市场营销考察接待管理.docx

市场营销考察接待管理1、总则考察接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了更好地展现企业实力，弘扬企业主流文化，进一步加深业主对企业的认同，现特就业主考察接待工作制定本管理办法，请各单位参照执行。2、接待部门及范围公司市场经营部为公司负责业主考察接待的职能部门，综合管理部协助（负责礼仪安排、车辆安排、宣传标牌和摄影、摄像等宣传事务）。本办法规定的接待范围主要是全司市场营销经营管理活动中所必须的接待、食宿、会谈和陪同参观等。3、接待的原则、内容和程序市场营销考察接待工作必须坚持“热情与节约并重”的原则，做到礼貌、热情、周到、注重实效，使客人高兴而来，满意而归。各单位收到业主来公司总部考察函后，由营销经理（工程联系人）填报考察接待申请表（见附表 1）和考察接待行程安排表（参见范本八），提前3天报公司市场经营部，经公司总经理审定。公司市场经营部根据考察接待申请表制定详细的考察接待手册，报公司主管营销领导审批后实施。4、接待要求和注意事项公司在编制 考察接待申请表、考察接待手册（含 考察接待行程安排表）和考察接待过程中要注意以下事项，请参照执行。4.1 考察接待申请表（见附表1）1）、项目的基本情况（项目规模、技术特点）2）、业主的基本情况（人员的职务、特点）3）、考察的内容（拟建项目、在建项目、座谈）4）、接待的规格（一般情况下对等接待）4.2 编制考察接待手册1）、明确业主的考察人员、人数、考察路线。2）、明确座谈的主题。3）、明确考察项目类似工程，有代表性项目，在建或拟建项目（获奖工程）4）、明确考察期间各项工作和活动的安排。5）、明确我方参与接待的人员。6）、明确我方人员职责范围。4.3 制订考察接待行程安排表（见范本八）1）、车辆安排根据来访人员和接待人员人数安排接送。根据考察行程安排落实行驶路线和停留地点。2）、接站前来考察的业主，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接，接机或接站须提前在机场或车站等候，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。3）、住宿确定相应的宾馆，并在客房摆放鲜花、水果、欢迎小卡片及行程安排表。在宾馆大堂设置欢迎牌或电子欢迎横幅。来宾住宿房号在行程安排表上注明，便于联系。4）、座谈（考察接待准备工作验收表，见附表2）大厅设置电子欢迎横幅或欢迎牌。预留专门电梯，以便业主通行。在事先安排好的会议室布置欢迎横幅，会议室中央摆放鲜花、水果、矿泉水及桌位牌。专人负责工程业绩及宣传片的播放（事先检查投影仪及笔记本电脑安装连接，投影画布是否提前投射欢迎字样）。确定会议主持人以便介绍双方人员及主讲人。主讲人针对项目的具体情况，结合我司实际现状，向业主介绍我局如何利用自身的优势做好该项目，及采取的相应措施（情况介绍必须条理清楚，重点突出）。重大项目的考察接待要做好预演，每个参会人员都必须对项目的有关情况做到心中有数、胸有成竹。涉外项目业主的考察须安排相关的翻译人员，要求既懂工程又懂外语。5）、考察项目事先确定各地区已完工项目及在建项目。按照业主的要求或根据业主项目的实际情况，拟订与业主即将投资项目在规模、结构、施工技术难点和使用功能上相类似的在建或已完工项目进行考察。确定的考察项目，须通知各考察的项目经理，并和项目部共同做好前期准备工作，须与考察项目业主现场座谈的，须事先通知业主，以便沟通。工地现场接待工作要求：1 项目经理或技术负责人必须参加接待。施工现场材料堆码整齐，考察路线顺畅通、整洁，施工现场、办公室内外打扫清洁，洗手间及工地各处卫生死角及时清理。2 项目现场布置欢迎横幅，会议室中央摆放鲜花、水果、桌位牌及矿泉水。工地大门门卫前准备统一带有通号标志安全帽，以便参观人员使用。项目管理人员统一着项目工装，佩带好胸牌。确定项目介绍人员和现场业主人员情况介绍。项目工地现场准备工作验收表（见附表3）。6）、就餐就餐地点初识的业主正餐一般安排在档次较高的酒楼或酒店就餐，以示对客人的尊重。相识的业主一般安排在环境优雅的农家乐或带有地方特色的私房菜馆就餐，在宽松的环境里以便拉近彼此之间的距离。深交的业主一般安排在单位餐厅就餐，让业主体会温馨的同时，能够进一步加深与业主之间的情感。在事先订好的宴会厅放置席位卡，如出席宴会的人数较多，则须分席设坐，两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以面对主桌的位置为主位。点菜须根据业主的口味并结合本地的特色进行点菜。保证就餐地点环境好、食品卫生。7）、驾驶员职责在接到考察接待任务后，驾驶员要提前做好准备工作：检查车辆情况、车辆进行清洁、加满油、提前熟悉行车路线。在确定的时间里提前 10 分钟，在指定的地点接送客人。注重着装整洁，注意礼貌用语。8）、着装要求：冬季穿深色西装、打领带、白色衬衣、黑色皮鞋、夏季穿白色衬衣、深色西裤、黑色皮鞋。5、工作表单附表1：公司总部考察接待申请表 附表2：考察接待准备工作验收表附表3：项目工地现场准备工作验收表公司总部考察接待申请表申请单位申请人来访日期考察地点来访单位来访事由行程安排时间事项地点拟陪同领导来访人员单位姓名职位备注联系人联系方式接待级别一级接待：总公司领导、省部级以上领导、战略客户主要领导二级接待：总公司部门领导、地厅级领导、战略客户高管、重要客户高管三级接待：总公司及局部门人员、一般客户注：二级接待可视客户重要程度升级为一级接待（请勾选）接待需求酒店要求：车辆要求：订餐要求：其他要求：市场经营部意见相关部门意见领导意见考察接待准备工作验收单检查内容负责人检查情况（/）1、座位牌是否按顺序整齐摆放2、电梯口欢迎牌是否摆放3、会议室是否打扫卫生4、矿泉水和果盘是否整齐对称放5、投影仪和笔记本电脑是否安装连接好6、 投影画布是否提前投射欢迎字样7、鲜花是否摆放好检查人：项目工地现场准备工作验收单序号检查内容负责人检查情况1座位牌是否按顺序整齐摆放2项目门口欢迎牌是否摆放3会议室是否打扫卫生4工地现场是平顺清洁，考察通道是否通畅、整洁5矿泉水和果盘是否整齐对称摆放6现场材料是否堆码整齐7