论建筑工程施工阶段的监理资料管理.doc

论建筑工程施工阶段的监理资料管理摘 要：本文叙述了施工阶段的监理资料管理的意义和管理内容，着重讲解了如何加强监理资料的管理，分析了现在监理资料存在的问题以及解决方法，增强了人们对监理资料管理的认识和重视。关键词：施工阶段；监理资料；资料管理；资料编制；主要问题；解决方案1 引言 建设工程监理资料管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。监理主要是施工阶段的监理工作，监理资料是在建设工程监理程中所形成的文件资料，更是工程建设过程真实、全面的反映，已成为建设工程竣工档案的重要组成部分。那么该如何做好建设工程施工阶段监理资料的管理工作呢？2 监理资料管理的意义建设工程监理资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息；如果没有及时、准确、可靠的信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、整理、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提高完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题；反之，如果文件档案资料分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案；另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。3 监理资料的管理监理资料是监理服务过程中形成的一系列记录，可以说是建筑产品的鉴定书，监理资料管理是监理水平高低的重要标志之一。因此，必须充分重视监理资料的管理，推动监理工作的深入开展。3.1 建立监理机构内部责任制及相关制度监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是监理工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。这就要求监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。监理单位在检查监理项目部工作时，也应同时检查该项目的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理项目部人员的工作质量。这样的项目监理机构，每个人的监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。3.2 加强对监理资料的管理建设工程施工阶段监理资料是工程建设过程的纪实资料，是参加工程建设的业主、勘察、设计、施工监理单位以及建筑材料构配件、设备生产供应单位之间责任、解决纠纷的重要依据，是评定工程质量、合理支付工程款的必备资料。施工阶段监理资料是评价监理工作质量的重要依据，编制好监理资料亦是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。因此，做好施工阶段监理资料的编制和管理，是每一位监理人员应尽的职责，是向社会、向业主负责的体现。3.2.1 施工阶段监理资料的编制建设工程施工阶段监理资料是工程建设过程的纪实资料，是参加工程建设的业主、勘察、设计、施工监理单位以及建筑材料构配件、设备生产供应单位之间责任、解决纠纷的重要依据，是评定工程质量、合理支付工程款的必备资料。施工阶段监理资料是评价监理工作质量的重要依据，编制好监理资料亦是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。因此，做好施工阶段监理资料的编制，是每一位监理人员应尽的职责，是向社会、向业主负责的体现。3.2.1.1 施工阶段监理资料的编制的要点施工阶段监理资料的编制依据是建设工程监理规范(GB 50319-2000)、建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)、城市建设档案管理规定部令第90号以及国家和地方近期发布的有关法律、法规文件。编制的原则是首先要涵盖监理规范规定的28项内容，同时要兼顾其他相关法律、法规文件的规定。特别提出的是，现在监理单位的安全监理责任越来越大，编制和保存好安全监理资料也是一项必不可少的工作。3.2.1.2 施工阶段监理资料的分类根据监理资料的保存年限，对监理资料进行分类。对不同类别监理资料的重要程度，要做到心中有数，这是为监理资料编制目录的前提。3.2.1.2.1 需要长期保存的监理资料需要长期保存的监理资料是指保存期限等于该工程的正常使用寿命的有关监理文件，包括：工程开工/复工报审表、暂停令、监理工程师通知单、监理工作联系单、监理会议纪要、监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告、工程质量验收文件、委托监理合同等。3.2.1.2.2 需要短期保存的监理资料需要短期保存的监理资料是指保存期限在20年以下的有关监理文件，包括：监理规划、监理实施细则、旁站监理记录、监理日志、安全监理资料等。3.2.1.3 施工阶段监理资料的编目施工阶段监理资料可统一编目为五类，详见施工阶段监理资料明细表。施工阶段监理资料明细表序号类别文件名称备注一合同文件1、委托监理合同长期保存2、施工合同文件短期保存3、工程建设其他相关方的合同、协议短期保存二设计文件1、勘察设计文件（工程地质勘查报告、施工图设计文件等）短期保存2、设计交底与图纸会审纪要短期保存3、设计变更文件（变更通知、变更文件、变更图纸、工程变更单（C2）、工程联系单等）短期保存三监理资料1、监理规划短期保存2、监理实施细则短期保存3、监理日志、旁站监理记录短期保存4、监理月报长期保存5、监理工程师通知单（B1）及监理工程师通知单回复（A6）长期保存6、质量缺陷与事故的处理文件长期保存7、阶段性质量评价文件或监理工作总结性文件长期保存8、文件签收表短期保存9、文件发放和回收登记表短期保存10、竣工初验申请表长期保存11、初验报告长期保存12、工程竣工报验单长期保存13、工程竣工阶段形成的其他文件长期保存四承包商分包资料1、工程开工/复工报审表（A1）和工程暂停令（B2）长期保存2、施工组织设计（方案）报审表（A2）短期保存3、分包单位资格报审表（A3）短期保存4、施工阶段三控资料（即质量、进度、投资控制资料）及安全控制资料短期保存五参建各方1、会议纪要或记录（工程例会、协调会、检查会、项目监理处会议等）长期保存洽商文件2、各方来往函件（监理工作联系单（C1）等长期保存3.2.2 施工阶段监理资料的管理 要做好施工阶段监理资料的管理，必须要做好以下几点：3.2.2.1 监理公司应建立完善的监理资料管理制度监理资料的编制不是独立的个人行为，而是一个监理公司管理工作的一部分。要使监理资料的管理工作真正步入正规化、规范化的轨道，监理公司应当建立一个完善的监理资料管理制度。在监理资料管理制度中，应当明确监理资料所包含的内容以及公司对项目监理处监理资料进行考核的办法。监理资料所包含的内容，可参考本文施工阶段监理资料明细表。而对于如何做好某一项监理资料，可在监理资料考核办法中明确。例如，对监理日志，在监理资料考评满分100分中占10分，考评办法中可明确规定：每天记录，保存在项目监理处；少记录一天，扣1分，扣完10分为止；不存放在项目监理处，检查时不能出示此项不得分；全面记录监理工作、表达清晰，每日的安全监理记录、发现的问题及处理意见无记录或欠缺多的扣完10分；记录人、审核人签字齐全，一人/次漏签扣1分，扣完10分为止。这样，监理人员在编写监理日志时就会有据可依，从而有助于提高监理日志的编写质量和完整性。3.2.2.2 加强对监理资料编制人员的培训和教育目前，并不是所有的工程项目都配备有专职的监理资料编制人员。对于规模较小、资料不多的项目，一般是由现场监理来兼职编制监理资料。但是，无论是兼职还是专职的监理资料编制人员，都必须要熟悉相关法律、法规以及本监理公司的监理资料管理制度。只有按照相关的制度落实，监理资料才有可能做好，做规范。监理公司应当加强对监理资料编制人员的培训和教育，可采取下发相关学习文件、举办监理资料编制知识讲座、出题考核等形式来提高监理人员编制监理资料的水平。3.2.2.3 加大监理资料的收集力度一份完整的监理资料需要业主、承包单位、监理单位共同努力才能实现。如果业主、承包单位的某些资料由于种种原因没有及时到位，即使监理资料编制人员的水平再高，也不可能做出高质量的监理资料。为了加大监理资料的收集力度，在此提出三点建议：一是在第一次工地例会上强调及时收集资料的重要性，明确责任，并要求承包单位在每周工地例会上汇报资料收集的情况。二是按专业分别抓落实，明确时间，保证按时收集到位。三是对承包单位给予必要的帮助指导，及时为其办理签字盖章手续。四是对于由于业主原因造成的资料滞后，应及时提醒业主尽快落实相关事宜。3.3 监理日记是检查监理工作、监理资料的主线监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，时间的连续性强，它是检查监理工作和监理资料的重要线索。总监理工程师应每天签阅各监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理情况。对于监理日记的检查，总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度，检查监理日记是否有漏记部分，例如：工程施工已到基础验收阶段，工程项目某单元的验收，专业的监理日记中应有该单元的施工方案报验、材料报验、测量放线报验、基础隐蔽工程报验等事项；如期间内有召开工程例会、质量问题处理等事项也应有记录。以这些记录为依据，可再进一步检查该监理人员负责的监理资料是否完整、及时、分类有序等。 还可以根据有关监理资料来核查监理日记。如根据某一份原材料报验单的日期，检查该天的监理日记是否有记录等。这样不但检查了专业监理工程师所负责的监理资料，也同时检查了监理工作的质量。监理日记审阅后，总监理工程师应签字留下记录。目前有的监理日记记录过于简单，内容不完整；有的记录内容不准确，只记录施工形象进度，监理工作内容却未认真记录，有的记录日期与施工资料不相吻合等。对于监理日记的缺陷，总监理工程师应及时检查，督促改正。这样，通过监理日记的核查，既能掌握每个监理人员的工作情况，同时也可以督促监理人员按规范要求作好监理工作和建立资料的管理。同时，监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强沟通，统一管理。既要与工程档案主管部门沟通，明确要求，统一分类、格式；不要与业主的沟通，争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。3.4 加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。4 目前监理资料管理中存在的主要问题以及解决方案4.1 监理资料管理中存在的主要问题从1988年我国确立监理制度开始到现在，监理市场正逐步完善，监理队伍已初具规模，监理水平也日益提高。但监理资料中存在的诸多问题却成为监理事业发展过程中不和谐的音符。有的工程完工后迟迟不能提交监理资料；有的项目监理资料漏洞百出、乱七八糟；有的为了应付竣工验收甚至编造虚假资料，或是用承包人自检资料来代替监理抽检资料。这些现象在近年完工的一些项目上屡见不鲜。一方面，工程施工监理水平提高必然要求监理资料的水平要有相应幅度的提高；另一方面，监理资料中存在的许多问题没有得到解决，限制了监理水平的大幅度提高。具体来说，主要有以下问题：4.1.1 监理资料编制各自为政，资料整编、填写不规范。目前还没有一个完整、统一、规范格式的示范文本。如交通、水利、石化、冶金等专业部门都有各自的用表，使同一个项目中各监理单位采用的表式无法统一，造成监理资料表式混乱。同时，由于监理单位的领导重视不够，配备的资料管理人员没有系统地学习资料收集、整编的方法和要求，监理资料既不按工程部位整编，也不按事件整编，时序性不强；纸张大小不一，笔迹颜色不一，资料归案编号不一。4.1.2 编写、收集、整理不够及时。众所周知，工程技术资料、隐蔽工程验收、工程材料报审等，很多资料都具有时过境迁、不可追忆的特性，不可能靠回忆和记忆来弥补。如果总监理工程师以及监理人员对监理过程形成的资料整编工作不重视、人员安排不当、检查指导不力，监理资料整编工作就会严重滞后于工程进度。实际工作中，有的监理单位，监理工作开始前无规划，开始数月无实施细则，分部工程验收时无质量等级建议，也不去收集相关的监理材料，直到需要支付承包单位工程进度款时，才进行收集和填报检验报告，于是随便找一些合格的材料合格证，再填写成合格的检验报告，弄虚作假，胡编乱造，将工程款骗到手。4.1.3 内容的系统性、完整性不够。工程监理资料内容多、涉及面广。有的监理单位管理不善、制度不严、责任不清，在监理资料收集过程中，有的缺少钢材、水泥、砖等材料的合格证或检验报告，有的监理日志上记有质量事故的记录，却没有承包单位关于质量事故的调查分析报告、事故处理方案以及工程相关方对质量事故处理的鉴定等。这些都直接影响建设工程监理资料的系统性和完整性。4.1.4 资料内容的准确性、真实性不够。由于监理资料收集不及时，加上有些监理人员不懂建筑法规，对监理规范、施工规范、质量评定标准不太熟悉，在收集、整编监理资料时，随意捏造数据，移花接木，掩盖质量问题。如：某监理月报统计数据和本月计划数据不符时，监理人员就修改统计数据；某工程外墙面出现大量空鼓裂缝，监理人员就将外墙抹灰评为优良；有的在地基与基础或主体分部工程评定时，将模板分项参与分部工程的评定等。4.2 监理资料管理问题产生的原因分析4.2.1 规定不够明确。按照部颁标准，监理资料有总体的、框架性的规定。但光有这些还远远不够，针对具体工程项目制定出一套详细的、可操作性强的竣工文件编制办法，以及具体的监理资料表格内容和整理要求很有必要。然而一些项目在建设之初，没有制定出一套较为完备、适用的表格，在工程进展过程中不断出现新的问题，不得不经常修改、增删，使资料编制人无所适从。4.2.2 重视程度不够。许多工程项目监理资料不过关，最根本的原因就是监理单位或个人对监理资料工作重视不够，重现场、轻内业的思想没有根本消除。思想上不高度重视，行动上就不会认真地下功夫，监理资料上的问题就会一个接一个地产生。4.2.3 连续性无保障。监理人员较多、工程规模较大、工期较长的项目，由于监理人员的更换，在工作移交时没有很好地将监理资料完整地、按顺序地、连续性地移交，使监理资料越传越少、越来越乱。到工程竣工时，资料已经七零八落，而整理资料的人已经不是原先从事此项检测工作的监理了，想补充部分资料以达到连续目的也无从下手。4.2.4 缺乏中间检查。监理资料是随着工程进展及监理活动的进行，一天天产生、积累起来的。监理资料中存在的问题也是在这一过程中逐步显露出来的。如果缺乏中间检查，就不能及时发现问题，也就不能及时采取相应措施予以解决，日积月累，到最终矛盾暴露时往往难以挽回。4.2.5 业务素质较低。有的监理人员不注重业务学习和技术素质提高，对于一些基本概念不够明确，检验、测量及评定过程中不得要领，填写监理资料时又没有把表格中的各项指标和内容的真实含义吃透，只是根据自己似是而非的片面理解乱填一气。4.3 监理资料管理问题的解决方法 针对在工程施工阶段中监理资料管理中出现的问题，可采用下面几种方法来进行改进。4.3.1 提高认识，加强专业人员培训加强对与监理资料整编工作有关人员的教育，使之充分认识到监理资料整编工作的意义和重要性；了解监理资料整编过程具有阶段性、时效性和特殊性；了解建筑工程施工过程以及隐蔽工程验收、工程材料报审等具有时过境迁不可追忆的特性。只有这样才能提高他们的责任心，激发他们工作的积极性和主动性；才能使他们在工作中自觉遵守有关规定，认真、及时、准确、规范地完成监理资料的收集和整编工作；不至于出现错填、误填、少填、漏填和错了改、改了写等不认真对待的现象，更不会出现弄虚作假、胡编乱造等现象。4.3.2 加强目标控制，规范资料归档目标控制是指在工程实施之前项目监理机构根据工程的特点，制定监理资料的归档目标，要求在工程的实施过程中根据制定的规划进行跟踪分析、比较。若发现资料缺少、漏项，应及时纠正，以保证工程监理资料管理目标的实现。这就要求监理人员及时收集工程实际情况及相关信息资料，加以分析比较，判断工程监理资料管理是否仍在目标控制以内，以规范资料的归档。4.3.3 利用网络，科学管理应利用网络浏览国内外的工程建设和监理动态，学习先进的监理资料管理技术和经验。计算机网络不仅能使监理公司与各工程工地监理部之间进行及时的双向信息传送，还能与业主、施工单位等各方进行工作上的沟通和信息反馈，提高效率。工程监理资料管理应充分利用计算机网络信息技术，建立起工程物资进场报验、施工试验报审、工程验收、工程量、工程进度款报审等监理管理台帐，实现监理资料编制管理的现代化。5 结束语要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，监理单位应予重视，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。才能实现建设监理工作的进一步科学化，规范化和标准化。同时，作为监理工程师必须有意识地加强事前控制，在监理资料编制时就要严格要求，这样才更方便以后资料的管理。思想上对管理监理资料的重视加上行动上的落实，才能让监理资料在建筑施工阶段发挥它的重大作用。参考文献1 孙士毅浅议施工阶段监理资料的管理J.建设监理，2004(3)：55-562 邓文来监理资料编制要点探讨J建设监理，2004，(1)14-153 郑玉宽加强监理资料管理提高监理工作水平J建设监理，2002，(3)：58-594 曹永忠，郭立明设监理档案编制与管理J建设监理，2002，(2)：59-605 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