公司会议管理办法.doc

XXXX 公 司 文 件 XX文2013？号 签发：XXX会议管理办法第一章 总则第一条 为规范公司会议管理秩序，提高会议召开质量和效率，结合公司实际，特制定本办法。第二条 会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段；各部门应重视对会议的组织管理。第三条 本办法所指的会议，是指为了规范、高效管理的公司及各部门须定期召开的例会；其它临时性会议亦须参照本办法执行。第四条 企业管理中心负责会议相关管理制度执行情况的监管工作，并不定期对各部门的会议开展情况进行抽查，抽查内容主要包括：各项会议是否按期召开，及会议召开效率、会议纪要上传和流转查阅情况等。第五条 行政部负责公司总部会议室的统一调度管理，以及会议室所需桌椅、白板、笔记本电脑、投影仪等相关设备和器材的配置管理。第二章 会议召开原则第六条 公司及各部门召开会议应遵循如下原则：（一）时效：当需要通过会议明确或解决相关问题时，务必及时召开，决不拖沓。 （二）高效：召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，流程明确，严格把控进程，提高会议效率。（三）务实：把工作重点放在工作总结、工作跟进和工作部署等重要部分；会前加强调研和准备，会中集中精力研究和解决实际问题。（四）节约：会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格坚持节俭的原则，严禁铺张浪费。第三章 会议安排第七条 公司规定定期召开的会议均列入例会制度，要求按照例行会议规定的时间、主题和参加人员组织召开（具体例会安排见附件一公司及各部门例会安排表）。第八条 凡需要上级领导参加的会议，召集部门应提前请示领导或邀请参加。第九条 各部门应坚持部门服从公司，局部服从整体的原则，避免会议时间冲突。 第十条 会议组织部门要做好会议是否召开、会议参与人员、主持人的把关工作。不必要的会议坚决不召开，没必要参加的人员坚决不要求到会，每次会议明确主持人。第四章 会议管理第十一条 会议召集部门应做好充分的会前准备，拟定会议议程、预估会议用时、准备会议材料、落实布置会场、做好签到等工作，确保会议所需设备、器材、场地及时安排到位；需要使用公司总部会议室1个小时以上的必须提前一天与行政部预订会议室，以避免因会议室使用冲突耽搁会议召开。第十二条 会议召集部门应至少提前一天发布会议通知，告知明确的会议主题内容、需要提前思考准备的工作事项、数据报表或会议素材，以及会议大概用时。第十三条 会议主持人会前要简明扼要地介绍会议目的、会议议程、会议时间、会议召开形式等；会议进行中要全面掌控，正确引导发言，发现汇报跑题、空洞或冗长等要及时提醒或中断；对违反会议管理规定的人员要立即指正；严格控制会议时间，原则上不超过预定的时间。第十四条 与会人员应充分做好会前准备；会议期间全情投入，不说闲话、废话，发言言简意赅，针对性强，并按会议要求控制发言时间；与会人员应认真领会会议精神，积极发言，为公司的发展献计献策；会后形成的决议必须严格执行，及时传达。第十五条 会议应有专人负责记录和整理会议纪要，会议记录负责人应及时把会议纪要以统一的格式录入电脑文档，并按要求进行上传业务跟踪系统或发邮件流转。会议纪要发送的时间要求：每次例会结束后，会议组织部门应在24小时内按规定将会议纪要发送给相关部门及领导（特殊情况报分管总审批后除外）。第十六条 对于会议决议需实施的相关工作计划及工作任务，由各会议召集部门或会议负责人安排跟进了解工作开展情况，各与会人员应及时查阅会议纪要内容，并按决议要求执行。第十七条 会议材料的归档：各级会议的相关文件资料、会议签到、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等均应由会议组织部门指定专人及时整理归档。第五章 会议纪律第十八条 与会人员应遵守如下纪律：1、与会人员必须按会议通知时间按时到会，不得迟到、早退或无故缺席，会议期间应将通讯工具调为振动或静音模式，并不得随意拨打或接听电话、发短信息，也不得随意走动；有特殊情况确需外出的应先征求会议主持人同意。会议有其它特殊要求的，由组织部门会前另行通知。2、会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。3、会议考勤处罚参照公司出勤管理制度执行。第六章 附则第十九条 本办法由企业管理中心负责制订、解释和修订。第二十条 本办法自发文之日起执行。 附件一：公司及各部门例