04BF-ZHGL-004 宴会管理办法.doc

绿城物业服务集团有限公司宴会管理办法GT-BF-ZHGL-004-2012（A0）1 目的为规范绿城物业服务集团有限公司（以下简称集团）宴会管理，强化宴会纪律，提升集团形象，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于集团职能部门，在杭区域、分子公司遵照执行，专业公司参照执行。3 职责3.1 归口管理部门：集团宴会的归口管理部门为集团综合管理部；各职能系统宴会的归口管理部门为该系统职能部门；在杭区域、分子公司、专业公司宴会归口管理部门为其综合管理部。3.2 归口管理部门主要职责为：负责组织、筹备、管理宴会，如迎新宴会、迎春宴会、中秋宴会、重大内部会议宴会、重大的接待宴会及其他重要宴会等；负责协办其他职能系统（部门）的各类大型宴会；负责根据宴会的规模、规格设置或协助设置总协调人、工作人员、补位人员，明确相应的职责分工，并严格监督执行；负责确定宴会现场每桌桌长，并与桌长及时做好沟通联络工作；负责编制、审核宴会方案及宴会费用预算。4 工作流程4.1 宴会工作人员集团宴会工作人员主要由集团综合管理部及其他职能部门或相关人员组成；各职能系统宴会工作人员主要由各职能部门人员组成并及时与集团综合管理部做好沟通协调工作；在杭区域、分子公司、专业公司宴会由本单位综合管理部人员组成。按职能分工主要划分为总协调人、工作人员、补位人员三种类型。4.1.1 总协调人4.1.1.1 总协调人的产生：a）集团宴会的总协调人由集团综合管理部分管领导担任；b）各职能系统主办的宴会总协调人由各职能系统分管领导担任；c）在杭区域、分子公司、专业公司宴会的总协调人由各总经理指定人员担任。4.1.1.2 总协调人的职责：a）负责综合协调、布置宴会各项具体事项；b）负责统一调度、安排工作人员；c）负责协调宴会办理的各单位/部门，召集联系碰头会；d）负责及时处理宴会各项突发事项。4.1.2 工作人员4.1.2.1 工作人员的产生：a）集团宴会的工作人员，由综合管理部会务接待人员及相关人员组成，必要时可抽调其他职能部门人员协助。b）各职能系统主办宴会的工作人员，由该职能系统人员、综合管理部相关人员组成；必要时可抽调其他职能部门、所属单位相关人员协助；c）在杭区域、分子公司、专业公司宴会的工作人员主要由本单位综合管理部人员组成，必要时可以抽调其他部门的相关人员协助。4.1.2.2 工作人员的职责：a）负责认真、及时落实总协调人布置的相关事项；b）负责及时将意外事项告知总协调人并协助解决；c）负责做好宴会现场服务工作；d）负责做好与其他工作人员的协同、补位等工作。4.1.3 补位人员4.1.3.1 补位人员的产生：a）集团宴会的补位人员，由集团综合管理部分管领导或负责人指定专门人员担任；b）各职能系统主办的宴会的补位人员，由总协调人指定专门人员担任；c）在杭区域、分子公司、专业公司宴会的补位人员由本单位综合管理部人员担任。4.1.3.2 补位人员的职责：a）负责全面审视宴会流程、宴会现场，查漏补缺；b）负责及时将重大意外事项告知总协调人、工作人员或桌长并协助解决；c）负责及时做好补位工作。4.1.4 宴会现场实行桌长负责制。4.1.4.1 桌长的产生：a）集团宴会的桌长一般由集团领导和所属单位、部门领导担任；b）各职能系统宴会的桌长由职能系统领导和下属单位职能部门领导担任；c）在杭区域、分子公司、专业公司宴会的桌长由本单位总经理和主要负责人担任。4.1.4.2 桌长的职责：a）负责监督本桌人员按规定时间到位、就座；b）负责维护本桌秩序；c）负责组织本桌人员起立迎接客人、领导；d）负责按顺序组织本桌人员向领导、客人、同事等的敬酒事宜；e）负责敬酒后及时将本桌人员带回原位；f）负责组织本桌人员配合调动现场气氛；g）负责组织本桌人员迎接领导敬酒；h）负责安排、照顾本桌醉酒人员；i）负责组织本桌人员起立欢送客人、领导；j）负责组织本桌人员在领导离席后有序退场；k）负责及时做好本桌的补位工作；l）桌长应严格履行职责，并对本桌人员的违纪行为负连带责任。4.2 宴会的类型4.2.1 节日宴会，主要包括迎新宴会、迎春宴会、中秋宴会、司庆宴会等；主要由集团综合管理部负责组织、协调，集团其他职能部门、在杭区域、分子公司、专业公司协助。4.2.2 会议宴会分为内部会议宴会和外部会议宴会。4.2.2.1 内部会议宴会，是指因工作需要召开的重要会议（如总经理办公会、新员工培训会、项目重大评审会等）中的正式宴会；由集团综合管理部和相关职能部门共同组织。4.2.2.2 外部会议宴会，是指集团邀请客户、政府主管部门、行业管理部门、新闻媒体、合作伙伴等参加的会议（如外联会等）宴会；由集团相关职能部门主办，集团综合管理部协办。4.2.3 接待宴会是指日常公司接待过程中的宴会。由集团相关职能部门主办，集团综合管理部协办。4.2.4 其他宴会是指欢送宴会等，由集团相关职能部门、综合管理部共同组织。4.3 宴会接待流程4.3.1 宴会前，是指从宴会筹备、组织、演习到宴会开始时迎宾、引座的过程。这一阶段主要做好以下工作：4.3.1.1 确定宴会内容、时间、地点；4.3.1.2 确定宴会参加人员；4.3.1.3 明确宴会工作小组成员（总协调人、工作人员、补位人员）及其职责分工；4.3.1.4 排定桌次、席位，明确桌长；4.3.1.5 确定就餐标准、菜单；4.3.1.6 确定宴会现场布置事项；4.3.1.7 安排好接送车辆；4.3.1.8 若需安排节目，则明确主持人和节目；4.3.1.9 制定应急方案；4.3.1.10 做好费用预算；4.3.1.11 报批宴会方案；4.3.1.12 执行经公司领导批准的宴会方案；4.3.1.13 协调好宴会所在酒店各项事宜；4.3.1.14 宴会前演习；4.3.1.15 工作人员提前在宴会主入口迎宾，并安排专人把好电梯；4.3.1.16 工作人员引座，贵宾、领导安排专人引座；4.3.1.17 确定参加宴会人员准时入场就座；4.3.1.18 若有特殊情况，及时启动并实施应急方案。4.3.2 宴会中，是指从宴会正式开始到全体人员退场的整个过程。这一阶段主要做好以下工作：4.3.2.1 组织宴会现场全体参加人员起立迎接客人、领导4.3.2.2 做好敬酒组织工作，安排各桌次有序敬酒；4.3.2.3 关注各桌次酒菜数量，及时增补；4.3.2.4 做好节目组织与主持工作；4.3.2.5 协助调动现场气氛；4.3.2.6 现场查漏补缺，及时做好补位工作；4.3.2.7 提前安排好接送车辆；4.3.2.8 对宴会中醉酒、身体不适人员酌情予以妥善安排；4.3.2.9 安排专人引导客人、领导离席，并组织全体参加宴会人员起立欢送；4.3.2.10 组织全体参加宴会人员有序退场；4.3.2.11 若有特殊情况，则及时实施应急方案。4.3.3 宴会后，是指全体参加宴会人员退场后至工作人员全部离场的过程。这一阶段主要做好以下工作：4.3.3.1 主办单位、部门或接待部门需安排人员主动搀扶外邀嘉宾中年龄较大的或醉酒人员安全退场；4.3.3.2 清理现场，归置剩余酒水等，查看是否有遗漏物品并将全部剩余物品装车带回；4.3.3.3 督促酒店服务人员在现场清理完毕后方可开始收拾桌子；4.3.3.4 认真查对帐单并结帐；4.3.3.5 做好宴会总结工作；4.3.3.6 对宴会上发生的无故离席、提前退场等重大事件进行通报，并将通报直接发至桌长。4.4 宴会纪律4.4.1 所有员工不得无故缺席集团宴会；4.4.2 若因特别事项需延迟到席、离席或缺席的，须提前向集团董事长或其授权人事先书面请假，准假后及时告知宴会主办部门；4.4.3 所有参加宴会人员必须准时、有序入场、就座；4.4.4 宴会工作人员和桌长必须维持好宴会现场秩序；4.4.5 宴会主持人