某大赛新闻发布会筹备方案.doc

XX大赛新闻发布会筹备方案n 会场地点：n XX酒店会议室n 主题会标：n XX新闻发布会n 主题画面：n n n 主席台：n 主席台设一排座椅（视主席台嘉宾人数而定，事先确定人数，现场摆放座椅数），座椅前置小桌，配备台布，主持人前设1个有线话筒n 主席台前设演讲台，配备2个有线话筒，鲜花1篮n 主席台每2位嘉宾之间摆放 n 主席台每位嘉宾备 矿泉水1瓶，资料袋1个（内容见后）n 主席台每位嘉宾前摆放贵宾台卡（名签）n 每位嘉宾佩戴鲜花嘉宾卡（事先佩戴好，专人负责）n 记者、来宾席n 在重庆申基索菲特大酒店会议室，主席台对面n 记者来宾席设40个座椅（设小桌）n 记者来宾席每2位之间摆放 n 记者来宾席每位备 矿泉水1瓶，资料袋1个（内容见后）n 记者来宾席备2个无线话筒n 每位记者来宾佩戴鲜花嘉宾卡（事先佩戴好，专人负责）n 会场氛围：n 酒店外围布置：设拱门、条幅、易拉宝等 n 酒店大厅摆设：指引牌 n 会场背景布置：主题背景板，内容含主题、会议日期 n 会场摆放X展架N个，主席台两侧各N个，入口处N个 n 会议室布置：主席台、来宾席等 n 设备安装n 根据需要配置音响设施、投影设备、电源、各种麦克风等n 报到、指引n 凭邀请函报到n 在xx酒店大堂设置报到处，准备好“请赐名片”盒等，由专人负责接待n 在大堂设置指引牌1个n 安排礼仪小姐N名（可由酒店形象代表担任），负责嘉宾指引n 来宾车辆停放安排，指定地点、指定专人n 录像、摄影n 指定专人负责 新闻发布会来宾邀请n 政府嘉宾（N名） n 协作单位（N名） n 媒体（N名） 电视台 报 报 网 网n 嘉宾邀请流程n 拟定邀请嘉宾、记者名单n 邀请嘉宾、记者名单报领导审批n 重要嘉宾由领导联系后，专人送达请柬n 记者通过电话联系n 通过传真或电话再次确认嘉宾、记者参加情况n 最终确定到会嘉宾名单新闻发布会资料夹内容n 发布会日程安排n 领导、来宾演讲稿n 关于大赛的资料n 企业资料等新闻发布会前期工作流程（时间推进表）n 7月X日n 成立活动运作小组n 小组成员分工n 人员邀请n 拟定嘉宾、记者及特约来宾名单n 确定嘉宾、记者及特约来宾名单n 制作、打印请柬，并确认无误n 领导电话联系重要嘉宾n 电话联系记者及来宾n 部分嘉宾、记者及来宾请柬送达n 贵宾台卡落实（按名单准备）n 企业、大赛活动资料、宣传片准备n 条幅、拱门、易拉宝、会标尺寸、内容、制作厂家、完成时间落实n 巨幅彩喷画尺寸、画面、制作厂家、完成时间落实n 话筒、指引牌落实n 鲜花嘉宾卡落实n X展架落实n 其他物品落实（礼品、招待烟、打火机、烟灰缸、矿泉水）n 领导讲话落实（指定人员）n 礼仪小姐n 保安人员落实n 明日事项安排n 7月X日n 前一天落实的事项催办n 人员邀请n 所有邀请嘉宾、记者、来宾沟通完毕n 重点嘉宾请柬送达完毕n 活动管理n xx参加领导落实n xx领导会议主持、致词人落实n 会场确定、落实n 礼品确定、落实n 与协作单位联系n 明日事项安排n 7月X日n 前一日事项催办n 人员邀请n 最后确认邀请嘉宾、记者、来宾到会情况n 视情况补充嘉宾并落实n 活动管理n 布置会场，如酒店会议室当晚完成；如酒店大厅、大门早9点之前完成n 所有准备物品在会议前一晚必须到位n 与协作单位联系，最后落实所有准备工作n 接待会议室落实n 前一日人员分工落实n 7月X日（当天）n 7：00n 工作人员到位n 协作单位工作人员到位n 完成各项准备工作n 9：00n 主席台安装完毕n 音响调试完毕n 会场氛围布置到位n 酒店外及大厅布置完成n 签到台布置n 停车场禁界区隔离出n 会标、条幅、巨幅彩喷画到位n 贵宾休息室布置出，配好招待烟、打火机、烟灰缸、xxx矿泉水n 工作人员（含礼仪小姐）到位，按分工配合完成各项工作n 会议备品准备到位n 活动物品检查n 人员检查n 物品检查n 资料检查n 礼品检查n 会场检查n 全程摄影、摄像协调n 签到n 嘉宾签到（佩戴胸花）n 媒体签到（佩戴胸花）n 会场引导n 资料分发议 程 表地点：xx大酒店会议室时间： _年_月1_日 下午_n 15:30 嘉宾报到，迎接n 15:3015：40 嘉宾、记者分别入座（专人引导）n 15：40 15：55 现场滚动播放大赛宣传片，图片资料n 16:00 17:30:00 新闻发布会n 主持人宣布新闻发布会开始n 主持人介绍参加发布会的嘉宾、媒体记者n 领导致欢迎词n 领导简介本次大赛活动内容n 邀请 领导讲话n 记者提问n 结束17：30会议结束，赠送礼品，应该有午间酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。新闻发布会邀请人员清单（略）姓名单位职务联系人备注政府嘉宾合计人数新闻媒体合计人数协作单位合计人数总计人数新闻发布会物料清单物料名称数量置放地点负责部门完成时间备注喷绘画8幅会议室3面墙大型喷绘画1幅形象墙拱形门横幅4条主席台桌椅记者