会议策划及费用预算.doc

会议策划及费用预算一、 总体策划：拟定于11月15-16日举行，地点安排在XXX，历时约一天半。总体安排为下午报到并安排住宿、第二天上午8：00-12:00开会，12:30午饭。会议名称：会议背景：公司业务不断发展，销售渠道不断拓展，需要加深与经销商的联系会议目的：1.增进各经销商对公司的了解，鼓舞经销商的士气，实现2012年的销售目标任务。2.最大限度占用每个经销商的专用资金，从而造成其它品牌的铺货压力。3.培养经销商的销售观念和调动他们主动学习的激情。会议主题：携手同行，共拓双赢2012年度化肥、农药的冬储政策规划及实施参会人员：xx市各县、乡镇级经销商（40-50人左右）会议时间：2011年11月15-16号 地点：xx市二、 大会议程梗概如下：会议准备：1.与会人员邀约及事项： a与会人员确定（经销商到会人员确定、第三方与会人员确定） b. 接待安排确定：2.会议确定a会议地点、议程安排确定b酒店住宿安排确定c.会议物料准备完成d场地布置完成3.人员分工表制作、分发完成4.时间进度表制作、分发完成5.准备好与会相关品：文件通知、经销商意见反馈表、产品介绍及宣传单、经销商奖励制度、促销活动方案、会议签到表、订货单、纸、笔、文件袋及其他宣传应用品。6.准备签到礼品：配置LOGO手提袋+宣传册+宣传单页+小礼品。会议中1. 人员签到及接待2. 我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会。先到客户业务员要让经销商填写经销商意见表、业务员与经销商做简短的沟通介绍、让经销商看产品宣传单或者看产品介绍视频等。3. 按照议会时间安排进度表完成此次经销商会议并拍照留影。4. 有序安排经销商有序离场。会议后业务员要做好经销商的销售/服务跟进工作，提升和巩固和经销商的客情关系。三、 其他要求1.须正式向供方发送邀请函5. 公司参加人员需着装统一，厂服（西装、领带、白衬衫）6. 会议开始前，供方代表进场时，我方人员须夹道欢迎。7. 需要发言的人员，务必事先告知。8. 注意晚宴桌次安排9. 会议邀请：XX；晚宴邀请：XXX一、大会筹备期工作安排负责人工作内容及计划完成日期工作人员备注1. 拟订并发送通知、邀请函2. 确定发言单位，并通知其准备3. 根据反馈信息确定实际与会人员名单、住宿情况、抵达情况，信息提供给会务组一份。4. 确定会议安排及大会议程、讨论议题。5. 准备会议资料：会议议程、优秀经销商名单及资料、公司近三年供方质量情况统计报告、讨论议题、餐桌安排单、供方意见反馈单6. 准备其他资料：签到表、住宿单、会议用纸笔、发言稿、主持词。1. 纪念品准备：公司小礼品2. 菜单确认、自带酒水准备、晚宴分桌台签3. 分会场内水果4. 司仪安排5. 集体照摄影安排6. 会场内物品预订：话筒、投影仪、横幅、会场摆放鲜花、路引7. 现场摄影8. 根据秘书组信息，车辆准备二、大会期间工作安排工作内容及计划完成日期工作人员备注1.重要客户安排车辆接2.人员联系与引导3.签到、吃住安排4.发送纪念品、合格供方牌、资料发放5.房间分配单、用餐分配单提前交给酒店6.携带物资：根据物资清单7.调试音乐8.礼仪引导人员入场9.摄影、集体照安排10.会议结束，讨论之前安排合照11.晚宴酒水回收经费预算表名称供方大会简介预定时间地 点活动负责人工作人员费用 预算项目金 额备 注1住宿：房间XX元/间（ 23号XX间（含两间会务房），24号XX间标间）2中餐：自助餐XX元/人3晚餐：餐标XX元/桌，不含酒水4大会场：XX元/场5讨论小会场：XX元/场 XX个6酒水：每桌白酒一瓶（XX元）、红酒两瓶（共XX元）7酒水服务费 每桌XX8大堂吧休闲座XX元/人 按XX人记9纪念品：XX元/人 X