会计电算化联系与手工会计的区别.doc

会计电算化与手工会计的区别【摘要】：随 着 电 子 计 算 机 、信息技术的飞速发展和会计改革的不断深化，传统的手工会计已经不能满足会计在数据的处理、核算、记账等方面的要求，手工会计即将被现代化的电算化会计所代替。本文通过对会计电算化与手工会计的相同点与不同点的分析，以及会计电算化在未来发展过程中应注意问题的探讨，来说明会计电算化改变了传统会计复杂和繁琐的手工处理方式，大大提高了会计工作的效率，对提高会计信息处理的速度和准确性，提高会计工作水平有着重要的意义。【关键字】：会计电算化手工会计会计核算目录一、会计电算化和手工会计的基本概念(一)、会计电算化的基本概念(二)、手工会计的基本概念二、章会计电算与手工核算的联系(一)、系统目标一致(二)、遵循的基本会计理论和会计方法一致(三)、都必须保存会计档案(四)、编制会计报表(五)、遵循基本的会计理论与会计方法(六)、会计数据处理技术的基本功能相同三、会计电算化与手工核算的区别(一)、工具不同(二)、会计数据与信息的载体不同(三)、记账规则不同(四)、账务处理程序不同(五)、会计工作组织体制不同(六)、人员构成不同(七)、内部控制方式不同四、会计电算化的发展应注意的问题(一)、划分电算化会计岗位及职责(二)、加强复合型人才的培养(三)、要做好电算化会计档案管理工作(四)、要加强会计信息系统的安全性、保密性五、总结参考文献一、会计电算化和手工会计的基本概念(一)、会计电算化的基本概念会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，其实就是利用会计软件代替以前的人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源会计电算化软件，只要实现会计手工输入记账凭证数据，后面的过账程序，编制报表程序，都由计算机内部处理，把会计账簿和报表存储在计算机中，只要输出某个账户，输出某一时间的报表时，才需要对计算机进行操作。(二)、手工会计的基本概念手工会计是指手工的进行会计信息的处理，人工记账、算账和报账，这一切是全部依赖于人工进行的。手工会计区别于电算化会计，是指不借助计算机做账单纯用纸做账的方法，是以前会计普遍采用的做账方法。将来大部分的企业要实行电算化，手工记账将逐步淘汰。二、会计电算与手工核算的联系(一)、系统目标一致自上世纪70年代末我国开展会计电算化工作以来，经过20多年的努力，电算化会计从无到有，从简单到复杂，从缓慢发展走到成熟，电算化会计这项工作已取得了长足的发展。无论是手工会计还是会计电算化，其主要都是进行会计核算，提供与决策相关的会计信息，参与企业经营决策，提高企业经济效益。会计工作的开展无论是会计电算化还是手工核算，其最终都是为了提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。 它们都对企业的经济业务进行记录和核算，最终都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。两者都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。(二)、遵循的基本会计理论和会计方法一致无论信息技术如何变化，会计核算软件始终是处理会计业务数据的，会计核算软件开发所依据的会计理论、会计方法与手工会计核算所采用的都是一致的，两者都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。会计电算化和手工核算都不能置财经法规于不顾，必须严格地执行财经法规。会计电算化实现了会计工作由核算型向管理型的转变。传统的会计工作就是记帐、算帐、报帐，会计人员只限制在一般的会计核算中，思想受到束缚，也没有更多时间和精力进行会计信息分析等，并针对分析中发现的问题给领导提出一些好的意见建议，帮助其正确地进行决策。会计电算化推行以后会计人员可以腾出一些时间来参与经营管理，当好领导的参谋。同时，对新形势下的会计工作进行研究和探讨。(三)、都必须保存会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要资料料和证据，在企业的经济活动中，具有重要作用。不管是传统的手工会计还是现代化的电算化会计，各个单位每个会计年度形成的会计档案的作用都是不变的。因此，即使是电算化会计形成的大部分会计档案的物理介质发生了变化，但其信息资料必须同手工会计一样，把每年形成的会计档案严格按照会计档案的归档要求整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册严格加以保存。会计档案是会计的重要的历史资料，必须按规定妥善保管。会计电算化形成的大部分会计档案虽然物理介质发生了变化，但其信息资料必须同手工会计系统一样必须加以保存。(四)、编制会计报表会计报表是企业财务状况与经营成果的综合反映，也是国家实现宏观经济管理的依据之一。会计电算化应当同手工会计一样编制出符合要求的会计报表。手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度。其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。(五)、遵循基本的会计理论与会计方法会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。会计电算化会引起理论与方法的变革，但是建立会计电算化系统应当遵循基本的会计理论与方法，否则将系统研制的失败。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。(六)、会计数据处理技术的基本功能相同从数据处理的角度来讲，会计电算化与手工核算都应具备五个方面的基本功能：数据的采集与输入；数据的存储；数据的加工；数据的传输；数据的输出。三、会计电算化与手工核算的区别会计电算化与手工核算相比，不仅仅是处理工具的变化，它在账务处理程序、方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。电算化会计是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。而传统的手工会计则是会计人员在会计核算的基本前提和一般原则下，以货币为计量工具对企业经济业务进行记录。其流程表现为当一般经济业务发生后会计人员根据原始凭证编制记账凭证然后再根据记账凭证进行账簿登记最后再根据账簿编制各种财务报表。(一)、工具不同手工核算使用的工具是算盘、电子计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是电子计算机，数据处理过程由电子计算机完成。(二)、会计数据与信息的载体不同手工核算的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体，占用空间小，查找方便，保管容易。(三)、记账规则不同手工核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的账页是折叠或卷带状的，与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式。常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式，日记账核算形式等。对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理，数据共享的操作方法。(四)、账务处理程序不同手工会计采用不同的会计核算形式，常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。手工核算的账务处理程序主要有四种，但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。会计电算化的账务处理程序有两种方案。按目前的经济善与开发水平，可采取第一方案，即基本上按手工核算的方式进行移植，但过程却发生了变化，且允许同时采用多种核算形式。第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：会计凭证磁性化(或条形码)，在规格化的会计凭证上用磁性墨水书写(或打上条形码)，由阅读机识别后将数据输送到计算机；由用户定义数据存储形式和加工方法，由计算机对数据进行加工处理；由用户宣言输出形式与结果，由输出设备(显示器、打印机)进行查询与打印。(五)、会计工作组织体制不同在手工系统下，会计部门一般分为若干会计工作，如工资、材料、固定资产、成本等岗位，进行专门的业务核算，设专人负责记账、编制报表工作。在会计电算化中，会计工作岗位的划分已经发生了，如设置了数据录入、审核、维护等岗位。划分电算化会计岗位及职责。(六)、人员构成不同手工核算下的人员均是会计专业人员，会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高。实行会计电算化，要求会计人员既要掌握会计专业知识，又要掌握相关的计算机知识.网络知识、信息、管理知识等,因此,会计电算化将促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展,从而提高会计人员的素质。(七)、内部控制方式不同手工会计系统下企业传统的内部控制制度即为维护企业财产物资的安全性、完整性，保证会计资料及其他有关资料的正确性，确保各项财务收支的合理性、合法性而建立起来的业务分管责任制以及各种内部牵制制度。而电算化会计系统下企业内部控制制度则表现出一些新的特点：在数据的采集、存贮方面比手工会计系统形式上更多样，手段上更快捷；在核算形式上比手工会计系统更省时省力；在数据传输方面，更方便；账簿的概念已被抽象化；会计工作岗位设置出现了新的特点。在会计电算化中，原来的内部控制方式部分地被取消或改变。如原来通过账证核对、账账核对、账表核对的控制方式，基本上已经不复存在，代之以更加严密的输入控制；又如除保留了签字、盖章等控制外，还增设了权限控制、时序控制等。四、会计电算化的发展应注意的问题在会计软件的使用上，地区、部门行业之间发展很不平衡，有的使用纯手工会计核算，有的使用计算机与手工并行的核算方式，也有全部会计核算工作实现电算化并彻底甩掉手工记账的，在建立和发展会计电算化工作过程中，应注重做好以下工作：(一)、划分电算化会计岗位及职责合理设置岗位责任制，定人员，定岗位、明确分工、各司其职，有利于会计工作向程序化、规范化发展，实现会计内部控制，提高工作效益和工作质量。各单位可以根据内部控制的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整并设置必要的岗位，如电算主管、软件操作、审核记账、维护、审查、数据分析、档案保管。也可根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，一人可以兼任多个工作岗位，但应满足不相容职务分离的要求。(二)、加强复合型人才的培养会计电算化是一门将会计学与计算机相溶合的复合性学科，它要求从事会计电算化工作的人员既具有完备的会计学知识又有熟练计算机操作技能。拓宽渠道，培养人才，是提高会计电算化人才素质的关键。一是相关的大、专院校，要根据时代需要，及时调整专业设置和培养方向，把握人才市场需求的发展趋势。为社会培养既懂计算机知识，又懂会计和企业经营管理的复合型人才，重点掌握会计电算化应用软、硬件的开发、改进、维护等问题。二是要不断加强会计从业人员的培训。要求会计人员充分理解会计作为管理信息系统子系统的含义，树立会计信息化的观念。选用最新的会计电算化教材，及时进行知识更新。(三)、要做好电算化会计档案管理工作已经实现会计电算化核算的单位，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案必须打印输出，以纸质形式按会计档案管理办法规定的保管期限进行保管。对于机制记账凭证需要打印出来，将原始单据附在后面，按记账凭证的装订要求进行装订后保管。日记账要求每天打印输出，做到日清月结。总账、报表每月打印一次进行保管，明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。(四)、要加强会计信息系统的安全性、保密性财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业