接待工作细则.doc

接待工作细则第一章 组织分工第一条 办公室作为全公司接待工作职能管理部门，负责制定接待工作制度，指导和协调各部门的接待工作。一类接待由办公室牵头负责，相关部门配合组织实施。二类接待由对口部门协同办公室一并完成，相关部门配合组织实施。三类接待由对口部门负责组织实施。遇到重大接待工作任务，应成立接待领导小组。接待领导小组由公司有关领导、办公室、政工部、工会办等相关部门组成。由公司有关领导任接待总指挥。第二条 接待总指挥1、负责来宾接待工作的总体安排布置；2、负责接待人员或相关部门的协调和调配；3、负责接待标准和规格的核定；4、负责协调解决接待工作中出现的问题；5、负责组织接待任务完成后的总结工作。第三条 办公室1、协助接待总指挥做好整个接待过程的协调，具体负责综合协调组，牵头负责秘书组、会务组、生活服务组和交通保障组的具体工作；2、负责掌握来宾的基本情况：包括单位、人数、姓名、性别、职务、抵离时间、工作任务、乘坐交通工具及车次或航班等，并做好详细的日程安排（包括就餐、住宿、活动等）；3、负责提出具体的接待方案：包括接待规格、接待部门人员、接待任务安排、费用预算等，并报请有关领导批准；4、负责检查落实接待方案中提出的各项任务内容；5、负责联系地方政府有关领导和部门人员，安排好领导会见；6、牵头负责汇报、交流材料的准备。领导讲话记录及录音整理工作，并做好领导活动信息的上报等工作；7、负责汇报会、座谈会的会场准备和服务；8、负责接待工作中的礼仪引导工作；9、负责来宾的接送及整个过程的车辆服务；10、负责做好来客的景点参观活动；11、负责做好接待物品的购置、发放、使用工作；12、负责接待期间有关事宜的保密工作；13、负责接待经费的汇总审核工作；14、负责做好重大接待任务的总结工作。第四条 政工部1、协助办公室做好接待工作的整体安排、综合协调和秘书组工作；2、负责做好来宾的安保和接待期间的员工思想政治工作，做好突发事件的预案和处置；3、负责做好来宾车辆的开道引导和停放指挥等工作；4、负责欢迎横幅、会标及相关标语的印制、悬挂或张贴工作；5、负责制作公司专题片；6、负责宣传报道组的各项工作；7、负责接待全程的摄影、摄像、人员合影及光碟、影集的制作工作；8、负责向来宾提供公司有关宣传材料；9、负责来客活动的宣传报道；10、负责做好新闻媒体的联系邀请并配合做好采访、报道工作，并对其报道内容审核校对。11、协助工会作好文艺演出的联系组织工作；12、负责做好文艺演出现场的秩序维持和消防工作；13、作好接待期间有关事宜的保密工作；14、完成接待领导小组安排的其他任务。第五条 后勤部1、协助办公室作好生活服务组的工作；2、负责做好餐厅、招待所的提前准备及来宾的就餐、住宿、娱乐等服务；3、负责做好厂区绿化美化和招待所、会议室绿植的布置工作； 4、负责做好整个厂区及进厂道路的文明卫生，负责水、电、暖的正常供应及接待期间的就医、保健工作；5、完成接待领导小组安排的其他任务。第六条 工会1、负责文艺晚会的联系、构思、策划、组织，并做好开场词、串词的准备、演出会场布置、员工的组织等工作；2、负责做好来宾文体活动的安排准备及组织工作；3、负责多功能厅、篮球场、员工活动中心的设施管理及准备工作；4、完成接待领导小组安排的其他任务。第七条 调度部、生产运营部、安质部1、负责现场接待组的工作，做好生产、基建现场文明卫生的清理，台账、报表等基础资料的提供等；2、负责做好一线人员的现场管理包括值班纪律、值班记录及有关问题的准备工作；3、负责向来宾汇报生产、基建、现场操作及系统情况等；4、负责做好检查路线的提前巡查工作；5、完成接待领导小组安排的其他任务。第二章 接待程序第八条 一类接待一、前期准备1、成立接待领导小组在收到接待通知明确来宾意图后，应汇报公司领导，成立接待领导小组。接待领导小组下设综合协调组、秘书组、生活服务组、宣传报道组、治安保卫组、交通保障组、现场接待组、文娱活动组等工作组。2、制定接待方案1）与对方联系人进行沟通，了解相关信息，包括人数、姓名、性别、年龄、职务、抵离方式及时间、活动内容及要求等，并尽可能了解来宾的工作、生活习惯。按照有理、有节的原则，综合考虑制订详细的接待方案。 2）接待方案包括来宾及陪同人员基本情况（单位、人数、姓名、性别、职务）；日程安排，活动内容和抵离时间、方式及车次或航班；迎接、送行和礼仪安排；会见或会谈、汇报、考察的场所路线安排和环境布置；会议议程安排；背景材料、汇报材料准备；宣传报道；餐饮住宿安排；交通安排；安全保卫安排；着装、民族风俗习惯等有关要求；应急预案等。3）接待方案报请公司领导审批后进行组织分工。相关部门和人员要明确任务、落实责任。3、厂区布置1）文明卫生提前通知相关部门对入厂大道、厂区、生产现场、基建现场等区域进行卫生清扫。2）绿化美化提前通知相关部门对办公楼门前、办公楼楼梯、招待所门前、会议室、餐厅等布置绿植和花卉。3）欢迎氛围提前通知相关部门在厂区布置彩旗、充气拱门、气球、条幅等。办公楼、招待所门厅铺设红地毯，办公楼门厅电子屏幕打出欢迎标语。3、场所安排1）接待室接待室主要用于会见或会谈。接待室应摆放好鲜花、桌牌、水果、香烟、茶水、香巾等，并预留宣传报道席位。2）会议室会议室主要用于汇报或座谈。会议室应提前根据参会人数安排好座位并摆放整齐。会议室应提前制作悬挂好会标。汇报材料和会议议程经公司领导审核后，按照集团公司视觉识别系统要求印制装订成册放置于文件袋。文件袋里应装入笔记本、签字笔、铅笔、稿纸等。文件袋应提前放置于领导座位桌前。会议室应摆放鲜花、桌牌、水果、香烟、矿泉水、茶水、香巾等，并预留宣传报道席位。有关人员应提前检查好话筒和音响设备正常。4、客房安排1）公司内住宿一般安排在公司招待所，公司外住宿则安排在指定宾馆。2）根据来宾职级、人数、性别，依照客房标准提前准备好房间。3）房间应摆放接待指南、果盘、香烟、茶叶、矿泉水、开水、茶杯、洗漱袋、扑克牌、签字笔、稿纸、水果刀、指甲剪等，必要时准备好笔记本电脑并开通网线，套间应摆放鲜花。4）来宾入住前应检查房间设施完好且能正常使用，招待品摆放整齐。来宾入住前半小时应打开房门、灯光、空调等。来宾每次离房后安排专人进行检查，督促服务员及时清理卫生，整理摆放好招待品，但不得擅自挪动来宾物品。5、客饭安排1）公司内用餐一般安排在招待所一楼餐厅，公司外用餐一般安排在指定的星级店。依照客饭标准执行。2）提前落实用餐具体地点、用餐时间、用餐人员、桌席数、餐饮要求等。3）排好菜单。要体现地方特色、节令时尚和来宾喜爱的菜肴；尊重少数民族的风俗习惯，不上禁忌菜。提前准备好酒水饮料等。4）排定桌次和座次。正式宴会桌次的排列：主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上；桌数较多时，要摆桌次牌；安排好座次并摆放好餐牌，若有变动应及时加位或撤位。少数民族宾客可设民族餐桌。5）如在路途或招待所外就餐，应提前安排好就餐地点、用餐菜谱，安排专人提前等候。6、车辆安排1）根据来宾职级，联系落实警用开道车。2）根据来宾人数和意图确定接站车、送站车、参观车、宣传车等。提前了解车型、座位数量、车号、驾驶员等并排列顺序、贴注车序号。3）车辆备品：矿泉水、饮料、香烟、毛巾、湿巾、抽纸、雨伞、画册、报刊等。参观车要提前放置好安全帽。7、制作接待指南1）接待指南以清楚、美观为原则，提前印制。2）接待指南有以下几部分依次排列组成：封面、欢迎辞、日程安排、住房安排、就餐安排、服务人员等。3）接待指南在制作时应注意格式、字体，做到无一错漏。接待指南印制前须经接待总指挥审核。8、宣传报道1）对来宾在公司的活动应给予全过程摄像、摄影。工作人员应提前做好相关设备、电源、录像带、胶卷等准备工作，来宾领导活动结束后，应迅速制作出高质量的影集或影碟，在客人离开之前赠送。2）事先预备好合影场地，准备好合影椅凳，并安排好合影位置，并贴好座条。3）如有市、县以上领导陪同，应提前同相应电视台、报社等新闻单位联系，并积极提供有关资料及新闻报道配合工作。4）在第一时间将来宾领导一行在公司活动情况向集团公司有关新闻媒体报道。二、接待实施1、迎接1）根据来宾乘坐交通工具情况，安排专车与公司有关领导提前20分钟到机场、车站或路途等候迎接。2）机场迎接时应提前联系好贵宾厅，办理好公司有关领导进停机坪迎接的证件，准备好鲜花并确定献花人员。所献鲜花应鲜艳、大方，在迎接的主要领导与主宾握手之后将花献上。3）来宾在贵宾厅稍事休息调整后，再按日程安排乘车出发。4）公司内部应安排所有在厂领导及相关中层干部在招待所门前列队迎接。列队人员应统一着装，左胸佩戴工作证。5）来宾抵达公司后，接待人员应主动提拿来宾的随身行李，并逐一对应引导进房间。6）来宾进入房间后，服务人员应提前准备好热茶，并及时递上热毛巾。2、会见1）公司有关领导将来宾迎领进接待室，参加会见人员应依主客方座位就坐。2）公司主陪领导在介绍到参会人员时，被介绍人应欠身并微笑致意。3）宣传人员应做好摄影、摄像、录音、记录等工作。3、现场视察1）现场视察前半小时应通知参观车辆提前到位，保持好车内温度，并检查车内备品齐全。2) 公司有关领导将来宾迎领进参观车，主宾在主座就坐，其他陪同人员应依座次就坐。3）宣传人员应坐宣传车并做好摄影、摄像等工作。4）员工着装统一规范，领导到达参观点时要起立列队欢迎。5）公司有关领导作现场讲解时应声音宏亮，介绍恰当。6）值班人员在回答来宾提问时应声音宏亮、抓住问题要点，回答恰当。4、工作汇报或座谈1）公司参会人员应提前15分钟进入会场，按指定位置就座。2）公司有关领导将来宾迎领进会议室，全体参会人员应起立鼓掌欢迎。引导人员应将来宾引导至指定位置就坐，公司参会领导应依桌牌就坐。会议结束应起立鼓掌欢送。3）会议期间参会人员应将手机设为振动，不随便走动、交谈。4）宣传人员应做好摄影、摄像、录音、记录等工作。5、合影1）在征得来宾同意合影后，公司有关领导将来宾迎领到合影点，参加合影人员应依座条就坐。2）摄影人员应及时协调好领导的坐姿表情等，并快速拍照。6、宴请1）公司有关领导将来宾迎领进宴会厅，参加宴会人员应依餐牌就坐。2）公司有关领导在行祝酒辞时，应端酒起立、热情大方、声音宏亮。3）宴请时不得行酒令，不得强行劝酒。7、观看演出1）提前落实好演出时间、演出地点、演出单位、演出节目，制作好节目单，事先悬挂好横幅，摆放好桌牌、节目单、茶水、手巾等。2）提前同主持人联系撰写好开场词和串台词，并及时向主持人或演员提醒烘托现场气氛。3）落实好本公司员工观众的人数，员工观众应提前15分钟进场，统一着装。领导来宾进场前应起立鼓掌欢迎，演出期间应将自己的通讯设备保持无声，不许吵闹喧哗、四处走动。政工部应维持好现场秩序，确保演出效果。8、娱乐活动1）提前了解领导一行的爱好和兴趣，提前做好文体、娱乐活动室的准备工作（包括运动鞋、服装、活动器材、茶水、水果、环境卫生等）。2）安排好陪同人员，掌握活动量和活动时间。9、游览1）应提前落实好游览路线及景点、导游等，安排好游览行程，并确定好餐饮、住宿地点。2）宣传人员应全程照相。10、送行1）来宾离去时，接待人员应协助来宾全面检查住房内的随身物品，做好行李的放置。2）安排有关领导或工作人员专车护送来宾抵达车站、机场或领导住地，并协助来宾做好乘车、登机手续。3）机场送行时应提前联系好贵宾厅，办理好公司有关领导进停机坪送行的证件。三、接待总结1、接待任务完成后，及时办理费用结算手续。2、组织召集所有参与人员认真进行接待的总结工作，肯定成绩、找出差距，为下次接待打好基础。第十一条 二类接待一、参照一类接待程序，由办公室负责，相关部室配合组成接待小组实施接待。二、住宿餐饮依标准执行。三、陪同人员：一般遵循对口接待的原则，有关公司领导及部门领导陪同，有必要时总经理、党委书记陪同接待。陪同人员名单由办公室提前安排，并及时通知参加接待活动的公司领导。第十二条 三类接待一、接送：一般不进行车辆接送，特殊情况除外。二、相关部室负责接待，办公室配合。三、住宿餐饮依标准执行。四、陪同人员：一般遵循对口接待的原则，相关部门领导陪同，有必要时主管公司领导可陪同接待。陪同人员名单由办公室提前安排，并及时通知参加接待活动的公司领导。第十三条 外事接待一、接待准备1、提前掌握外宾的基本情况，包括国籍、人数、姓名、性别、职务、活动内容和抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班，如停留时间较长，应安排好外宾的活动日程。外宾来厂前，应向集团公司外事部门和地方外事管理部门汇报。2、根据需要事先做好汇报材料的翻译、会谈、签约或有关仪式程序的准备工作。二、接待实施1、根据外宾不同的生活习惯，妥善、周到地安排好住宿、用餐。可参照二级接待