财务会计档案管理实施细则

张掖神舟绿鹏农业科技有限公司 财务会计档案管理实施细则张掖神舟绿鹏农业科技有限公司管 理 规 范LPZD-008 财务会计档案管理实施细则第一章 总 则第一条 为了加强公司会计档案管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据财政部会计档案管理办法和公司相关制度，结合本公司实际情况，特制定本实施细则。第二条 本实施细则所称会计档案主要包括：年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交保管清册、会计档案销毁清册、会计工作移交清册、库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、验资报告、审计报告、评估报告、原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资发放清册、预算报表、财务部的工作计划、总结、请示、批复、月（季）度财务报告、其他专项财务报告以及加载财务信息的各种电子资料。第三条 本实施细则适用于公司的会计档案管理。第二章 组织结构与职责分工第四条 公司建立档案室是公司会计档案的存放和管理。第五条 公司会计档案实行统一管理、由财务部负责。第六条 公司总经理是会计档案管理工作的责任人，领导公司会计档案管理工作，负责审批会计档案借阅、销毁等事项。第七条 财务经理是公司会计档案管理的直接责任人，负责公司会计档案管理及授权内会计档案查阅的审批。第八条 财务部是公司会计档案立卷管理的责任部门，主要职责是：1.贯彻执行国家及上级有关会计档案管理的法律法规和规章制度，建立健全公司会计档案管理的规章制度；2.负责公司会计档案立卷成册、装订整理、定期移交、移交前的会计档案借阅查询、保存与管理等工作。3.配合公司档案管理部门完成过期会计档案鉴定销毁工作。第三章 会计档案的内容、保管期限第九条 会计档案的具体内容包括：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；5.电子数据资料：按会计电算化要求，形成以上纸质会计档案的计算机软件程序、数据库备份文件、电子文档等电子数据。第十条 会计档案保管期限1.会计档案保管期限分为永久、定期两类；2.定期保管期限分为3类。即5年、15年、25年。保管期限具体规定见附件1。3.会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第四章 预立卷管理第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年。期满后，由财务部编制移交清册，移交到公司档案管理部门统一保管。第十二条 财务部设专岗负责财务部保管期限内会计档案的管理工作。 第十三条 财务部保管期限内会计档案，相关岗位人员应按照归档要求整理并装订成册，定期交由财务部会计档案管理岗人员保管，交接时应编制移交清单，并由财务部领导监交；交接后，财务部会计档案管理岗人员应对会计档案整理立卷，编制会计档案保管清册，并负责保管和内外部借阅管理工作。（具体要求见附件2）第十四条 会计核算电子数据由财务部负责保管，审核、出纳、报表等岗位人员在移交会计档案时，如有相应的电子数据，需将电子数据刻录成光盘一并移交财务部会计档案管理岗人员；年度决算审计后1个月内，报表岗人员将当年度数据库备份并刻录光盘，交会计档案管理岗人员保管。第五章 预立卷移交第十五条 财务部保管期满的会计档案应移交公司档案管理部门，移交的会计档案应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，财务部应当会同档案管理部门共同拆封整理，以分清责任。第十六条 财务部向档案管理部门移交会计档案，交接双方办理会计档案交接手续。 1.财务部编制移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容；2.交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 第十七条 移交后，会计档案按档案管理部门有关要求保管和使用。第六章 会计档案借阅及保密第十八条 公司档案室保存的公司会计档案不得借出。如有特殊需要，按管理权限经审批后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第十九条 会计档案查阅、复制权限1.财务部人员因工作需要，经财务部领导批准可以查阅、复制会计档案；2.内审等相关部门因工作需要，经公司主管领导批准后，可以查阅、复制会计档案；3.公司其他部门需要查阅、复制会计档案，由财务部审查后，经主管领导和财务总监（或财务经理）批准，方可查阅、复制；4.政府及上级主管及相关部门需要查阅、复制会计档案，经公司主管领导及财务总监（财务经理）批准后，由财务部人员陪同，方可查阅、复制；5.如查阅、复制的会计档案提供给外单位，必须经公司法定代表人（或负责人）及公司主管领导同时批准。第二十条 预立卷的借阅参照第十八、十九条执行。第二十一条 档案管理岗位人员规范保管预立卷，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第七章 会计档案鉴定销毁第二十二条 保管期满的会计档案，按照以下程序鉴定销毁：1.由公司档案管理部门提出鉴定销毁申请，财务部和会计档案管理部门组织相关部门进行鉴定，严格审核，提出鉴定意见；2.鉴定意见经财务总监（财务经理）、公司主管领导批准后，财务部和会计档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；3.财务总监（财务经理）和公司主管领导在会计档案销毁清册上签署意见；4.销毁会计档案时，应当由公司档案管理部门、财务部共同派员监销；5.监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务总监（财务经理）及公司主管领导。 第二十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及外事、账销案存及其他未了事项的原始凭证，由财务部提出意见，由会计档案管理部门单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。第二十四条 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第二十五条 项目正在建设期间的会计档案，即使保管期满，也不得销毁，待项目完成后按制度处理。第二十六条 会计档案的管理纳入公司的保密制度管理，不得随意堆放，外借，严防毁损、散失和泄密。第八章 附则第二十七条 会计档案遗失、毁损等责任按会计法的有关制度执行。 第二十八条 公司非法人会计主体单位的会计档案管理，按本实施细则执行。第二十九条本实施细则由财务部负责解释。第三十条 本实施细则自发布之日起执行。附件1会计档案保管期限表序号保管期限档案名称1永久年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等225年库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、会计工作移交清册、验资报告、审计报告、评估报告等。315年原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资发放清册、预算报表、财务部的工作计划、总结、请示、批复等。45年月（季）度财务报告、其他专项财务报告等。附件2会计档案预立卷工作中财务部各岗位人员职责表序号事 项责任岗位时间要求备注1会计凭证装订审核 出纳岗月末后10日内按要求整理装订成册2会计凭证交接审核 出纳岗年末后3个月内移交档案管理岗3会计账薄打印报表岗公司决算审计完