新采购基本流程程序.doc

巨石机电有限公司文件编号QP-001采购作业流程管制程序页次6/6生效日期版次第0版核 准核准审查制定制、修、订 纪录版 次制、修、订日期内容摘要1新制定1 目的：为使本公司采购作业有所遵循，确保原物料、零组件之采购质量无误，并能以合理价格适时适量提供公司所需，以达成生产与出货目标。1.1 选择优良供货商确保料源。1.2 确保采购物品之质量，并随时掌握重要物料市场价格及供货情形。1.3 落实生产计划催交货作业，期能适时供应所需物品。1.4 不断提高采购作业效率及人员的处事质量。2 范围：2.1 凡本公司生产性原物料、零组件、辅助材之请购及采购作业管控，均属本程序范围。2.2 服务性采购依实际需求由相关人员直接电话连络厂商通知作业，不以本程序规范之。3 权责3.1 采购单位：负责依本程序实施，注意物料需求变化，以合格价格购买适时、适质之材料，及以不断线为原则。3.2 研发单位：负责产品样本认可、寻求样本认可及技术支持。3.3 品保单位：负责供货商产品之接收检验与对供货商交货质量作持续之监督与评价。3.4 生管单位：负责提供产销变化 & 业务变动信息，以利后续物料处理。4 定义：4.1 策略性采购：因应下列各种因素，采取策略性采购 : 4.2 依销售预测未来市场对某产品可能有大量需求时，预做策略性购料。4.3 为掌握生产主要物料来源与降低生产成本时。4.4 对交期较长或 single source物料，采取策略性购料。4.5 预期未来可能有价格变动或供需失调之状况时。4.6 对已经或即将 phase out之物料，采取策略性购料。4.7 采购单据：4.8 生产原料采购：交货订购与变更通知单(附件. 1)、Purchase Order(附件. 2)。4.9 物料采购：交货通知单(附件. 3)。采购作业流程图5 流程图： 制定订购单订购单呈厂务经理、副总、总经理签核来料打印3联收料检验单送品管检验（同合同核对）正本FAX供应商确认、签回FAX于供应商、确认交期、数量、单价检验合格品Key采购入库单正本存 （会计）不良品Key采购退料单对账、发票核对、整理付款副本付款申请时随附协调供应商重新进料6 作业内容6.1 请购提出6.2 常态性采购采购人员依生产制程管制程序产销决定，接获生管依计算机订购材料需求计划表所产出之订单，进行计划性原、物料之采购。6.3 策略性采购 6.3.1 采购人员应视原材料与零组件使用状况、用量多寡、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定等因素，选择最有利之采购方式。. 6.3.2 依据先前与供应厂商 “采购合约” 内容之相关品项、限额数量、交货时程等协议，提出请购进行计划性采购及进货。6.3.3 研发阶段之采购 (物料订单) 针对开发阶段、工程变更等因素，所需材料由需求单位填制交货通知单，经需求部门主管核准后交由采购依. 6.2.2询/议/比价作业之。6.4 请购审控：6.4.1 常态性采购原物料，采购人员依价格裁决文件系统中原物料之历史裁决状况 (价格、数量、规格、交期、交易条件等)之相符性为审核标准及决定供应来源。6.4.2 询、比、议：但如有下列情况时，采购应进行询、比、议价以维持采购成本之合理性及效益性：. a. 供应来源价格或货源不稳定时。. b. 本公司产品价格因应竞争优势有下跌趋势，而须降低生产成本时。. c. 本次采购之产品规格标准放宽时。. d. 本次采购量与以往常态采购量呈现明显增加差异时。. e. 市场原物料或加工价格有下降现象时。. f.原供货商无法提供所需原物料、零组件时。6.4.3 供货商选择：(供货商须为开发单位承认可承制料品之厂商或代理商) a. 先向原供货商进行 “再议价” 以确认质量、数量、价格及交期之合理性。. b. 采购人员由厂商合格名册合格供货商中选定供货商并提供报 (估)价数据，待裁决时随附呈核。. c. 议价结论不符预期时，询访市场产品供应信息，进行. 2-3家供货商报(估)价数据之整理、比较后，填写零件估价决裁比较表决定最新采购价，或以签呈型式随附相关数据呈报核准。. d. 每一项原物料原则上需两家以上之供货商报 (估) 价之。(专属品除外) e. 采购人员可采取议定一段时间之供应价格，交易条件及分批交货时间，进行采购作业。6.5 比议价之决定： 6.5.1 采购最低价为原则。. 6.5.2 两家以上之估价相同时，依过去实绩而决定。7 零件估价决裁比较表应连同各厂商之报价数据及相关文件，呈报采购主管核示决定之。. a. 针对质量要求，须符合承认书所列之规格、特性及尺寸。. b. 针对数量要求，须符合经济订购量。. c. 针对交期要求，须符合所需时间点。. d. 针对价格要求，须符合适当与合理之价格。. e. 针对服务要求，须符合配合度与满意度。. f.针对交易条件要求，须符合适当付款方式及交货地点。. 8 采购人员依核定结论，进行价格裁决文件数据库之更新作业，并由第二者确认签证之。9 采购下单：9.1 采购单核准授权 (1)交货订购与变更通知单(MRP系统上操作) 经采购人员确认后，直接进行下单作业，如单笔订单交易金额超过. NT:10万（含）以上，须呈采购主管核准后，始可下单。 (2)物料订单或人工开立之交货通知单，单价决定后须呈采购主管裁决后，方可传交厂商，进行下单作业。. 9.2 P/O应明确完整地指出采购产品之品名、料号、规格、数量、交期及单价，如有特定要求时，应注明之。9.3 如有分批交货约定，应于各产品品项之 交货日期 栏载明，以供后续作业掌握。9.4 核准后，传真供货商处并请厂商签回确认 (如厂商未予签回时，应由采购人员于交货日前完成电话确认并代签认之)。10 交期管理：10.1 预防延误： (1)为确保交货日期之准确性，事先模拟以掌握可能造成延误交期之突发状况。. (2)深入了解供货商制程及运作，并适时告知生管人员，共同研讨因应对策；针对经常. Delay交期之供货商，预先拟定预防计划。. (3)应不定期以电话或实地造访供货商积极跟催以确保厂商如期交货，掌握交货可靠性。10.2 交货状态管制： (1)采购应不定期查对. ERP系统中 材料已订未入表，进而与预订交货日核对；判断延交风险并与厂商确认。. 10.3 除非有特别注明等候通知交货者外，供货商应依 采购单据 上之交期准时交入。. 11 P/O之修改与取消：11.1 因业务需求变动交货日期、数量时，由生管于 MRP系统进行修正作业，变更单转采购执行变更作业。12 交货订购及变更通知单经厂商确认签回，如有异议回复生管作再变更作业，并予于归档。12.1 交货订购及变更通知单，依质量记录管制程序保存规定管理。12.2 交货收料检验：12.3 供货商依 P/O上之叙述如期交货，如有违反采购单之交期规定，参考供货商管理作业程序管制要求矫正改善并列入评核审控。12.4 厂商交货到厂后，依仓储管理作业程序办理收料，并开立交货验收单 (附件. 5)及依产品质量作业程序检测管制质量。13 请款作业：14 月结请款：14.1 采购人员请款时需附上交货验收单. (限物料订单)或本期厂商应付款明细表及统一发票，送交成本单位核对无误后，进行付款作业。14.2 特殊付款： L/C、T/T、O/A需凭结汇数据维护单(附件. 6)，连同厂商提供之PROFORMA INVOICEor发票等相关数据由采购人员整合完毕，呈采购主管签核后会成本课交由财务人员进行付款作业。15 附件： 15.1 交货订购与变更通知单(内购订单)-附件. 1 15.2 Purchase Order(外购订单)-附件. 2 15.3 交货通知单(物料订单)-附件. 3 15.4 零件估价决裁比较表-附件. 4 15.5 交货验收单-附件. 5 15