锦江科技招商会执行方案.doc

锦江科技招商会议执行文本锦江科技招商会执行文本 上海采纳市场营销策划公司锦江科技项目小组2004年4月相关单位及议程一、主办单位：杭州锦江科技有限公司二、协办单位：杭州锦江集团三、智慧支持单位：上海采纳市场营销策划有限公司四、媒体支持单位：中国经营报、市场与销售、中国锁具网、慧聪网等媒体五、会议时间：2004年5月 日 日六、会议地点：景都宾馆（待选）会议规模设定：100人左右的会议多功能厅，面积200-300平方米，最好配备有贵宾室小会议室，相关设施齐备；序号时间安排会议内容第一天上午9：00前循环播放产品专题片。1 9：009：20主办单位领导致欢迎辞29：2010：20专家演讲指纹识别技术的研究喝应用，以及相关产品巨大的市场潜力3 10：3012：00锦江王总新品上市发布下午4 14：0015：00成功经销商现身说法5 15：0016：00双百创富计划介绍6 16：0017：00详细介绍招商政策晚上719：0021：30招商洽谈签定合同、与专家面对面探讨交流营销问题第二天上午89：0011：30招商洽谈签定合同下午会议结束，经销商返回备注：在全程休息时间循环播放专题片。七、会议内容安排14八、会议形式：讲演、多媒体演示、研讨交流、洽谈 九、参会人员：1、 全国各地有实力的意向经销商2、 业界人士3、 全国部分新闻媒介机构中国经营报等、各地地方媒体十、参会标准：1、提供餐饮，住宿、差旅自理；2、签约经销商报销来回差旅与住宿；十一、相关事宜：1、 报到时间：2004年5月 日8：00-22：002、 报到地点： （待定）3、 到时统一核发会议议程资料及相关证件4、 参会人员凭会务组核发的代表证参会十二、报名方式：请参会经销商于2004年5月 日前将填写的（邀请回函）和税务登记证复印件和营业执照复印件传真或邮寄至会务组。十三、联系方式：锦江科技招商会务组 电话： 传真： 24小时手机：筹备分工一、会前筹备工作1、组织安排组名成员名单主要负责人（组长）委员会总协调招商信息组会议筹备组业务洽谈组外协组2、项目进度控制表： 5月 日前工作内容小组负责人1、会场布置。（背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、桌牌、签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、贵宾胸花等）会议筹备组2、影像设备。包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。会议筹备组3、接待事项。包括人员接车、接机，住宿餐饮安排、机动车辆。会议筹备组4、所有工作人员到位。会议筹备组5、业务洽谈。（经销合同、经销商政策、各种产品介绍培训，人员到位培训）业务洽谈组5月 日前1、所有宣传资料准备。会议筹备组（1）锦江科技招商手册。（2）产品宣传折页。（3）锦江科技会务资料袋2、纪念礼品准备。（100份）3、会议酒店确定、会议议程表。4、招商信息落实。（确定经销商名单、经销商详细信息表）招商信息组5、成功经销商到位，确定最终发言稿。6、确定行业专家、锦江科技领导最终发言稿。会议筹备组5月 日前1、所有媒体投放安排完毕，发布正在进行。2、所有物料设计完毕。（邀请函、会场背景板、桌牌、专家胸牌、会场指示牌、条幅、资料夹、请赐名片牌等）3、各小组详细工作计划表。各小组5月 日前1、招商会议执行细化表。2、倒计时计划表。3、媒介投放计划。4、招商会议协调会。5、各小组工作计划清单各小组二、会前项目综合筹备工作序号 具体工作事项责任人完成时间备注人员的确认A、会务组1酒店餐饮负责人的联系、确定2酒店住宿负责人的联系、确定3成功经销商的联系、确定4摄影师的联系、确定录像及照相6专家的联系、确定7接待专家、媒体、记者事项的确定B、负责人：招商组招商组1发出会议的通知和经销商的邀请函件在招商广告印发之日起2完成对回函及主动报名的经销商统计、筛选、分类3安排在机场及火车站对经销商的接待工作4来宾证编号5招商小组及培训负责人联系手机：6招商小组成员及负责地区的分配工作：物料的准备负责人：会议筹备组会议筹备组1主讲厅内设备检查，两台投影仪，两台手提电脑（配置MOUSE）投影仪用POINT，两个无线麦克风注意投影效果2准备完礼仪小组的着装服装样品准备及展示3资料袋100个4茶点、纸巾、茶点盘与酒店联系5垃圾桶与酒店联系6桌布与酒店联系7名片桶与酒店联系8茶水及点心台与酒店联系9细支油性笔超过参加会议的经销商数量B、 负责人：总协调总协调1向联系媒介的负责人提供新闻通稿2会场布置的完成3落实经销商的位置（按经销商所在省区划分）4制作横幅一副5路标牌6展板及喷绘7酒店需准备好欢迎牌、横幅、嘉宾席标示牌8礼仪小姐所用胸牌9专家所用胸牌10在指定位置贴上“贵宾专席，谢谢合作！10张贴纸贴座位上11准备好成套资料（议程表、宣传单张、招商简章等）据统计的经销商数量确定C、负责人：总协调人总协调人 1对聘请专家费用的预算2对聘请礼仪人员费用的预算3对所用酒店的总费用预算注： 、关于会场布置： 锦江科技负责会场布置的实施。经销商回函甄别标准：A、出示税务登记证复印件；B、出示营业执照复印件。怎样在火车站或飞机场迎接经销商： 会务组应提前准备好专用车，由招商组人员带上专门制作的标示牌前去迎接， 标示牌由锦江科技标志组成，上写“锦江科技欢迎您”字样。怎样防范竞争对手进会场：A、对未被邀请主动报名参会的经销商，在报到时要出示其名片，对有怀疑的经销商可以直接打名片上的电话进行核实；B、在会议和住宿安排时要严格保密工作，以防经销商住况清单落入竞争对手手里；C、负责接洽的服务人员注意对相关企业情况的保密工作和监督工作（如不准拍照）；D、一旦发现有竞争对手混在经销商队伍里，工作人员要有礼貌地请他出去。 四、会议协调会1、议题：会议职责分工确认及负责人为使大会成功圆满举行，请各位负责人集思广益，各司其职，做好会前、会中、会后的各项安排。2、会议需探讨解决以下问题：A、草拟的会议日程是否合理，是否有需要补充的地方？B、个人职责是否明确，能否圆满完成？C、会前工作有否没有想到或不周全的地方？D、会议所用道具是否齐备？有否需要补充之处？E、工作人员配备是否合理？F、会后的经销商洽谈需要注意那些方面？G、签定合约需要注意的问题？H、签定后需要注意那些方面？I、如何能收到有签约意向经销商的保证金？J、为防止会议意外情况发生，应注意的防范措施有那些？五、会议防范应急措施为保证会议顺利进行，在会议举行期间应想到一些具体的防范措施：1、如果会议期间下雨，会务组应准备100个放置雨具塑料袋；2、如果投影机、麦克风等基本物料的意外损坏，会务组应提前与所在会议中心相关部门联系妥当，并落实多准备一套重要设备；3、如果参会人员爆满，会务组应做好门口的安全、谢客和解释工作，确保已经在会议厅的与会人员听讲不受干扰，对乘兴而来的人