金华餐饮有限公司宴会预订管理制度.docx

金华餐饮有限公司宴会预订管理制度第一章总则第一条目的。为规范本公司宴会预订相关工作，特制定本制度。第二条范围。本制度宴会预订服务全过程，宴会预订部相关工作人员均适用。第二章宴会预订联络方式及注意事项第三条电话预订。电话铃响三声内接起，接电话流程如下。（1）您好（早上好），饭店宴会预订部，请问有什么能为您帮忙的吗？（2）请告诉我您的姓名，好吗？（3）可以告诉我您公司的名称吗？（4）请告诉我宴会大致人数？（5）请告诉我宴会日期，好吗？（6）请问您需要什么种类的宴会？我们饭店目前有（7）先生（女士），这种宴会的价格是，并有优惠活动，您看行吗？（8）请问你对宴会有什么特别要求吗？（9）如果没有别的要求的话，我可以重复一遍您的预订吗？（10）请留下您的联系方法好吗？以便再次详谈相关细节。（11）谢谢您的预订。欢迎您光临饭店，再见！（12）在顾客之后挂断电话。第四条面谈预订。面谈中，须与顾客当面洽谈所有的细节，满足顾客提出的各种要求，并说明付款方式等。预订员应填写预订单和联络方法，提前较长时间预订的可用信函或电话方式与客户联络。第五条信函预订。主要用于促销活动、回复客人的询问、寄送确认信。收到客人的询问信后，应立即回复，并附上饭店场所设施介绍和有关建设性意见。第六条必要时也可用传真等方式与客户联络。第三章相关工作表格及填写第七条宴会预订通知单。宴会销售部在接受客户预订时，应将商洽事项、细节要求等填写在宴会预订通知单上，以便更好地组织实施。第八条宴会合同书。与客户签订宴会合同书，双方均应如约履行合同的各项条款。第九条宴会预订记录表。用于记录预订情况，供预订员查核。宴会预订记录表一日一页。主要项目包括宴请日期、时间、客户电话号码、人数和宴会厅名称、活动名称，是确定还是暂定等。第十条宴会预订更改单。宴会预订通知单发往各部门之后，如客户提出临时变动，宴会部应迅速填写宴会预订更改单，并送交有关部门，以便进行相应调整。第四章宴会预订服务细则第十一条在接受客人询问前，预订员应掌握本饭店宴会厅的状况，并了解各种菜肴、价格及服务水平等情况，做到心中有数。例如，宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量；各类宴请标准所提供的菜肴品种、烹调方法等。第十二条与客户洽谈所有的宴请细节，尽量满足客人的各种要求，并填写宴会预订单。第十三条在宴会活动日记簿上标明活动地点、时间、人数等事项，并注上是否需确认的标记。第十四条一旦宴会活动得到确认，将已确认的菜单、饮料、场地布置示意图等资料，迅速送交顾客，并附上宴会合同书。宴会合同书一式五联，第一联由顾客自存，第二联由顾客签字后回收，第三联由宴会销售员保存，第四联交成本控制员，第五联留底。第十五条如果是提前较长时间预订的，应主动用信函或电话方式保持联络，进一步确定日期及有关的细节。对暂定的进行密切的跟踪和查询。第十六条收取订金。为了保证宴会预订的成功率，可以要求顾客预付一定数量的定金。饭店的常客及有良好信誉者，则不必付定金。第十七条建立宴会预订档案。将预订单分为“待确定”和“已确定”两类入档，按时间顺序排列。预订员应主动与顾客联络，并提前填写宴会预订通知单，送往各有关部门。第十八条在宴请活动前两天，必须与顾客联系，确定已谈妥的相关事项。任何与宴请有关的变动都应立即填写宴请预订更改单，并送至有关部门，更改单上需写明原来预订单的编号。第十九条宴会销售预订员有责任督促和检查大型宴会活动的准备工作，发现问题随时纠正。 第二十条如果客人取消预订，预订员应填写取消预订报告，