进出口贸易部管理工作制度-V6.doc

1 33 公司各部门 各项目经理部 根据集团公司相关要求 并结合国际工程分公司的实际情况 制定 进出口贸易部管理工作制度 现下发给你们 请遵照执行 2 33 进出口贸易部进出口贸易部 管管理理工工作作制制度度 编制单位 中国二十冶国际工程分公司编制单位 中国二十冶国际工程分公司 编制日期 编制日期 20142014 年年 3 33 第一章 目的 第一条 为有效开展质量 环境和职业健康安全管理工作 根据 GB T19001 2008 idt ISO9001 2008 质量管理体系 要求 GB T24001 2004 idt ISO14001 2004 环境管理体系 要求及使 用指南 GB T28001 2001 职业健康安全管理体系规范 标准和 集团公司 2009 B 版 质量 环境和职业健康安全管理手册 程 序文件 和集团公司物资管理部管理工作制度的要求 制订本部 门 管理工作制度 目的是明确本部门质量 环境和职业健康安 全管理职责 并将管理职责落实到各岗位 同时对本部门主管及 相关程序文件中的有关要求作出具体的规定 以便更好地指导本 部门的管理工作 第二章 适用范围 第二条 适用于本部门在质量 环境和职业健康安全管理体系 运行中所有的管理工作 第三章 进出口贸易部管理目标 第一节 采购业务 第三条 主要物资采购招标率 100 第四条 供应商评审率 100 第五条 用于工程物资进货验收率 100 第六条 危险化学品采购情况检查覆盖率不低于 80 4 33 第七条 各类报表收集 汇总 上报及时率 100 第二节 进出口业务 第八条 进出口物流业务招标率不低于 95 第九条 报关资料申报正确率 及时率均达 100 第十条 核销 退税资料申报正确率 及时率均达 100 第三节 网络管理业务 第十一条 公司网络出现问题时 应及时处理 由内部原因引 起的网络中断必须在 4 小时内予以修复 第十二条 定期检查视频会议系统 确保其运行故障率低于 2 第四节 其它 第十三条 对各业务系统管理工作检查及时率 100 第十四条 控制职业危害 做好职业健康安全保健工作 第十五条 办公用各类有毒有害废弃物按公司规定处理 严 格执行公司节能规定 第四章 管理职责 第五节 进出口贸易部组织机构及岗位设置 第十六条 进出口贸易部组织机构如下 5 33 进出口贸易部组织结构进出口贸易部组织结构 第十七条 进出口贸易部由公司副经理分管 设部门经理 1 人 部门副经理 1 人 主办若干人 第六节 进出口贸易部职责 第十八条 负责国际工程公司所有国内 外项目设备 材料 的采购工作 第十九条 负责二十冶集团公司承揽的国外项目的部分设备 材料的采购工作 第二十条 负责配合公司市场部在投标过程中的设备 材料 海运物流费等的市场询价工作 第二十一条 负责按照集团公司物资管理部的要求 对物资采 部门经理 部门副经理 采购岗位 合同管理岗位 物流岗位 通关岗位 核销退税岗位 公司网络管理员岗位 采购业务进出口业务网络管理业务 6 33 购工作进行规范管理 并及时制作 上报各种报表 第二十二条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外 项目的设备材料的进出口物流工作 包括但不限于 船公司 或 货代 的选择 船期确定 货物包装指导 货物进出仓管理 货 物进出港管理 装箱及装船监督等 第二十三条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国 外项目的设备材料的进出口报关工作 包括但不限于 报关单据 制作 商检单据制作 对外承包工程批量商检办理等 第二十四条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国 外项目涉及的所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报 结汇 核 销手续的办理 第二十五条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外 项目的设备材料的出口退税手续办理 第二十六条 负责扩展国际工程公司的国际贸易业务 第二十七条 负责公司电脑 电话 网络的日常管理工作 第二十八条 负责与本部门强相关的 16 个程序相关职责的实 施 1 文件控制程序 2 施工技术文件管理程序 3 记录控制程序 4 环境因素识别与评价工作程序 5 法律法规管理程序 6 管理方案控制程序 7 33 7 信息交流工作程序 8 人力资源管理程序 9 物资采购管理程序 10 污染物控制程序 11 资源和能源管理程序 12 施工现场安全防护控制程序 13 劳动保护工作程序 14 危险化学品管理程序 15 消防管理工作程序 16 纠正和预防措施管理程序 第七节 各管理岗位职责 第二十九条 部门经理岗位 1 负责本部门全面管理工作 2 积极开拓市场 组织并调动整个部门完成公司下达的各 项经济指标 3 监督参与大批量商品订货的业务洽谈 检查合同的执行 和落实情况 4 检查购进物资是否符合质量要求 对公司的物资采购和 质量要求负全面责任 5 认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制 6 负责针对新签国际工程项目 组织各方及时制订适合该 项目的国际物流 通关 核销退税等流程 7 认真监督检查采购物资装箱 报关 发运情况 8 33 8 定期将采购 发运任务完成及未完成情况逐项列出报 表 呈公司领导审阅 以便于公司领导掌握全公司的采购项目执 行情况 9 责与集团公司物资管理部的对口管理工作 10 完成公司领导交办的其他任务 第三十条 部门副经理岗位 1 协助部门经理进行本部门业务管理工作 2 协助部门经理完成公司下达的各项经济指标 3 完成领导交办的其他任务 第三十一条 采购岗位 1 采购人员须注重职业道德修养 严格遵守采购纪律 积 极按公司的采购规范和要求做好采购工作 2 熟悉和掌握公司所需各类物资的名称 型号 规格 单 价 用途和产地 3 负责配合公司市场部在投标过程中的设备 材料的市场 询价工作 4 采购人员在工作中应能够吃苦耐劳 多跑 多对比 精 通采购业务 选择供应商时至少货 价 比三家 降低采购成本 5 对审批后的采购计划组织实施 确保项目施工过程中的 物资供给 6 负责采购物资的接收与移交 保证物资在数量 质量上 与采购合同相符 配合相关人员做好验收记录 并办理入 出库 9 33 手续 7 及时收集整理好各种合格证 检验证书等 交相关人员 留存或报监 8 按采购工作的规范和流程进行有效工作 采购单据和报 账程序必须符合财务要求 9 对于国际工程项目的采购物资 配合物流人员将包装要 求 装箱单格式 唛头格式 进仓通知等发送给供货商 并随时 与其保持沟通 确保无误 10 完成领导交办的其他任务 第三十二条 国内物流岗位 1 负责根据项目物流需要进行公开邀请招标 选择国内地 面 国际运输服务提供商 船公司或货代 参与投标者不得少于 三家 选择其中价格 服务 能力等综合竞争力最强者作为中标 单位 2 负责根据业主要求及备货情况及时联系船公司或货代确 定船期 3 负责办理国际货物运输保险 4 检查货物的包装和唛头是否符合采购合同和国际贸易运 输要求 5 对于仓库集中装箱货物 负责及时将进仓通知 内容应 包括但不限于 收货仓库名称 地址 联系人和送货时间等 通 知采购人员或项目部国内物流对口人员 对于在厂家装箱的物资 及时联系供货商和船公司或货代 提箱到厂家装箱 并对全过程 10 33 进行跟踪管理 确保全部货物按时 安全地运抵交货仓库或码头 6 供货商送货时要负责协调仓库或码头及时 安全收货 并协助验收人员对到货进行验收 7 负责根据实际发货情况制作装箱单 中英文对照 经部 门经理或副经理审核后 及时 EMAIL 或传真给业主和项目部 8 完成领导交办的其他任务 第三十三条 国外物流岗位 1 负责根据项目物流需要 在项目所在国进行公开邀请招 标 选择该项目的国外短驳物流提供商 参与投标者不得少于三 家 选择其中价格 服务 能力等综合竞争力最强者作为中标单 位 2 负责国外进口清关 港口至工地短驳物流的全部工作 3 负责在货物抵达现场后同项目部办理书面交接手续 原 件存档后 要及时通过 EMAIL 或传真将复印件发回国内 4 负责破损 丢失货物的保险索赔工作 5 完成领导交办的其他任务 第三十四条 通关岗位 1 负责办理货物进出口的通关手续 2 通关人员必须具有高度责任心 认真准备通关资料 随 时与采购 物流 核销退税等岗位进行沟通 以便同采购合同 实际装箱单 增值税发票信息等保持一致 力求达到通关资料零 差错 11 33 3 对于国家法定商检物资 及时向物资采购方具体办理商 检的人员提供报检所需的全套资料 4 负责对外承包工程出口物资批量商检手续的办理 5 定期对通关情况进行汇总 并报部门经理 6 完成领导交办的其他任务 第三十五条 核销退税岗位 1 负责按需从外汇管理局领取外汇核销单 2 负责办理所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报 结汇 核销手续 3 负责办理所有已出口货物的出口退税手续 4 定期对核销 退税情况进行汇总 并报部门经理 5 完成领导交办的其他任务 第三十六条 合同管理岗位 1 负责本部门各类经济合同签章手续 付款手续的办理 2 负责本部门合同文本的管理 建立合同台帐及合同档案 3 负责本部门合同信息输入电脑的工作 实行信息化管理 4 负责汇总本部门合同签订 执行情况 定期提交合同签 订 执行情况报表 5 负责本部门合同的查询工作 6 负责公司各种外贸证照的申办及年检 7 完成领导交办的其他任务 12 33 第三十七条 公司网络管理员岗位 兼职 1 负责公司网络 电话线路和设备的日常维护 及时处理 解决运行中发生的故障 保证网络通信畅通 2 为新开通网络线路连接的用户提供接入服务 3 为终端用户计算机操作系统 应用软件和网络通信安装 调试提供服务 4 为保证网络畅通 负责对局域网进行监控 限制用户利 用公司网络下载电影 游戏等与工作无关的大容量文件 5 负责公司主页的素材收集 整理 网页的制作 改版 更新 发布 6 完成领导交办的其他任务 第五章 工作程序 第八节 文件控制 第三十八条 部门经理负责 文件控制程序 相关职责实施的 领导 组织工作 第三十九条 部门经理组织编制本部门分公司级文件和部门 管理工作制度 并负责本部门文件发放的签发工作 第四十条 部门经理负责公司及外来文件的进一步签发工作 并形成签发记录电子版备查 第四十一条 如本部门编制的分公司级文件有需更改的内容 则以新文件代替原文件方式进行更换 第四十二条 JB0103 文件和资料控制清单 台帐 13 33 第九节 施工技术文件管理 第四十三条 部门经理负责 施工技术文件管理程序 相关 职责实施的领导 组织工作 第四十四条 采购岗位负责收集汇总本系统采用的材料标准 图集等 并建立清单 报分公司项目管理部 统一纳入分公司标 准管理系统中 第四十五条 JB0201 现用技术标准清单 留存一份 第十节 记录控制 第四十六条 部门经理负责 记录控制程序 相关职责实施 的领导 组织工作 第四十七条 本部门的记录分为体系运行记录和工作记录两 类 第四十八条 部门经理负责确定本部门 本系统的体系运行 记录和部门管理工作记录 表式 录入 记录表式目录 第四十九条 合同管理岗位负责相应的收集 分类 汇总 存档等工作 第五十条 记录的保存期限按合同 法规和档案管理规定 期限保存 记录 保存期限为三年 第五十一条 超过保存期限需销毁的记录 由合同管理岗 位负责填写 记录销毁申请表 经部门经理批准后销毁 第五十二条 JB0302 记录表式目录 自存一份 JB0303 记录销毁申请表 自存一份 14 33 第十一节 环境因素识别与评价工作 第五十三条 部门经理负责 环境因素识别与评价工作程序 实施的领导 组织工作 第五十四条 部门副经理根据分公司 重要环境因素及其控 制计划清单 等要求对本部门重要环境因素进行控制 第五十五条 JB0402 重要环境因素及其控制计划清单 收存 第十二节 法律法规管理 第五十六条 部门经理负责 法律法规管理程序 相关职责 实施的领导 组织工作 第五十七条 部门副经理负责本部门 本系统有关质量 环 境和职业健康安全的法律法规及其他要求的搜集 各级政府及 相关部门 走访 电话 报纸 书店 标准出版社 网上索取等 和汇总 填写 JB0601 适用性法律法规文件控制清单 第五十八条 JB0601 适用性法律法规文件控制清单 台帐 第十三节 管理方案控制 第五十九条 部门经理负责 管理方案控制程序 相关职责 实施的领导 组织工作 第六十条 各岗位负责公司管理方案中涉及本岗位职责的实 施工作 第十四节 信息交流 第六十一条 部门经理负责 信息交流工作程序 相关职责 15 33 实施的领导 组织工作 第六十二条 各岗位负责与本岗位业务相关信息的收集 传 递 第十五节 人力资源管理 第六十三条 部门经理负责 人力资源管理程序 相关职责 实施的领导 组织工作 第六十四条 每年底由部门副经理提出下一年度本部门 本 系统的培训需求 并填写 培训需求申请表 经部门经理审核 后 报人力资源部 第六十五条 JB1004 培训需求申请表 自存一份 报人 力资源部一份 第十六节 物资管理 第六十六条 部门经理负责 物资采购管理程序 实施的领 导 组织工作 第六十七条 采购岗位负责按公司 物资管理办法 填写合 格供方的 JB1301 供方评价 复评表 JB1304 供方业绩评价表 并建立 JB1302 合格供方管理台帐 第六十八条 部门经理不定期对各项目本程序实施情况进行 检查 检查的内容包括 供方的评审 复评 情况 供方的选择 情况 采购计划的编 审与实施 招标采购文件 记录的管理 采购合同的管理 物资的进货检验 业主提供物资的管理及定期 检查情况等 填写 程序实施情况检查表 汇总后报公司主管 16 33 副经理 第六十九条 JB0301 程序实施情况检查表 自存一份 受检项目一份 JB1301 供方评价 复评表 自存一份 报集团公司物资管理 部一份 JB1302 合格供方管理台帐 台帐 JB1304 供方业绩评价表 自存一份 报集团公司物资管理 部一份 4 104 10 污染物控制污染物控制 4 10 1 部门经理负责 污染物控制程序 相关职责实施的领导 组织工作 4 10 2 本部门的废弃物 废打印墨粉 废色带 废磁盘 废计算 器 废日光灯 废涂改液 废电池 废复写纸 废办公纸等 4 10 3 按公司指定存放点 进行分类存放 以保护办公环境 保 障人身健康 4 114 11 资源和能源管理资源和能源管理 4 11 1 部门经理负责 资源和能源管理程序 相关职责实施的领 导 组织工作 4 11 2 按照公司有关定额发料 降低材料消耗的规定执行 4 124 12 施工现场安全防护控制施工现场安全防护控制 4 12 1 部门经理负责 工程产品质量改进控制程序 相关职责实 17 33 施的领导 组织工作 4 12 2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定 采购安全防 支 护设施物资 4 134 13 劳动保护劳动保护 4 13 1 部门经理负责 劳动保护工作程序 相关职责实施的领导 组织工作 4 13 2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定 采购劳动保护用品 4 144 14 危险化学品管理危险化学品管理 4 14 1 部门经理负责 危险化学品管理程序 相关职责实施的领 导 组织工作 4 14 2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定 采购危险化学品 4 154 15 消防管理消防管理 4 15 1 部门经理负责 消防管理工作程序 相关职责实施的领导 组织工作 4 15 2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定 采购消防设施和器材 4 164 16 纠正和预防措施管理纠正和预防措施管理 4 16 1 部门经理负责 纠正和预防措施管理程序 相关职责实施 的领导 组织工作 18 33 4 16 2 各岗位收集本系统的质量 环境和职业健康安全管理体系 不符合信息 4 16 3 部门经理不定期组织对各岗位本程序相关职责实施情况进 行检查 填写 程序实施情况检查表 并保存记录 4 16 4 记录 JB3001 纠正 预防措施记录表 自存一份 5 5 相关和支持性文件相关和支持性文件 5 1 公司 QES SC 2009B 质量保证手册 5 2 公司 CX 2009B 程序文件 5 3 中华人民共和国建筑法 5 4 中华人民共和国合同法 5 5 公司 物资采购管理办法 国际发 2013 62 号文 6 6 记录目录记录目录 见 JB0302 记录表式目录 19 33 进出口贸易部管理工作职责分配表进出口贸易部管理工作职责分配表 序序 号号 程程 序序 文文 件件 名名 称称 部部 门门 经经 理理 部部 门门 副副 经经 理理 采采 购购 岗岗 位位 合合 同同 管管 理理 岗岗 位位 物物 流流 岗岗 位位 通通 关关 岗岗 位位 核核 销销 退退 税税 岗岗 位位 公司公司 网络网络 管理管理 员岗员岗 位位 1文件控制程序 2施工技术文件管理程序 3记录控制程序 4环境因素识别与评价程序 5法律法规管理程序 6管理方案控制程序 7信息交流工作程序 8人力资源管理程序 9物资采购管理程序 10 污染物控制程序 11 资源和能源管理程序 12 施工现场安全防护控制程序 13 劳动保护管理程序 14 危险化学品管理程序 15 消防管理工作程序 16 纠正和预防措施工作程序 注 领导职责 主责 相关 主管职责 主管 相关 20 33 JB0302 记记 录录 表表 式式 目目 录录 编号 01 序号序号表式编号表式编号记录表式名称记录表式名称备备 注注 01JB0103文件和资料控制清单 02JB0201现用技术标准清单 03JB0301程序实施情况检查表 04JB0302记录表示目录 05JB0303记录销毁申请表 06JB0402重要环境因素及其控制计划清单 07JB0601适用性法律法规文件控制清单 08JB1004培训需求申请表 09JB1301供方评价 复评表 10JB1302合格供方管理台帐 11JB1304供方业绩评价表 12JB3001纠正 预防措施记录表 单位 进出口贸易部单位 进出口贸易部 编目人 陈利民编目人 陈利民 2013 年年 5 月月 31 日日 21 33 文件和资料控制清单 单位 盖章 单位 盖章 文件类别 受控文件文件类别 受控文件 编号 编号 序序 号号 文文 件件 与与 资资 料料 名名 称称文件编号文件编号编制部门编制部门 适用性适用性 批准人批准人 发放发放 批准人批准人 发放发放 记录号记录号 发放发放 份数份数 发放发放 日期日期 发放发放 人人 备备 注注 填表人 填表人 年年 月月 日日 JB0103 22 33 JB0201JB0201 现现 用用 技技 术术 标标 准准 清清 单单 编号 编号 序号序号标准号标准号标标 准准 名名 称称备备 注注 编制单位 编制单位 审核 审核 批准 批准 日期 日期 年年 月月 日日 23 33 JB0301JB0301 程序程序实实施情况施情况检查检查表表 编号 编号 被检查方被检查方 检查内容检查内容 检查记录 检查记录 检查人 签字 检查人 签字 年年 月月 日日 被检查方确认意见 被检查方确认意见 负责人 签字 负责人 签字 年年 月月 日日 注 检查记录应形成闭环 被检查方应对检查出的问题进行整改并请检查人验证 注 检查记录应形成闭环 被检查方应对检查出的问题进行整改并请检查人验证 24 33 JB0302JB0302 记记 录录 表表 式式 目目 录录 编号 编号 序号表式编号记 录 表 式 名 称备注 单单 位 位 编目人 编目人 年年 月月 日日 25 33 JB0303JB0303 记录销毁记录销毁申申请请表表 编号 编号 申请销毁记录申请销毁记录 名称及编号名称及编号 申请销毁部门申请销毁部门 申请销毁记录情况 页数 已保存时间 申请销毁记录情况 页数 已保存时间 申请人 申请人 年年 月月 日日 部门 单位 负责人批准意见 部门 单位 负责人批准意见 负责人 签字 负责人 签字 日日 期 期 26 33 JB0402 重重 要要 环环 境境 因因 素素 及及 其其 控控 制制 计计 划划 清清 单单 序序 号号 重要环境重要环境 因因 素素 分项工程分项工程 过程过程 工序工序 部位部位环境影响环境影响 时时 态态 状状 态态 环境目标及指标环境目标及指标 控控 制制 措措 施施 主责单位主责单位 完完 成成 时时 间间 控制措施 控制措施 A 运行控制 B 文件控制 C 更新环境条件 D 增加 更新 维修设施 E 教育与培训 F 建立管理方案 G 记录控制 H 建立应急准备和响应预案 27 33 JB0601 适用性法律法规文件控制清单 单位 盖章 编号 序号适用性法律法规文件名称文件编号 文件颁 发部门 公布 日期 生效 日期 信息来源搜集部门 管理体 系类别 备注 说明 本表中的 公布日期 指全国人大 国务院 地方人大及政府等立法机关发布法律法规的日期 生效日期 指法律法规的实际 施行日期 管理体系类别一栏中填写法律法规的类别 即在质量 环境 职业健康安全中选择一种 28 33 JB1004JB1004 培培 训训 需需 求求 申申 请请 表表 编号 编号 培训项目培训项目 参加对象参加对象 计划人数计划人数 实施时间实施时间 申请单位说明 申请单位说明 单位 章 单位 章 年年 月月 日日 人力资源部意见 人力资源部意见 签字 签字 年年 月月 日日 29 33 JB1301 供方评价供方评价 复评表复评表 编号 供供 方方 名名 称称 供供 方方 地地 址址联联 系系 人人 联联 系系 电电 话话合合 作作 历历 史史 拟采购物资名称 拟采购物资名称 供供性性 方方质质 生产商 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业 销售商 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业 供供 方方 预预 审审 资资 料料 企业法人营业执照 通过本年度年检 税务登记证 通过本年度年检 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证 市场准入证 中国国家强制性产品认证证书 特种劳动防护用品生产许可证 劳动防护用品经销许可证 建筑材料进沪备案证 国家 地方 行业质量监督部门出具的产品检验报告及附件 本年度或上一年度 获得的与质量 环境和职业健康安全有关的荣誉证书 评价方式 实地考察 用户了解 仅凭资料评价 认证证书 质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系 产品认证 1 预 复 审资 料 齐全且合格 齐全不合格 不全初评复评 2提供价格承诺 随时提供 按时提供 不提供初评复评 3产品质量 好 较好 一般复评 4服务项目 齐全周到 不齐全 无复评 5优惠条件 条件优惠 条件较优惠 无优惠条件初评复评 评评 价价 考考 核核 内内 容容 6业绩评价得分 复评 评价结论 评价结论 同意作为合格供方 初评合格 复评合格 未通过合格供方评价 初评不合格 复评不合格 供方类别 A 类 B 类 C 类 物资采购部门负责人意见 物资采购部门负责人意见 签字 签字 日期 日期 物资采购部门主管领导意见 物资采购部门主管领导意见 签字 盖章 签字 盖章 日期 日期 上级主管部门意见 上级主管部门意见 审核人 审核人 日期 日期 批准人 盖章 批准人 盖章 日期 日期 填写说明 1 有该项内容时 标注 无该项内容时 标注 2 A 类供方 指与公司长期合作的优秀供方 B 类供方 指初评合格的供方 C