公共关系部档案管理制度.doc

公共关系部档案管理制度一、总则为加强本部门档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。二、档案管理的设置及基本要求1、公共关系部档案，是指部门从事宣传、管理、企业文化以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、部门需设置档案管理员，负责档案资料的归档和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 3、公文承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3、 档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）范围 1、本部门对内，对外的正式发文与有关单位来往的文书。 2、本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报及会议材料，包括（议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录）等。 3、本部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。4、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （五）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案日常管理 （一）借阅 1、借阅手续： （1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 （2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 （3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，并在借阅登记表上填写归还日期，完成借阅记录。2、对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报上级处理。3、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容。4借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经主管领导批准。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 7、如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自转借。 （二）移交 需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。 （三）保密 1、维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得查阅。 2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。六、电子档案应采用一种