费用管理办法

文件编号：分类：内部限制内部审核管理程序版本：XXXXXXXXXX有限公司费用管理办法文件编号：文件版本：信息分类：内部限制XXXXXXXXXX有限公司2文件编号：分类：内部限制费用管理办法版本：文件修订记录序号版本号变更内容变更记录表编号修订人时间审核人时间1V1.0新文档发布 2V2.0 3V3.0声明：本文件会随业务与技术的更新而进行必要的变更，所有的修订要求请与本文件的建立部门进行联系。会签记录起 草会 签 记 录 修订 批 准 目录第一章总则5第二章差旅费用标准5第三章业务招待费标准7第四章通讯费标准7第五章交通费报销标准9第六章其他费用10第七章备用金借款10第八章费用报销的审核权限11第九章费用报销流程及注意事项11第十章附则13第一章 总则第一条 为了合理控制公司的经营成本，规范费用核销行为，提高经营效益，特制定本办法。第二条 本办法规定的费用包括差旅费、业务费、电讯费、办公费、汽车使用费、广告费、维修费，以及其他因日常经营管理需要而发生的费用。第三条 本办法适用于本公司直属各部门。第四条 费用管理原则是：总额控制、目标管理、厉行节约、合理开支、提倡刷卡消费。遵循税务机关有关成本费用的支出规定，以管理服务于业务、有助于业务开拓为宗旨，明确费用核销手续，厉行节约，勤俭持家，降低成本，实现经营目标。第五条 费用开支以分项控制限额包干，超支不补节约奖励的方式实施。第六条 行政职务序列：序号职位说明1董事长2公司总经理3部门总经理各一级部门负责人 4部门副总经理 5部门经理二级部门经理、高级客户经理、高级工程师6部门副经理二级部门副经理、中级工程师、7部门主管包括项目经理等8其他人员第二章 差旅费用标准第七条 差旅费标准差旅费是公司员工因工作需要，由公司派往境内各地、境外国家和地区，办理公务所支出的交通费、住宿费以及各种补贴等费用。公司所有人员出差，必须填写出差审批表，报公司领导审批，出差人员凭出差审批表及借支单到财务部借支。出差人员返回后，必须提交出差工作总结，经相关领导审批后，到财务部报销。跨城市交通工具乘坐标准项目飞机高铁火车、汽车轮船职位代码董事长不限不限不限不限公司总经理公司副总经理 经济舱位一等座软卧、空调车二等舱位部门总经理、部门副总经理经济舱位二等座硬卧、空调车三等舱位部门经理、部门副经理、部门主管、其他人员经济舱位（经直属领导批准）二等座硬卧、空调车三等舱位1. 境内出差差旅费报销标准 单位：元/日/人项目城市类别住宿费出差地交通费限额往返机场/火车站/港口交通费出差补助 标准（天） 职位董事长不限实报实销实报实销1.乘坐公共交通工具实报实销 2.乘出租车时限额60元-公司总经理公司副总经理一类城市450实报实销70二类城市400实报实销60部门总经理部门副总经理一类城市4006070二类城市3506060部门经理部门副经理一类城市3505070二类城市3005060部门主管一类城市3504070二类城市3004060其他人员一类城市3003070二类城市2503060注：一类城市指北京、上海、广州、深圳；二类城市指除一类城市外的其他城市（1）境内出差住宿费规定：a. 住宿费比标准节约部分的30奖励个人。 b. 同性出差规定：除公司总经理、公司副总经理，原则上两人要求同住，报销人在差旅费报销单填写同住人员姓名，部门负责人核实同住人员。同住标准以出差中最高职位人员的报销标准为限额，同住人员每人住宿节约奖励=（最高职位标准-实际房价）30%。c. 出差所在地如遇重大会议（如奥运、世博等）期间住宿费可按实际发生审批。（2）境内出差地交通费规定d. 员工在公司所在地外出办理业务的，提倡使用公交车或其他公共交通工具，遇参加重要会议、应急事项处理、谈判或特殊工作情况可乘坐出租车出行，报销时出租车票必须注明去何处办何事。（3）境内出差其他规定e. 出差期间经部门负责人及以上管理人员批准发生的业务招待费按“第三章”相关规定办理。f. 出差补贴天数=住宿天数+1天在途g. 出差人员返程迟于当天24时，次日可延迟2小时上班，但需保证电话通畅。2. 境外出差标准职位每人每天每人每天往返机场/火车站/港口交通费住宿费标准补助（交通.伙食）董事长、公司总经理、公司副总经理实报实销350审批后实报实销部门总经理部门副总经理700300审批后实报实销除上述岗位之外的其他岗位人员5002503. 差旅费实报实销项目的规定：（1） 公司董事长出差费用。（2） 参加外单位会议并由会议主办单位统一安排食宿收取的费用。（3） 因工作需要伴同董事长、公司总经理一同出差的员工差旅费（应经被伴同领导批准）（4） 经公司总经理批准的专项费用。第三章 业务招待费标准第八条 业务招待费是员工因业务需要而发生的餐费、礼品费等，应本着必要、合理、节约的原则从严掌握，并按照与业绩指标相匹配的原则控制。公司制订业务项目的立项管理制度，区分项目类别、按费用标准或毛利率与费用挂钩的原则，对所有业务项目建立收支档案，合理控制业务招待费。第九条 员工因开展业务需要而购买礼品，事先需经部门负责人同意；金额超过1000元的礼品需经公司总经理批准；批量购置的礼品由人事行政部统一保管及登记领用。深圳各部门申购的礼品由人事行政部统一购置、异地购置的业务礼品支出核销应由两名经办人签字证明；同时，购置人应出具购买清单和发票。第十条 员工确因开展业务需外出用餐及举行有关活动的，事先须经部门总经理同意，超过1000元的开支事前必须向公司总经理申请。第四章 通讯费标准第十一条 公司各部门的公用通讯设备由人事行政部统一管理，各部门应由专人负责保管，通讯设备仅限于工作用途，不得用于私人用途，不可拨听声讯台电话。第十二条 因开展业务网络通信及租用专线等通讯工具的费用实行申报审批制度，纳入电讯费支出。第十三条 员工因工作而发生的移动通信费按照“限额内比例或定额分级报销”的原则进行核销。第十四条 关于移动通讯费的报销1. 报销原则 根据不同岗位的工作性质和实际工作需要确定报销标准，对确需在工作中经常使用移动电话的岗位，按照每月实际话费单中通话费的一定比例，在规定的月度通话费限额内按比例或定额凭发票报销。2. 报销审批报销审批申请流程：移动话费报销实行逐级审批，申请人按公司的规定要求填写移动通讯费审批单，经人事行政部标准初核、一级部门负责人审批同意后，报财务备案。岗位发生变动的，应及时通知财务部。3. 各岗位移动通信费限额报销标准标准限额定额职位代码公司总经理，公司副总经理 按70%比例报销，总额不超过400元160部门总经理（营销类）、部门副总经理（营销类） 按60%比例报销，总额不超过300元120部门总经理（非营销类）、副总经理（非营销类）、部门经理（营销类）、部门副经理（营销类）、客户经理按60%比例报销，总额不超过200元80部门经理（非营销类）、部门副经理（非营销类）、高级工程师 按60%比例报销，总额不超过150元60非营销类外勤人员（外联专员、财务、产品经理、运维项目经理、售后服务人员等）按60%比例报销，总额不超过120元50特别说明：（1） 对于限额报销的员工，若采用定额发票来报销或采用充值发票来报销，则按票面金额的相应比例来核销。（2） 使用公司提供移动通讯设备员工，不在此范围。（3） 变更报销方式(限额/定额)时，需提前申请，次月生效。（4） 选择限额方式报销时,移动电话号码变更时需重新审批备案,次月生效。第五章 交通费报销标准第十五条 交通费是指因工作需要而发生的交通费用，包括外出办事的交通费、客户接送发生的交通费等。第十六条 员工在公司所在地外出办理业务的，提倡使用公交车、地铁或其他公共交通工具，公司按照公交标准核销该部分费用；遇参加重要会议、应急事项处理谈判或工作情况特殊时，经直接主管同意可使用出租车但仅限于单程；报销交通费时必须注明去何处，办何事及时间。第十七条 关于员工自驾车交通费补贴员工使用自备车办理公司事务，公司给予补贴。根据实际行驶公里数，市内按2元/公里，市外按1.5元/公里的标准计算，用于补贴自驾车期间发生的燃油费和车辆磨损，燃油、路桥费、停车等费用不再另行报销。以公司到目的地的百度地图为核算里程数的计算依据，贴足补贴金额等额发票（过路费、油费、停车费等发票），部门负责人审核、总经理审批。原则上报销费用标准不得超过同程出差人员乘坐公共交通设施费用的总合。自驾车中发生不可避免的意外风险自行承担。第十八条 关于“私车公用”私车公用是指本公司的员工私人购置的车辆因工作需要经常用于执行公务。经本人填写私车公用申请单，交验本人驾驶证、行驶证（车主只能是本人）复印件备查，经所在部门负责人审核、报公司总经理批准后，车辆费用按规定的额度凭票到财务部报销。公司本着合理原则在本市进行调派使用。私车公用只能核销员工本人、本车、当期发生的加油费、停车费、过桥费等。私车公用的核销标准如下：外勤人员、客户经理及部门经理以上人员可申请私车公用，申请私车公用的车辆，原则上私车公用车主不得拒绝，三次拒绝调用，取消私车公用补贴。标准岗位私车公用核销标准董事长1800总经理1500副总经理1200营销类部门总经理、部门副总经理1000非营销类部门总经理、部门副总经理800营销类部门经理、高级客户经理600非营销类部门经理、部门副经理500外勤人员400第十九条 享受“私车公用”报销的员工，在使用私车市外出差时，报销标准同第十七条自驾车交通费市外补贴标准。第六章 其他费用第二十条 会议费、培训费、广告费、装修费、其他设备修理费在发生前，均由承办的部门提交预算，经公司领导批准后，递交财务部作为支出和核销的依据。上述业务费用可在批准的额度内借款及开支，并在业务结束后一周内到财务部进行报销。第二十一条 行政杂项费用支出，包括办公用品费、水电费、租赁费、报刊费、专业资料书籍费、印刷费、汽油费、泊车费、路桥费等其他行政杂费由人事行政部审核、公司总经理审批核销。1. 报刊费、印刷费、水电费、租赁费及汽车使用的费用由人事行政部进行统一管理和支付。2. 办公用品由员工根据实际需求提出申请，在每五号之前发邮件至人事行政部前台，人事行政部汇总统一采购，使用人到人事行政部前台登记领用。第七章 备用金借款第二十二条 备用金借款规定。备用金是员工因工作需要而向公司预支的借款，借款原则为“前帐不清，后帐不续”，并应按如下要求办理：1. 临时备用金审核审批权限如下：（基于2014年组织架构和总经办人员分工，便于明确其权责范围且为了提高审批效率）。 金额审核审批0-5000（含5000元）部门经理部门总经理5000元以上直属领导公司总经理2. 借支单笔现金超过1万元（含1万元）需向财务部提前一天预约。3. 对于特别用途的借款，须在借款后1个月内处理。如果已发生，冲账，多退少补;如果未发生,须退还财务部，有需要时再申请借款。第八章 费用报销的审核权限第二十三条 费用支出因业务所需超出本办法规定的报销标准，应事先拟定专项预算，然后经公司总经理审批。未拟定专项预算的超额开支，不予核销。第二十四条 审批人因出差、休假等原因应进行授权审批。授权审批采用两种方式，即一次性授权和日常授权。一次性授权由授权人以邮件方式向财务部说明授权某笔业务的具体情况，财务部按授权审批手续办理；日常授权应以书面（格式由财务部提供）方式办理，指定被授权人员行使其审批权利，年内有效（公历年度），隔年需重新备案，授权人可随时调整授权。第九章 费用报销流程及注意事项第二十五条 费用报销流程财务部接收费用报销单、付款单据的时间为每周二、每周四下午;逢节假日顺延。挂项目的营销费用及一切招待费用必须经部门总经理或总经理审批。金额审核审批审批科目0-3000元（含1000元）部门经理部门总经理通信费、私车公用费、业务招待费3000元以上部门经理、部门总经理 公司总经理所有费用 备注：费用报销的流程为：费用报销人填写报销申请单-报销人部门经理/部门总经理签字确认-费用初审员按项目及部门归集费用-财务会计审核-公司总经理审批-出纳复核并录入网上银行付款指令-财务经理授权-财务总监授权-付款后交会计填制凭证。第二十六条 费用核销中其他有关事项。1. 需报销的原始单据，应是有税务监制章的发票或行政事业单位收据，其开支内容应真实。若不符合上述要求或遗失票据的，应首先向发票开列单位要求补开票据或索取有关证明，如无法补开票据的可由本人写明原因，由知情的内部员工签字证明，经所在部门经理、公司总经理审批同意后方可报销2. 借款及费用报销业务应由当事人签字才能办理。3. 现金计划使用及管理规定：为加强现金管理，确保现金款项的安全使用，各部门在发生大额现金（总额10000元以上）支付前，应提前一天向财务部预约。4. 对于1000元以上的对公开支原则上应使用转账结算。5. 为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上一切费用报销的主体需为费用发生人本人，严禁代为报销行为，一经发现，取消该次报销，且进行全公司通报批评。第二十七条 对粘贴费用报销的原始单据，如发现不合规票据处罚规定 1. 连号出租车发票的处罚：按照所有连号出租车发票的最低金额报销，按照连号发票中最高金额五倍罚款，在当期费用报销中扣除，不足扣款在下次费用报销中扣除。2. 招待费发票的处罚：一次业务招待中出现两个不同餐厅发票，按两个不同餐厅发票面额的两倍罚款，罚款在当期费用报销中扣除，不足扣款在下次费用报销中扣除。第二十八条 费用报销单据的使用及填制要求1. 费用报销单据的使用（1） 差旅费报销使用“差旅费报销单”。（2） 其他费用报销填写“费用报销单”等。（3） 如需对外支付公司客户各项费用的，则填写“付款申请书”，并由负责人取得符合财务要求的正式发票。2. 费用报销发票取得要求对于定额发票，在取得时需检查发票章印鉴是否清晰。对于机打发票，除检查发票章印鉴是否清晰外，还需检查发票各项内容是否