ACC-01-RR-0001支出管理制度.docx

嘉隆控股集团JL-ACC-RR-0001支出管理制度编写部门：财务部版本：A目的： 规范公司报销流程，合理控制费用支出。适用范围：公司全体员工定义：无参考文货币资金管理制度票据法负责部门：财务部正文：种类：预支申请：员工、厂商借款申请单，包括预支支票、预借现金和预付款项。支出申请：厂商付款申请单、员工费用报销单。特殊申请：差旅费报销单、业务招待费报销单适用范围：借款单：适用于因公务需事先支付款项，事后取得原始发票或正式收据，填写报销单，据实报销。支票借款、银行汇款、银行转账等金额在50,000.00元以上且完成审批程序的，一般应至少提前五个工作日送交财务部。1000元以上的现金借款应提前两天通知。付款费用报销单：适用于取得厂商发票后支付货款或当月能取得结算发票的支付。同时适用于员工自己垫付款项，后申请报销的事项。或当月预借款项当月能够提供结算发票的。1000元以上的市内支出应使用支票、网银结算，财务部应该按照货币资金管理制度规定的范围内使用现金，进行现金的日常管理，不属于现金开支范围的业务一律通过银行办理转账结算，否则不予报销。 支出审批流程：厂商预支及付款申请流程： 支出申请人填写借款申请单或付款费用报销单，有关原始凭证请浮贴于报销单据黏贴单上（或白纸）一并送交主管签核，签核完成的当月应付款项，财务执行付款。对公付款日每月10日和20日，固定支付厂商结算并截止该日期下午5：00前。权责主管依业务具体情况及预算核准支出项目。财务部审核无误，办理付款。出纳人员签发支票、办理网银经办，财务部经理复核并支付。 员工借款及报销申请流程： 支出申请人填写借款申请单或付款费用报销单，费用凭证请浮贴于报销单据黏贴单上一并送交主管签核。权责主管依业务具体情况及预算核准支出项目。财务部审核无误，办理付款。员工支出报销日为每周的周三，截止该日下午5：00。出纳人员将报销款项通过网上银行打入员工报销卡，并打印经办明细作为帐务处理的依据，经财务部经理复核后完成支付。领取备用金的部门在每月的第三周的周二前提交当月报销单据。公司开通代发业务短信通知服务，将会时时发送短信通知给报销人。签核流程：n 申请人部门经理业务总监或副总财务部总经理（或董事长）n 申请人填写报销审批单并经部门经理及主管核后，将单据送交财务部。现金报销日为每周三，汇款或支票结算的业务集中在每月10日/20日二天操作，平时将主要处理突发的紧急开支。n 个人借款和厂商预付款必须经业务单位的总经理签字确认方可付款，签核手续不齐全，单据不完整的，财务部有权拒付。n 有授权审批权限的，各个层级只能在授权范围内签核，不能越权签核，超过授权范围的，按照超出范围的流程申请并签核，否则财务部有权拒付。报销单种类：报销单：l 差旅费报销单：出差归来两周内提交报销单据，出差期间的宴请客户业务招待费用单独填写“业务招待费用报销单”，不得在“差旅费报销单”中填写。出差期间补助包干的费用不再报销，如有特殊情况超出补助额度的，请特别申请后方可报销。l 业务招待费报销单：宴请费用报销单。l 付款费用报销单： 除差旅费、业务招待费以外的付款、费用报销。 借款申请单：空白支票、预支现金、预付货款在当月均无法结算的领用单，若当月可以回发票结算，可以直接填写相关费用报销和支付的单据。原始票据的要求：填写报销单/借款申请单时所附之凭证可分为内部凭证及外部凭证。内部凭证：为公司内部对费用支出所需之文件如请采购单、报告等以资证明费用支出凭据。自制的原始凭证必须有经办部门经理或其指定的人员签名或盖章。外部凭证：为外来凭证如发票、行政事业性收据或税法规定的其它凭证。从外单位取得原始凭证，必须盖有填制单位的印章；发票应为国家认可的主管部门监制的正式发票或正式的行政事业性收据，从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名和盖章。所有外部凭证的发票要并注明我集团下属费用归属公司全称，不得缺省或有误。发票：包括定额发票、机打式发票、商业发票等，加盖发票专用章。行政事业性收据：行政、事业预算管理单位统一收据，加盖省级以上财政部门票据监(印)制章。其它凭证：符合税法规定的其它证明文件。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写必须相符合。应具备物品名称、品牌、型号、数量、单价、金额、日期、开票单位签章等重要内容，如原始票据上未注明以上项目之重要内容，报销人可在票据背后补充注明。购买商品的原始票据上还应有验收人的签字验收。原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有误的，应由开出单位重开或者更正，更正处应加盖开出单位印章。原始票据需在粘贴单的左上角开始依次粘贴整齐，并且要与报销单据封面内容依次对应。预支事项完成后应取得合法发票或收据并及时报销，前账未清，不予办理下笔预支。兹将常见费用外部凭证列举如下，不克详尽者，依税法之规定：费用性质外部凭证租金支出发票及契约复印件文具用品发票及明细清单或水单运费运输业发票及托运单邮电费 发票及邮件清单电话费 电信业发票及缴费清单修缮费 发票广告费 发票及合同交际费 发票保险费 发票及保险单复印件请款单据的填写及与之相关的规定：申请内容：借款申请单上应明确填写收款单位全称、用途及金额，异地汇款，应明确收款人收款信息。核算内容：请款人需确实填入部门归属（及BU归属和项目归属）。付款条件：除有特殊之紧急应付货款，可指定到期日，若为原采购或行政部门已交易之厂商，则付款条件依采购或行政部门谈妥之付款条件，并于下次签订合同时逐步修订付款日期。报销日期：因应本公司按月申报纳税、利润中心、会计结账作业的要求，请款单位须将厂商当月份发票或收据于当月提出申请，当月份发票、收据申请支付不得超过次月20日。公司每月20日后无特殊情况不签发支票结算，如有付款公司采用电汇支付。年终结账前，所有当年度发票报销完毕。在财务规定年终封账日期以后的支出不能迟于次年的1月结算。所有报销申请单均需经适当之权责主管核准。每笔借款支出所办业务完成后，二周内办理结算手续。逾期未办理，财务部将暂停下一笔借款。 财务部由专人依据票据法对原始票据的合法性与合理性进行审核，有权拒收审批不齐全、原始单据存在问题及支出凭单和票据封面填写不完