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冠都EC-ERP综合业务系统 使用手册冠都EC-ERP 综合业务系统是专门为中小企业开发，管理企业从进货、库存、批发、零售、专卖店及商场专柜管理、加盟、财务等全部业务流程。软件可以应用在经销型品牌企业、代理商、销售部门、销售分公司、或专卖店。用户通过阅读本手册可以快速掌握软件的使用方法。北京冠都软件有限公司电话真址：目录一、系统简介3二、系统安装与配置5三、第一次使用系统7四、基础数据9五、渠道管理21六、进货管理30七、仓库管理39八、销售管理47九、订货管理60十、账款管理64十一、系统管理72十二、操作界面简介81十三、前台POS收银90十四、企业运营分析（BOSS）101十五、附录112一、系统简介冠都EC-ERP综合业务系统的整体架构采用树形结构和独立数据空间设计方案，清晰管理各级渠道间的货品、资金和信息流，除了支持各级分公司/办事处、代理/加盟商和下属渠道进销存管理功能外，还包括：（1） 渠道间物流环节的管控；（2） 终端销售数据及时采集；（3） 渠道库存数据共享；典型的三级渠道模式，1：总部、2：分公司/办事处、3：商场专柜/专卖店中的任何单位，都可以通过网络与总部的分销系统联网操作，也可以用数据同步技术与总部分销系统进行离线操作。总部专卖店分公司办事处局域网因特网专柜BizDrp 分销系统数据库平台 - 渠道独立数据空间渠道共享数据渠道独享数据数据自动流转 渠道链中任何一个运营单位（渠道）都独享一个自有的数据空间。 系统自动完成独享数据空间之间的数据流转。 用于存放产品数据、会员资料等的共享空间在渠道内是透明的。 系统模块可选模块综合业务系统BOSS网店销售POS账款管理销售管理渠道管理订货管理仓库管理进货管理l 进货管理：总部从车间或供应商进货、退货，代理商从上级渠道进货、退货；l 仓库管理：仓库盘点、移库、报损；l 订货管理：下级代理商、批发客户的订货单管理；l 渠道管理：渠道之间调入、调出，代做下级零售终端的销售；l 销售管理：销售、退货；l 财款管理：收支、应收应付管理；l BOSS：企业运营分析模块；l POS：前台销售开票管理；l 网店销售：支持淘宝类网店的销售管理，包括：订单抓取、批量打单等功能； 分销组织架构总部 0层一级分公司/办直营/加盟店代理商1层专柜/专卖店直营/加盟店代理商二级分公司/办 2层 直营/加盟店代理商三级分公司/办 3层 树型结构中的每个节点都是一个独立的单位，是企业营销/物流的节点（渠道）；企业货品从顶点开始，通过任一路径流转后，到达最终消费者手中。 分销系统中，每个节点都分配一个唯一的代码（渠道代码）； 登录系统时，选择渠道后，进入了这个渠道节点独立的数据空间； 系统内的共享数据：商品档案、VIP会员、共享库存； 远程操作模式 C/S方式，同步模式，共享中心数据库 远程桌面：通过远程桌面方式，不同的机构用不不同的ID登录； 数据复制：采用数据库平台复制，以实现异步数据同步；二、系统安装与配置2.1电脑配置需求：Windows 98/2000/XP操作系统奔腾II或更高档次的CPU128MB或以上的内存2.2 SQL Server数据库系统的安装软件运行需要安装SQL Server2000（网络环境下运行）或MSDE2000（单机运行）。首先检查电脑中是否已经安装了SQL Server数据库系统，查看电脑任务栏的右下角，看是否有图标，如果有，说明已经安装过，无需再安装了。检查计算机名。计算机名是电脑的标识，在局域网中应该是唯一的，由于安装windows时系统会自动生成一个很长的名字来防止重名，就带来了一些问题，MSDE2000不允许计算机名太长，也不允许名称中有特殊字符，如减号等，因此在安装数据库前一定要检查计算机名，把名称改为一个简单易记的名字，例如PC1、PC2PC10等。安装SQL Server 2000（网络环境选择安装）：点击Setup按屏幕提示操作，具体步骤可以参考SQL Server2000安装指南。注意，在安装到【服务帐户】页面时，选择“使用本地系统帐号”，在安装到【身份验证】页面时，选择“混合模式”安装MSDE2000（单机环境选择）： 如果您没有这个软件，可以从微软公司的网站上下载MSDE2000A，这个软件是免费的，可从微软公司直接下载MSDE2000，双击下载的文件后，并不是直接进行MSDE的安装，而是将这个软件包解压到了C: MSDERelA文件夹中。由于MSDE2000安装参数设置比较麻烦，我们制作了一个批处理文件和一个配置文件，这两个文件可以从网站下载:/software/msdeinstall.zip,下载后将其放到 C: MSDERelA中解压，然后双击setup.cmd安装。安装过程中无提示，安装完毕重新启动电脑即可。注意：vista 不支持SQL Server2000，需要安装Microsoft SQL Server V2005或Microsoft SQL Server V2005 Express Edition。具体安装步骤请参阅相关文档。安装完成后，打开“数据管理”程序，如果登录失败，在数据库服务器处，输入:机器名sqlexpress或. sqlexpress。2.3软件安装双击软件安装文件Setup.exe后，按系统提示逐步完成。本软件正式版需要注册或加密狗支持，评估版本仅能开据一千张左右的单据，您可以在评估版本下使用所有功能，以后注册或购买加密狗后即可成为正式版本。异常安装的解决：当安装完成后，如果不能进入系统（系统提示数据库有问题），可能是没有安装SQL SERVER 2000，或建立新帐套。【创建新帐套】：点击Windows“开始程序企业管理系统”选中并点击“数据管理”，点击工具栏新建按钮，弹出新建帐套表单，填写帐套名称（例如：红叶服装08）、数据库名（例如：hongye08）、数据库文件路径（通过下拉按钮选择数据库文件存放文件夹）、核算单位（红叶服装）、单位名称（红叶服装服饰有限公司），按确定创建新帐套。此时帐套列表中显示新增的帐套。2.4启动程序点击Windows“开始程序冠都EC-ERP-综合业务系统”，打开软件。三、第一次使用系统在完成系统安装后，第一次使用时，请按照以下步骤进行，以便快捷完成工作。3.1登录系统在正确安装系统后，Windows“开始-程序”菜单中会增加“综合业务系统”快捷菜单。选中此快捷菜单项后，系统开始运行，首先出现软件封面窗体：几秒钟后，出现登录窗体： 渠道：登录者所属渠道，通过下拉框选择，渠道选择将被保存在本地设置中，下次进入时，默认设置的渠道将是本次选择的。 在代码和密码处都输入用户帐号和密码，默认的系统管理员是000/000，然后确认进入系统。 如果SQL SERVER数据库安装在其它独立的服务器上，首次使用时，会提示数据库服务器设置窗体：输入服务器名或IP 输入数据库服务器的名或IP地址以及sa用户的密码。 正常打开后，进入系统，如下图所示。 以系统管理员代码000进入系统后，为了安全起见，应该更改系统管理员的密码。单击系统菜单中的更改密码菜单项完成密码更改操作。四、基础数据在软件安装完成后，启动程序，登录（默认代码000/密码000）进入系统，在系统运行之前，必须设置基础数据，才能正常运行。4.1商品分类和属性系统默认设置了一般服装类和其属性定义，一般不需要修改。特殊需要修改，应该在充分了解设置方法后修改。也可以用模版操作自动设置几类比较常用的属性设置。 商品分类定义：一般设置成成品（成衣）、面料、辅料；注意：此分类不要和成衣的分类（如：棉服类、上衣类、牛仔类）混淆 一但分类下创建了商品，则无法删除。因此，应在充分了解了分类和属性的含义，以及企业商品的特性之后，仔细定义商品分类和属性定义。 商品主属性最多可以创建10个，建立一个层次化的、结构清晰的主属性定义，为以后商品的统计、查找和录入带来极大的方便。 拼名顺序用于商品档案创建新商品时，只要设置了商品的主属性，则商品名称就自动拼写出来，例如，按上述商品的主属性定义的拼名顺序，在给出了“小类”后，则自动可以拼出商品的名称与小类相同。 默认的2个从属性是“颜色”和“尺码”，可以修改从属性名称。 属性值：参加下节。4.2商品档案管理系统中涉及到的商品在管理之前必须要建立商品档案，打开商品档案管理窗体，点击工具栏的新建按钮新建一个商品，点击编辑修改已创建的商品。对于没有开过单的商品，可以用删除按钮删除。点击【新建】按钮后，出现新建商品窗体，如下图所示：（1） 填写主属性列表，点击“年份”行的值列，下拉列表出现可以选择的年份。双击“品牌”行的值列，下拉列表出现可以选择的品牌名，首次创建的品牌，下拉列表没有，点击【属性维护】按钮，出现属性值维护窗口，按【增加】按钮后，出现一个空行，在值名称列填写新品牌名称，然后按【确定】按钮，新建品牌行立即出现，或者直接在空白处填写新品牌名也可以。（2） 依次点击主属性的季节、种类、材质行，分别选择。同样的道理，如果下拉表中没有您所需要的，则要点击【属性维护】按钮新增加一个。（3） 在商品货号处填写新建商品的货号。 （4） 【基本】页中黄色栏目是必须要填写的，有些栏目系统已经帮您填好了，如果你认为不对，可以修改，基本页填好后如下图所示：（5） 点击【从属性】页面，选择“颜色”页面，右边列表中出现可选的颜色，在新建商品具有的颜色上打勾选择。多属性分组如果列表中没有您所需要的颜色，点击【属性维护】增加。或者直接在左边表格中输入颜色。（6） 选择 “尺码”页面，则列表中出现一些可选的尺码数据，在新建商品具有的尺码行上打勾。如果右边列表中没有您所需要的尺码，点击【属性维护】增加。或者直接在左边表格中输入尺码。（7） 从属性分组：当颜色或尺码过多时，查找比较麻烦，为了便于查找，可以将属性分组，例如颜色可以按色系分组，尺码可以按欧码、美国、国标分组。（8） 多属性值：当一个属性值有多种值时，可以用“|”号分割，例如：颜色值：黑|BLACK、尺码：S|155A|36。多属性值的显示效果如下：（9） 点击【定价/条码】页面，如果不分颜色尺码都是一个价，选择“统一定价”，在任意一行输入进价或零售价，同时也自动复制到其它行。（10） 图片：通过“加载图片”按钮放入商品示意图。为了加快显示速度，此处加载的图片最好是经过压缩裁剪后的小图片，小于100K比较好。4.3客户类型通过客户类型设置，把客户分类，可以更有层次和条理地对客户进行管理。选择“基础数据”菜单下的“客户类型”，出现客户类型维护窗体。供应商属于客户的一类，“是供应商”选项打勾。4.4客户管理客户是整个系统的业务主体，几乎所有的业务都与客户有关。此处的客户是广义的，凡与企业交易的对象都称为客户，包括供应商、渠道、专卖店等都称为客户。所属渠道：对于渠道客户，必须选择“所属渠道”；4.5仓库仓库是存放成品、物料或其它物品的地方。从主菜单的基础数据中选择仓库进入“仓库维护”窗口如图： 增加仓库：点击【增加】按钮，出现下列窗体： 停用：对于已经开过单的仓库，是无法删除的，此时可以停用，让其不会出现在单据仓库选择列表中。 中转仓库：对于渠道下属两个单位之间的商品调拨， 默认渠道库：当做渠道调货时，默认的收货或发货仓库。 默认存放：仓库存放的货品大类，例如：成品库应该设置为成衣类，面料库应该设置为面料类，辅料库应该设置为辅料类。 排序：仓库列表排序。可以选择1 2 3 9 4.6业务代码对系统中常用的业务说明统一管理，如退货原因、付款方式等等。可以进行新建、修改、和删除操作。选择“基础资料”菜单下的“业务代码”，出现下面的管理界面： 点击相关的类型，维护相应的业务代码； 单击【增加】按钮，表格尾部新增一个空行，双击单元进入编辑状态编辑输入； “排列顺序数字”代表项目显示时排列的顺序，较小的数字排列靠前； 修改，双击单元进入编辑状态编辑，直接修改； 单击【删除】按钮，删除当前选中的行； 操作完成后，单击【确定】按钮，保存退出，单击【取消】按钮，放弃本次操作，不保存退出；4.7计量单位选择“基础资料”菜单下的“计量单位”，出现计量单位维护窗体： 编辑，鼠标选中要编辑的表单元，再次点击同一个单元，则会出现编辑光标，可以对单元内容修改。 删除，点击【删除】按钮，当前的列表行被删除，也即删除这行的计量单位定义。增加，也即增加一个新的计量单位。点击【增加】按钮，则会在列表行下面出现一个空白行，依次填写“计量单位”、“排列顺序”，排列顺序是指此计量单位在选择下拉框中出现的顺序，小的数字对应的项出现在前面。4.8地区编码地区编码值将用于对客户进行分类。选择“基础资料”菜单下的“地区编码”，出现地区编码维护窗体，系统默认按国家区号设置地区编码。您可以通过增加、删除、编辑操作对其进行维护。4.9部门设置员工所属的部门。在创建员工之前必选先建立部门。部门代码不能重复。4.10员工设置员工（一般仅设置那些经办业务的员工）。在对已经创建的员工，如果还没有参与业务处理，也就是在初始建立员工资料时，可以删除，在参与了业务处理后，就不能删除。对于离职的员工，可以选择编辑员工，在编辑窗体的离职日期一项，写入离职日期。4.11收支项目将日常收入、支出项目列出，以便管理收支，比如“餐费”“办公费”等，都可以作为支出项目。4.12收支帐户常用的收款（付款）的帐户，为了便于记帐，收款帐户分为“现金帐户”和“银行帐户”两类。设置时，需要根据实际情况选择帐户类别。4.13系统参数设置1、基本参数基本参数信息是在建立帐套时输入的，以后无法修改，只能查看。2、选项 缺省税率：开具税票时引用； 单据时限-进货计划：超过时限未处理的进货计划单，系统将提示删除。 单据显示：打开单据管理界面时，默认显示最近多少天的已审核单据。 小数位数：设定货品数量、价格（金额）、折扣的保留的小数位数。 发货分单：在按要货发货功能中，分单的规则； 销售单据折后价格计算：包括舍入和截断选择； 商品积压颜色报警：在库存商品查询时，用不同的颜色显示商品的积压情况； 业务报警：选择需要自动打开报警窗的业务类型；3、其它 单据不审核生效：制单完成后，立刻自动完成审核。 商品档案图片保存路径：如果打勾选择，在加载的商品图片保存时，图片数据不会放入数据库，仅保存图片路径。此模式适合单用户模式或在局域网内多用户共享图片文件夹，优点是打开图片速度快，缺点是无法在广域网内共享。 商品标识：商品货号的别称； 日志保留：设置一个期限，超过此期限的数据，将被删除； 退货期限：销售退货期限，超过期限的退货将被提示； 新品判定：设定一个时间天数，在多少天内创建的商品档案视为新品。 数量不足报警：在开销售单时，如果现有库存无法满足需要，弹出提示框，提醒用户。 数量不足禁止：在开销售单时，如果现有库存无法满足需要，禁止销售。 条码自动生成：创建商品档案时，自动生成条形码；条码 = 总条形码（货号）+从属性1（颜色）代码+从属性2（尺码）代码。 按属性名称，从属性名称替换代码组成条形码。 保留作废销售单：删除的销售单，保留在销售单-作废单据夹下。 自动审核【渠道流转】单据：当创建了渠道间自动流转的单据后，立刻审核生效； 进货单允许手工单据编号：单据录入时，可以输入、或修改单据编号。 销售单允许手工单据编号：单据录入时，可以输入、或修改单据编号。 自定义价格名称：在系统中显示的价格名称，包括2个进价、6个售价；五、渠道管理【独立销售单位，可以忽略此章节。】销售渠道是商品从生产者向消费者转移过程的通道，它是由一系列相互依赖的单位组成的，目的是把企业生产的商品以最有效的方式送达到消费者的手里。冠都EC-ERP分销管理模块管理商品在渠道中的流转过程。本节介绍分销企业如何建立渠道架构，以及渠道之间物流流转操作。 5.1建立渠道点击基础数据-渠道管理，进入渠道管理窗体：（1）渠道代码分配给渠道组织的唯一编码，建议采用分级代码，例如：总部代码是1，下级分公司或办事处如果不超过10个，则用1位代码，11、12、13、14、15分别是下属5家分公司或办事处的代码，如果超过10个，则用2位代码，例如:101、102、103、118、119、120分别是下属20家分公司或办事处的代码。代码10101可以作为办事处终端店的代码。（2）渠道性质根据渠道的所有权不同，可以把渠道按性质分为：l 自营渠道：企业自营的分公司、办事处、专柜、专卖店；节点图标用表示l 代理渠道：代理商或加盟店，节点图标用表示注：所谓“自营”和“代理”是相对上级而言。例如，代理商自己建立了一个专卖店，则该专卖店相对于该代理属于自营性质。注：一个节点下面的所有自营节点都视为零售终端，发生的销售单业务视为销售。在统计报表中，“渠道数”是自营渠道的库存数。“代理渠道”的库存数视为已经实现了销售。（3）协作仓库：允许该节点查看的渠道中其它单位仓库的库存数；（4）客户和渠道的关系；渠道是企业或软件的组织结构，决定了物流程序。客户是实际业务对象。当建立的客户有渠道定义时，则该客户是渠道客户；通过渠道管理下的【客户】按钮，可以根据建立的渠道自动创建所有的渠道客户。（5）创建渠道渠道的顶级节点是系统默认创建的，要创建某个节点（A）的下级节点时，必须选中A节点，然后点击【新建】按钮，系统弹出渠道编辑窗体。在协作仓库表格中，点鼠标右键，弹出菜单，选择“增加”或“删除”建立该渠道的协作仓库。5.2渠道业务处理渠道间的主要业务就是物流的转移，也是分销系统中发生最频繁的业务类型，按流转性质划分分为三类： 收货：上级下发的配货，下级返回的退货都归为渠道收货类； 发货：下发给下级的配货，或返回给上级的退货都归为发货类； 中转：当总部跨过分公司直接给专卖店发货，或分公司下属的两个专卖店之间的调货，都需要在分公司记账，则系统自动产生中转调拨单，中转单不会对仓库库存量产生任何变化。5.2.1渠道单据流转当渠道给下属配货时，制作发货单，当发货单审核生效时，系统自动为收货方制作一张明细内容相同的收货单传送给收货方，称作单据流转。发货单收货单复制 & 流转发货单位 收货单位渠道：办事处 渠道：零售终端 当渠道审核发货单时，生成收货单并流转到接收单位； 待接收单位收到货物后，审核收货单，收货单入账。 如果【自动审核流转单据】选项打勾时，传送到接收方的流转单据将被系统自动审核。请参见基础数据-系统参数设置。5.2.2渠道业务流程总部代理渠道自营渠道代理渠道一般客户办事处2办事处1专柜1专柜1专卖店2专柜1（1）总部给分公司发货：总部制作发货单，收货单流转到分公司。 退货：分工司制作发货单，收货单流转到总公司。（2）总部直接给专卖店发货（跨级）：总部制作发货单，收货单和中转单流转到专卖店和办事处。退货：办事处制作发货单，收货单和中转单流转到总公司和办事处。（3）办事处给专卖店配货：办事处制作发货单，收货单流转到专卖店。 退货：专卖店制作发货单，收货单流转到办事处。（4）零售终端之间调拨：调出专柜制作发货单，收货单和中转单分别流转到专卖店和办事处。（5）办事处之间调拨：调出办事处制作发货单，收货单和中转单流转到调入办事处和总公司。（6）给代理渠道发货：总公司制作销售单，进货单流转到代理渠道。 退货：代理渠道制作采购退货单，销售退货单流转到总公司。（7）客户销售：制作销售单。（8）代理渠道为下级终端发货：制作发货单，收货单流转到下级终端。 退货：终端店制作发货单，收货单流转到代理渠道。5.2.3渠道业务操作点击【渠道管理】分组，打开渠道管理操作界面，如下图所示：操作图标浏览图标图：渠道操作界面操作图标下面的数字代表未审核的单据数量，点击直接进入单据浏览窗体。制单渠道图：渠道单据管理界面注意：通过制单渠道列可以看到单据是由那个单位流转过来的。5.2.4渠道发货总部给办事处、专卖店，或办事处给专卖店，或办事处退货给总公司，都要制作渠道发货单。当制作的渠道发货单审核生效后，相应的流转单据也会在相关的渠道生成。图：渠道发货单 发货单位：总公司制作发货单，本单位就是总公司，总公司给北京办发货； 收货单位：渠道客户。 发货仓库：出库仓库，单位默认仓库，可以点下拉列表选择其它仓库； 收货仓库：入库仓库，收货仓库的默认仓库，可以点下拉列表选择其它仓库； 发货扣率：整单出库折扣； 收货扣率：整单入库折扣；5.2.5渠道收货收货单是流转单据，是业务发起方制作单据时产生的流转单据。渠道接收到收货单后，待清点货物无误后，审核收货单，库存数增加。5.2.6渠道中转单渠道中转单有两种方式创建： 创建：上级渠道制作中转单，由下属两个单位之间调货； 流转：下属调出单位制作发货单，中转单自动流转到上级渠道；图：中转单5.2.7销售日报当上级渠道给下属零售终端配货后，渠道成衣库的库存减少，零售终端的库存增加。如果下属零售终端没有条件登录系统录入销售时，零售终端的销售可以通过为下属终端制作“销售日报”，使零售终端的库存产生变化。下面介绍销售日报的录入操作。（1） 做日报之前，需要创建终端员工（导购）。首先登录进入终端渠道（登录系统时，选择渠道为该终端），点击基础数据下员工菜单，创建销售终端员工； （2） 重新登录进入上级渠道，选择分销管理功能模块，点击录入销售日报图标，弹出销售日报录入窗体；（3） 在终端渠道处，选择日报单位，然后选择日报的销售日期。录入方式切换表格录入选择录入（4） 通过工具栏切换按钮，转换录入方式；（5） 在表格录入方式下，逐行录入销售数据。（6） 在选择录入方式下，通过左边商品列表，选择发生销售的商品，在右边列表中填入明细数据；（7） 当“录入销售数”选项打开时，正常销售数量列是可输入的（黄色底色），也就是按正常零售价格销售的商品。当选项“录入优惠数”打开时，录入优惠销售的数量和金额，“优惠数量”和“优惠金额”列是可输入的（黄色底色）。注意：“优惠金额”代表销售了“优惠数量”个商品而收取的金额数；（8） 明细输入列当日库存数代表商品当前的库存数量（可销售数），因此您输入的“销售数 + 优惠数”不能超过“库存数”； （9） 销售金额是按标准零售价售卖商品的金额，销售金额=零售价X 销售数量，自动算出；金额小计 = 销售金额 + 优惠金额，是自动算出的；（10） “结存数”是商场日报中的日结存数量，正常情况下应该等于“剩余数”，不等时，产生盈亏，有盈亏时，系统自动制作盘点，修正库存数；（11） 单击【确认】按钮，保存销售日报并且退出；（12） 退回到主界面后，类似于出库单的审核，审核上面录入的销售日报；（13） 当日报审核后，我们会发现发生了销售的商品在零售终端的的库存数发生了变化。5.3渠道统计报表用于统计渠道间物流，按多角度统计发出数据、收入数据。 统计范围：日期过滤、发货单位过滤、发货仓库过滤、商品过滤、收货单位过滤、收货仓库过滤 统计内容选项：共有20个可选项；六、进货管理6.1、业务流程供应商进货计划进货订单（1） （2）付款进货单 （4） （3）退货单 （5）完整的进货流程是：进货计划单进货订单进货单付款单。1 进货计划单：业务人员提交的进货申请。2 进货订单：采购业务人员整理提交的所有进货计划单，合并生成进货订单，提交给合适的供应商开始执行。3 进货单：采购的货品到后，把进货订单导入到进货单中完成入库操作。对于简单采购（随要随购），直接作进货单即可。4 付款：进货入库后，可当时就付款，也可以日后付款。5 退货单：办理入库后，需要退回给供应商的货品，制作退货单。对于简单采购，无须经过多个环节处理，只需经过一个步骤（进货单），即可完成。对做了进货订单的到货入库，打开进货单后，调用进货订单，商品明细直接导入到进货单中。6.2、进货计划单打开菜单“进货”，点击【进货计划单】项，打开进货计划单录入窗体： 业务员：进货计划的申请人； 交货日期：进货的需求日期； 货品类：成品、原料、器具、办公用品6.3、进货订单采购业务主管一般是根据现有库存量、进货计划单为依据，来建立进货订单：进货计划单（补货）进货计划单（缺货）进货计划单（计划）仓库库存进货订单n 如果不想依靠任何的进货数据源建立一张进货订单，在进货管理界面下，单击【新建】按钮，进入进货订单录入界面；n 如果您想有选择地用一些进货数据源创建进货订单，在进货管理单据列表中，选择某些进货计划单，单击工具栏中【选建】按钮，进入进货订单创建窗体，选择的进货计划单中包含的货品明细已经带入。n 如果您想一次合并所有有效的进货数据源，来生成采购单，单击【合并】按钮。如果多个数据源包含多个商品类，则会出现下图所示，提示您选择创建进货订单的商品类，选择后单击【确定】。如果不需要进货来源，则单击【取消】；对有源的采购单创建，打开后的采购单创建窗体如下图所示：默认供应商独立供应商 来源：打开订单数据来源显示窗体，显示目前进货订单数据的来源情况； 供应商：分单之前必须指定供应商。如果整个订单全部由一个供应商执行，则直接在默认供应商处选择供应商。如果不同的采购货品由不同的供应商执行，则双击“供应商”列弹出供应商选择窗体:历史进货记录 分单：按照一个供应商一个订单，将订单分割成几个小的订单。订单分割后，分别提交给不同的供应商执行。点击【上一步】回到分单之前的操作；【确认】保存进货订单6.4进货单当订购的货品到达后，即可制作进货单，让货品入库了。点击进货单图标，打开“进货单”录入窗体： 仓库：选择货品进入仓库； 进货订单：入库商品可以通过进货订单导入（当订单商品到货后，此处必须输入）。在进货订单处点击【】按钮， 弹出采购单选择窗体，选择合适的订单，点击【确定】按钮，也可以点击【查找】找到某个订单。 供应商：点击右边的小手图标出现供应商列表，选择后确认。此时窗口下面隐藏的部分显示出来，如下图所示：录入方式切换图：进货单录入 进货单商品明细的录入有两种方式：选择录入和表格录入，通过按钮可以随时切换。 原单号处填写伴随到货一起提交的手工单据的编号，便于以后对照。可以不填； 进货数是指给供应商下单的数量；实收数是指到达的数量；默认金额计算是按实收数量计算，如果打勾按进货数计算金额选项，则金额计算按进货数计算。例如：当采购的面料经过运输、水洗后，实际的米数和进货单的米数发生变化，此时，需要打勾按进货数计算金额，与供应商结算金额按进货数计算，实际入库的米数按实收数。 付款帐户：如果进货已经结款，下拉列表选择付款帐户；进货单审核后，系统自动创建收支单。 计入应付帐：如果进货未结款，打勾计入应付帐，进货单审核后，系统自动创建应收应付帐。6.5进货退货将已经入库的商品进行反向操作，退回给原来的供应商。根据情况不同，又分为两种： 按库存退货：当进货时间较长，已无法将整单货品都退回时，选择按库存退货； 按单据退货：进货的商品直按进货单整单退货；在进货管理界面下，点击退货单功能图标，打开退货单录入窗体。 退货类型：选择“采购”和“受托代销”； 供应商：接受退货的供应商； 退货方式有“按库存”和“按进货单”两种，选择“按进货单”选项后，右边出现“进货单选择”按钮； 仓库，只有在“按库存”退货时才能选择； 业务员是退货业务的经办人，系统默认为当前操作员，可以修改； 退货原因是退货的原因说明，可以输入，最多可以输入400个字，也可以从下拉列表中选择，下拉列表中的“退货原因”是在“业务代码”中定义的，可以维护； 如果选择“按库存”退货，输入供应商和仓库之后，退货商品录入明细界面可见，此时可逐个录入退货商品明细； 如果选择“按进货单”退货，输入进货单之后，录入界面加载进货单全部的商品明细，如果仅部分退回，可以修改实退数，默认是全退，即退货数就是进货数； 收款帐户：如果退货已经结款，下拉列表选择收款帐户；退货单审核后，系统自动创建收支单。 计入应收帐：如果退货未结款，打勾计入应收帐，退货单审核后，系统自动创建应收应付帐。 注意：对“退货数”不必输入负数，系统会自动进行红字处理，退货单审核之后，系统自动冲减对供应商的应付款。6.6进货单据管理在进货管理界面下，点击功能图标下面的数字，进入【进货管理】窗体：单据明细单据列表 审核：进货订单、进货单、退货单制作完成后，需要审核后方能生效。 反审：进货订单、进货单、退货单审核后，如果需要修改或删除，必须反审操作，反审操作必须由审核人才能完成。 补货：用于生成补货单，对于那些在商品档案中设定了库存上限、库存下限值，并且选择了“自动补货”开关选项的商品，执行自动补货计算程序，则可以产生一张补货进货计划单。关于设置库存上限、库存下限值、自动补货开关，参考“新建商品”节。单击【补货】图标按钮，开始执行创建过程，完成后，状态栏会出现“成功产生了n个补货单，共包含了m个商品！”提示； 查找：在弹出的查找窗体中，输入查找条件，显示满足条件的单据； 修改：双击未审核的单据，打开单据编辑窗体，完成单据修改操作。 新建：不依赖任何采购源创建一个进货订单； 选建：选择数据源创建进货订单，可以选择“进货计划单”下“未处理”的单据，如选中一个未处理的进货计划单后，点击工具栏中的【选建】按钮，则进入进货订单创建窗体。可以一次选择多个进货计划单作为数据源。 合并：如果要让系统自动合并所有未处理的采购数据源创建进货订单，点击工具栏中的【合并】图标按钮。6.7进货统计报表 计划进货商品汇总表：汇总计划、短缺、补货商品，同时参照本地、渠道仓库库存，以决策进货商品。 进销存统计表：进销存统计表可查询所有或指定仓库在任意时间段内商品的进销存数量。输出的内容包括商品、计量、期初数、期末数、入库数、出库数、调进数、调出数等，统计数据来源于业务发生时系统记录的交易数据。 购销存综合统计表 订购商品统计表 进货统计 进货下单提示 商品短缺表对于那些设定了最小库存量的商品，如果现有存货数量小于最小库存量，则短缺表将显示并计算该商品短缺数量（需订购数量）。 商品积压表 断码商品统计表 停滞商品统计表系统停用商品汇总七、仓库管理仓库业务是由库管完成的仓库相关的工作。包括：盘点、报损、移库、拆组套等单据制作工作，以及配货、点数、打包确认等出入库状态管理操作。盘点单仓库报损单组套单拆套单移库单出入库状态管理 盘点单：用来调整商品的帐面数量，以便于与实际库存数一致。 报损单：商品的缺少或损坏需要进行“报损”处理，报损后，账面数量减少。 移库单：指将商品从同一个仓库移入到另一个仓库。 组套单：将一个或多个商品组合成套件商品。 拆套单：将一个套装商品拆成一个或多个单件商品。 出入库状态管理：出入库单据会使商品的数量发生改变，出入库状态管理是记录实际发生的出入库操作（包括动作、时间、操作人），但不会使商品库存总量发生变化。例如：出库操作，可以记录配货人、打包人、送货人、和具体的时间。此功能为库房管理起到一定的作用。7.1仓库盘点企业初始应用软件时，一般通过盘点操作将企业现有的库存反映到电脑中去。日常使用的盘点主要分为调帐盘点、整库盘点。在仓库模块下，点击“仓库盘点”图标，打开盘点单窗体。方法一：首先建立所有待盘商品的商品档案，然后打开盘点单，逐个输入每个商品及其明细的数量。可以通过“表格录入”，或“选择录入”方式输入盘点商品。表格录入选择录入在选择录入时，对于盘点仓库从未发生过进出的商品项，用灰字显示。在期初盘点时，所有的商品都是灰字显示。方法二：为了方便起见，可以通过EXCEL，先将所有的库存商品做在一张EXCEL表中，然后通过EXCEL文件导入。具体的EXCEL文件格式在做导入时，系统会弹出EXCEL文件格式说明。我们在建立商品档案时，要设置主属性和从属性、货号、名称、计量单位、价格等信息，为了让系统自动创建商品档案，我们需要在EXCEL表中为商品设置这些表列，如果没有对应的列，则系统取默认值。表列的排列顺序没有要求。下面是一个EXCEL导入文件的例子，直接导入商品档案（包括条形码）以及库存数据。在盘点单保存后，打开商品档案，我们可以看到，商品档案里面已经有了导入的商品档案。 调帐盘点在日常经营过程中，如果发生帐实不符，需要通过盘点单调整电脑库存数据。此时，只需要输入需调整的商品即可。例如：当发生串款、串色、串码时，需要用盘点单调整明细数量。 整库盘点企业一般需要阶段性做全库盘点，做全库盘点时，盘点单中应该包含盘点仓库所有的商品。为了防止遗漏商品（因为逐个输入的话，可能会遗漏那些没有库存，但帐面数目不是0的商品），可以通过“加载库存商品”菜单命令，系统将所有待盘商品列出，且自动设置所有的盘点数目为0，然后手工逐个填写实际盘点数代替0。做完整库盘点后，盘点单的盘点数等于库存数。同理，从EXCEL文件导入整库盘点数据之前，最好先做“加载库存商品”菜单命令。盘点单保存后，需要审核，审核完成后，盘点商品的库存发生变化，变成盘点数。 注意：整库盘点一般作为业务截止期，整库盘点完成后，发生在前面的业务单据，将无法完成反审操作。7.2仓库报损当商品缺少或损坏时，需要进行“报损”处理。在“仓库管理”功能分组中，点击“仓库报损”图标，打开报损单录入窗体： 仓库：选择报损仓库，在没有录入报损仓库时，报损单明细录入界面是不可见的； 业务员：是报损业务的经办人，系统默认为当前操作员； 说明：录入报损的原因说明，最多可以输入400个字； 报损单明细：选择商品及明细，录入报损数，报损数不能超过现有库存数； 报损单审核后生效。7.3移库单移库是指将商品从同一个仓库移入到另一个仓库。打开仓库功能模块，点击移库单图标，打开移库单录入窗体： 编号，是移库单的编号，系统自动赋予的编号，不能更改； 移出仓库，选择移出商品的仓库，必须选择； 移入仓库，选择移入商品的仓库，必须选择，移出仓库和移入仓库不能是同一个仓库，否则系统会显示提示； 装箱：打勾后，移库单具有装箱功能，在录入移库商品的同时，可输入箱号。箱合计数是自动计算的。 业务员是移库业务的经办人，系统默认为当前操作员； 说明：录入本移库单的辅助说明，最多可以输入400个字； 移库单明细表中“移出库数量”和“移入库数量”列分别代表商品在两个库中的数量； “金额”列按价格自动计算，金额 = 移库数量 x 价格； 单击【快速录入】按钮，切换到“模糊匹配”录入方式； 移库单审核后才能生效。7.4拆套/组套在商品流通企业中，经常会将多个单件的商品组合成套件商品出售，也会将套件商品拆成单件出售。系统提供的组套/拆套功能让您能够将单件的商品自行组合成套件商品，或将进货的（自行组套）套件商品拆为单件商品。 需要组套或拆套的商品必须要创建“商品结构”，它定义了一个套件是有那些商品组成的，例如床上用品4件套是由1件床罩、1件被套、2件枕套组成。有了商品结构定义，在组套/拆套单中，只需要输入您要组套/拆套的商品及数量，系统就会按照商品结构定义完成组/拆。套件商品的“商品结构”定义是在商品档案中定义，参照商品档案有关章节。在“仓库管理”功能分组，点击“商品组套”功能图标，打开组套单录入窗体： 组件仓库和成品仓库：组件仓库是存放单件（散件）商品的仓库，成品仓库是存放套件商品的仓库。可以为同一个仓库。在没有录入组件仓库和成品仓库时，组套单明细录入界面是不可见的； 业务员是组套/拆套业务的经办人，系统默认为当前操作员； 说明处录入业务说明，最多可以输入400个字； 当制作组套单时，商品列表显示所有可以组套的商品（建立了商品结构的商品），而建拆套单时，商品列表仅显示在成品仓库中有业务记录的商品（有套件才能拆）； 组套时，在明细录入处输入“组套数”，注意：输入的组套数，系统不做任何检查，但在审核时，如果散件不够组套，则组套操作将失败。因此组套之前应先估算散件的数量是否足够用。 拆套时，录入的“拆套数”不能大于库存数。 组/拆套单必须审核后才能生效。7.5出入库状态管理记录实际发生的出入库操作（包括时间、操作人），商品库存量不发生变化。点击“仓库”菜单，选择“出入库状态管理”，打开下面操作界面： 销售单：有配货、送货、回单三种状态，点击【配货】按钮，出现下列窗体：输入配货人以及配货时间，按【确定】后，单据转入到“未送货”状态，依次点击【送货】、【回单】按钮，完成送货、回单记录操作。为了简化操作，可以点击【一次】按钮，在一个窗体下一次完成配货、送货、回单操作。 进货单：收货操作。 仓库退货单：发出操作 销售退货单：收到操作 移库单：移出、移入操作。 收货单：收货操作 发货单：发出操作。八、销售管理销售是指企业移交商品所有权，通过货币结算让渡商品的行为。分销企业销售业务最主要的业态就是零售，个别情况下也兼营批发。零售是通过销售终端将商品直接卖给最终顾客，批发是将商品卖给商家，有商家再卖给最终能够顾客。分销渠道的销售流程分销渠道如企业办事处或分公司的主要销售业态是面向代理客户做批发销售，由其下属的渠道终端实现零售。对代理客户销售之前往往要签销售订单，作为监督日后销售业务的依据。本系统中，要货单就是销售订单。简化销售就是直接开具销售单。对于那些暂时无法发货的要货，先录入客户的要货单，待货备齐后，使用“按要货发货”功能完成销售。批发客户按要货发货要货单 （2） （1）订货批发客户销售单 （3）销售零售终端的销售流程商场专柜或专卖店等零售终端面向零售顾客，在上级渠道发货后，就可以直接开具销售单实现销售。通过“销售退货单”退货。 零售终端（商场专柜专卖店）发货单分公司 /办事处 （1）配货销售单收货单 （2）返货8.1销售单开具销售单并审核标志着销售业务的实际发生。在导航界面，点击“销售管理”功能分组，然后点击“销售单”功能图标，打开销售单录入窗体： 客户: 对于批发客户，选择具名客户，对于零售客户，可以选择通用的零售客户名称，例如“零售客户”。 仓库：渠道默认仓库； 业务员：销售业务经办人，默认为当前操作员； 装箱：打勾后，销售单明细中将出现“箱号”和“箱合计数”列。 会员：输入VIP会员号后，回车，销售完成后，会员积分增加。 实收金额：默认是本单应结金额，可结部分金额，剩余金额计入应收帐或计入抹零帐户。w 当实收金额为空，或实收金额应结金额时，如果打勾“计入应收帐”，则将剩余金额计入客户的应收帐；w 当实收金额为空，或实收金额应结金额时，如果不打勾“计入应收帐”，则将剩余金额计入抹零帐； 收款帐户：当有实收金额时，必须选择收款帐户； 计入应收帐：如果打勾，剩余未付金额计入应收帐； 审核：销售单审核后，仓库库存数减少，有收款时创建收支单，否则创建