办公自动化系统需求分析说明书.doc

1 113 项目号 版本 1 0 办公自动化系统办公自动化系统 需求规格说明书需求规格说明书 20172017 年年 7 7 月月 6 6 日日 2 113 版本历史版本历史 日期日期版本版本说明说明作者作者 3 113 目目 录录 1 引言引言 7 1 1 编写目的 7 1 2 系统简介 7 1 3 适用范围 7 2 业务需求综述业务需求综述 7 2 1 业务需求背景 7 2 2 存在的主要问题 8 2 3 用户类别与特征 9 2 4 系统功能结构图 17 3 业务需求业务需求 21 3 1 公文管理 21 3 1 1 公文概述 21 3 1 2 请示公文 24 3 1 3 机关发文 31 3 1 4 阅办单 37 3 1 5 传阅单 47 3 1 6 部门传阅 55 3 1 7 局属单位报文 61 3 1 8 局属单位收文 68 3 1 9 局属单位报文 临时 74 3 1 10 公文公共功能 75 3 1 11 待办事宜提醒 有 82 3 1 12 工作委托 有 83 3 1 13 催办 84 3 1 14 自动标引 85 3 1 15 文号管理 86 3 1 16 消息提醒 87 4 113 3 1 17 公文交换 88 3 1 18 公文查询 92 3 1 19 公文统计 97 3 1 20 公文模板管理 98 3 1 21 常用语管理 99 3 2 流程管理 有 99 3 2 1 流程定制 99 3 2 2 流程监控 有 100 3 3 督办管理 100 3 3 1 业务功能 100 3 4 辅助办公 100 3 4 1 业务功能 100 3 5 协同办公 101 3 5 1 业务功能 101 3 6 移动办公 有 101 3 6 1 业务功能 101 3 7 报文批示 101 3 7 1 业务流程 101 3 7 2 业务功能 102 3 8 电子印章 105 3 8 1 业务功能 105 3 9 信息管理 105 3 9 1 业务流程 105 3 9 2 业务功能 105 3 10 行政管理 有 109 3 10 1 业务功能 109 3 11 会议管理 有 110 3 11 1 业务功能 110 3 12 知识管理 有 110 3 12 1 业务功能 110 5 113 3 13 功能定制 有 110 3 13 1 业务功能 110 3 14 用户授权 有 111 3 14 1 业务功能 111 3 15 虚拟组织 有 111 3 15 1 业务功能 111 3 16 日志管理 111 3 16 1 业务功能 111 3 17 数据备份 112 3 17 1 业务功能 112 4 非功能需求非功能需求 112 4 1 性能需求 112 4 2 扩展性需求 112 4 3 稳定性需求 113 4 4 安全性需求 113 4 5 部署需求 113 4 6 数据迁移需求 113 5 软硬件环境需求软硬件环境需求 113 5 1 硬件环境 113 5 2 软件环境 114 6 接口需求接口需求 114 6 1 界面需求 114 6 2 硬件接口 114 6 3 软件接口 114 7 附件附件 115 7 1 附件 1 115 6 113 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 本文档作为某局与万达信息之间就 某局办公自动化系统 需求理解达成一致共识的基 础文件 作为双方界定项目范围 系统验收的主要基础 也作为本项目 某局办公自动化系 统 验收的主要依据 同时 本文档也作为项目研发后继工作开展的基础 供双方项目主管 负责人 项目经理 技术开发人员 测试人员等理解需求之用 1 2 系统简介系统简介 项目名称 某局办公自动化系统升级改造项目 系统名称 某局办公自动化系统 1 3 适用范围适用范围 本文档适用于所有与本项目有关的软件开发阶段及其相关人员 其中 用户方面的项目 负责人 乙方项目经理 技术开发人员 包括分析人员 设计人员 程序人员 测试人员 应重点阅读本文档各部分 其他人员可选择性阅读本文档 2 业务需求综述业务需求综述 2 1 业务需求背景业务需求背景 中国外文出版发行事业局 简称 某局 是中共中央所属事业单位 是承担党和国家 对外宣传任务的重要机构 是我国最大的对外书刊宣传出版基地 某局办公自动化系统自 2007 年 7 月开始建设 共实施了两期 一期项目于 2007 年 7 月 由某局信息技术中心与北京慧点科技开发有限公司合作开发 与 2009 年 5 月建设完成并正 7 113 式上线运行 主要用于局机关内部的公文管理等 办公自动化系统二期项目于 2009 年 12 月 与北京慧点科技开发有限公司签订合同后开始实施 于 2010 年 5 月上线运行 主要用于国 图总公司 北京周报社 对外传播研究中心和信息技术中心等局属 4 家试点单位内部的公文 管理等 某局办公自动化系统上线运行以来 给传统的行政办公方式带来了革命性的改变 电子 公文极大地提升了行政办公效率 人工递送收发公文的工作方法不复存在 电子公文也带来 了很多传统纸质公文无法使用的管理办法 电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率 更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代 为最终用户节约了大量办公时间 减 轻了工作负担 为了实现某局的战略发展目标 必须加快信息化建设的步伐 充分利用信息技术 进一 步改变传统的工作模式 增加规范性 强化内部管理和监督 提高办公效率和质量 需要在 原有办公自动化系统的基础上实现协同办公 在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公 环境 支持高效的业务协作和信息共享 2 2 存在的主要问题存在的主要问题 随着时代的发展 技术水平的提高和对系统业务更深入的理解 现有 OA 系统日益 暴露出早期系统存在的不足与技术缺陷 已经越来越无法满足现在的工作需要 系统亟 待升级 目前系统存在的问题主要有 结构功能 1 现在的 OA 系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据结构 目前的系统已经无法继续扩展至某局所有局属单位都能使用 2 系统管理模块不支持多级管理员模式 系统中只有一个超级管理员 这样的管理 模式使得管理员过多介入业务工作 同时由于管理员获取各单位人员信息变更情 况相对滞后 导致了权限的分配不够及时准确 3 OA 系统中虽然包含了查询统计功能模块 但是统计项目不够科学 无法从统计 结果中提取到更有利用价值的数据 系统性能 4 OA 系统不支持移动设备 不能实现移动办公 在个别用户特别是领导岗位用户 8 113 外出时 只能由管理员手工录入领导批示等信息 增加了操作环节 延误了公文 流转时间 5 人员岗位变更时 不能仅调整需要变更的人员 而要将全部相关人员进行变更 工作量大且容易造成操作失误 且变更人员较多时会造成系统宕机 客户端 6 由于 weboffice 控件的原因 如果在公文流转过程中 由于某人机器浏览器的问题 可能造成公文的损坏 无法进行恢复 且只能重新发起流程 重新走一遍已有过 程 7 对主流的浏览器支持存在较多问题 比较典型的有 360 浏览器升级后无法正常显 示 OA 系统页面 安装 IE 工具栏插件后无法提交或显示正文附件等 2 3 用户用户类别与特征类别与特征 1 1 组织机构组织机构 某局组织机构包括局机关 局属单位和海外机构 局机关有 8 大部室 局属单位有 20 家 海外机构有 21 家 此次系统上线运行包括局机关和 20 家局属单位 中国外文局 局机关直属单位海外机构 办公室 北京周报社 人民画报社 加拿大中国图 书有限公司 办公室 中国书刊社 旧金山 和平图书有限 公司 香港 人民中国杂志 社 人事部 总编室 9 113 2 2 局机关用户角色类别局机关用户角色类别 系统业务角色主要分为局机关业务角色和局属单位业务角色 系统根据登录人所属 的角色不同呈现不同的权限和功能 局领导 局长秘 书 办公室 主任 办公室 文秘 部室主 任 部室文 秘 处长 职员校对员 打印员 附印员 归档员 系统管 理员 3 3 局机关角色的功能局机关角色的功能 局机关角色类别 10 113 局领导 请示公文 报文批示 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 11 113 局领导秘书 请示公文 报文批示 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 办公室主任 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 12 113 办公室文秘 公文交换 文号管理 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 公文查询 13 113 部室文秘 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 文号管理 部室主任 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 14 113 处长 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 4 4 局属单位角色类别局属单位角色类别 单位领 导 办公室 主任 办公室 文秘 部室主 任 职员 校对员 打印员 归档员 二级系 统管理 员 附印员 局属单位角色类别 15 113 5 5 局属单位角色的功能局属单位角色的功能 局属单位领导收文 报文 局属单位办公室主任收文 报文 局属单位办公室文秘 收文 报文 公文查询 公文交换 2 4 系统功能结构图系统功能结构图 1 1 系统总体结构系统总体结构 16 113 某局办公自动化系统 分为六大功能模块 分别是公文管理 公文查询 公文统计 辅助办 公 行政办公 系统管理 每个功能模块包含若干个子功能模块 见下图 外文局办公自动化系统 公文管理公文查询行政办公系统管理公文统计辅助办公 2 2 子功能模块结构子功能模块结构 发 文 管 理 请 示 公 文 管 理 阅 办 公 文 管 理 传 阅 公 文 管 理 部 室 传 阅 公 文 管 理 报 文 管 理 收 文 管 理 公 文 交 换 公文管理 17 113 公文查询 个 人 在 办 查 询 个 人 办 结 查 询 部 门 在 办 查 询 部 门 办 结 查 询 机 关 在 办 查 询 机 关 办 结 查 询 全 部 公 文 查 询 局 领 导 待 办 公 文 查 询 下 属 单 位 领 导 待 办 公 文 查 询 按 文 种 统 计 公文统计 按 部 门 统 计 按 文 号 统 计 18 113 辅助办公 督 办 管 理 催 办 工 作 委 托 消 息 提 醒 待 办 事 宜 流 程 监 控 报 文 批 示 移 动 办 公 信 息 管 理 行政办公管理 会 议 管 理 办 公 用 品 管 理 请 假 申 请 出 差 申 请 物 品 申 请 采 购 申 请 接 待 申 请 采 购 申 请 报 销 申 请 知 识 管 理 19 113 系统管理 人 管 理 员 流 程 定 制 权 限 管 理 常 用 语 管 理 文 号 管 理 公 文 模 板 管 理 日 志 查 询 数 据 备 份 数 据 字 典 3 业务需求业务需求 3 1 公文管理公文管理 3 1 1 公文概述公文概述 公文分为两大类 收文和发文 某局公文管理分为 7 种公文类型 局机关的分别是 请 示公文 发文 阅办 部门传阅 文件传阅 局属单位的是 局属单位报文 局属单位收文 其中请示公文 发文和报文属于是发文类型 阅办 部门传阅 文件传阅和局属单位收文属 于收文类型 但是每种公文的表单样式和流程有所不同 其他操作形式基本相同 发文主页面分为发文表单 发文正文 流转记录 3 个选项卡 可以考虑增加基本信息选 项卡 发文表单包括表单 保存按钮 打印按钮 转件按钮 发文正文包括 Word 文档的 修订 版本查阅 文档模板 公文关联 上传多个附件 打印按钮 流转记录包括公文的整 个流转信息 基本格式如下图 20 113 附件在正文的下方 收文主页面分为收文表单 收文正文 流转记录 3 个选项卡 可以考虑增加基本信息选 21 113 项卡 收文表单包括表单 保存按钮 打印按钮 转件按钮 正文包括公文关联 文件管 理 流转记录包括公文的整个流转信息 基本格式如下图 22 113 3 1 2 请示公文请示公文 3 1 2 1 业务流程业务流程 23 113 其他局领导 顺签 主管局领导 批示 归档人 归档 局长秘书 办理 拟稿人 办结 部室文秘 文秘分办 部室领导 部室核稿 处室负责人 核稿 拟稿人 拟稿 部室文秘 分办 会签部室文秘 分办 部室主任 主办处长处室职员 其他处长 处室职员 部室文秘 部室文秘 其他处室负责人 核稿 其他部室领导 部室核稿 其他处室负责人 核稿 其他部室领导 部室核稿 24 113 3 1 2 2 业务功能业务功能 请示公文办理环节的功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑主办处核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 处室负责 人 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主办部室领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 部室主任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑备注部分 部室文秘 分办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 局长秘书 分办 表单1 编辑主管领导批示 其他领导批示 备注部分 2 登录人名字和时间不带出来 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 25 113 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 局领导 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他局领 导 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 编辑备注部分 部室文秘 分办 正文1 浏览 表单1 浏览 拟稿人 办结 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 编辑备注部分 会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑相关部室会签部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单浏览部室文秘 正文浏览 26 113 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 2 3 业务表单业务表单 请示公文表单样式 27 113 事由 主办部室领导签批 中国外文出版发行事业局内部请示 报告稿纸 主管领导批示 XXXXXXXX 拟稿人 XXXXXX XXXXXXXX 其他领导意见 XXXXXXXX 备注 落办情况 XXXXXXXX 审批记录 主办处核稿 XXXXXX 相关部室会签 协助 XXXXXXXXXXXXXXXX 正文样式 参考 28 113 流转记录样式 29 113 3 1 3 机关发文机关发文 3 1 3 1 业务流程业务流程 30 113 拟稿人 拟稿 归档人员 归档 拟稿人 办结 其他局领导 局领导批示 主管局领导 局领导批示 局长秘书 局长秘书办理 办公室领导 办公室核稿 办公室文秘 办公室分办 会签部室文秘 会签 部室发文编号 部室文秘 部室文秘 文秘分办 部室领导 部室核稿 处室负责人 处核稿 办公室文秘 发文编号 排版打字员 排版打字 拟稿人 校对 办公室文秘 复核 打印员 打字室打印 主办处长处室职员 其他处长 处室职员 部室文秘 部室主任 部室文秘 部室附印 部室文秘 办公室附印 办公室文秘 说明 说明 发文环节第 4 步部室文秘分办 如果部室文秘是办公室文秘 就可以直接转给局长秘书 31 113 3 1 3 2 业务功能业务功能 发文办理环节的功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 4 紧急程度可选 默认普通 5 机密等级可选 默认普通 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑主办部门核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修 改事由 处室负责 人正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主办部室领导核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 部室主任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 部室文秘 分办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑办公室审核部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 32 113 表单1 编辑签发部分 2 先写的意见在上面 后写的意见在下面 3 不 能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 局秘书 分 办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑签发部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见 在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自 己的意见 局领导 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单2 编辑处理结果部分 2 生成文号 3 编辑份数 4 编辑并可选 主送 抄送机关部分 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 办公室文 秘 发文编 号 正文1 编辑正文 表单1 显示打字员 排版打字 员正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 显示校对人员 校对员正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 显示复核人员 办公室文 秘 复核 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 浏览打印员 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 编辑处理结果办公室文 秘 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 33 113 3 浏览附件 表单1 浏览 正文1 浏览 拟稿人 办 结 操作1 选择主送单位和抄送单位 会签部分会签部分 表单浏览会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑机关部室会签部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单浏览部室文秘 正文浏览 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 部室分办部分部室分办部分 表单1 编辑处理结果 部室文秘 发文 正文浏览 表单1 编辑处理结果 部室文秘 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子印章 3 浏览附件 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 3 3 业务表单业务表单 发文表单如下 34 113 机密等级 XXXXX 签发 主办部门核稿 机关部室会签 办公室审核 文 号 XXXXXXXX字 XXXX XXX号 份数 XX 紧急程度 XXXXXXX 主送机关 抄送机关 处理结果 落办情况 中国外文出版发行事业局发文稿纸 主办部室领导核稿 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 事 由 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 拟稿人 时 间 XXXXXX XXXXXX 打字 XXX校对 XXX复核 XXX 审批记录 35 113 3 1 4 阅办单阅办单 3 1 4 1 业务流程业务流程 36 113 开始 办公室文秘 局长秘书 局长秘 书办理 主管局领导 局领 导签批 其他局领导 归档人员 归档 结束 主办处长 处长签 批 主办处长 部室文秘 局长秘书 办公室主任签批 办公室文秘 文秘 分办 部室文秘 文秘分 办 直接给局领导 部室主任签批 人员限制为1个 历史参与者优先 其他部室文秘其他部室文秘 部室主任 主办处长主办处长本部室文秘 协同 职员传阅 人员限制为1个 列出8个部室文秘 只能选择一个 人员限制1个 主办部室文秘 传阅 历史参与者优先 部室主任 部室文秘 文秘分 办 部室文秘职员职员 处长 处长 部室主任 职员职员 部室文秘 局长秘书 人员限制为1个 其他局领导 主办部室文秘 本部室文秘 处长职员 职员 8个部室文秘 办理 并发传阅 本部室人员并发传阅 8部室文秘 本部室人员 并发传阅不走流程 并发传阅不走流程 主办部室文秘 办结 8个部室文秘 本部室人员并发阅知不走流程 局秘办结 部室文秘 办结 37 113 主办部室文秘 文秘分办 主办部室主任签批 会签部室文秘 部室主任 主办处长主办处长本部室文秘 协同 职员传阅 人员限制为1个 主办部室文秘 本部室文秘 处长职员 职员 部室会签流程 说明 说明 主办部室文秘 办结 环节 文秘可以发起并发传阅给本部室人员 也可以发给其他 部室文秘 其他部室文秘可以并发传阅给本部室人员 部室人员阅毕后要能够反馈给部 室文秘以表示阅知 部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况 在发起并发传阅的过 程时 不能影响主流程继续向下办理 3 1 4 2 业务功能业务功能 阅办办理环节功能描述 38 113 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 收文编号样式如下 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可 维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 内 部来文时 3 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 外部来文时 4 来文时间提取服务器时间 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 拟稿人 局办公室 文秘 操作2 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑阅办意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 主办部室 文秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见部分 2 自动提取名字和时间 部室主任 签批 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 部室文秘 分办 正文1 浏览 处长 表单1 编辑主办部门意见部分 先写的意见在上面 后写的意见在下面 2 自动提取名字和时间 39 113 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见部分 先写的意见在上面 后写的意见在下面 2 自动提取名字和时间 职员 正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示 其他领导批示 处理结果部分 局长秘书 分办 正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 局领导 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 主办部室 文秘 办结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人员 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单浏览会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑协办部门意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单编辑处理结果 部室文秘 正文浏览 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 并发传阅部分并发传阅部分 40 113 表单1 浏览 部室文秘 发文 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 4 3 业务表单业务表单 阅办表单样式如下 41 113 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关 来文时间 批办意见 会签 协办 部门意见 中国外文出版发行事业局文件阅办单 来文字号 主办部门意见 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 局领导批示 XXXXXXXX 处理结果 落办情况 XXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 42 113 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 43 113 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 44 113 流转记录样本 45 113 3 1 5 传阅单传阅单 3 1 5 1 业务流程业务流程 46 113 办公室文秘 分办 主办处长 部室主任 归档 局长秘书 办结 局领导顺序会签 局领导批示 局长秘书 局长秘书办理 主管局领导 局领导批示 局长秘书 局长秘书办理 局领导并发会签 局领导批示 部室文秘 8部室文秘 部室文秘 本部室 其他处长处室职员部室文秘 处室职员 办公室文秘 收文 办公室主任 签批 部室传阅局属单位传阅局属单位领导班子 办结 47 113 主办部室文秘 文秘分办 主办部室主任签批 会签部室文秘 部室主任 主办处长主办处长本部室文秘 协同 职员传阅 人员限制为1个 主办部室文秘 本部室文秘 处长职员 职员 部室传阅流程 48 113 3 1 5 2 业务功能业务功能 传阅单办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 收文编号样式如下 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可 维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 如果是内部来文 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字 号 文件名称 3 如果是外部来文 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来 文字号 文件名称 4 来文时间提取服务器时间 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 拟稿人 局办公室 文秘 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑传阅范围部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 浏览 表单1 编辑备注 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑局领导批示 备注部分 局长秘书 分办 正文1 浏览 表单1 编辑局领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 局领导 正文1 浏览 49 113 表单1 编辑备注部分 局秘书 办 结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人员 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 浏览会签部室 文秘正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室主任 正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室文秘 正文1 浏览 表单1 浏览处长 正文1 浏览 表单1 浏览职员 正文1 浏览 其他局领导并发会签部分其他局领导并发会签部分 表单1 浏览 其他局领 导 并发会 签 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 5 3 业务表单业务表单 文件传阅表单样式 50 113 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关来文时间 传阅范围 备 注 XXXXXXXX 中国外文出版发行事业局文件传阅单 来文字号 局领导批示 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 审批记录 51 113 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 52 113 流转记录样本 53 113 3 1 6 部门传阅部门传阅 3 1 6 1 业务流程业务流程 部室文秘 收文 部室阅知 并发 归档人 归档 办结人 办结 部室文秘 办理 部室领导 签批 3 1 6 2 业务功能业务功能 部门传阅功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 内 部来文时 2 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 外部来文时 3 来文时间提取服务器时间 部室文秘 收文 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 54 113 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑传阅范围部分 2 自动提取登录人和服务器时间 部室领导 正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室文秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑职员签注部分 每个职员写一行 2 自动提取登录人和服务器时间 部室职员 正文1 浏览 表单浏览 办结人 正文浏览 表单浏览 归档人 正文浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 6 3 业务表单业务表单 55 113 来文机关来文时间 传阅范围 备 注 中国外文出版发行事业局部门传阅单 来文字号 职员签注 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 56 113 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 57 113 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 58 113 流转记录样本 59 113 3 1 7 局属单位报文局属单位报文 3 1 7 1 业务流程业务流程 60 113 拟稿人 拟稿 部室其他负责人 部门签批 办公室主任 复核 办公室文秘 打印办结 办公室主任 印章封发 归档 公文办结 打印办结 办公室文秘 发文编号 其他领导 其他领导会签 主管领导 主管领导签批 部门主任会签 顺序会签 办公室文秘 办公室分办 办公室领导 办公室签批 办公室文秘 办公室分办 校对人员 校对排版 文秘 分办 上行文内部发文 部门办结办公室领导签批 部室其他负责人 部门签批 部室其他负责人 部门签批 部门主任 传阅 部门职员 传阅 部门主任 传阅 部门职员 传阅 并发传阅 不走流程 并发传阅 不走流程 并发传阅 不走流程 并发传阅 不走流程 61 113 说明 打印办结环节 文秘可以发起并发传阅给部门主任 部门主任可以并发传阅给本部室人 员 部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘表示已阅知 部室文秘能够查询到本部室人 员的阅知情况 在发起并发传阅的过程时 不能影响主流程继续向下办理 3 1 7 2 业务功能业务功能 局属单位报文办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑主办部门核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 部室负责 人正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑办公室意见 主管领导批示 其他领导批示部分 2 不提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 62 113 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 主管领导 正文1 编辑正文 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他领导 正文1 编辑正文 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘正文1 编辑正文 表单1 生成发文编号 2 编辑处理结果 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 办公室文 秘 发文 编号 正文1 编辑正文 表单1 浏览 校对员 正文1 编辑正文 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 复核 正文1 编辑正文 表单1 编辑处理结果 2 编辑份数 办公室主 任 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 表单1 编辑处理结果 2 编辑主送 抄送机关 3 选择是否报局 如果是就需进行公文交换 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 办公室文 秘 打印 办结 操作1 选择主送单位和抄送单位 63 113 表单1 浏览 归档人 归 档 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 编辑协办部门意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部门主任 会签 正文浏览 内部发文部分内部发文部分 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 分办 正文浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 7 3 业务表单业务表单 64 113 文 号 事 由 份数 1 拟稿人 主办部门核稿 时间 2013 12 09 协办部门意见 办公室意见 主管领导批示 其他领导批示 主送机关 抄送机关 处理结果 落办情况 中国国际图书贸易总公司报文呈批单 季清斌 XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 65 113 3 1 8 局属单位收文局属单位收文 3 1 8 1 业务流程业务流程 66 113 归档 办公室文秘 办结 协办部门主任 顺序会签 落办部门主任 主办部门签批 主管领导 主管领导签批 办公室领导 签批 办公室文秘收文 登记 办公室文秘 分办 其他领导签批 领导会签 签批落办部门 领导并发传阅 领导会签 职员 部门主任 本部门职员 并发传阅 不走流程 并发传阅 不走流程 说明 1 办公室文秘办结环节 文秘可以发起并发传阅给部门主任 部门主任可以并发传阅 给本部室人员 部室人员阅毕后要能够反馈给部室主任表示已阅知 部室主任能够查询 到本部室人员的阅知情况 办公室文秘在发起并发传阅的过程时 不能影响主流程继续 向下办理 67 113 3 1 8 2 业务功能业务功能 局属单位收文办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 如果是公文交换批复的收文 在批复后自动生成新的收文 来文机 关 来文字号 来文时间 文件名称自动从上个文里带过来 新文自 动关联上一个公文 3 如果是收外单位来文 录入来文机关 来文字号 来文时间 文件 名称 正文1 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 2 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 办公室文 秘 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑阅办意见 主管领导批示 其他领导批示部分 办公室主 任正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 主管领导 正文1 浏览 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他领导 正文1 浏览 办公室文表单1 编辑处理结果部分 68 113 秘正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 落办部门 主任 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 落办部门 职员 正文1 浏览 表单2 编辑协办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 协办部门 主任 正文1 浏览 表单1 浏览 办公室文 秘 办结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人 归 档 正文1 浏览 领导并发传阅部分领导并发传阅部分 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部门领导 并发传阅 正文浏览 部门并发传阅部分部门并发传阅部分 部门主任表单1 浏览 69 113 正文1 浏览 表单1 浏览 部门职员 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 1 8 3 业务表单业务表单 70 113 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关 来文时间 阅办意见 主办部门意见 中国外文局信息技术中心收文阅办单 来文字号 主管领导批示 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 其他领导批示 XXXXXXXX 协办部门意见 处理结果 XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 71 113 72 113 3 1 9 局属单位报文局属单位报文 临时临时 3 1 9 1 业务流程业务流程 拟稿归档办结 3 1 9 2 业务功能业务功能 拟稿人录入信息后直接归档 录入信息包括 领导签发 办公室审核 拟稿人 文号 事由 主送机关 抄送机关 3 1 9 3 业务表单业务表单 73 113 3 1 10 公文公共功能公文公共功能 公文的公共功能属于系统在每一个办理环节都具有的功能 详细描述如下 3 1 10 1 驳回驳回 在办理过程的任一个环节驳回人可以驳回公文到前面的任何一个环节 已办理过的环节 办理人采用 2 种方式继续办理公文 顺序办理和跳转办理 74 113 拟稿主任核稿局长签批秘书办结 驳回 驳回 驳回 正常办理 正常办理 正常办理 方式 1 顺序办理 驳回到办理人后 办理人修改公文后按照现有流程继续顺序办理 拟稿主任核稿局长签批秘书办结 驳回 继续办理 继续办理 继续办理 方式 2 跳转办理 驳回到办理人后 办理人修改公文后可直接转回驳回人 75 113 拟稿主任核稿局长签批秘书办结 驳回 修改完毕 正常流转 正常流转 正常流转 3 1 10 2 正文格式模板化正文格式模板化 正文中的格式分为标题 正文和版记三部分 当在标题部分输入或粘贴文字时 自 动显示 20 号方正小标宋 如果没有小标宋华文中宋也可以 在正文部分输入或粘贴文 字时 自动显示正文是三号仿宋 GB2312 在版记部分输入或粘贴文字时 自动显示版 记字体是四号仿宋 GB2312 如下图所示 76 113 3 1 10 3 流转记录流转记录 公文主画面有表单 正文 流转记录 流转记录格式如下 序号办理人办理环节到达时间结束时间办理意见 XxxxXxxxXxxxXxxxXxxxXxxx XxxxXxxxXxxxXxxxXxxxXxxx 说明 说明 办理环节 流程节点名称 办理人 登录人名称 到达时间 公文到达环节点的时间 结束时间 公文离开环节点的时间 意见 办理人在表单上录入的意见 在表单上没写意见的 办理意见栏为空 如果是退 件 退件意见要记录在办件意见中 77 113 3 1 10 4 审批痕迹保留审批痕迹保留 在进行正文录入时 对 Word 文档中的内容进行增加 修改 删除后 选择修改稿按钮 系统自动显示出修改的内容 选择清样稿按钮 系统显示最终的修改结果 如下图所示 上图为修改稿样式 78 113 上图为清样稿样式 3 1 10 5 公文打印公文打印 对正文中的内容能够进行全部打印 套红打印 反套红打印 实现页面所见即所得的打 印预览和打印 1 全打印 将正文中的内容完全打印出来 包括标题等 2 套红打印 对正文中的内容能够按照固定的格式进行套打 不包括标题等 79 113 请示公文打印样式 其他公文打印样式 2 反套红打印 不打印正文的内容 只打印红头部分 80 113 3 1 10 6 版本保留版本保留 在进行正文录入时 对 Word 文档中的内容进行增加 修改 删除 选择转件后 系统 自动保存当前的文档内容作为一个版本 下一岗位的人员可以选择查看前边的版本但是 不能修改前面的版本 选择当前版本按钮 系统自动回到当前的版本 如果此人有编辑 权限就能够编辑当前版本 81 113 3 1 11 待办事宜提醒待办事宜提醒 有 有 3 1 11 1 业务功能业务功能 1 集中显示 在一个统一的区域集中显示应用系统的工作列表 2 流程监控 全部公文流程必须向相关人员提供流程监控的功能 显示出全部的流程步骤 当前执行到哪一步 并突出显示异常 3 列表内容 如发文 发送时间 发送者 列表内容摘要等给列表处理者 4 列表排序 管理员可以设置列表的显示顺序 5 类别划分 管理员可以将工作列表设置为显示成一个 也可按业务列表拆分显示为多个 工作列表 6 自动刷新 用户工作列表 没有进行处理 或没有处理完毕后关闭任务时 不需要刷新 工作列表 用户打开工作列表 处理完毕后关闭任务时 需要刷新工作列表 同时工作 列表的统计数字也要相应发生调整 7 列表检索 用户可以通过搜索工作列表来检索到自己所需要的工作任务 检索条件从工 作列表所包含的内 8 数量提醒 若对用