采购业务流程.doc

采购业务处理流程 为规范公司生产采购业务处理流程，监督履行采购合同中的义务与责任，建立和完善成本核算体系，结合金蝶k3采购管理模块的处理流程和财务要求的相关手续，特拟定本流程。一、签订采购合同1、生产部采购人员依据本部门的管理办法与供应商签订采购合同，确定采购数量、单价、，相关费用、交货日期、付款方式等，并明确是否开具专用发票或者普票。2、采购人员履行付款义务时，须将采购合同复印件提供给财务部门。二、录入采购订单1、录订单：生产采购人员依据采购合同在金蝶k3系统“采购管理”模块中录入相关的采购材料的物料代码、名称、规格、数量，供应商名称（物料和经销商编码须按规则由采购人员添加进系统）、注明采购合同的编号等信息（订单号由采购人员按一定的规则编排）2、打印订单：录入采购订单经部门主管审核之后，打印采购订单。凭系统打印出来的订单和合同复印件到财务办理付款或者预付款、定金等款项结算。三、 外购入库1、 通知入库：材料采购人员收到货物之后，按订单下推生成（系统显示为检验通知单），通知质管部门人员检验。2、 质管审核单据：质管部门检验人员按规定的检验项目检验合格之后，填写检验入库数量和拒收数量，审核通过单据，通知仓库管理员按检验合格数量入库3、 库管员录制外购入库单：仓库库管员依据质管员审核通过之后的检验通知单收料，并按检验通知单中的验收数量引入外购入库单。审核单据完成原材料入库流程。4、 采购人员打印外购入库单：采购人员依据仓库库管员审核通过之后的外购入库单核对实际入库数量和订单数量的差异，对检验拒收的材料进行处理。采购人员依据打印的外购入库单，到财务办理货款支付。三、付款与账务处理（一）发票未到，支付货款1、预付款（先付款后到货或支付定金）：预付款时采购人员依据采购合同和打印出的采购订单填写借支单和转账申请单（除特殊情况之外，采购原材料一律采用转账汇款支付）。转账申请单必须填写如下信息：收款单位全称，收款行全称、账号、汇款金额、要求字迹清楚，不允许涂改，挖补；金额大、小写一律要顶头写，在金额栏填写的金额必须是本次实际支付的货款金额。2、货到付款或分批付款：按采购合同约定货到付款或者分批到货逐批付款的，必须凭打印的外购入库单和采购合同复印件填写借支单与转账支票申请单（转账支票申请单上须注明分批付款金额和日期）。3、月末会计的账务处理：月末对上述货到入库且已付款而发票未到的外购入库单，财务会计须按照订单价格对已入库的原材料做暂估入库处理。（二）货到入库且发票已到的处理1、凭发票与入库单付款：采购人员凭打印的外购入库单和供应商开具的正式发票支付货款，填写转账申请单，转账申请单须注明当次付款金额。财务人员须依据发票上的品种、数量、价格核对外购入库单上的品种、数量、金额是否相符，核对无误之后由会计人员下推生成采购发票，并审核勾稽单据。2、凭发票销减采购借支：前期已分期付款且已入库的原材料，采购人员在收到供应商开具的发票（专票或普票）之后，须根据发票上记载的品种、数量、价格、发票金额与金蝶k3系统中相对应的外购入库单品种、数量、单价与合计金额核对相符，在收到的发票背面注明外购入库单单号（包括分批入库单的单号）。交财会会计审核一致之后，由会计人员按外购出库单下推生成采购发票，并审核无误后勾稽单据。将发票作为原材料入账，同时冲减采购人员借支款项。二、 采购物资回厂：1生产采购员负责在K3供应链中的中作的单据（此单据操作细节略去）。2、如果此批物资有相应的运杂费，则采购员还需在下的中录入此批物资（选择此物资的相应物料代码、名称、规格进行录入）的相关运杂费金额。3、上述有关单据录入不论是否有否发票回厂，都必须录入。待所有单据录入完成并审核后，财务部方可进行账务处理。三、 货物回厂报财务部冲账：1、月中，货物回厂，应开具的发票已到（或是只开具部分金额的发票）的：采购员根据发票已开具的供应商名称、物料名、数量、金额，对已录入的采购入库单进行相应的勾稽，生成采购采购专用发票或是普通发票。同时将发票的联次交财务部，且在发票联的背面注明此票对应的采购入库单编号或采购发票的编号，待财务审核完成会计凭证的编制工作。2、会计员审核与冲账业务：按发票联背后的采购入库单编号或采购发票的编号，在供应链-存货核算-下菜单下的进行筛选相应的编号，按单生成采购入库的会计凭证（凭证模式已设定、不要更改）。3、货物回厂验收入库，发票未回的（应开票但发票还未到）3.1采购员照常录入采购入库的一系列单据。仅不作采购发票的生成业务。3.2月末，财务部按所有已采购验收入库单、已审核、本期未钩稽为筛选条件，作暂估入库的会计凭证。4、货物回厂验收入库的、根本没有票的提供的。4.1采购员按照