借款和费用报销及审批制度.doc

借款和费用报销及审批制度一、总 则1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高酒店经营效益，本着合理、节约的原则，根据酒店财务管理制度的有关规定，制定本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。3、本制度适用对象为酒店部门经理及以下人员，总经理及以上高层管理人员费用按实报销，无出差补贴。二、备用金借款程序4、采购部、前台部等部门为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。5、备用金借款程序：借款人填制借款单，按第13条规定权限审批后交出纳，向借款人支付备用金，借款2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。6、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借款，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经财务部、总经理和上级领导认可。7、备用金借款人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金，实行定额备用金的借款人须每2个月结清一次。借款人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。8、每年12月31日前，除12月下旬借款的外其余所有个人借款的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。9、借款单是财务账务处理的依据，除当日借款当日归还的以外，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。10、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借款备用金。三、费用报销程序11、费用报销程序：报销人按财务部要求自行粘贴票据并填制费用报销单，按第13条规定权限审批后，出纳根据复核后的报销凭证向报销人付款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。12、对原始票据的要求：、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。四、审批权限13、备用金借款和费用报销的审批权限：、备用金借款和费用的报销金额在500元（不含本数）以下的，由部门经理确认，财务部经理复核后，报总经理审批，财务部每周报上级领导补签；、备用金借款和费用的报销金额在500元（含本数）以上的，由部门经理确认、财务部经理审核、总经理核准后，报上级领导审批；、总经理的费用报销由财务部审核后报上级领导审批。五、出差补贴标准14、定义：出差是指酒店员工经上级领导批准、受酒店主管负责人派遣在酒店办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴；在酒店办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。15、酒店员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，酒店不予报销。16、酒店各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。17、长途出差交通工具乘坐标准级 别飞 机火 车轮 船总 经 理普通舱硬卧及以上二等舱及以上经理-硬卧三等舱主管及以下-硬座三等舱以下18、出差补贴实行全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）：级别/出差地点费用项目副省级以上或经济特区城市一般地级城市县级城市及以下总经理住宿标准300200160伙食补贴806040交通补贴504030合 计430300230经理住宿标准200140120伙食补贴604030交通补贴403020合 计300210170主 管住宿标准1008060伙食补贴403025交通补贴302020合 计170130105一般员工住宿标准806040伙食补贴403025交通补贴302020合 计1501108519、宾馆或酒店标准：级 别宾馆或酒店标准客 房 标 准总 经 理三星级标准客房总监或经理二星级标准客房主 管无星级标准客房一般员工无星级普通客房18、除本制度另有规定外，酒店其他任何员工不得住标准客房以外的各类特色房、普通套房和豪华套房等高标准客房。19、考虑到全国各地住宿实际情况的不同，为避免因住宿标准制订过低，给住宿带来困难，不利于工作开展，给酒店形象带来负面影响及增加个人负担，个人单独出差实际住宿费高于第18条规定包干住宿标准的，如住本条上表规定的标准及以下客房的将被视为合理住宿，在请示总经理同意后，允许按实报销；酒店员工应尽量选择低星级的宾馆或酒店住宿，以减少开支。20、出差人员的住宿费在住宿标准内据实报销，超支部分自理，规定标准内节约部分按60%返还。酒店员工出差无住宿发票的，按实际住宿天数，每人每天按照包干总额的40%给予补助。但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。21、出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴；当日有出租车票的，当日不计算交通补贴。招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，招待费发票未注明日期的，一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴；出租车票必须注明往返地点及用车事由，出租车票无日期的，且出租车票数量超过出差天数2倍及以上的，出差期间不予计算交通补贴。22、出差人员的交通补贴、伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾；住宿补贴按实际住宿天数计算。23、出差人员超标准乘坐交通工具须经总经理签字同意方可报销，并须事先请示；飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经上级领导签字同意方可报销。24、酒店员工出差夜间（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐硬坐火车超过8小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的50%。25、长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报财务部经理、总经理审批后，按票价的50%报销。26、酒店员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行；酒店员工随同副总经理及以上级人员一同出差，原则上不予发放伙食补贴和交通补贴。27、司机带车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干，不享受交通补贴，标准参见一般员工包干标准。28、酒店员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。酒店员工在私房（家）所在地或父母所在地出差，不享受住宿补贴，伙食补贴减半发放，交通补贴仍按标准发放。29、酒店员工在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补贴，不发住宿补贴和交通补贴，住院超过1个月的停发伙食补贴。六、市内公共交通费标准30、市内交通费是指各部门在酒店所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），酒店员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。31、凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准。32、所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。33、报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将将移交行政人事部处理。七、通讯费标准34、通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话、小灵通等，酒店总经理、部门经理通讯费按照上级领导批准的标准执行。酒店营销人员的通讯费标准经总经理、上级领导批准确定。35、享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通。八、业务招待费标准36、业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。37、各部门人员因公接待外单位人员，应在酒店内安排工作餐，非经上级领导和总经理特批，一律不得在酒店外开支招待费。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、总经理、上级领导批准并报行政办公室登记备案。38、各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理，经总经理同意，限额接待。39、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。九、办公费标准40、办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。酒店办公费统一由行政办公室指定专人进行控制与管理。各部门年初编制预算，按月分解编制，经研究核准后，必须在限额内领取使用，超支不报。41、各部门申请购置办公用品、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政人事部经理审核、总经理批准后执行。42、行政办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。十、其他费用标准43、误餐补贴。酒店员工根据酒店规定，免费享受工作餐，如员工在市内办理公务，确因故不能返回享受工作餐的，按工作餐标准给予误餐补贴，但陪同宴请客户人员不享受误餐补贴。误餐补贴由行政办公室负责发放，酒店员工凭领取的未使用的工作餐券每月最后一天到行政办公室办理申请手续，由行政办公室统一到财务部取现和发放。44、礼品费。因工作特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，须经总经理批准、上级领导同意由采购部统一采购，个人不得私自赠送礼品。45、加班费。加班费由行政人事部按国家和酒店有关规定办理，月底随同工资一起发放。50、司机出车补贴。司机工作时间在市区内出车，不计算出车补贴；司机工作时间以外加班，视不同情况分别处理：、加班取件：按实际用车时间，填写加班单，行政人事部计入当月工资发放；、接送客户：只负责接送客户，按加班取件办法处理；全程跟车陪同客户的，原则上不得随同客户一起用餐和娱乐，司机用餐须自行解决：a、司机自己解决用餐的，酒店按工作