怎样编写职务说明书

培训就是分享经验PREPAREDBYFEINING 请把手机关闭或调到振动如有大事请悄悄离开如有问题请随时举手示意不要谈论与培训主题无关的事耐心听取他人的意见说出你所想的 让别人分享你的经验把重点记下来 2 这里有些建议可以保证您的培训成功 怎样编写职务说明书 3 讲师 费宁 4 企业常见的问题 1 5 企业常见的问题 没有职务说明书或职务说明书内容不完整 职务说明书存放在文件柜中 从来没有应用到人力资源管理活动中 员工工作常常发生职责不清晰 任务分配不合理的现象 公司一些重要的职责常无人履行 业务流程上下流的职责履行经常出现争吵 管理人员常常感觉到自身职责和权力不对等 公司指挥与汇报关系较混乱 招聘前没有明确的任职要求 导致人力资源部和用人部门相互指责 招聘时不好判断应聘人是否能胜任工作 员工选拔没有依据 选拔的人员不能胜任工作 员工培训缺乏依据 不知道应该培训什么 员工考核时不知道如何确定考核指标 员工常常感到薪酬待遇不公平 劳动保护常常被忽视 最后导致员工和企业都受到损失 当某个职务的工作内容发生变化时 没有进行及时修改 6 企业常见的问题 1 7 职务说明书的作用 8 职务说明书的作用 规范化管理 9 职务说明书的作用 招聘和选拔 10 职务说明书的作用 员工培训 11 职务说明书的作用 绩效考核 12 职务说明书的作用 薪酬设计 13 职务说明书的作用 劳动保障 14 职务说明书的作用 员工职业发展 15 企业常见的问题 1 16 职务体系 职务在组织中的位置 职务 上级 下级 流程的上游环节 流程的下游环节 从组织结构看职务 从流程角度看职务 17 职务体系 职务与组织的关系 职务 组织 任职者行为 履行职责 实现业绩 物质报酬 社会认同 自我实现 组织目标 18 企业常见的问题 1 19 与职务有关的常见术语 工作要素 jobelements 工作要素指工作任务中不能继续分解的最小动作单位 常见术语 任务 task 任务指任职者为了实现某种目的而进行的一个或一系列活动 任务可以由一个或多个工作要素组成 职责 responsibility 职责指任职者为实现一定的组织职能而进行的一个或一系列任务 职权 authority 职权指依法赋予的完成特定职责所需的权力 职责和职权紧密相关 特定的职责要赋予特定的职权 甚至特定的职责等于特定的职权 20 与职务有关的常见术语 常见术语 职位 position 职位也叫岗位 组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位 可以说 有多少个职位就有多少个任职者 职务 job 职务也叫工作 是由组织中职责相似的一组职位组成的 一种职务可以有一个职位 也可以有多个职位 职级 level 是指工作责任大小 工作复杂性与难度 以及对任职者的能力水平要求近似的一组职位的总和 它常常与管理层级相联系 21 企业常见的问题 1 22 职务说明书的内容 职务说明书的内容 职务说明 任职资格 职务说明 JobDescription 又称职务描述 工作说明 工作描述 一份完整的职务说明书包括以上两大方面的内容 任职资格 JobRequirement 又称职务要求 是指任职者要胜任该项工作应具备的最低任职条件 23 职务说明书的内容 职务说明的内容 职务识别 一般包括 职务名称 工作部门 职务等级 定员人数 直接上级 直接下属 间接下属 职务编号 工作关系 职务概述 工作职责 指一职务与组织内外其他部门或机构发生的工作联系和协作关系 用简练的文字阐述该职务的关键职责以及要达到的工作目标 工作职责是职务说明的主体 按重要性顺序逐项列出该职务的职责 任务 工作标准 24 职务说明书的内容 职务说明的内容 工作时间 指工作时间是否有规律 是否需要加班 倒班 工作时间的自由支配程度 工作条件 工作环境 指任职者履行职责所需要的设备 设施 工具等 物理环境 工作场所 温度 空气 噪音 异味等 舒适度安全环境 工作的危险性 可能发生的事故 易患的职业病 工作权限 指任职者在人事 财务 业务上做出决策的权限 25 职务说明书的内容 任职资格的内容 个性特征 指胜任该项工作必须具备的性格类型 个人品质 教育水平 工作经验 指胜任该项工作必须具备的最低学历 专业 指胜任该项工作必须具备的工作年限 以往职务 企业类型 身体素质 一般包括性别 年龄 身高 体格 健康状况 26 职务说明书的内容 任职资格的内容 工作技能 指胜任该项工作必须具备的技术操作能力 如使用计算机的能力 管理能力 指管理者应有的胜任能力 如 领导能力计划能力组织能力授权能力沟通能力等 专业知识 指胜任该项工作必须具备的专业理论知识 如政策法规 业务管理知识 机器设备的工作原理 操作规程等 27 企业常见的问题 1 28 工作分析 工作分析 也叫职务分析 是一种系统地收集和分析与职务有关的各种信息的方法 关键词 职务 信息 收集 分析 方法 29 工作分析 任何工作分析都是针对组织中现有职务的 没有特定的职务 工作分析就无从着手 因此 组织结构是工作分析的基础和前提 职务 30 工作分析 与职务有关的信息基本上可以归纳为6W1H What做什么 指一个职务的工作职责Why为什么 指工作目标Who用谁做 指对担任职务的人的任职要求When何时做 指工作时间Where在哪里 指工作地点和工作环境forWhom为谁做 指工作关系How怎样做 指工作程序和标准 信息 31 工作分析 工作分析就是为了获取所需的工作信息 因此 收集信息是工作分析的关键 我们需要根据工作分析的目的 针对目标职务 采用合适的方法 收集所需的信息 收集 32 工作分析 分析就是对收集到的信息进行归纳 分析 整理 值得注意的是 工作分析不是机械地收集和描述原始信息 更需要对收集到的信息进行分析 找出不合理的信息 并对不合理的信息进行纠正 然后将合理的信息形成书面文字 作为工作规范和标准 这才体现出工作分析的价值 分析 33 工作分析 工作分析是一种收集和分析与职务有关的各种信息的方法 通过这种方法可为人力资源管理各项活动提供可靠的信息 方法 34 工作分析 工作分析的责任 谁做工作分析 谁提供工作信息 由熟悉职务的人做工作分析 一般由任职者的上司做工作分析 人力资源部负有组织 培训 指导的责任并对结果进行审核修正 谁熟悉工作 谁提供工作信息 任职者本人 任职者的上司 35 工作分析 一些企业从来就没有做过工作分析 一些企业做过工作分析却失败了 36 工作分析 不做或失败的原因 根据经验做事 根本就不需要工作分析 不了解工作分析的作用和方法 工作分析是一项耗费时间 精力 人力的工作 很多人不愿去做或不认真做 工作分析需要分析和语言描述能力 由于参与人员素质不高 导致效果不好 工作分析需要多方面配合 配合难度大 工作分析 37 工作分析的步骤和方法 1确定工作分析的目的 2确定工作分析的职务 3确定要收集的信息 4确定信息的来源 5确定信息收集的方法 6实际收集和分析信息 7信息的应用和修订 38 工作分析 第一步确定工作分析的目的 在做工作分析之前 首先要明确工作分析的目的 也就是说通过工作分析所获取的信息的用途是什么 工作分析的目的将直接决定收集哪些信息 用什么方法收集这些信息 39 工作分析 40 工作分析 第二步确定工作分析的职务 在做职务分析前 还需要确定分析哪些职务 值得注意的是 对于同类的职务 不一定要一一都进行分析 可以选取其中的一部分进行分析 41 工作分析 第三步确定要收集的信息 根据工作分析的目的 确定要收集哪些信息 值得注意的是 在确定收集哪些信息时 还要考虑要收集的信息的精确度 也就是说 是收集比较概括的信息 还是将工作分解到一个个精细的成分 42 工作分析 第四步确定信息的来源 现有资料包括组织结构图 部门职能说明书 职务说明书 工作流程图等 这些现有的资料可能不完善或与实际状况不符 但仍能提供一些基本信息 具有参考价值 参考资料包括工具书 职业分类词典 同行资料等 这些资料与特定组织中的实际情况可能不相符 不可照搬 但具有参考和指导价值 尤其是同行的资料 专家咨询当企业的运行还处于摸索阶段 或者依赖自身能力不能进行有效的职务分析 应当向有经验的专家咨询 专家包括专业咨询机构和有经验的同行 实际调查以上三个信息来源具有非常重要的参考和指导价值 可节省职务分析的时间 但缺乏适时性或针对性 因此 有关职务的客观信息需要从实际调查中收集 43 工作分析 第五步选择收集信息的方法 信息收集的方法很多 在选择信息收集的方法时 首先要根据工作分析的目的 其次还要考虑职务的特点和实际条件的限制 应当注意的是 每一种方法都有优点和不足之处 并不存在一种普遍适用的或最佳的方法 因此 我们应当有针对地选择一种或几种方法 才能取得较好的效果 工作分析 44 常见的信息收集方法 资料参考法查阅组织内现有的一些资料和其他专业资料 可为实际调查和分析奠定基础 提供具有参考性和指导性的信息 也可节省分析的时间 优点为进一步开展工作分析提供基础信息 成功企业的资料具有很高的指导价值 降低工作分析的时间 大大提高工作效率 缺点组织内现有的资料不够全面 甚至有些管理落后的企业根本就没有可参考的资料 专业参考资料缺乏针对性 与特定组织内的实际情况可能不相符 因此 资料参考法不能单独使用 要与其他实际调查方法结合起来使用 工作分析 45 问卷调查法问卷调查是工作分析中最常用的一种方法 通过提问题的形式获得需要的工作信息 分析人员根据工作分析的目的 事先设计出问卷 一般由承担工作的员工填写问卷 也可以由任职者的上司填写问卷 这样可以获得比较全面的信息 在设计问卷时 每个问题的目的要明确 语言应当简洁易懂 必要时可附加说明 按逻辑顺序排列问题 在填写问卷前 应当对问卷调查的目的 调查的问题 如何回答进行解释和说明 在填写问卷过程中 还需要对员工的疑问进行解释 以保证获得信息的质量 优点调查时间短 速度快 调查样本量大 可以对很多员工同时调查 调查内容广 可用于多种目的的信息收集 缺点设计问卷 解释问卷需要花费很多时间 经常出现对问题的误解 不认真填写 回答不准确的现象 从而降低信息的质量 因此 问卷调查只能提供基本的信息 还需要使用其他的方法进行澄清和确认 工作分析 46 工作日志法工作日志法又称工作写实法 是通过任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容 工作关系等 然后经过归纳 分析 获取所需工作信息的一种方法 工作分析的目的不同 工作日志要记录的内容也不同 因此 分析人员需要事先根据工作分析的目的 设计出工作日志的记录表格 一般来说 工作日志包括记录日期 工作任务开始和结束时间 工作任务 工作关系 耗费时间等 工作日志要求任职者每天从上班开始按时间顺序及时记录每个工作活动 不能在一天工作结束后再填写 工作日志需要控制在适当的期限内 时间过短 可能不能反映完整的工作情况 如果时间过长 任职者很难坚持记录下去 优点信息可靠性比较高 可收集有关工作任务 流程 工作耗费时间 定员 工作效率 工作量 工作饱和度 劳动强度 工作关系 例外事务比例等方面的信息 缺点不适用于工作周期长的职务 信息整理量大 影响任职者工作 可能因为不认真填写而遗漏很多工作内容 也可能出现夸大的虚假信息 因此需要对通过工作日志获取的信息进行必要的核查 47 工作分析 工作日志样表 日期 工作分析 48 观察法工作分析人员直接到工作现场 对特定对象 一个或多个任职者 的工作活动进行观察 将任职者的工作任务 工作流程 工作时间 工作条件 工作环境等信息一一记录下来 观察法经常与问卷法和面谈法结合使用 先通过问卷了解基本信息 再通过观察和面谈来确认和补充已了解的信息 可以先观察和记录员工的工作活动 再与员工面谈 也可以一边观察 一边与员工交谈 观察前 分析人员一定要明确观察的目的 对象 内容 时间 位置 事先应准备一份详细的观察提纲 使用观察法的分析人员 应当对特定对象的工作活动有一定的知识或实际操作经验 优点通过对工作现场和工作活动的直接观察 能使分析人员对工作有更多 更深刻的了解 从而获得比较全面 客观的工作信息 缺点只适用于工作周期短 以体力活动为主 工作活动完整的工作 不适用于工作周期长 以脑力劳动为主 工作活动不完整的工作 不易观察到紧急 突发 偶然性的工作 工作分析 49 访谈法访谈法又称面谈法 工作分析人员就某一职务的工作面对面地与任职者 主管等人进行交谈 征询他们的意见和看法 访谈地点和访谈对象可根据需要确定 访谈地点可选在工作现场 也可在其他场所 访谈对象可以是个体 也可以是群体 任职者和任职者的上司一般都被列入访谈对象 这样可以获得更全面的信息 在访谈时 一般使用一份标准化的访谈表来询问和记录有关信息 目的是为了控制访谈内容 也可对同一工作不同访谈对象的回答进行比较 因此 在访谈前应充分准备好访谈表 优点可以对已获得的信息加以澄清和确认 获得不易观察到的信息 可以直接了解访谈对象的态度和意见 并进行交流和共同分析 缺点非常耗费时间 收集到的信息往往带有访谈对象的主观意见 因此 访谈法应作为其他方法的补充措施 50 工作分析 第六步实际收集和分析信息 收集信息收集信息是工作分析的核心阶段 在这一阶段 就是根据事先已确定的工作分析的目的 职务 信息来源 采用合适的方法收集所需的信息 值得注意的是 在收集信息的过程中 一定要给予信息提供者适时的指导 尤其是问卷调查 他们可能还不能准确地理解所提出的问题 不知道如何描述工作内容 适时的指导将提高信息质量 51 工作分析 第六步实际收集和分析信息 分析信息实际上 在收集信息的同时就开始对信息进行分析了 这样可以提高信息的质量 减少收集信息反复的时间 在收集到信息之后 需要对信息进行分类 比较 分析 筛选 整理 值得注意的是 我们往往收集到的是实际做的信息 不是应该做的信息 因此 我们需要通过分析 有时还需要参考同行的成功经验 结合本企业的实际情况 提出合理的信息 因此 工作分析不是机械地收集和记录信息 它的价值在于通过收集和分析信息 找出并纠正那些不合理的影响组织绩效的信息 确认合理的工作信息 52 工作分析 第七步信息的应用和修订 信息的应用通过工作分析获取信息后 接下来就是将收集来的信息编写成为职务说明书 并将其应用于人力资源管理活动 否则 工作分析毫无价值 信息的修订随着组织及其环境发生变化 与职务有关的工作信息也将发生变化 所以工作分析不是做一次就万事大吉了 只要有变化 就需要通过工作分析重新对信息进行确认和修订 当然 工作分析只需要针对那些有变化的职务及其工作信息 工作量不会太大 53 企业常见的问题 1 职务说明书的编写