值班保密工作 PPT课件

第四节值班保密工作 了解值班工作的基本类型 掌握秘书值班工作所要承担的主要任务及履行职责的基本技能 了解保密工作的基本内容 种类及保密工作的基本要求 熟练掌握秘书部门保密工作的基本内容及履行保密职能的基本技能 1 2 3 4 一 值班工作 一 值班工作的含义1 值班的一般含义是指在当值的班次里担任工作 2 秘书值班的含义是指在正常工作时间之外 或为保证机关正常运作 在一般的秘书业务之外安排的有关人员轮流交替坚守岗位 负责处理机关的一些临时性综合事务或专项性的特定事务的工作 3 值班工作的安排和管理值班工作的安排 既指秘书在本人轮值期间要按值班要求做好具体的值班工作 也包括要做好或协助上司做好值班管理工作 如安排值班人员 制定值班表 事先通知有关部门及人员做好有关的值班准备等 二 值班的类型1 按值班的时间可分为 1 常设性值班重要的党政机关或较大的企事业单位 建立常设性值班室 有固定的值班人员 实行全天候值班制度 2 休假日值班一般机关单位在休息时间 晚间及节假日 安排值班 3 临时性值班指遇到或为防范一些突发性事件而采取的临时值班措施 2 按值班的内容可分为 1 综合性值班值班负责处理本单位的各类临时性事务 如大中型机关或企事业单位的总值班室 2 专项性值班指针对某项专门工作的值班 值班人员只负责处理特定的事务 如安全值班等 四 值班工作的要求1 认真负责值班任务重要且具有窗口形象作用 应认真负责做好工作 2 热情待人接待来访 接听来电 待人应热情 塑造单位良好形象 3 遵守制度值班应当遵守制度 按章办事 值班制度有 1 岗位责任制 2 请示报告制度 3 交接班制度 4 保密制度 5 安全防范制度 4 做好记录值班记录是保存值班信息的重要载体 其作用一是用于交接班 保证值班工作的连续性 二是以备将来查考 值班记录的内容有 1 电话记录 2 接待记录 3 值班日志等 中信集团决定对本部行政机构的中层部门进行一个较大改革 裁并一些机构 精简一些人员 这使本部的中层干部们紧张起来 大家四处打探消息 这些天秘书王丽的办公室突然反常的热闹起来 一会儿计财部李经理过来转了一圈 一会儿公关部周经理借故来了一趟 一会儿研发部经理也挂来电话 王丽询问他有什么事情 他也没说出所以然来 王丽知道 经理们都是想从她这儿打听一些消息 既然他们不好意思明说 她也乐得假装糊涂 中午在餐厅吃饭的时候 销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下 不一会儿话锋一转问道 小王 咱们平时关系不错 能跟我透点消息吗 这次我们销售部的人事是怎么变动的 王秘书一听 心想 该来的还是来了 躲是躲不掉的 她望着田科长期盼的眼神说 对不起 田科长 我不太清楚 田科长有点不高兴地说 你不知道谁知道 是不想告诉我吧 王丽只好说 田科长 我真的不知道 人事方面的文件都是人力资源部做的 不是我起草的 其实 王秘书说的话一半是真的 一半是假的 文件是人力资源部起草的 但是在经过她的手送给总经理的时候 她看到了里面的内容 接下来 田科长只好转移了话题 闲聊几句就悻悻地走了 看着田科长的背影 王秘书也有些难过 人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大 但是 职场的生存环境就是这么残酷 作为职业秘书 她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德 案例导入 保密工作 一 保密工作的含义1 秘密秘密是指在一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项 2 保密将秘密控制在一定时间和范围内称为保密 3 保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施 二 保密工作的内容制定保密法律 法规以及组织内部相应的保密规章 建立保密机构 开展保密宣传教育 研制开发和应用保密技术 进行保密检查督促 查处泄密事件 开展保密理论研究等 保密工作 秘密的种类1 按秘密的性质分 1 国家秘密关系到国家的安全和利益 依照法定程序确定 在一定时间内只限一定范围的人知悉的事项 2 商业秘密指不为公众所知悉 能为权利人带来经济利益 具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息 3 组织内部秘密指特定组织内部在一定时间内只限一定范围的人知悉 不对外公开的事项 2 按秘密等级分 1 绝密级即国家核心秘密 一旦泄露会给国家的安全和利益造成特别严重的损害 2 机密级即国家的重要秘密 一旦泄漏会给国家的安全和利益造成严重损害 3 秘密级即国家的一般秘密 一旦泄露会给国家的安全和利益造成一定损害 4 内部级包括商业秘密和组织内部秘密 密级和保密期限由特定组织自行确定 3 按秘密存在的方式分 1 有形秘密指那些看得见 摸得着 具有秘密特征的实物 有 文献类秘密即运用纸质文书记载的秘密信息 如记载秘密信息的文件 资料 信函 数据 图表 档案 报刊 书籍等 物体类秘密即含有秘密信息的物体 如使用关键性的技术 通过观察或者测试 分析手段能够获得其中秘密信息的设备或者产品 声像类秘密即运用录音录像和多媒体技术保存的秘密信息 如用于存贮秘密信息的录音磁带 录像带 照片 影片 电子类秘密即通过计算机系统和网络传递 接收 处理 存储的秘密 这类秘密包括存储秘密信息的计算机 包括软盘 硬盘 光盘 内部局域网等 2 无形秘密指不具有一定的实体形态的 存在于人脑的 具有秘密特征的意识 思维 技能等 无形秘密主要有以下几种 口头类秘密口头类秘密看不见 摸不着 但却普遍存在 如会议上口头传达的 需要保密的精神 领导人口头交代给秘书的工作意图 领导班子内部的不同意见等 技术类秘密技术性秘密即以技术 技能方式存在的秘密 如 产品设计和制造过程中的关键性技术 再如 技术诀窍 传统工艺 设计方法等 四 保密工作的要求1 加强领导 健全机构实行保密工作领导责任制 主要领导作为保密工作第一责任人 在主要领导之下明确一名分管领导 负责对本单位的保密工作进行具体规划 指导 检查 督促和协调 重要单位应成立保密工作委员会或保密工作领导小组 由党委一把手挂帅 下设保密委员会办公室 负责处理日常性工作 一般情况下 保密委员会办公室和党委办公室合署办公 一般性单位的日常保密工作由秘书部门负责 2 依法管理 完善制度保密工作需要法律和制度保证 我国的宪法和保密法对保守国家秘密有明确的法律规定 此外还制定了一系列行政法规 为做好保密工作创造良好的法律环境 提供有力的制度保障 1 专项保密制度如 文件保密制度 会议保密制度 新闻报道保密制度 通讯保密制度 办公设备使用保密制度 计算机使用保密制度等 2 员工保密培训制度要定期对员工进行保密培训 使他们牢固树立保密意识 掌握保密技术和技巧 养成保密的习惯 对新上岗的员工 特别是涉密的重点岗位人员 要进行重点培训 3 保密工作定期检查制度对各项保密制度的执行情况要进行定期检查 以便及时发现保密工作中的漏洞和隐患 及时采取有效措施 将问题解决在萌芽状态 避免造成更大的损失 4 泄密责任追究制度对违反保密规定 造成泄密的事故 要严肃追究有关人员的责任 给予其相应的处罚 绝不能姑息纵容 对违法犯罪的 要追究法律责任 5 保密工作总结表彰制度对于在保密工作中有突出贡献的单位和人员 要总结他们的先进事迹 进行表彰和奖励 对工作中的先进经验 要及时加以宣传和推广 3 积极防范 突出重点 1 积极防范是保密工作的着眼点和立足点 积极防范首先要提高警惕 要从思想上高度重视保密工作 强化保密意识 要以防为主 未雨绸缪 以积极的姿态把工作做在前头 而不是消极预防 2 保密工作还要区别情况 突出重点 重点是 从秘密的等级上来说 重点是绝密级 从秘密的分布来说 重点是秘密相对集中 秘密等级高的部门 从掌握秘密的人员来说 重点是接触秘密较多的领导人员 秘密所在的要害部门 部位 的工作人员以及经管秘密的专职人员 4 既确保秘密 又便利工作保密工作既要确保秘密的安全 又要有利于各项业务工作的正常进行 二者要相互兼顾 辩证统一 为此要做到 1 确定秘密范围要准确定密过窄 该确定为秘密的事项而未定密 造成泄密 定密过宽 不该确定为秘密的事项而确定为秘密 给工作带来不便 凡公开或泄露的事项造成下列后果之一的 应列入国家秘密的范围 危害国家政权的巩固和防御能力 影响国家统一 团结和社会稳定 损害国家政治经济利益 影响国家领导人 外国要员的安全 妨碍国家重要保卫对象和目标的安全 使保护国家秘密措施的可靠性降低或者失效 削弱国家的经济 科技实力 使国家机关依法行使职权失去保障 凡公开或泄漏后 使权利人的经济利益遭受损失的技术信息和经营性信息 应当确定为商业秘密 凡一个组织内部尚未确定或虽已经确定 但公开或泄漏会给该组织的工作和利益带来损害的非技术和经营性的事项 应当列为组织秘密 2 确定秘密等级要合适秘密等级合适 不仅能够确保各项秘密 而且也有利于秘密信息的合理利用 秘密等级定得过高 虽然秘密无恙 但会对信息的利用造成不必要的麻烦 确定国家秘密的等级 要综合考察该项秘密一旦泄露 对国家的安全和利益所造成损害的时间长短 损害面的大小 经济损失量的多少等因素 损害特别严重的事项 应当确定为 绝密 损害严重的事项 应当确定为 机密 损害一般的事项 应当确定为 秘密 商业秘密可由商业秘密的权利人确定相应的密级 3 确定保密期限要合理秘密都是在一定时间只限一定范围的人员知悉的事项 一定时间 就是保密期限 国家保密局发布的 国家秘密保密期限的规定 除有特殊规定者外 绝密级事项不得超过30年 机密级事项不超过20年 秘密级事项不超过10年 4 变更密级和保密期限要及时 秘密事项泄露后的损害程度已明显变化 或因工作需要 原接触范围需做很大变动的 应由确定密级和保密期限的机关或单位及时变更密级和保密期限 文件中所涉及的秘密事项公开后不会再造成损害 或从全局衡量公开后更为有利的 应及时解密 并通过法定程序公开 五 应用技术 严防窃密当前 利用高新技术窃取秘密的事件屡有发生 技术越是落后 秘密就越容易被窃取 因此 不断开发和使用新的保密技术 提高反窃密的技术能力 六 秘书部门的保密工作1 文件保密 1 定密 需列入保密范围的文件 应在其产生的同时 由制文机关或单位确定密级和保密期限 涉及商业秘密和组织内部秘密的公文 其密级和保密期限由产生该公文的企业或组织确定 2 审核与签批审核 签发 审批公文时 如发现不符合保密范围 或者密级和保密期限规定不当的 应当予以纠正 3 标识密级和保密期限应在文件首页的右上角 地图 图纸 图表在其标题之后或者下方 做出明显并易于识别的标志 国家秘密的标识为 前标密级 后标保密期限 如 秘密 五年 商业秘密的标识由商家自行标识 但不得出现 标识 文件 资料汇编中有密级的 应当对各独立的保密件的密级和保密期限做出标志 并在封面或者首页以其中的最高密级和最长保密期限做出标志 摘录 引用密件中属于秘密的内容 应当以其中最高密级和最长保密期限做出标志 文件中只有少量内容属于秘密的 除在文件首页标注相应的密级外 还可以直接在应保密的段落之前标明密级 或者以文字指明哪些内容属于秘密事项 密级和保密期限变更后 应当在原标注位置的附近做出标志 原标志以明显方式废除 在保密期限内解密的密件 应当以能够明显识别的方式标明 解密 字样 4 缮校 密件缮印应指定专人 批量印制应指定专门的印刷厂 并由专人监印 印刷密件时产生的废纸 校样等应彻底销毁 密件校对时 不得高声朗读 也不得私自找他人代校 印刷和校对密件的场所不能让人随便出入 5 传递 密件应当通过机要交通或派专人传递 传递时 信封上必须标明密级并加盖密封章 用电报传送密件 须使用密码 用电话传达密件 必须使用保密电话 用传真机和计算机传输密件 应采用加密装置 绝密件不得用传真机和计算机传输 6 运转 密件应实行严格的签收 登记制度 签收 登记时 要核对份号 印制顺序号 是否准确 登记 分文 传阅时 不能搞错每份密件的的份号 密件的传阅 必须严格按文件规定和领导人确定的范围组织传阅 其他人未经批准不得接触密件 7 保管与翻印 密件平时应存放在保险柜中 以防被盗 任何人不得将密件带回家 也不得在公共场所阅读密件 如因工作需要 需翻印 复制密件 应办理审批手续 翻印党的密件 须经制发密件的机关批准或授权 国家行政机关的密件 除绝密件和注明不准翻印的以外 经收文机关负责人或者办公厅 室 主任批准 可以翻印 翻印时 应当注明翻印的机关 时间 份数和印发范围 翻印和复制的密件 应按原件的密级和保密期限管理 8 清退 密件应当定期清退 任何单位或个人不得借故拖延留存 工作人员调离岗位时 应当将本人暂存 借用的公文按规定移交 清退 清退密件时 应填写清退报表 一式两份 由接收部门核对后退回一份备查 单份密件的清退应开具收据 清退时 应仔细检查密件中有无缺页 签收与退还的密件的份号是否一致 9 销毁 销毁密件必须严格登记 经主管领导人批准后 至少由两人监销 销毁密件时 应禁止无关人员介入 保证不丢失 不漏销 不泄密 销毁后 监销人在销毁密件登记表上签字 非特殊情况 个人不得销毁密件 2 会议保密 1 场馆保密 会议地点保密即不对外公开会议的地点 会场环境保密保密会议或内部会议应当选择具备保密条件的场馆举行 不得安排在接待外国人的宾馆 饭店 招待所内举行 如遇特殊情况必须召开的 应采取保密措施 基本设施保密举行保密会议的会场必须具有良好的隔音和屏蔽效果 以免声音和信号外泄 并能有效防止扩音设备产生寄生振荡泄密 会后清场保密会议结束后 工作人员应立即进行清场 清场的重点有两处 一是会场 二是与会者住宿的房间 清场的任务主要是检查有无遗留的文件 笔记本以及可能造成泄密的物品或痕迹 2 会议文件保密保密会议中使用的所有文件都要列入保密范围 除遵守一般文件保密的要求外 还要做到 实行严格的签收制度 明确签收责任 需清退的文件 会议结束时要逐一清退 不留死角 3 器材保密现代会议离不开先进的器材 如扩音机 录音机 录像机 照相机 电话机 传真机 计算机 签到机 复印机等 举行保密会议 就必须对这些器材采取保密措施 具体要求做到 有专人管理和使用 实行谁管理 谁负责 会前对使用的器材进行防窃密 防泄密检测 会议期间必须使用的电话机 传真机和计算机要严格加密 复印机 传真机使用后 要及时删除信息痕迹 录音带 磁带 胶片和数码记忆卡要按密级保管 会场内严禁使用无线话筒 参会人员不得携带手机等移动通信工具进入会场 己携带的必须交工作人员统一保管 4 时间保密除与会者和必要的工作人员外 不向外界公开会议的具体时间 包括开始和结束时间 5 人员保密 根据工作需要限定参加会议人员的范围 会前对参加保密会议的工作人员要严格审查 严格入场检查制度 与会者必须携带证件 如会议通知 单位介绍信 代表证等 无证件者原则上不得进入会场 除了会议的领导和少数重要的工作人员外 其他与会者和工作人员不得了解和打听有哪些人参加会议 会后也不能公开 参加保密会议或内部会议的所有人员及工作人员都必须履行报到登记手续 会议期间外出应当经过批准并记录在案 6 传达和宣传保密 事先确定传达和宣传的口径 程度 方式和范围 各单位要按规定的范围 规定的内容和规定方式进行传达 如需扩大传达的范围和内容 应报请上级机关批准 半公开会议 可宣传报道 但要指定专人对报道会议的新闻稿或简报原稿审查把关 统一宣传口径 防止泄密 3 新闻宣传保密 1 提交广播 电视 报纸 刊物 书籍 计算机网站以及在信息发布会上公开发表的消息 声明 启事 简章 论文 广告 照片 录像等 如可能涉及国家秘密 商业秘密或组织秘密 应交保密工作部门进行保密审查 2 涉及秘密事项的新闻或宣传文稿 应当做适当的技术处理 如采取删节 改编 隐去等保密措施 既保持文稿的完整性 同时又不泄露秘密 4 通讯保密 1 电话通讯保密 需在电话中涉及秘密事项 必须使用具有保密功能的电话 不得在普通的固定电话 无绳电话 移动电话 电视电话 对讲机中传递秘密信息 平时用普通电话商量内部工作时 要留意周围环境是