中外秘书比较PPT课件

1 中美秘书比较 制作人 10文秘郑逸梅 2 中美秘书工作比较 职能差异的历史渊源 秘书著作理论的差异 基本内涵的异同 工作职能的异同 3 中国和美国秘书的基本定义 美国出版的 韦氏秘书手册 指出 今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员 因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手 以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门工作中解脱出来 秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁 一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁 而且还应当是协助经理的左右手 我国对秘书的定义是 秘书是指党政机关 社会团体和企事业单位中从事文字和行政事务为主 直接为领导服务的综合性办公人员 4 相同点 都对领导者起到了行政助理的作用 不同点 1 从秘书在管理系统中的地位和权责来看 我国偏重于综合性公务 美国强调起行政助理作用 赋予秘书更多的执行权力 2 从服务对象来看 我国实行集体领导制 即秘书为多位领导服务 而美国管理组织中主要领导人的权力较为集中 秘书人员大多只对主要领导人个人负责 秘书基本内涵的异同 5 国内秘书似乎并不是领导者一个人的秘书 他是众位领导人的秘书 不但要听命于直系领导 总经理 还被要求听命于副总经理 部门经理 部门副总经理 等等 电影 穿普拉达的女王 中 秘书安迪主要听命于米兰达一个人 完成米兰达交代的任务 她不但要当米兰达的行政助理 更是连米兰达的生活助理也一并负责 这样看来 似乎美国的秘书被委派更多的责任 6 美国管理组织中领导人权力比较集中 其秘书人员大多只对主要领导人个人负责 从以上两个案例可以看出 中美两国对秘书定义的不同 我国实行集体领导者 秘书需要为多位领导服务 7 办文 办会 办事 为相同的基本工作 但在具体实务和综合职能却有显著的差异 在我国秘书著作中 有 秘书工作 会务安排 和 档案管理系统 与美国 韦氏秘书手册 内容大体相同 文书工作 公务写作 办公自动化 在我国秘书工作中 信息 调研 情况综合 辅助决策 印信管理 信访 保密 均是重要职能和工作范围秘书工作职能的异同美国 韦氏秘书手册 中 我国有关 文书工作 公务写作 等 散见在 回授听译 业务语言 业务通信程式 秘书信件写作 等章内 我国著作中 办公自动化 的内容则出现在 文字处理 办公室复印设备 电信系统三章 此外 秘书会计知识 旅行和现代国际事务 在 韦氏秘书手册 和美国其他秘书著作中都以专门的篇章做了详细介绍 我国 信息 调研 情况综合 辅助决策 印信管理 信访 保密 的内容只在 管理助理 的章节中提到 8 从我国与美国著作中的内容我们不难看出中美两国秘书工作职能的区别 我国注重的是日常行政工作 要求秘书人员掌握基本的办公自动化和文书写作的技能已经处理日常事务的能力 分析 美国的秘书则要在此基础上的掌握更多的知识 如会计 旅行和国际事务 对办公自化化设备的使用更是需要精通 难怪有人形容其秘书是 八爪鱼 9 电视剧 丑女无敌 中 林无敌作为概念公司新任总裁秘书 她的日常工作就是 总经理日常行程的协调 安排 协助起草总经理日常公文 报告等相关文书资料 协调与各部门的关系 促进相关工作的推进等 接待来访的客户 负责总经理会务的组织安排 会议纪要的编写 并对决议事项进行催办 查办和落实 负责处理总经理临时交办的其他工作 10 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理 有一次进行采访时 苏珊说 当我担任速记员的工作时 我的日常工作极易描述 现在我所担负的责任较前为重 有许多紧急事件需待处理 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言 不过典型的情况是 听写口授 誊清文件 安排访客的会见事宜 接听电话 准备行程表 我的上司经常作业务旅行 处理邮件 有时还会有一些会计和法律方面的事务处理 如果公司翻译不在还需要担任翻译的工作 11 案例分析 从上面两个案例可以看出两位秘书的区别 秘书林无敌虽然作为一名总裁秘书 看似做了许多事情 但无外乎都是行政方面的事务 而苏珊则不同 她做的事情更多 除了需要做行政方面的事务 还需要秘书涉猎广泛的知识 如法律 会计 商务 翻译等等 可以说是职场界的 八爪鱼 12 Teradescri odocargo Conhecerospr requisitosdavaga Conhecerosrequisitosesperadospela reasolicitante Terapercep oadequadadoperfildesejado Teradescri odocargo Conhecerospr requisitosdavaga 美国现代秘书 为弥补领导者精力 智能和时间等方面的综合辅助性人员 Teradescri odocargo Conhecerospr requisitosdavaga 美国早期秘书 接待员兼打字员 我国现代秘书 以党政机关秘书工作为主 我国古代秘书 政权机构中的官僚和吏员办文办事 辅助统治者为主 职能差异的历史渊源与现实基础 太史 尚书 军机处 等 文员 行政人员 机关人员等 起着 行政助理 的作用 文员 行政助理等 职能比较单一和简单 速录员 接待员 13 我国秘书工作及其理论带有治世理政的严密性 规范性和承继性 我国秘书理论至今仍带有较强的政治色彩 美国秘书工作及其理论带有与经管相适应的多样性 效率性和机变性 美国秘书理论实践更具有经济活动特征 比较分析 14 我国秘书著作作者争对我国历史和现实的秘书活动 将其比较固定的工作范围划入管理系统的整体运转中进行分析研究 针对决策 执行 组织等管理环节中的秘书活动 分析其在组织运转中的地位与作用 工作内容与程序 各项职能特征和方法 秘书机构的整体结构与秘书人员的素质结构 美国秘书著作的作者大多立足于秘书职业介绍和秘书从业指导 侧重于秘书人员的求职 晋升 工作操作 人际关系的处理 语言使用 礼仪风度 取得领导的好感和信赖 秘书著作的差异 15 我国的秘书著作把秘书工作与组织运转紧密的结合在一起 强调综合性办公职能的有效发挥 分析 16 曹晋杰 秘书工作基本知识 吴熔 秘书工作和机关应用文 毛含德 秘书学概论 宋斌 简明秘书学