管理制度(办公类).doc

印鉴、证照、介绍信管理制度为规范公司印鉴、证照、介绍信的使用管理，特制定本制度。一、印鉴：1、公司印鉴指公司公章由办公室负责保管，财务章、公司法定代表人人名章，由计划财务部负责保管。2、公司印鉴的制定、改刻与废止均由公司股东会决议决定。3、公司印鉴如遇到遗失、损毁的情况时，各保管者应迅速向公司总经理递交说明原因的报告，并在总经理知情同意后，及时向有关部门登记、挂失、备案。4、使用公司印鉴时，应先在印鉴使用登记表上进行登记，并按照下表审批程序，在相应审批人批准同意后，方可用印：印鉴种类负责保管部门审批人公司公章办公室总经理公司财务章计划财务部财务总监法定代表人人名章计划财务部总经理、财务总监5、公司印鉴原则上不予在公司办公场所以外的地方使用，如情况特殊，印鉴在外使用时，保管者应随同申请用印人，应事先将印章种类、用印文件、资料内容和有关信息正确无误的报请有关审批人，在获得批准后方可用印。6、印鉴保管部门，应将用印的文件、资料复印分类保存、归档，同时将印鉴使用登记表定期归档移交到档案室，作为永久保存资料。7、印鉴管理者必须严格执行印鉴管理制度和操作流程，严格杜绝盖印“空白章”（在无内容的纸张上盖印等情况）。二、证照：1、公司证照中营业执照、组织机构代码证、税务证、统计证由办公室负责保管。2、公司证照的更改由公司股东会决议决定。3、公司证照如遇到遗失、损毁的情况时，各保管者应迅速向公司总经理递交说明原因的报告，并在总经理知情同意后，及时向有关部门登记、挂失、备案。4、使用公司证照时，应先在证照使用登记表上进行登记，并按照下表审批程序，在相应审批人批准同意后，方可用印：证照种类负责保管部门复印审批人借用原件审批人营业执照组织机构代码证办公室综合总监总经理税务证、统计证办公室财务总监总经理5、证照保管部门，应将证照使用登记表定期归档移交到档案室，作为永久保存资料。三、介绍信：1、办公室负责管理公司介绍信，凡使用公司介绍信时，需经办公室主管负责人同意，方可使用，管理人员应在存根中详细注明使用部门、用途并由管理人和使用人双方签字，盖夹缝公章后生效签发。2、介绍信管理人，需定期将介绍信存根归档移交到档案室，作为永久保存资料。公文流转制度一、为规范公司流转程序，提高办公效率，保存好公司各类文件资料，特制定本制度。二、公司的公文流转、存档工作统一由办公室负责。三、本制度所指的公文包括两大类：内部公文和外部公文： 1、内部批阅上行文：包括请示报告、合同协议、规章制度等；2、内部发文：以xx字X年第（X）号，红头文件出示，由总经理签发，盖公章有效，包括通知、通报、指示、决议等。3、外部公文主要指与公司以外的单位和个人往来文件。对外行文则以x函字X年第（X）号，以红头文件出示，由总经理签发，盖公章有效。四、公文流转程序：1、由各部门呈报人填写文件批阅单，包括主题（文件名）、时间、本人签字。2、呈报人将文件批阅单交本部门主管经理审核签字。3、文件批阅单连同文件一并交办公室负责人签收，确定会签部门及报批程序。4、由文件管理员交会签部门和总经办批示审核，签署意见。5、批复文件由文件管理员签回、登记，复印件转交各部门签收，原件由办公室定期存档管理，长期保存。6、下发文或传阅文件：公司级文件统一由办公室登记下发，传阅后收回存档；部门文件要求定期移交档案室登记、存档、备案。五、公司公文要求使用A4纸，有主题（宋体二号字体）、正文（宋体四号字）、页角（居中部分注明第X页，共X页）。正式发文要求有标题、主题词、主送和抄送。六、因公文流转涉及内容较多，未涵盖事项或临时遇到新问题可根据制度精神，具体情况具体办理，由办公室负责统一管理。会议管理制度一、为规范公司会议管理，提高会议效率，特制定本制度。二、公司会议归为两类，管理程序如下：1、公司级会议：主要包括股东大会议事会议、董事会会议、总经理办公例会、公司级别的专业会议和涉外会议、全体员工大会。应分别报请有关领导批准后，由办公室负责组织实施。办公秘书做会议纪要，当日完成，次日报会议主持人审批，下发各部门，重要事项下会议督办单。 2、部门会议：包括协调会、部门例会、部门级专业讨论会等需到办公室登记、备案。部门应有专人记录、整理会议纪要，在会议主持人审批后，交办公室存档、备案，并定期移交档案室保存。三、各级会议必须明确会议议题、程序、时间、地点、与会人，组织者应提前做好会前审核、会议通知、会场布置、会议服务等工作。 四、会议安排的工作事项，可用两种方式进行督办、检查：1、凡会议内容涉及阶段性工作目标的，应采用目标计划管理形式进行管理调控。各部门须根据本部门的职能填指定部门目标计划，并进行逐级分解，落实到每位员工的工作计划上。2、凡会议设定的工作属于必办的单项事务性工作，而不涉及阶段性目标的，办公室要根据会议精神，向责任部门（人）填发会议交办事务督办单，并向部门经理或主管总监汇报。交办事宜由各部门负责人督办。合同管理制度一、为加强对公司合同的管理，防范合同风险，维护公司权益，特制定本制度。二、公司已订立的合同、协议由办公室统一编号归口管理。三、对外经济往来，除即时可结清者外，均应签订书面合同，合同文本原则上采用国家相关主管部门的范本合同。四、公司对外需要订立合同时，应当核实对方当事人的主体资格，不得与不具备相应民事权利能力和民事行为能力的当事人订立合同。五、合同的签字人为法定代表人或经法定代表人书面授权的委托代理人，代理人不得超越授权书范围权限订立合同。六、合同履行的缺乏必备条件或发生重大变化时，双方应在依法协商一致的前提下变更、解除合同事宜另行签订补充协议。总经理、董事长审批七、合同审批程序：分管部门总监审查财务总监审核合同稿出具合同审查意见公司律师审查合同金额超过50万元或有可能造成50万元人民币以上诉讼的合同稿八、合同经终审批准后，经办人须持合同稿件、正本、律师意见书和签批单到有关部门办理用印手续。施印人员须严格审查合同稿件、正本、律师意见书及签批单是否齐全，并认真核对各单据的签字，如发现不符合相关审批权限、签字前后不符、漏签等情况必须拒绝用印。九、合同正式签订后，要复印一份加盖“副本章”交财务部，以便履行和同的资金及监督合同的执行。合同原件在签订后由经办人立即交办公室负责人办理归档手续。保密管理制度一、为保守公司秘密，维护公司权益，保障各项经营活动的顺利进行，特制定本制度。二、公司秘密是指关系到公司生存与发展，在一定时间内只限为工作需要的一定范围人员知悉的事项。三、公司保密工作由办公室归口管理，全员共同监督。四、密级的划分：绝密不能向特别指名的最小范围内的相关人员以及承办人员以外者公开，且丢失或泄密后会使公司受到特别严重的经济、权益和效益损失。机密不能向业务上相关人员以外者公开，且丢失或泄密会使公司受到严重的经济、权益和效益损失。 秘密不能向公司以外人员公开，且丢失或泄密会使公司经济、权益以及效益受到损失。五、密级的事项： 绝密事项包括：1、董事会的各种原始资料文件、会议决议、决定等文件材料。2、公司组建和组织上的有关绝密事项及其批示文件。3、公司人事决策中未公开的内议或内定事项，以及高层人事任免形成的文件资料。4、未公开的财务情况、银行帐号以及公司上市前的资产及负债文件。5、未公开的询价、报价及招标项目中的标的、合作条件、贸易条件等形成的文件资料。机密事项包括：1、公司重大经营战略决策形成的文件资料。2、公司资金分配、使用及管理方面形成的重要文件资料。3、各类审计、监察、经济纠纷及诉讼方面形成的重要文件及资料。4、公司重要的有关技术资料秘密事项包括：1、公司有关经营等方面的年度计划及执行方面形成的重要文件资料。2、公司与有关单位来往的重要信函及传递文件。3、总经理办公会、工作会及例会所形成的记录、决定及纪要等文件材料。4、重要的商情信息、专题调研、市场预测及综合预测分析方面形成的文件资料。5、各类重要的统计报表和统计分析资料。6、有关人才开发、跟踪考查和动态管理等方面形成的文件材料。六、保密纪律1、机要文件的来往传递或邮寄应采用信函方式。2、重要文件必须加封派专人传递。3、所有密级图样、文件资料的保存、管理、借阅、复制与销毁均由档案室专人负责。4、密级图样、文件资料除工作需要限定范围的人员接触外，无关人员不准打听。5、对外场合不准讨论涉及公司秘密的事项。6、未经有关领导批准，不准将密级图样、文件资料带出办公地点。7、未经有关领导批准，不准抄录、复印、拍摄密级图样、文件资料。8、密级图样、文件资料的借阅、查询和复制应严格按照有关审批手续，不得超越权限范围。9、非专业工作人员未经允许不得进入保密地点。10、公司员工应该做到：不该看的不看；不该听的不听；不该问的不问；不该说的不说。11、不得故意出卖和泄露公司机密，否则，将依法追究其经济和刑事责任。档案管理制度一、为了建立健全公司档案工作，加强对档案的收集、保存和管理，有效利用档案，使档案工作更好地为公司经营服务，特制订本制度。二、公司档案统一由办公室负责保存，财务档案独立保存。三、公司档案主要分为以下几个方面:1、行政管理方面：董事会、股东会的各种原始资料文件；办公会、工作例会、专业会议所形成的会议记录、会议决议、决定等文件材料；公司各部门在经营管理活动过程中产生形成的文件材料。2、项目方面：鉴于公司实际情况，有关全资或参股公司的董事会、股东会的各种资料文件、项目进展资料等。3、财务会计方面：所有会计凭证、会计帐簿、会计报表及会计档案的保管、移交和销毁清册等。四、归档要求和手续l.归档工作由形成文件材料的部门承担,办公室人员给予检查和协助,同时双方作好移接手续。2归档的文件材料,必须收集齐全完整并进行系统整理,进行组卷、编目以后,方可归档。3.归档的文件材料应选用优质的制作材料，应做到书写工整、签署完备、对破损、模糊不清的文件材料应予以修补或复制,以便长期保存。五、公司档案不对外借阅（含子公司人员），公司员工需要借阅、查询、复印档案文件时，一般档案借阅必填写档案使用登记表由部门经理批示报主管副总批准后方可借阅，重要档案借阅必须由总经理或董事长批准方可办理借阅手续，同时作好借阅登记。借出的档案，不得丢失、转借，不得擅自涂改、拆取、剪裁和损坏，未经允许不得复印。办公用品管理制度一、为使公司办公用品的采购、领用、保管等工作程序化、规范化、科学化，做到实用经济、保障供给，特制定本制度。二、公司日常办公用品统一由综合部进行管理和购买，根据发票验收后分别登记入册，办公用品的使用登记、保管工作由办公室负责。三、综合部每季度对库存物品进行盘点，对已消耗物品进行结算，并根据各部门所需情况制定出下季度所需办公耗材的预算和购买计划，具体程序如下：统一配置各部门管理制耐用品综合部各部门领用办公用品（易耗品、耐用品）拟报采购计划易耗品、耐用品管制耐用品财务复核部门经理审批总经理审批拟报采购计划入库验收登录台帐四、员工可随时向办公室领用需要的办公用品，并填写办公用品领用登记本。同时在向公司借用物品归还时有关当事人应验收检查，如因使用不当造成的损失，公司有权要求个人赔偿。五、保管人员审核物品数量、质量时，应保存好该物品的合格证、保修单、说明书，并在必要时跟促维保人员做好设备设施的维修护理工作。六、凡领用的办公用品在离退职时须予以退还，损坏的应予赔偿。七、公司固定资产由办公室负责统一管理，建立固定资产档案，同时每半年进行一次核查，将详细情况报财务部门登记备案。办公用品领用登记本日期品名数量领用人报刊、书籍管理制度一、为规范公司报刊、书籍的购入、整理、保管和借阅等业务，特制定本制度。二、 报刊、书籍是为公司经营业务提供资料和提高员工素质而购进的，所有书刊必由办公室统一管理。三、报刊订阅，由办公室汇集各部门意见，报请公司领导批准后，方可订阅。四、已订好的报纸，由邮局人员分期派发至我公司，需先经办公室登记入库后，方可进行传阅或置于报架上提供参考，传阅和报架上的各类报刊每周进行一次清理，根据各类与业务有关的信息确定留存情况。五、职员如需购买书籍，需事先有计划上报，在报请综合总监和财务总监批准同意后，方可由办公室统一购买。书籍采购回后需先由办公室入库后，才能办理有关借阅手续。 六、书籍的借阅报由办公室负责人做好书刊借阅登记表记录。借阅期限不得超过一个月，如仍需借阅可在借阅期满至少提前一天办理续借手续，否则按每超过一天计拾元人民币的罚款处理。七、职员阅读书籍、报刊时要爱惜，不得涂写、裁剪、撕毁，若有发现以上行为，则按原价予以赔偿。八、公司购买的书籍、报刊需编号，并缝盖加齐公司印章。九、职员在离职时须归还所借书籍、报刊，经管理员核对无误、签字确认后，方可办理离职手续。收发传真、邮件管理制度一、为规范公司传真、邮件的收发，保证各类重要文件、资料准确接收和送达，特制定本制度。二、公司传真、邮件由办公室统一收发，各部门自行负责本部的传真、邮件的收发工作，并统一按收发邮件登记表和收发传真登记表上的要求作好登记。三、重要传真和邮件应在收发邮件登记表和收发传真登记表上注明处理结果，如：对方接收时间、接收人或接收文件已作何种方式处理等。四、收发邮件登记表是作为公司与委托邮寄单位的结账记录，各发件人需工整填写，不得涂改，不得登记私人邮件，邮寄底联及时移交办公室，以作报销凭证。五、传真和邮件是公司与下属参控股单位文件、信息往来的重要形式，各职员应引起高度重视，并特别注意：如设备、设施出现故障，应积极配合维修；如传真、邮寄文件需及时送达阅处人，需积极配合作好联系跟进工作等。办公环境管理制度一、为加强公司办公秩序和环境卫生管理，特制定本制度。二、公司办公环境卫生管理由办公室负责管理。三、办公环境管理细则：1、办公区须保持环境的整洁，各种物品摆放范围。2、办公室内不得大声喧哗。打电话或与同事商量工作时应注意尽量压低声音，以免影响他人工作。3、不得串岗。4、办公期间不得从事与工作无关的活动。5、公共办公区内禁止吸烟。6、下班后，须收拾好个人办公桌上物品，锁好抽屉柜子，摆放好椅子。四、环境卫生：1、办公场所环境卫生由保洁员清扫，员工需协助保洁员做好办公设备、设施的保洁工作，保洁员负责地面、顶棚、玻璃等公共区域的保洁工作。2、每个职员义务对保持办公区的环境卫生，综合部对保洁员和不负责任的员工，有提出警告和罚款的职责。五、加强公司的团队精神和提倡关心与热爱公司的理念，综合部