公司公文管理办法.doc

公司公文管理办法为规范公司公文管理工作，使公司行文有章可循，权限清晰，特制定本管理办法。 本办法适用于公司及下属各部门。 综合管理部是公文处理的管理机构， 主管本层级的公文处理工作并指导下级或本层级职能部门的公文处理工作。一公文种类 1决定： 适用于公司在内部对重要事项或重大行动作出决策和安排时，用决定的方式。决定由综合管理部统一行文，由公司总经理签批后印发执行。 2通知、通报： 通知适用于批转下级请示的公文，转发公司和不相隶属机关的公文，传达要求办理和有关单位需要周知或执行的事项。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重 要精神或情况。 通知、通报由综合管理部或项目部根据发文内容在公司内部发放，依据通知发放 范围分别由负责分管的副总经理或总经理签发。 3请示、报告： 3.1 分对公司、对政府部门两种，其中对公司的请示、报告主要是就有关需公司批 复的事项向公司上报的文件；对政府的请示、报告，主要是项目部或职能部门 因工作需要向政府相关部门提出的报告、请示。 3.2 对公司提报请示、报告，由提报事项的职能部门或项目部负责起草，提报给主 管领导逐级审批后，以项目部或职能部门名义发文。 3.3 对政府部门的请示报告由职能部门或项目部起草并提报，需经主管领导逐级审 批后，由综合管理部核稿并报公司总经理后，以公司发文。 3.4“请示”应当一文一事，只写一个主送部门，需同时送其他部门的，用抄送形 式； “报告”不夹带请示事项。 4会议纪要： 4.1 公司、职能部门和项目部需要召开的各类会议，并对会议内容或决定事项采 用“会议纪要”格式（见附件二） 。 4.2 会议纪要由主持会议的领导审定签发，发放范围由主持人确定，同时报送上 一级主管领导和综合管理部。 4.3 会议纪要发出后，由召集会议的项目部或职能部门负责督办执行，并在会议 纪要规定时限内将督办结果上报会议主持领导。5函： 5.1 指与无隶属关系的业务单位之间相互洽商业务、询问及答复问题的往来文件 （格式见附件一） 。根据业务内容，以职能部门或项目部的名义对外行文。5.2 以公司名义对外的发函，由公司总经理签发；以项目部名义对外的发函由分 管项目的公司副总经理签发。 5.3 工作联系单： 公司各部门之间工作协调、配合解决的一些具体问题，采用“工作联系单” 的固定格式（见附件五） ，发文部门和收文部门要存档备查。二公文格式 按公司管理规定执行，公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关 标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、 主题词、抄送部门、印发部门、印发日期等部分组成。 1. 涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密” 、 “机密”“绝密”三种，其它为一般文件。绝密、机密文件打印要用专用磁盘， 、 绝密文件只能打印一份， 由起草人送有阅文资格的人员传阅须附传阅单 （见附 件四） ，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅 文人妥善保管。文件机密等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。保 密期限应视文件内容而定。 2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件” 、 。其中电报应当分别标 明“特提”“特急”“加急”“平急” 、 、 、 。 3. 上报的文件， 应当在发文字号的同一行右侧注明签发人、 会签人姓名。 “请 其中 示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 4. 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。印章一般盖在 成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。三公文收、发、行文的程序及要求： 公文收、 行文的程序及要求： 1. 公文的发文程序为：拟稿（拟稿纸见附件三） 、审核、签发、打印、发文、催办、 归档等。 2. 收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、归档。 3. 公文办理的相关部门、项目部需指定专人负责公文办理，其职责包括公文的收发 登记、分发传递、跟踪催办、整理归档等公文运行全过程。 经济类公文由公司分管副总经理收、发、处理。工程资料管理、设计及技术文 件总工程师收、发、处理。工程类公文由公司分管副总经理收、发、处理。行 政类文件由综合管理部收、发、处理。税务、财务类公文由财务部收、发、处 理。收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门及领 导阅示，阅示完毕后，及时发送发文部门处理并归档。 4. 所有发文，发文单位须有存档，并报上一级办公室存档备查。 5. 收发文件要建立登记制度， 收发行文应分别备有 “收文登记薄” “发文登记薄” 与 ，详细记录行文的收发日期、 收发单位、 针对事项及收发人姓名等， 做到进出清晰、 有据可查。 6. 分发传递与跟踪督办：行文的收发应做到及时、准确，行文发送后要及时确认对 方是否收到，行文内容是否齐全、清晰；收到行文后要及时送交相关部门处理， 做到不拖沓、不遗漏；针对需要回复的公文，要适时催促相关部门及时办理。四公文编号形式及要求 1. 以公司名义对内发出的决定：用“装饰发字【2010】第 00 *号”的编号格式； 2. 以公司名义对内发出的通知、通报：用“装饰通字【2010】第 00*号”的编号格 式； 3. 以公司名义向上级机关、政府部门请示、报告：用“装饰请字【2010】第 00*号” 的编号格式； 4. 公司会议纪要：用“装饰会发【2010】00*号”的编号格式； 5. 各部门会议纪要：用“部会发【2010】00*号”的编号格式； 6. 公函：用“装饰函字【2010】第 00*号”的编号格式； 7. 所有以公司名义的公文编号由综合管理部统一审核后编号，以职能部门或项目部 名义的公文编号由各相关部门统一编号。五公文归档管理： 公文归档管理： 1与公司、项目部相关的政府行文及其它重要文件，需将原稿、正本和领导批复等 相关资料交由综合管理部、项目部存档保存，各部门留存复印件自行立卷归档。 税务、财务类文件由财务部门单独留存、归档。 2任何个人均不得保存应当归档的公文。 3公司、项目部及各部门每年底将上一年度的文书档案分类整理装订，在规定时间 内正式移交综合管理部存档保存。 4档案管理人员应及时对档案进行整理、分类立卷、归档、以确保档案文件的完整 和查找利用便利。归档文件应根据文档类别分卷建档，并将文件的名称、份数等 详细填写在每份档案卷首的文件目录中。六附则 1本管理办法的制定、修改、解释权属于综合管理部。 2本管理办法自公布之日起执行。附件一东宁丽致建筑装饰工程有限公司装饰 字【2010】第 00*号 签发：孟建军关于公司各部门： 东宁丽致建筑装饰工程有限公司二一年 X 月 X 日主题词： 主题词：任职 决定 呈 报：和裕地产董事长、总经理、各主管领导 抄 报：和裕地产综合管理部 抄 送：公司各部门 拟 稿：许小青审核：金之帆附件二会议纪要* 年* 月* 日装饰会发201000*号 东宁丽致建筑装饰工程有限公司公司例会会议东宁丽致建筑装饰工程有限公司于*年*月*日召开公司例会。 出席会议的有*，*主持会议。 现将会议研究决定的有关事项纪要如下：一、 ： 1、 。东宁丽致建筑装饰工程有限公司二一年*月*日呈报： 抄送： 记录整理： 打字： 核稿:附件三 附件三：东宁丽致建筑装饰工程有限公司拟文号：装饰 标题： 附件： 字 号稿 纸拟稿人：拟稿部门：拟稿部门负责人：会签部门负责人：主管领导：签发人：机密等级： 呈报：保密期限：紧急程度：抄报：抄送：下发：附件四 附件四：文 件 传 阅 单文 件 名 称 编号 收文日期来文单位拟办意见: 拟办意见总经理李总 杨总 白中德李正楚 综管部财务部预算