人们去做他们本不愿做的事情 政治 politics 政治是要让一群可能有完全不同兴趣 利益的人进行集体行动 即采取一致的行为 政治就是创造性的利用冲突和无序 95 二 项目经理的四个最重要的职能 计划planning组织organizing领导leadership控制control 96 项目关系到工作的四个方面 范围 涉及一个单独的 预先确定的结果 这个结果能够用时间 成本和质量限制并加以测量不熟悉性 要进行一些通常仅发生一次的活动复杂性 有非例行活动 这种活动涉及先进的技术 或者以一种非常见的组织界面为特征风险 取决于故障危害到组织的程度 97 界面管理 项目经理应当了解的三种界面 个人界面 任何时候 两个人工作于同一项目 就有个人问题或冲突存在的可能 项目经理必须能够处理所有涉及项目中人或项目有关的人的冲突 组织界面 涉及组织目标和冲突的管理风格 组织界面主要是处理影响该项目的行动 决定或批准等的管理界面 系统界面 处理产品 设施 建设 资源 或系统自身内的或由该项目引出的其它类型的非人界面 98 三 项目经理的角色 rolesofaprojectmanagement 整合者 综合协调者integrator沟通者communicator团队领导teamleader决策者decisionmaker氛围创造者营造人climatecreator builder 99 四 项目经理的权利关系 powerrelationshipoftheprojectmanager 项目经理必须和五种人打交道上级管理层uppermanagement下属subordinates界面人员interfacepersonnel职能经理functionalmanagers本企业以外的人peopleoutsidethefirm 100 权利的五种来源惩罚 强制权利penalty coercive奖赏权利reward正式的 合法的权利formal legitimate感召 模范权利referent专家 专长权利expert 101 权利 正式的 奖励的 处罚权利 的合法形式是项目经理在他或她公司中的位置而拥有的那些权利 Thistypepowerislimitedinitsacceptanceandoftendoeslittletoinfluencebehavior 专家和感召权利是建立在个人拥有的知识数量和人格基础上的权利 这些权利类型能够为项目建立用于影响那些虽非直接与项目有关但却需要其合作的人 对项目经理而言 推荐使用奖赏权利reward和感召权利referent对高层而言 expert和referent最有效 102 五 项目经理的资质 与他人合作良好有本专业技术领域的经验有一定的管理经验受过技术领域的高等教育熟悉合同管理能够正确地介绍公司的position应当以利润为导向应当是一个合格的谈判者 103 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 项目经理的技能包括领导能力人员开发能力沟通技巧人际交往能力处理压力的能力解决问题的能力管理时间的能力 104 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 解决问题的9步骤方法是 对问题做出说明明确问题的含义和内容使团队成员对问题的确切本质形成一致意见对问题的说明包括对问题程度的定量描述找出问题的各种可能原因常用头脑风暴法收集数据 确定最有可能的原因得出可能方案常用头脑风暴法评估可行方案决定最佳方案修订项目计划实施方案判断问题是否得以解决 105 头脑风暴法brainstorming 头脑风暴法更注重想出主意的数量 而不是质量应用头脑风暴法时 要遵循两个主要的规则不进行讨论没有判断性结论 106 成功的项目管理 机械 杰克 吉多等著 张金成等译 认为 如何培养项目经理所需要的能力获得经验寻求别人的合作自我批评总结 改正错误与一些具有你想学习技能的项目经理进行探讨参加培训参加组织团体阅读参加自愿活动 107 学习与发展是伴随你一生的活动 108 Projectmanagercharacteristic likesanddislikes IsforwardthinkingIsacoachLikestogatherevidencetohelpmakeandsupportdecisionsDislikebeingsurprised 109 Theprojectmanageris AccountablefortheprojectThesinglepointofcontractfortheprojectResponsibleforidentifyingpotentialstakeholders 110 Rolesofaprojectmanager Plantheproject TechnicalactivitiesProjectmanagementadministrativeactivitiesManagerthetripleconstraintstoclient projectsponsorsatisfaction ScheduleCostSpecification requirement quality 111 Organizetheproject whichincludes FormingtheprojectteamSettingupsystemtodocumenttheprojectSettingupprojectplansandprocessesbywhichtheprojectwillbecontrolled 112 Manage ordirect theprojectby Trackingthetechnicalperformanceaspectsoftheprojectschedule cost requirementsTrackingthefinancialperformanceoftheprojectAssessingandmanagingtheprojectriskfactorsDealingwithissuesandproblemsthatoccurduringtheprojectEnsuringclient projectsponsorsatisfactionBuildingandmaintainingthemoraleoftheprojectteamCommunicatingwithallstakeholdersTrackingteammemberperformanceUsingachangecontrolprocesstocontrolscope 113 FollowingadefinedprocessEnablesprojectmanagertoplan organize andmanagetheproject 114 Keycompetenciesofasuccessfulprojectmanager Forwardthinking long rangeperspective Anindividual stendencytoconsiderlong termimplicationsandpossibilitieswhenactingormakingdecisionsRisk takingAnindividual stendencytotrynewideasandtakeactioninthefaceofpotentialrisksClarificationofgoals Anindividual sabilitytodefineandclarifyprojectandindividualgoals 115 Innovation creativity TheabilityofanindividualtoapplyimaginativethinkingandgenerateoriginalideasParticipativeproblemsolving Theextenttowhichanindividualsolicitsandappliestheideasandknowledgeofothersinsolvingproblems 116 Systematicthinkingandplanning AnindividualabilitytoapplyasystematicapproachtothinkingthroughissuesandplanningteamandindividualactivitiesStrategicinquiry Anindividual stendencytosortthroughandhandlecomplexorconflictinginformationandprioritizeissuesandalternatives 117 Politicalawareness TheabilityofanindividualtodevelopandmaintainasensitivitytopersonalandorganizationalrelationshipsandtotheirramificationsforaprojectTeammemberfacilitation Anindividual sdemonstratedabilitytocoachanddevelopprojectteammembers 118 Teamdevelopment TheabilityoftheindividualtodevelopteamworkandimprovethecoordinatedfunctioningofprojectteammembersAssertiveness Anindividual stendencytoasserthimselforherselfandholdadirectionheorshesetsFeedbacktoteammembers Thedemonstratedabilityoftheindividualtoprovidetimely appropriate andaccurate 119 Relationswithfunctionalmanagers Anassessmentoftheindividual sabilitytoestablishandmaintainpositive constructiverelationshipwithfunctionalmanagersStandardsofperformance Theextentowhichanindividualclearlysets maintains andpursueshighstandardsofperformance 120 Drive ThelevelofurgencyexpressedbytheindividualinpursuingworkeffortsGoalsTheextenttowhichanindividualexpertspressuretowardachievinggoals notethatexcessivegoalpressurecanalsobeanegativetrait 121 Behaviorsofasuccessfulprojectmanager Isproactive forwardthinking doesnotwaitIsinnovative triesnewidea creative takesrisksPerseveres staythecourseIsgoaloriented usemilestoneseffectivelyCommunicates toallnecessarypartiesasappropriateMotivates inspires encourages 122 Isorganized inthought deed andtimePrioritizes inactionplan knowswhathappennextIssensitivetopeople situationsandneedsFacilitates makesthingshappenCoaches bringsoutthebestinpeopleListens usesactivelisteningskillsPlans continuouslyThinkssystematically inalogicalmannerIsassertive takesactionwithconfidence 123 Isdecisive makesdecisionsandmovesforwardIsself confident inabilityanddirectionIsateambuilder bringsoutthebestinpeoplePursuesexcellence constantimprovementIsenthusiastic positiveandenergeticDelegates knowswhen how andwho 124 3 8项目管理办公室PMO ProjectManagementOffice 目前很多组织在关注项目管理 把项目管理作为提高企业竞争力的基础 很多国内企业已经不仅仅将重点放在提高项目经理的个人技能 同时将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标 项目管理体系的建立 项目管理方法论 流程 制度的形成 都是其发展组织项目管理能力的具体体现 另外还成立了相关的管理部门 如 项目管理部 项目管理中心 项目管理办公室等 对项目进行整体管理 监控 支持等 这些部门这就是我们所说的PMO 125 PMO是什么 目前各界对于PMO的争议一直没有间断 对于PMO的定义也不完全相同 但目前普遍接受的一种定义是 PMO是在组织内部将实践 过程 运作形式化和标准化的部门 这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果 同时项目成功的机率是上升的 PMO是组织内部项目管理最优实践的中心 是组织提高项目分析 设计 管理 检查等方面能力的关键资源 简单的说 PMO可以达到以下作用 建立组织的项目管理的制度标准 在组织内部增强沟通 平衡资源的使用 提高员工的项目管理水平 提高组织的项目成功率 126 PMO在组织中的角色 第一种角色 作为项目管理的支持者 PMO主要为项目管理提供管理支持 行政支持 培训 咨询顾问 技术服务 知识管理等支持服务 这种角色以低调和辅助者的身份出现 容易得到项目经理的认可 不容易引起太多的反对和权力究争 作为PMO的刚刚起步阶段 这种方式容易得以实施和执行 127 第二种角色 作为项目的控制者 在这种情形下 PMO拥有很大的权力 他相当于代表公司的管理层 对于项目进行整体的管理和控制 保证项目的顺利执行 以实现项目的目标和组织的目标 这时PMO的工作可以包括 资源的分配 计划的审批 项目的检查和分析等 PMO为组织的项目分配所需要的资源 确保组织资源在项目中使用的最优化 同时对每一个所支持项目的项目计划负责 进行项目计划的审核 保证项目计划的可行性和最优化 另外还需要持续监控项目 确保项目按照计划执行 并能够成功完成 128 第三中角色 作为项目战略的管理者 在这种情形下 PMO需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系 包括 为组织开发和选用适用的项目管理方法论 流程和工具 并形成统一的标准 建立组织的项目管理文化 证明项目管理的价值 形成项目管理的统一认识 并在组织内部推行项目管理的标准 进行项目组合管理 ProjectPortfolioManagement 确保所有要执行的项目能够围绕着组织的目标 并且能够为公司带来相应的利益 129 PMO在组织中的具体的角色和体现的职能 并非是一成不变的 或者说哪一种方式是最佳的 它需要会根据组织的具体特点和组织的结构形式不同而有所差异 另外 也需要根据组织发展的不同阶段 进行不同的定位 130 PMO的组织模式 支持式PMO 在这种模式下 PMO作为项目管理制度和项目最佳实践的收集者 将这些信息形成知识库 供项目经理使用 这些知识库的内容包括 项目管理方法论 项目管理数据库 项目的历史信息 项目管理软件 项目管理工具和模板 项目人力资源库 项目管理的培训 131 它为项目设计 管理 报告提供一套方便的工具和方法 但它不参与到项目的具体实施和控制中 也不为项目实施提供更深层次的支持服务 项目经理仍然向他的职能部门经理汇报 这种模式通常会在一些控制力薄弱的总部机构中长期出现 其实在这种模式下 PMO是作为项目的支持者和部分项目战略决策者的角色出现 132 教练式PMO 这