2012科技档案管理221（姚敏华） - 成都市档案局

科技档案管理,成都市档案局经科处 姚敏华 2012年5月31日,1,2,第一部分 科技档案管理概述,3,一、科技档案概述（一）科技档案的定义（二）科技档案的作用与特点（三）科技档案的种类和内容构成（四）科技文件和科技档案的基本类型二、科技档案工作概述（一）科技档案工作的基本内容和任务（二）科技档案工作的性质与基本原则,三、科技档案的收集工作四、科技档案的整理工作五、科技档案的鉴定工作六、科技档案的保管工作七、科技档案的统计工作八、科技档案的开发利用工作,4,一、科学技术档案（一）、定义 科学技术档案案卷构成一般要求 （GB/T118222008） 国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。含义： 1）定义阐述了科技档案产生的领域 2）定义明确了科技档案的内容性质 3）定义规定了应归档的科技文件需有保存价值,5,科技文件材料的定义,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。” 1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。 2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料， 载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。,6,科技档案是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件。科技文件材料是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化而来，但是，科技文件材料不全是科技档案。科技文件工作是科技档案工作的基础，直接影响着科技档案工作。,7,科技档案与科技文件材料的关系,科技档案与科技资料的区别,科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集的；科技资料则不是科研、生产活动的第一手材料，是为科研生产等活动的参考需要而交流、购买的间接性材料。(档案同资料的区别),8,（二）、科技档案的作用和特点科技档案的作用：知识储备作用；依据凭证作用；经济效益作用；情报作用。,9,2010年百年庆典,10,11,1908年4月19日动工，1910年10月23日，青岛江苏路基督教堂落成,12,13,案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次,2011年4月8日上午，一条铺设在重庆九龙坡微电子产业园的主供水管发生爆裂，对周边大学城及陈家桥地区的30万人生活用水构成威胁。而类似原因造成的爆管事故，已经在一个月内连发两次。,14,案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次 或因粗心施工所致,责任认定：水投集团现场抢修的负责人李卫东称，在园区内施工前，水投集团已向该施工单位致函，并递交了水管铺设的图纸光盘等文件。然而，此后仍有工程车在埋有水管的地面上作业。类似的事故，一个月内已连发两次。李卫东介绍，就在上个月，一单位在一条埋有主水管的地面施工时，未按照水投集团事先提供的管线图纸作业，在打桩时将水管损坏，造成各方面损失近百万元。水投集团已就此次事故向施工单位索赔。措施：既有高额的损失，又给居民用水带去麻烦，这一场场原本可以避免的事故让水投集团忧心不已。李卫东表示，目前相关工作人员已采取两种措施竭力保护供水管道的安全，一方面加强日常巡线管理，对铺设管道的地面开发区域进行特别巡检，另一方面继续及时地给相关施工单位致函，提供管线铺设的材料，尽力要求双方配合，保护好供水管道。警示：在经济责任的判定上，重不重视项目档案资料的信息利用在这时就显示至关重要的作用。,15,科技档案的特点：,1.专业性强 是科技档案与其它档案的根本区别。科技档案产生形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，因而科技档案记录和反映对象具有较强的专业技术性，记录的内容和表达内容的形式也具有专业性。专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。 2、种类的多元性和类型的多样性 是科技档案的又一显著特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。 3.形成专业领域的广泛性 凡是人类所进行的认识自然和改造自然的活动都属于科技生产活动，科技生产活动内容的广泛性，决定了科技档案形成领域的广泛性。,16,科技档案的特点：,4.成套性强 这是科技档案的基本特点，它是指围绕一个独立的科技生产活动项目产生的全部科技档案，是一个有机联系、密不可分的整体。比如产品档案是按型号成套；科研档案是按课题成套；基建档案是按项目成套；设备仪器档案是按台成套等。 5.标准化程度高，通用性强 科技档案从形式到内容、设计与编制、制成材料、编制要求、方法等，国家或行业都有标准化的规定。科技档案在同一专业内部的各单位可以互相通用。,17,6.现实性强 科技档案既来源于科技生产活动，科技活动又离不开科技档案。7.可更改、补充 任何一个科技活动都不可能是到至善至美的，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不断完善、渐趋合理的过程。作为科技生产活动真实记录的科技档案， 在一定条件下可以更新、补充，这一特点是其它档案所不具备的。,18,19,档案分类,20,21,22,23,24,25,26,（三）科技档案的种类、内容构成,种类：（按科技活动的不同领域和专业） 1、工业生产技术档案 2、农业科技档案 3、基本建设档案 4、设备仪器档案 5、科研档案 6、专门性质科技档案 ,27,1、工业生产技术档案及其内容构成,由于工业产品种类的繁多，工业生产技术档案的内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括产品档案、工艺档案和标准档案等。此外，围绕产品形成的对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、用户意见反馈材料及产品广告等，也应作为工业生产技术档案的组成部分。,28,2、农业科技档案及其内容构成,农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是种类繁多、综合性强的科技档案。 包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。,29,3、基本建设档案及其内容构成,基本建设是国民经济各部门为了扩大再生产而进行的增加固定资产的生产建设活动。基本建设科技档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设项目的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即是一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是成套性，即围绕一项建设项目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基建档案。由于一项建设项目的进行会涉及若干个单位，因此围绕一项建设项目的进行，一般都会形成项目的规划决策、设计、施工、竣工和监理等项目档案。,30,档案工作制度三纳入、四同步、三把关、四参加。（通过工作制度建设，形成档案文件材料形成、积累、归档控制体系）,三纳入：把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入工作计划中，纳入有关部门和有关人员的职责范围。四同步：布置任务同步，检查进度同步，总结鉴定同步，考核奖惩同步。,三把关：把好鉴定验收关，把好上报成果关，把好业务考核关四参加：档案部门参加工程建设会议、参加竣工验收会、设备开箱会、科研成果鉴定会。,4、设备仪器档案及其内容构成,设备仪器科技档案，也称仪器设备科技档案简称设备档案。设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案，其特点是按型号成套。,32,5、科研档案及其内容构成,科学技术研究档案简称科研档案，是指在科学技术研究活动中形成的；科研档案作为科研工作的历史记录，具有较高的文献分析研究价值。它反映了科技研究活动的全过程和具体成果，其特点是按课题成套。,33,6、专门性质科技档案,专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在自然观测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案 2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 专门性质科技档案一般属专门部门的业务档案，如气象部门的气象档案、天文台的天文档案等，由于这些档案具有很强的专业性，一般各行业或部门都有自己专门的成文的整理标准与方法。,34,（四）科技文件和科技档案的基本类型,1、图样材料 图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复印图等。 机器制造业基本产品图样 建筑工程图样 地质图、气象图、地图2、文字材料 文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。 设计任务书、工程预算、协议书、报告,35,3、目录、表格材料 目录、表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收单等。4、声像材料 指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。,36,5、电子文件,电子文件的定义电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。（CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB/T17678.11999 ） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 。 （电子文件归档与管理规范 GB/T18894-2002 ）电子文件的类型 图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P） （ CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB/T17678.1-1999 ）,37,二、科技档案工作概述,科技档案工作是国家档案工作的重要组成部分。它是指以完整地保存和科学地管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。明确科技档案工作的内容与性质是正确认识科技档案工作的地位、作用 ，正确处理科技档案工作和其他有关工作的基础。,38,（一）科技档案工作的基本内容和任务,1、科技档案工作的基本内容 一是科技档案事业的组织管理（宏观），包括科技档案事业的行政组织管理体制、科技档案事业规划、科技档案工作业务指导、科技档案工作的方针政策、规章制度、科技档案的教育和科研等。,39,二是科技档案业务管理（微观）,1、科技档案形成管理（科技档案的前期管理） 指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作和科技档案收集工作。2、科技档案实体管理 是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。3、科技档案信息资源开发利用 是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提供服务。,40,公司档案管理网络,总经理：,档案室主任：,档案管理员：,劳资部XXX,工程部XXX,财务部XXX,计划部XXX,综合部XXX,.,XXX项目档案管理网络,建设单位档案工作分管领导：XXX,建设单位档案机构负责人：XXX,设计单位：XXX,施工单位：XXX,监理单位：XXX,物资供应：XXX,2、科技档案工作的基本任务,按照科技档案工作的原则，根据科技档案的形成规律和特点，科学地管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，主动、及时、准确地提供科技档案为科技生产利用，为国家经济建设服务。,43,（二）科技档案工作的性质、基本原则,1、科技档案工作的性质 科技档案工作是一项专业性、管理性、服务性和机要性的工作。 2、科技档案工作的基本原则 根据科学技术档案工作条例第四条和档案法第五条精神，我国科技档案工作的基本原则可概括为：统一领导，分级管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现科技档案的有效利用。,44,三、科技档案的收集工作,1、科技档案收集工作的要求 （1）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。（2）要遵循科技档案的自然形成规律。（3）要保证科技档案的完整、准确、系统。,45,2、科技档案收集工作的方法和措施,（1）按归档制度的规定接收科技文件材料归档；（2）纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集；（4）抓住重要环节和关键阶段进行收集。 （收集工作）,46,四、科技档案的整理工作,整理工作是科技档案管理工作的重要业务内容。只有经过系统整理和科学编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状态，便于保管和利用。,47,（一）科技档案整理工作的内容和原则,1、科技档案整理工作内容：包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对档案进行分类和排列，以真实反映科技生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则；科学编目包括编制档号和案卷目录，将经过系统整理的档案进行固化。,48,从一个科技项目的文件材料形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两个工作过程来完成的： 第一个过程：在科技文件形成以后和归档以前，由科技业务部门， 即科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。 第二个过程：是在科技文件材料归档以后，由档案部门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学分类、排列和编制档号等工作。,49,2、科技档案整理的原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。,50,（二）科技档案分类,科技档案分类就是根据科技档案的内容性质、特点和相互联系，把一个立档单位内部科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级系统的工作。 科技档案分类，通常包括两个方面：编制科技档案分类方案（或分类表）；具体科技档案案卷或文件的归类。,51,1、科技档案分类的原则与要求,各专业系统或各基层单位的科技档案管理部门，应依照科技档案整理工作的基本原则，在全面考虑本系统和本单位应当形成的全部科技文件的基础上，编制出本系统或本单位的科技档案分类方案，作为指导科技档案分类的依据。 （1）分类标准应具有客观性； （2）分类方法须符合基本逻辑规则； （3）分类标准和方法应保持相对稳定； （4）分类工作力求按专业系统实现标准化。,52,2、科技档案分类方法,基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分两步进行。 第一步，按科技档案种类分类。如：产品档案、基建档案、科研档案、设备档案等； 第二步，对每种科技档案进行分类。 （1）工程项目分类法。 （2）型号分类法。 （3）课题分类法。 （4）专业分类法。 （5）地域分类法。 （6）时间分类法。 上述六种基本分类方法的共性是，对科技档案的分类遵循了科技生产活动的规律。,53,工程项目分类法：,以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对基建工程档案的分类。 特点：同一工程项目的全部科技档案集中在一起，便于按工程项目名称查找和利用。,54,课题分类法：,就是在本单位全部科研档案范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对科研档案的分类。 特点是：便于实现一个研究课题档案材料的成套管理,55,专业分类法： 即按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别,56,地域分类法： 根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别例：气象档案；水文档案等,57,时间分类法： 按照科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别,58,型号分类法：,在本单位全部产品或设备档案的范围内，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对产品档案和设备档案的分类。 特点是：同一型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整性，便于成套利用。,59,3、科技档案分类方案的编制,科技档案分类方案又称为分类大纲，是指用文字、符号揭示科技档案类别划分、排列及类目关系并指导科技档案分类工作的依据性文件。 分类方案一般包含编制说明、类目表、类别号三部分。,60,科技档案分类方案的编制,（1）根据本单位科技档案的基本种类设置大类（一般是产品类、科研类、建设项目类、设备仪器类） ；（2）在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3）按一定规则用特定的符号（代字或代号）赋予类目表中各类目类别号（分类号）；（4）编制类目表。将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来；类目表是分类方案的主体部分，类目表能够反映出一个单位全部科技档案的类目体系。（5）撰写编制说明。是用以介绍分类方案的基本内容、特征、适用范围、使用方法及编制原则和目的等的说明性文字。,61,分类企业档案工作规范DA/T42-2009十大类：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群工作类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。 对科技档案的分类类目的设置方法为： 产品档案的二级类目按产品种类或型号设置； 科研档案的二级类目按课题性质或课题设置； 基本建设档案的二级类目按工程项目或建筑项目设置； 设备仪器档案的二级类目按设备仪器种类或型号设置。,62,63,例：科技档案代字、代号表以拼音缩写首字母为代字,档号的构成,文书档案：全宗号保管期限.年度案卷号 160永久20110001科技档案：全宗号分类号案卷号10一级类目号.二级类目号.三级类目号002,64,2018年1月12日星期五,例：档号：01-6.1.2-0003 或01JJ.1.20003,6 基 建（JJ）1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑1铸工车间 2金工车间 3 机修车间,例如：全宗号-A 11.1-006 或 1.11.1-006 第6卷 三级类目：前期准备阶段 二级类目：地铁一号线一期工程 一级类目：建设项目类 地铁建设,66,67,68,设备档案档号编制：,XX-SB T2000 -01,设备档案代字,设备型号,案卷顺序号,分类号,设备档案题名拟写,例：东芝satellite L10笔记本电脑 使用说明书、合格证等。第一部分设备名称：东芝satellite L10笔记本电脑第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。,69,70,科研档案档号编制：,XX-KY 1 -001,科研档案代字,课题代号,案卷顺序号,分类号,71,4 产品类,Y液晶电视机,D等离子电视机,LLED电视机,1 （42吋）,2 （ 47吋）,3 （ 54吋）,例：47吋液晶电视机共形成12卷档案，其档号分别为： 03Y、12全宗号 分类号 案卷号,管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22的要求；科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求；,72,会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字号文件的要求；照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821的要求；,73,五、科技档案的鉴定工作,主要内容科技档案鉴定工作的内容科技档案价值鉴定的原则和价值因素科技档案保管期限表的编制,74,1、科技档案鉴定工作的内容,一方面是对科技档案价值的鉴定分析工作，即鉴别科技档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限； 另一方面是把没有保存价值和失去保存价值的科技档案，经过一定的审查和批准手续剔除销毁的工作。,75,科技档案鉴定工作是通过两个过程实现,第一过程是在归档阶段进行的：1、鉴别科技文件有无保存价值，从而确定科技文件的取舍，剔除无保存价值的科技文件。2、鉴别、核对归档材料的完整性和准确性，保证归档材料的质量。3、判定科技文件价值大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。,76,第二过程是在管理阶段进行的：1、对已经超过保管期限的科技档案重新进行审查，把失去利用价值的项目档案剔除销毁。2、原来划定保管期限不妥当的科技档案，重新进行价值鉴定。3、鉴别、核对科技档案的准确性和完整性，做好相应的更改。4、审核项目档案的机密等级，根据实际情况进行密级调整。,77,2、科技档案价值鉴定的原则和价值因素,科技档案价值鉴定工作的核心问题就是划定科技档案的保管期限，而保管期限的判定，是由科技档案价值大小，也就是科技档案的价值量决定的。、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存；、凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（30年或10年）；、凡是介于两种保管期限之间的科技档案，保管期限一律从长。,78,科技档案保管期限表是鉴定科技档案价值，划分科技档案保管期限的依据性文件。它是根据国家关于划分科技档案保管期限的原则，列举科技档案材料的名称、种类、来源、形式，并注明具体的保管期限的表格式文件。 编制科技档案保管期限表的目的，是为了保证鉴定工作的质量，提高鉴定工作的效率，使参加鉴定的人员有统一的具体的标准，避免因个人认识和理解的不同，致使分寸掌握得不统一，造成鉴定失误。 参照：国家档案局8号令、企业档案工作规范、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,3、科技档案保管期限表的编制,79,科技档案保管期限表的结构由两部分组成。,1.说明部分：包括保管期限表的编制根据，确定保管期限的原则，保管期限的适用范围，条款分类和排列方法，批准时间和使用时间，使用应注意的问题。2.条款部分（1）序号：是条款的排列顺序号，也是条款的代号。它是在确定了条款分类、排列次序以后编制的。（2）条款名称：是一组同类型的科技档案的概括名称。 （3）保管期限：它是根据确定保管期限原则划定的，一般分为永久和定期（30年、10年）或永久、长期和短期。保管期限与每一个条款名称相对应。 （4）备注：是在必要时，对条款及其保管期限进行注释和说明的栏目。 编制科技档案保管期限表需要以下工作过程： 首先，要做好准备工作。 其次，编拟草案。 第三，报请领导批准。,80,注意：,原则上，产品档案在该产品未停止生产前不能销毁；基建档案在该建筑未推倒前不能销毁；设备仪器档案在设备仪器未报废前不能销毁；科研档案在未有新的更新课题成果前不能销毁。 即使有了上述情况后，有的档案也不能销毁，如具有典型意义、代表性的科技档案的销毁一定要慎重。,81,六、科技档案的保管工作,经过整理的科技档案从进入库房起，将进入一个漫长的保管阶段。科技档案的收集、保管与利用是具有密切联系的有机整体，保管工作所要解决的主要矛盾是科技档案寿命的有限性与其作用时间长久性的矛盾，通过科学保管工作对收集的科技档案做到保管有序、经久耐用，为有效利用提供保障。,82,1、科技档案保管工作概述 科技档案保管工作就是按照集中统一管理原则指导下，采用科学的保护技术和保管方法，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，最大限度延长科技档案寿命的一项业务工作。 保管工作的内容主要包括：库位管理（规划、布局、排架）、库房防护（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防污染、防尘等）等。 库房温湿度： 温度14-242， 相对湿度：45%-60%5% 科技档案保管工作的基本任务是：保护科技档案安全，尽可能延长其寿命，为利用提供良好的物质条件。,83,2、科技档案保管工作的基本要求,科技档案保管工作的总原则是：采用先进的保管技术和方法，维护科技档案的完整与安全，保证及时、准确地提供利用。,84,3、保管工作制度 为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立如下制度：1.安全保密制度2.档案进出库房的登记制度3.清洁卫生制度 4.设备管理制度5.库房管理人员的岗位责任制6.库房档案的检查制度,85,4、科技档案保管方法 一、一般保管方法 柜架排列管理： 1.柜架应避免直接靠墙，目的是防潮和冷热传导，便于检查，有利于管理和保管工作。 2.有窗库房，应与窗垂直排列，以利于通风和避光直射。 3.主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。通道形式应取迂回式，便于管理、通行、取放、检查。 4.柜架排列整齐后，要从进门开始，从左至右、从上至下地给档案柜架编排顺序号。 库位管理：编制库位平面图（俯视图），即以大小不等的矩形表示库房内各种保管设备（柜架），将各类科技档案的方位绘在示意图上，并在各方格中标出各自的名称或代号。,86,22 2123 2024 19设备类,16 1517 1418 13科研类,4 3 5 2 6 1产品类,10 911 812 7基建类,档案排架管理：一般采用分类排列。 出入库管理：做好科技档案出入库登记，入库科技档案的去污、消毒处理等。特殊载体科技档案的存放方法 底图一般采用平放，不能折叠，主要防止磨损和破碎； 照片、底片主要防止光照、污染，温度、湿度要严格控制； 磁盘、光盘主要防止灰尘、摔碰、摩擦、高温、高湿、光线、有害气体，磁盘还要防磁场。,87,七、科技档案的统计工作,科学的管理档案是建立在对各种档案情况进行基本统计和定量分析的基础之上的。科技档案统计工作是运用统计学原理，以数字和表册形式揭示科技档案及其管理工作数量关系和数量变化状况并从中归纳规律，探寻其发展变化趋势的一项专门工作。,88,科技档案统计内容包括：科技档案库藏情况、年度出入库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、保护设施设备情况、档案移交（接收）登记表、借阅档案登记表、销毁清册等；按要求填报有关统计报表。 科技档案统计工作的要求： 确保准确性。 保持连续性。 保证及时性。 加强分析研究。 利用工作中要注意加强档案利用反馈记录。,89,八、科技档案的开发利用工作,（一）科技档案利用工作概述 科技档案利用工作是指科技档案部门采取一定的方式、方法提供和开发档案信息为各项事业服务的一项工作。在市场经济体制下，科技档案工作应当继续贯彻管理是基础、利用是中心、服务是方向的指导方针，努力做好科技档案的开发利用工作。,90,1、开展科技档案利用工作的意义,（1）、利用工作是连结科技档案工作与经济建设的纽带 科技档案利用工作既属科技档案工作的一部分，又是连结科技档案工作与经济建设的纽带，是科技档案事业与国家各项事业的连结部。（2）、利用工作是实现档案工作目标的直接体现 利用工作是科技档案工作的中心和归宿，开展科技档案工作的目的就是为了利用。科技档案工作的目标与任务最终要通过利用工作来体现，离开利用工作，就失去了科技档案工作存在的基础，也难以体现科技档案的自身价值。,91,（3）、利用工作是推动科技档案工作自我完善的内动力 利用工作是科技档案工作中最活跃、最有生气的一环。科技档案收集、整理、鉴定与保管工作的最终目的是为了利用，但利用工作并不是被动的接收，它对这些业务工作具有反推动作用。（4）、利用工作是科技档案工作取得外界支持的有效措施 从宏观上讲，科技档案事业的发展离不开国家和社会的支持；从微观上看，离不开单位领导和科技人员的支持。这种支持除来自社会档案意识的提高外，主要是应通过开展利用工作使社会感到开展科技档案工作的重要性，使单位领导和科技人员感到开展档案工作的 必要性，以取得他们的理解和支持。,92,2、科技档案利用工作的内容,科技档案利用工作的内容十分丰富，归纳起来主要有以下几方面。 （1）.采取多种形式，直接提供利用 通过借阅、复制、咨询、展览等多种形式直接提供科技档案原件或复制件，是目前科技档案利用工作中的一种最基本、最普遍的形式。 （2）.信息加工与编研服务 在对科技档案信息进行归纳、综合、分析的基础上，编辑成各种科技档案参考资料，这是科技档案利用工作中的一种高级服务形式，它能主动为历史研究、现实利用提供信息服务。 （3）.开拓市场服务 配合技术部门做好技术转让、技术开发和技术咨询工作，推动科技成果进入科技市场，做好技术交流、转让工作。,93,3、科技档案信息开发利用工作的基本要求 1）.牢固树立服务思想，拓展思路，转变方式 在业务建设上，从科技档案保管型向科技档案信息资源开发利用型转变；在服务方式上，从被动式服务向主动式服务转变；在服务手段上，从手工操作向规范化、现代化转变。 2）.研究用户需求，明确服务方向和重点 3）.熟悉库藏，提高业务工作能力 4）.正确处理好几个关系 一是正确处理好开发利用与保密的关系；（内容上） 二是正确处理好开发利用与档案保护的关系；（载体上） 三是开发利用与基础业务工作的关系。（与其它部门工作联系上）,94,4、科技档案开发利用工作的组织方法 一是独立开发利用：大型企业、科研设计院所、大专院校等单位，科技档案信息资源丰富，科技人才密集，科技档案部门力量较强，经费也较充足，就完全可以独立进行开发利用工作。 二是联合开发利用：就是以科技档案部门为主，组织本单位有关部门科技人员共同来完成科技档案信息资源开发利用工作。档案部门负责统筹安排，科技部门完成交与的有关任务。 三是参与开发利用：当科技档案部门力量较弱时，可以充分依靠科技部门的力量，由科技人员进行科技档案信息资源的开发，档案部门负责组织协调，并作好常规的提供利用工作。,95,（二）科技档案主要检索工具 科技档案检索是指把科技档案信息进行加工存贮，并根据用户需要查找科技档案内容的全过程。 科技档案检索包括两个互为联系的过程：首先是对科技档案信息进行加工存贮，是输入的过程，是进行检索的前提；其次是对科技档案的查找，是输出的过程，是进行检索的结果。 检索工具是指一种以条目为基础组成的存贮科技档案内容与形式特征及所在位置等信息，用来查找科技档案的目录、索引、指南等的统称。 科技档案常用的检索工具有：科技档案总目录、分类目录、综合目录（全引目录）、专题目录、科技档案作者目录、图号索引、底图档案目录。,96,（三）科技档案的编研工作 1、科技档案编研工作的含义 科技档案编研工作是指根据客观的需要，按照一定的题目，在对科技档案信息分析和研究的基础上，对其进行汇集、加工，编制成各种科技档案编研成果，为科技生产及各项管理服务的一项科技档案信息资源的开发利用工作。 编研包含两个方面的含义，“编”是指对科技档案的原文进行编纂或汇编，保持或基本上保持科技档案原件的形态，以“编”来表示一次文献的加工方式；“研”则是指根据需要，摘录、整理 科技档案中的数据材料和事实材料等信息内容，予以新的组织和编排，或者根据科技档案的信息内容，进行新的编写和撰述，以“研”表示二次和三次文献的加工方式。,97,2、常见的科技档案编研成果 档案数据汇编、图集、文件选编或汇编、科技会议概要、科技简报、科技手册、科技年鉴、组织（机构）沿革、科技大事记、科技人物传记、科技史、科技画册、科技档案展览、科技论文汇集、科技档案片（VCD）。,98,3、科技档案编研工作的原则 科技档案编研工作要遵循存真原则（必须坚持实事求是的科学态度，保持科技档案信息及其传播效果的真实性）、效益原则（必须适应科技生产、管理与社会其它工作的客观需要，通过对科技档案信息的优化，保证科技档案编研信息的先进性和实用性，进而实现其较高的利用效益）、合法原则（必须遵守与研究、加工和公布科技档案信息的行为有关的法律和法规，如档案法及其实施办法、保密法、专利法、著作权法、商标法等，维护开发利用科技档案信息各方的合法权益）。,99,（四）搞好科技档案开发利用工作 1、牢固树立服务意识：主动服务、及时服务、超前服务、跟踪服务、全方位服务。 2、夯实服务基础：丰富库藏、搞好基础业务建设。 3、改进服务手段和方式：运用计算机、网络、光盘等现代化技术改进服务手段；运用接待利用、编发信息、编纂资料、出版图书画册、举办陈列展览、拍摄电影电视、信息上网等各种服务形式，扩大服务面和服务影响，增强档案利用效果。 4、要选准服务的切入点：为质量管理、成本管理、技术改造、技术创新、营销、知识产权保护等各项工作服务。 5、加强档案宣传，增强全员档案意识。 6、努力提高档案人员自身素质。,100,第二部分科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008释义,主要内容：（一）修改情况介绍（二）标准结构变化情况（三）标准内容介绍,96,（一）修改情况介绍,1）、背景应国家标准化委员会的要求,由国家档案局经科司牵头组织课题组进行修改.第二次修订,2008年11月13日发布,2009年5月1日实施。,2）、修改过程成立课题组,全国范围内征求修改意见。经科司向全国各省、自治区、直辖市、国务院有关部委、中央企业等120多家单位发出征求修改意见通知，并在国家档案局网站上公布。综合归纳为136条意见。课题组讨论专家审定,修改目的：为适应科技工作和档案工作的发展, 简化整理，进一步提高科技档案整理水平。科学技术档案案卷构成的一般要求国标是1989年首次发布，2000年第一次修订。此标准实施后得到了广泛运用，并促进和规范了科技档案工作。随着我国经济和科技工作发展以及档案工作的发展，科技档案在内容上、管理方式上也发生了一些变化，如出现了知识产权申报材料、建设项目后评价材料，出现了大量的成册成套资料，出现了以件为单位的整理方法等。后评估：使用政府投资资金的项目，在建成运行后，有关部门可以组织有关专家和机构，对项目质量、投资效益、环境影响等进行后评估,3）、修改原则 在原标准的基础上，为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行适当的补充和修订。,（二）标准结构变化情况,本标准由前言、八章内容和一个规范性附录组成。八章标准内容是：一、 范围；二、 规范性引用文件三、 术语和定义；四、 案卷组织；五、 案卷和案卷内科技文件材料排列；六、 案卷编目；七、 案卷装订；八、 卷盒、表格规格及其制成材料。,变化情况,总体框架与原标准相比有以下改变：增加了第二章“规范性引用文件”； 将原标准第二章的“定义”依次改为第三章的“术语与定义”；将原标准第三章“组织案卷”改为第四章“案卷组织”；将原标准第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规格及其制成材料”。,（三）标准内容介绍,1、范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。原标准本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法，案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。主要指出标准的内容和适用范围。与原标准相比，特别指出专业性较强和非纸质载体科技档案可参照执行。一般科学技术档案指：科研档案、产品档案、建设项目档案和设备仪器档案。,2、规范性引用文件,下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T10609.3 技术制图 复制图的折叠方法新增，原标准没有这部分内容。,3、术语与定义,术语：科学技术文件材料、科学技术档案、案卷、卷内文件目录、卷内备考表、档号、案卷目录。与原标准相比，修改了名称，增加了一个术语“案卷目录”。,科学技术文件材料,3.1科学技术文件材料 记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动、设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。原标准：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。,科学技术档案,3.2科学技术档案 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。原标准：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。去掉了原标准中的“企事业单位”。,3.3案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.4卷内文件目录 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。3.5卷内备考表 卷内文件状况的记录单。3.6档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。3.7案卷目录（新增） 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。,4、案卷组织,本章规定了组卷原则、组卷要求、组卷方法。与原标准相比，名称和内容都作了一些修改。为与后面章节相匹配，章节名称由“组织案卷”改为“案卷组织”；在组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上提出了插卷方法、建设项目的组卷方法。,案卷组织,4.1组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。原标准：组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。强调科技档案成套性、系统性特点。,案卷组织,4.2组卷要求4.2.1案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。4.2.2 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。原标准：案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。删除了不符合档案保管要求的科技文件制成材料的具体名称。,案卷组织,4.3组卷方法4.3.1 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。1、尊重原有分类体系；2、具体问题具体解决；4.3.2 科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。4.3.3 成册、成套的科技文件材料宜保持其原有形态。不破坏原来的保管单位。,组卷方法,1）组卷要在一个独立的项目（一个产品、一个科研课题、一个工程项目、一套设备）范围内进行。2）一套文件材料，根据数量的多少，可组成一个或若干个案卷。3）一个案卷内科技文件的价值大小、密级高低有差异时，按“就长不就