学籍管理软件培训材料.doc

学籍管理软件培训材料第一部分、安装文档一、硬件和操作系统要求下表说明安装 MSDE 和本软件的硬件要求。硬件最低要求计算机PentiumIII 800MHz 或更高。内存 (RAM)至少 128 MB，建议 256 MB 或更多。根据经验，内存容量可以和数据容量保持1:1的比例，这样可以更好的发挥其效能。硬盘空间需要约20G的硬盘空间显示器需要设置成1024x768模式，才能更好的显示操作系统要求建议配置：WINDOWS2000、WINDOWSXP、WINDOWS2003操作系统IE6.0sp1二、如何安装第一步、安装Microsoft 数据库组件Mdac2.7点击Microsoft 数据库组件Mdac2.7直接运行mdac_typ27.exe安装。第二步、安装MSDE 2000点击安装MSDE2000 将运行setup.exe安装点击安装MSDE2000 将运行setup.exe安装（图像仅作参考，实际中并非完全相同）。安装完成后，最好重启机器(一定要重新启动，不然服务不能启动)。重启后系统自动运行SQL Server 服务管理器，选择SQL server 服务 ,运行,并选定当启动OS时自动启动服务。安装MSDE的注意事项：1.你的当前的计算机的用户名称不能是中文的，特别是WINDOWXP系统，当你的用户名是中文时候，安装是不能成功的，会提示一个或者多个文件无效或者没有找到。 解决方法：增加一个用户，这个用户名必须是英文的，并且把这个用户的设置为Administrator组和权限。2.安装好MSDE后请你重新启动计算机，然后一定要把MSDE这个服务启动起来。 启动MSDE服务的方法：打开【控制面板】-【管理工具】-【服务】 找到MSSQL$njsite这样的服务，启动它！ 如果您的系统是WINDOWS 98或者WINDOW ME，在【控制面板】可能找不到【管理工具】-【服务】这个选项，你需要留意你的系统的右下角中是否已经有SQL Server的图标在运行，如果SQL Server已经在运行，说明数据库已经安装成功了！第三步、安装学籍管理软件放入安装光盘（如果光盘取出）或者打开光盘点击install.exe程序检查是否重新启动，如果没有请重启后再到这一步点击“安装学籍管理软件”按照提示一步一步执行即可。第四步、如果要安装数据采集器请到光盘目录下的Tools目录下去复制学籍数据采集工具.exe这个文件（班主任、任课教师、校医用）第二部分、软件使用帮助文档一、功能简介该学生学籍管理系统主要用于对各中、小学学生的学籍进行信息化系统化的管理，并能迅速的统计出各项数据，包括学生人数、学校班级数目、学生的学业完成情况等等。启动该系统后，出现系统登录窗口，选择好操作人员的角色以及用户名，并且正确输入密码。点击“进入”按钮，即可进入系统主窗口，其界面如下：(在右面的浏览器窗口中输入正确的用户名和密码可以登录到省教育厅的网点。)二、学校信息1. 学校基本信息设置该窗口用于对学校基本信息的设置，其中学校编号只有系统管理员级别的操作员才能更改，其他人员没有修改的权限。填写完相关的信息。点击“应用”按钮保存数据，“确认”保存数据并退出窗口，“关闭”不保存数据并退出窗口。以下窗口中，学校名称、年级数量、课程设置必须填写。其他项建议用户尽量填写完整。（注：以上窗口中的数据是为了演示说明用，不是真实数据。）2. 学校班级信息设置在“学校基本信息设置”窗口中已经定好了年级的数目，在本窗口中，就可以对各个年级的班级数目进行设置。设置完毕后，点击“刷新”图标，保存并返回当前设置。说明：在设置窗口的右上角的四个图标按钮，从左到右依次是：刷新，当前学年，上一学年，下一学年。点击某一个年级之后，“设置班级”按钮变为可用。点击之出现以下窗口，可以输入班级数量进行设置，也可以从上一学年低一年级复制（即升级）。三、学生学籍1. 导入学籍基本信息当新生入学或者其他一些情况发生时，可以从其他地方批量的导入学生学籍信息，这样就不必单个单个地输入记录信息导入的数据有两种类型：（1）电子表格文件（EXCEL文件）。这种情况下，需要指定将学籍信息导入到的年级。 注：用户导入的excel文件中必须包含以下字段（学籍号码、姓名、性别、出生日期、民族、班级、入学年份）（2）学生学籍存储文件。这种情况下，只要选择好导入的文件（*.stf）即可。注：这种情况仅仅使用于初中接受对应直升小学的毕业生导入。2. 学生学籍信息管理该窗口完成了本系统的主要功能。说明如下：进入学生学籍信息管理主窗口，可以看到有3个框架窗口，从左至右分别是：班级列表窗口、学生列表窗口、某个学生学籍详细信息窗口（该窗口又包含七个选项卡）。(1)在班级列表窗口中单击选择某个年级和班级，在学生列表窗口就会显示该班级所有的学生，单击某个学生，在右边的学生学籍详细信息窗口中就显示了该学生详细信息（注意：有7个选项卡，分别代表学生不同方面的信息。）如果用户欲修改某个学生的信息，直接想在学籍详细信息窗口修改将无法做到这一点。此时必须点击工具栏第二个按钮“修改学生”，然后才可以对学生信息进行修改，修改后保存信息至数据库。(2)点击工具按钮栏的最左边的“增加学生按钮”，学生学籍详细信息窗口就会变为空白，用户在其中输入某个学生的详细信息，单击“保存”后，刚刚输入的学生信息就保存至数据库中了。（注意：标注为红色的项目为必填项。）(3)当用户想查找某个符合指定条件的学生时，可以点击“检索学生”按钮，出现以下窗口。用户可以在左边框架中输入自己的检索条件（条件可以任意组合）。例如：当你在“姓名”框中输入“周”时，数据库中所有姓周的同学将被检索出来，如图所示。(4)学生调班按照如下步骤进行：单击选中某个学生（右边学籍详细信息窗口中应该出现该学生的详细信息） ，单击“修改学生”，再点击“调班”。出现以下窗口，点击“调往班级”下拉列表选择欲调往的班级，填入调班原因，单击保存。该学生就调班成功了。(5) 对学生信息修改了才能删除该学生的信息。(6) 关于打印的说明。可以将某个年级或班级的学生花名册打印出来，也可以将某个学生的学籍信息打印出来。如下图所示：(7) 特别提醒。只要对数据库中的学生学籍信息进行了改动（包括修改，删除，添加学生信息），就必须将新的信息上传到地市级的服务器上（系统会提醒上传）。3. 新生分班该窗口左边是学校的班级列表，右边是未分班的学生列表。用鼠标框住要分班的学生，直接拖放到对应的年级和班级中即可。注：只能将学生拖到相应的年级中，例如，不能将小学二年级的学生拖到小学一年级或者其他的年级。当用户强制错误地拖动时，只有符合要求的学生才能被分班，不符合要求的学生仍然留在右边未分班学生列表中。4. 升级操作上面窗口中，“确定操作”和“自动更新班级”选项一般情况下处于选中状态。特别提醒：当班级数目不吻合时（例如一年级有5个班，二年级有4个班），一定要到“学校信息”模块中重新设定班级的数目，否则，会造成班级的丢失。5. 导出学生基本数据在导出学生基本数据之前，先选择是导给班主任，还是导给校医。 （1）点击“导出给班主任”后出现下面窗口，分别点击年级和班级的下拉列表框，选择好导出的年级和班级。单击“下一步”进入第二步。点击开始后出现选择保存导出文件路径的对话框，用户确定好保存文件的路径后，成功导出后，系统会提示用户导出文件的文件名和存放位置。（2）选择“导出给校医”后出现以下窗口。“确定”之后同样需要用户指定存放文件的位置。导出成功后就出现以下窗口，提示用户导出文件的存放位置和文件名，以备下次导入使用。6. 导入被导出学生基本数据点击下拉列表框选择要导入的数据是班主任数据还是校医数据，单击确定，出现对话框让用户从中选择要导入的数据。如下图所示：导入成功会出现以下窗口：四、学籍变动1. 学籍变动管理（1）当某学生由于修学、复学、转学、借读、退学、辍学等原因而发生学籍变动的时候，就需要用到此窗口。选择了某个学籍变动原因之后，出现以下窗口，点击“保存”，该学籍变动情况就存进系统数据库。保存信息完毕之后，系统会提示用户将该变动情况信息上传到地市教委服务器上，如下图所示：（2）该窗口中工具栏最左边的“检索学生”按钮的操作跟学生学籍基本信息管理中的“检索学生”的操作一样，用户操作可以参照进行。（3）关于变动报表。点击“变动报表”，进入下面的窗口中：选择“学籍变动情况一览”，系统就会将发生在“开始时间”和“结束时间”之间的所有学籍变动罗列出来。选择“学籍变动情况统计”，系统就会将某一学年（用户自己选择）中各个班级发生的学籍变动的人数做一个统计，罗列出来。2. 上传、下载变动申请（1）当学生需要转学、休学等的时候，需要经过上级教育局的审核。（2）对经过上级教育局审核过的，并且批准变动的申请，可以打印相应的凭证。3. 转入、借入学生当某学生从其它学校转入或者借入时，将向本校提供从原学校导出的学籍文件，用户直接将此文件导入到本地数据库中即可。选择好文件之后，文件的路径和文件名将会出现在“选择学生学籍文件”文本框中，如下图所示：此时点击“导入学生学籍”按钮，成功会出现下面对话框：4. 转出、借出学生当某个学生从本学校转出、借出时，就必须将该学生的学籍信息同时导出去，以备其他学校导入使用。导出过程如下所示：导出成功后会出现下面的窗口，窗口中提示用户导出文件的存放位置和文件名。五、资料统计该功能主要用于各种数据的统计和打印。六、系统管理1. 系统安全该窗口用于创建新的组和用户，并对他们的权限进行设置。系统默认有5个组，如下图所示，从系统管理员到班主任。用户可以根据自己的需要添加新的组。一般而言，从系统管理员到班主任的权限越来越小，但是可以根据实际的情况进行调整设置。(1) 新建一个组。步骤如下：用鼠标点击上图左边框中的“组”，这时在右边框中将显示目前系统中所有的组。点击工具栏上的“新建”图标按钮，出现以下窗口。点击“添加”按钮向该组中添加用户。单击“确定”完成添加。(2)修改组的属性（权限）。 选中某一个组（例如：系统管理员）；单击工具栏上的“属性”图标按钮，出现与“新建组”同样的窗口。或者直接在某个组名称上面双击，同样会出现属性设置的窗口。(3)删除一个组。单击选中某个组。单击工具栏上的“删除”图标按钮，出现提示是否真的删除的窗口。确认删除。(4)新建一个用户。在左边框中点击“用户”。点击工具栏上的“新建”图标按钮。在下图中填入相关信息，“创建”完成用户的添加。(5)设置用户属性。单击选中某个用户。点击工具栏上的“属性”图标按钮。或者在某个用户上双击，也会出现下面的窗口。在上图中修改用户的属性。在“隶属于”选项卡中可以添加删除该用户所属于的组。(6) 删除用户：参照组的删除操作。2. 系统日志通过该系统日志查看器，用户可以很方便的掌握系统的使用情况，主要包括系统日志、学籍变动日志、用户日志、数据导入日志。并且用户可以清除无用的日志信息，以及导出日志信息。（方法是通过点击“操作”菜单选择“清除”或“导出”）。3. 上报学籍数据该功能用于将本地的数据上传到远程的数据库中，在上传之前可以设置服务器的相关信息，通过点击“设置服务器”按钮来完成，并且可以测试连接情况，要查看连接的详细情况，就点击“详细信息”。点“开始”开始上传数据，进度条显示上传的进度情况。4. 数据备份为了防止意外的发生，需要对系统数据定期备份。在下图中选择好备份文件的存放路径，并输入好文件名。为下次数据恢复做好准备。5. 口令更改用户在此窗口中可以修改自己的密码，为了系统的安全性，建议用户经常修改密码。如果忘记了密码，及时与系统管理员联系。6. 系统设置该窗口用于设置学校所在的市、县信息。点击“确定”保存至数据库中。7. 数据恢复当系统由于误操作等原因而发生数据丢失等情况时，需要用到数据恢复这一功能。该功能与系统安装文件处于同一个目录下，打开该功能，如下图所示：窗口中有3个选项卡：恢复数据库，原始数据库，修改密码。（1）恢复数据库用来将上一次备份的文件恢复过来，即回到上一次备份的数据库状态。（2）原始数据库用来清空数据库，由于该操作会使数据库中的数据丢失，所以实行该操作时一定要慎重考虑。该操作一般用于初始化数据库失败时使用。（3）修改密码用于修改“数据恢复”功能的密码，而不是“学籍管理”系统的密码。七、证表打印该功能用于各种证表的打印，包括：义务教育入学通知书、同意接受转学/借读证明、复学通知书、小学修业证书、毕业证书、义务教育证书、中小学生健康检查表、成绩证明。第三部分、学籍信息采集工具帮助文档一、 功能简介在学生学籍信息管理系统中，有很多关于学生学籍的信息，学籍管理员不可能直接掌握这些信息的来源，他们需要从各个班主任和校医那里将每个班学生的信息收集过来。而让班主任一个人收集全班同学的方方面面的信息，也是一件麻烦的事情，这时，班主任就需要从每个任课老师那里收集学生的单方面的信息（主要是每一门课程的成绩）。他们之间的关系可以用下图来表示：在上图中，学籍管理员和班主任之间，班主任和任课老师之间，学籍管理员和校医之间传递的学籍文件就是通过这个学籍数据收集工具来处理的。二、 学籍管理员的操作学籍管理员主要做的工作就是：1.在学籍管理系统中导出学籍文件。2.把该学籍文件交给班主任和校医。3.从班主任那里和校医收回处理过学籍文件。4.将收集过来的学籍文件导入学籍管理系统中。注意：导入和导出学籍文件的操作都在学籍管理系统中进行，用户可以参考学籍管理系统帮助文件中关于导出、导入学籍文件那一部分。三、 班主任的操作1. 从学籍管理员那里获得本班级的学籍文件。2. 运行tool.exe，打开学籍收集工具，如下图所示。3. 导入学籍文件，对本班的学籍信息进行编辑修改，具体操作见下图：4. 将学籍文件导给任课老师，步骤如下：5. 从任课老师处合并数据。如下所示：6. 审核任课老师递交的成绩，将处理过的本班学籍文件送交学籍管理员。四、 任课老师的操作1. 从班主任那里获得自己所任课的学籍文件。2. 打开该工具，连接学籍文件。具体操作步骤见下图：3. 编辑自己课程的成绩信息，如下：编辑完成之后一定要点击“确定”保存信息，成功会出现下面的提示：4. 将处理好的学籍文件送交班主任。五、 校医的操作1. 从学籍管理员那里获得导给校医使用的学籍文件。2. 运行tool.exe，打开该学籍信息收集工具。3. 连接获得的学籍文件。如下图所示：4. 编辑学籍信息（健康信息），如下：保存信息之后，会出现下面的提示：5. 将处理好的学籍文件送交学籍管理员。第四部分、学校编号及其他说明一、 输入密码，先用系统管理员登录，用户名为admin，密码为1。二、 进入主窗体后，先点击学校按钮，设置学校信息，设置格式为（注：只有admin用户能修改）：.学校编号示例： 3201XXYZAAA 具体如下：例32010221005 XX两位表示县，具体如下（以南京市为例）：02 玄武区03 白下区04 秦淮区05 建邺区06 鼓楼区07 下关区11 浦口区12 大厂区13 栖霞区14 雨花区21 江宁区22 江浦县23 六合县24 溧水县25 高淳县 Y表示类型，具体如下 1幼儿园 2小学 3九年一贯制 4初中 8特教 Z表示性质，具体如下 1公办学校 2民办学校 3国有民营(公办民助) 4企事业办学校 AAA表示学校号码（不要重复），具体如下 100以内是县镇学校 100以后是农村学校 以下为各市县的代码： 320000江苏省320100南京市320102 玄武区320103 白下区320104 秦淮区320105 建邺区320106 鼓楼区320107 下关区320111 浦口区320112 大厂区320113 栖霞区320114 雨花区320121 江宁区320122 江浦县320123 六合县320124 溧水县320125 高淳县320200无锡市320202 崇安区320204 南长区320203 北塘区320205 滨湖区320206 新 区320207 惠山区320208 锡山区320221 江阴市320223 宜兴市320300徐州市320302 鼓楼区320303 云龙区320304 九里区320305 贾汪区320311 泉山区320321 丰 县320322 沛 县320323 铜山县320324 睢宁县320325 邳州市320326 新沂市320400常州市320402 天宁区320404 钟楼区320405 戚墅堰320406 新 区320411 郊 区320421 武进市320422 金坛市320423 溧阳市320500苏州市320502 沧浪区320503 平江区320504 金阊区320511 虎丘区320512 相城区320513 吴中区320508 新 区320509 工业园320520 常熟市320521 张家港320522 太仓市320523 昆山市320525 吴江市320600南通市320602 崇川区320603 港闸区320621 海安县320622 如皋市320623 如东县320624 通州市320625 海门市320626 启东市320700连云港市320702 新浦区320703 连云区320705 海州区320721 赣榆县320722 东海县320723 灌云县320724 灌南县320800淮安市320802 清河区320811 清浦区320821 淮阴区320826 涟水县320828 楚州区320829 洪泽县320830 盱眙县320831 金湖 320900盐城市320902 城 区320920 盐都县320921 响水县320922 滨海县320923 阜宁县320924 射阳县320925 建湖县320926 大丰县320927 东台市321000扬州市321002 广陵区321003 邗江区321004 新城区321011 郊 区321084 高邮市321023 宝应县321088 江都市321081 仪征市321100镇江市321102 京口区321111 润州区321121 丹徒区321122 丹阳市321123 句容市321124 扬中市321200泰州市321202 海陵区321203 高港区321220 靖江市321221 泰兴市321222 姜堰市321223 兴化市321300宿迁市321302 宿城区321320 宿豫县321321 沭阳县321322 泗阳县321323 泗洪县请务必设对，其余的项按照真实情况填好。三、 设好班级信息点击班级设置按钮，进入班级设置窗体后，选中年级，然后点设置班级按钮，输入年级数即可。四、 您可以在系统管理中增加组和用户加入组。五、 学生数据的导入我们采用Excel表来采集数据其中以下字段是必须的学籍号码姓名性别出生日期民族班级入学年份学籍号码的输入格式为：姓名的输入格式为：输入名字即可例：方亚伟性别的输入格式为：男或女出生日期的输入格式为：YYYY-MM-DD 例：1991-5-71991-10-11班级的输入格式为：直接输入所在班的数字即可。例一班的输入1二班的输入2入学年份的格式为：输入这个学生入学的年数例2003年入学的输入2003下面给出一个完整的例子：其中A-G字段为必要的，H后面的为可选的六、 具体操作请进学生学籍信息第五部分、软件开发单位介绍南京天合教育信息咨询有限公司1， 公司简介南京天合教育信息咨询有限公司是主要从事软件开发、电子政务、电子商务、网站建设、系统集成的高技术公司，与东南大学和南京师范大学有着良好的合作关系，其研发中心设在东南大学，学籍管理软件的全省技术支持中心设在南京师范大学。公司致力于为各行各业提供先进、可靠的从Intranet（内联网）到Internet（国际互联网）全套信息网络解决方案等。公司拥有大批资深的专业技术人员、企业咨询顾问和项目管理专家，具有多年从事IT、ERP、MIS、CRM、电子政务、电子商务等开发经验的高级专业人才，建立了规范化的开发、咨询、销售和服务体系。开发软件的工程师均出自全国各名牌大学计算机专业，具有独立开发、系统分析与合作能力，并拥有丰富的开发项目经验。公司一贯基于先进的项目管理和知识管理模式，以国际最新最先进的技术为后盾，为客户提供一流的产品和服务。南京天合教育信息咨询有限公司保证为客户提供高质量的安装、培训、维护和技术支持服务。公司期望与客户保持长期关系，不断提供最新升级的系统版本以及卓有成效的技术支持，再培训和咨询服务。协助用户通过使用公司的各种系统而获得最大的经济效益。2， 主要业务南京天合教育信息咨询公司是Internet时代专业的电子商务和应用服务提供商（ESP/ASP），集各行业