区域营销管理中心费用管理办法.doc

区域营销管理中心费用管理办法第三部分 市场费用 市场费用是指公司营销活动中发生的推广、助销品、促销、广告、销售折让等方面费用的总和。一、助销品费用1、助销品是指用于帮助销售人员和客户开拓市场的辅助物料。例如陈列架、酒杯、海报等。2、新客户第一次发货时，按照首单回款金额的5%配给客户助销品（助销品金额按采购价折算）。 从第二单开始，原则上为每单超市类客户不超过该单回款额的2%，酒店类客户不超过该单回款额的3%，如超过规定额度需要特殊处理的，由大区经理申请，集团办审核，总裁批准发放。 助销品清单： 促销台、酒杯、海报、开瓶器、酒架、品尝酒、手提袋、报纸、杂志等。二、广告费用1、店面招牌 公司的经销商要求制做公司统一形象的门头招牌，招牌尺寸由公司区域主管据实提供，招牌内容由公司统一设计，招牌由经销商安排专业广告公司安装制作。或者由公司设计制作灯箱布提供给经销商，由经销商安排专业广告公司安装。 区域营销中心必须监督，保证经销商的招牌符合公司的要求标准，以维护公司的形象。并提供照片、发票和经销商的签名、大区经理的验收签名，一并到公司相关部门报销。 报销标准为：首单回款的2% 以内免费提供或全部报销，超过2%，在超过部分的1000元以内，公司和代理商各承担超过部分的50%，超过1000元以上部分由经销商自行承担。 分销商（含本级）以下客户提出申请要求做招牌的，由区域业务主管提出申请，大区经理审核，并据实提供招牌尺寸，由集团办审批，灯箱画面设计必须由公司统一设计提供给一级代理商，由大区经理、一级代理商共同安排制作，保证分销商的招牌制作符合公司的标准，以维护公司的形象。费用报销上限为首单回款的5%，使用年限为2年，更换招牌画面费用由厂家承担，其他费用由经销商承担。 制作各类招牌必须实行先报批后执行的原则，禁止先执行后报批，未经报批所发生的费用一律不予报销。2、户外广告 户外广告牌根据公司的区域市场发展规划，由区域营销中心提出申请，销售后勤部评估、审核、上报集团办批准后执行，由集团办统一策划、制作、发布。3、其它媒体广告 行业报刊、杂志、车体广告等根据公司的整体发展战略，结合区域市场的特点，有针对性地投入，投入由区域营销中心提出申请，销售后勤部评估、审核，上报集团办批准后执行，由集团办统一策划、制作、发布。 以上三项费用在某区域投入的，计入区域市场费用，费用率控制在回款总额的3-5%以内。4、其它市场费用 推广费用 、促销费用 、销售折让等其它市场费用，根据市场的发展竞争情况，有关部门适时制定方案，销售部配合执行，费用另计。第四部分 借支报销管理规定（一）、借支规定每月各区域营销中心的借款，由省级经理或大区经理统一借款，事先应填写“个人费用借款单”，注明借款事由和合理的费用预算，由销售后勤部核实，集团办审核，再报总裁审批。对于出差时所借支的款项，应于每月的5号前寄出上月借款发生费用的原始凭证，报销时所报款项先偿还个人的借支欠款。对于员工的各项借款，一律实行“前账不清，后账不借”的规定，如果到计发工资时，仍然没有结清借款的，则在工资中一次性扣还。非公司业务需要一律不准私人借款。严禁从经销商或其他客户处借款。特殊情况需报请总裁和公司财务共同批准，否则，视同挪用公款处理。(具体办理手续另定)。区域营销中心内部人员的费用在区域营销中心内部开支，按公司标准借支并由大区经理或者省级经理批准；若相关人员确因业务需要在总公司借支，必须先有省级经理或者大区经理签名，集团办审核，总裁审批后方可借支。（二）报销要求各项费用的报销，均需要有真实、合法、有效的票据，否则，不予报销（如假发票、无盖专用章发票、住宿费收据等都不予报销）。粘贴的费用票据必须均匀、整齐、牢固、有序，并保持票面的干净、整洁。填写费用报销单时应做到：字迹端正，用途明确，时间清楚，项目齐全，金额准确，大小写一致，所有内容不得涂改（对确实无法取得票据的，应先填写支付证明单，作为报销附件）。所有车票必须写明所乘路程。差旅费的报销要求每日一贴，填写清楚起止地点、日期费用等内容。禁止将所有单据一并粘贴，含混报销。填写报销单据时，只准使用黑色的签字笔或黑色的墨水笔。对不按要求粘贴票据与写有关报销单据的，财务部不予受理。（三）费用报销程序1、市内交通费及其它正常费用开支 办事处内勤人员因公所发生的交通费及其它费用报销程序：填写报销凭证大区经理初审集团办审核总裁审批财务部核销。2、特殊费用的报销 办事处内部特殊费用是指跟办事处发生业务关系的客户来到办事处所产生的招待费用、因工作需要发生的较大数额的不属于本费用管理制度范围内的费用等。 报销程序：按照申请标准由大区经理如实填写“报销单”并签名总裁审批财务报销。3、专项费用的报销 专项费用包括广告费、促销费等费用：填写“报销单”并签名销售后勤部初审集团办审核总裁审批财务部核销。（四）费用报销时限 实行办事处备用金制度。员工费用报销时限执行借支规定的第一条，区域营销中心办事处费用，以及区域市场费用，按照当月发生下月核销的规定执行。 区域营销中心办事处费用报销需附审批过的办事处费用申请表，市场费用报销需附审批过的市场费用申请表。 费用报销流程以及时限为：区域营销中心办事处文员或者销售内勤报大区经理签字（每月的1号3号）集团销售后勤部对应的销售内勤初审（收到原始票据当日完成）销售后勤部内勤主管复审（一日内完成）财务主管审核（两日内完成）财务副总裁签字（两日内完成）总裁审批（两日内完成）财务部入帐（注：特殊情况由总裁授权财务副总裁审批）。（五）报销奖惩方法公司支持、提倡、鼓励维护公司整体利益的行为。员工如发现或知悉他人在费用方面确有不正当行为的，可直接向公司相关部门或者相关领导举报、揭发。公司严格为举报人保密，举报事项一经查证属实，公司将对举报人予以嘉奖。对虚报、多报费用者，公司除追回该款项外，并处所虚报、多报金额15倍的罚款、通报批评、辞退、开除等处分；情节严重者，将依法追究其法律责任。对未经总裁和财务共同批准，擅自从客户处借款的，一律以挪用公款论处。除即刻追回款项外，并处所借金额15倍的罚款、通报批评、辞退等处分；情节严重者，将依法追究其法律责任。在相关报销单上签字的证明人、审核人、批准人，若因工作失职，给作弊者以可乘之机，导致公司财产损失的，处以公司被多报、虚报同等金额的罚款、批评、记过、辞退等处分。如经查实在审批环节中有联合作弊者，将对当事人进行10倍罚款，并予以辞退，同时追究法律责任。第六部分 解 释 本规定的解释权属于长白山酒业集团集团办公室。 本规定如有调整，将充分考虑与本规定的衔接。 如其它规定与本规定有不同解释的，均以本规定为准。 本规定适用于除东北区域以外的销售区域。 本规定从2005年10月1日起执行。 原始票据管理办法 为了进一步加强原始票据管理,规范原始票据各种行为,提高工作效率,减少公司损失,特制定本管理办法。 一、内部票据一、区域营销费用报销清单1、必须填写区域名称、报销具体时间，在时间一栏中应填明具体年、月、日。2、费用类别中按区域营销中心的费用分类标准填写。3、费用内容应简明扼要填写所发生的费用性质、内容。 4、所发生费用的单据数量及总数、发生的金额数及合计数、金额的大小写必须填列清楚，同时金额的大小写数额必须相符。5、报销单据中的申请人必须由报销单据的本人签名，不得无故不填写或空缺。6、证明人必须由大区经理以外的人员填写。7、审核、复核、审批必须由集团费用管理流程中有关人员签名，不得空缺。8、说明一栏中应尽量填写费用内容中未尽事项。二、支付证明单1、必须填写具体支付时间，填写年、月、日。2、摘要一栏中应尽量填写支付费用原因、费用名称、类别。3、表格中数量、单位、单价、金额必须按规定填写，如有涉及内容一般不得空缺。4、金额大小写必须同时填写且相符。5、核准、证明人必须由大区经理本人签名。6、经手人必须由具体办事人员签名，同时在受款人一栏签名。7、会计、出纳栏由集团财务部人员签名。三、营销费用申请表1、必须填写具体申报日期，区域名称。 2、上月销量、上月费用占总销量的比率；本月销量、本月费用占销量的比率均必须填写，同时将上月的实际销量、实际费用比率如实填写。 3、上月预支栏、上月实际发生金额、上月结余、本月申请栏均需要填写各种费用的金额，不得仅填写一个总数，而不填写明细金额明细与总数必须吻合。4、申请人必须由大区经理签名。5、备注栏中应简明扼要叙述有关费用申请的原由及目的。四、工资发放表1、必须填写发放工资的具体月份，发放工资的具体时间。2、姓名栏、工资标准、补助、应发金额、实发金额不得空缺。3、领款人必须由本人签名，不得无故替代签名。4、制表人与审核必须由不同人员签名。5、大区经理必须签名。五、差旅费报销单1、由出差人填写。2、必须填写报销日期、报销区域。3、按照表格中的所有内容填写，如有则不得空缺。4、应着重填写出差日期、出差路线以及主要工作事项。5、出差报销的金额与后面所附的单据累计金额相符。6、大区经理、出差人必须签名。二、外部票据一、收据类1、尽量使用正式发票。2、必须使用正式收据。3、收据中必须填写收款日期、收款内容、收款金额。4、收据中由收款人签名并加盖单位公章或私人手印。5、公司付款时，收款收据必须由对方开出。6、付款时必须由经办人在收据背面说明付款原因，区域经理签名。7、收据中摘要栏必须尽量说明事由，不得随意简写或空缺。二、发票类1、使用发票必须为税务部门规定的发票。2、发票中的所有内容都应该根据实际情况填写，不得无故不填。3、发票中项目栏中应尽量写明具体收费项目、收款事由。4、发票中的金额大小数必须相符。5、发票中必须填写客户名称。6、发票正面必须加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。7、如我司是按照发票上的金额全额付款，则原始发票必须交由我司作为付款依据。 8、如我司是按照发票上的金额部分付款，则在提供发票复印件时必须在复印件上面注明确原始发票在何单位、哪月帐簿、哪月凭证、第几号等情况。9、经办人在发票背面详细写明付款的理由并签名，同时区域经理在发票背面签名。三、更改错误办法 1、如发生数据填写错误，不得随意进行更改，应在错误的数据上划一道线条并加盖更改人的私章或加盖单位公章，同时在错误的数据上面填写正确的数据。2、文字书写应尽量工整，不得随意草写，另外不得随意涂改。四、报销说明部分一、入场费报销说明： 1、报销入场费用时必须事先经过申请，报销时说明具体事由，事由中重点说明是何产品入场、入场费标准、商场名称、何时间入场、以前有无品项在该商场、产品入场后该商场有几个品项等。 2、 该产品入场前的月平均销售额是多少？新产品入场或增加品项后预计月销售额是多少？增加销售量后预计效益分析。3、该产品入场后应拍摄照片。4、所发生费用票据应有大区经理与业务人员同时签名。5、与商场谈妥入场后，应签定入场协议书，将复印件随报销单据一同上报。二、赞助费报销说明 1、赞助费用应事先上报销售后勤部审核，集团办复审，总裁审批后方可支付。否则不得报销，费用自负。 2、支付赞助费用应出具被赞助单位的收款凭据，并加盖被赞助单位的财务公章，收款人应该签名。3、报销时在被赞助单位的收款凭据后由经办人说明赞助的理由，赞助后的效果。三、堆头报销说明 1、报销堆头费用时必须事先经过申请（即上报营销费用申请表与促销活动申请表中已经申报），报销时说明具体事由，事由中重点说明是何产品做堆头？堆头费标准？商场名称？何时间做堆头等？该产品做堆头前的月平均销售额是多少？预计做堆头后增加销量额，增加销售量后预计效益分析（即上报促销活动总结表）。2、该产品做堆头后应拍摄照片。3、所发生费用必须有大区经理及业务员同时签名。4、做堆头应签定堆头协议书，在报销时应将复印件随同报销单据一同上报。四、促销品助销品报销说明 1、促销、助销品的购置必须在营销费用申请表与促销活动申请表中已经上报，经申请报集团办同意后方可购买。2、在促销过程中应详细登记赠品发放记录，报销时应提供原始发放记录。 3、助销品发放应登记助销品使用情况登记表，该表中应详细记录所有内容，同时经办人与大区经理必须签名。报销时提供该表原始件。4、报销时应随同上报促销活动总结表，该表中应详细涉及活动的后期效果。五、工资性费用报销说明 1、人员（区域人员、理货员、促销人员、铺市人员等）工资必须以集团办规定的正式工资表予以发放。 2、促销人员、铺市人员工资发放要求提前上报活动中所需人数，人员工资标准，发放时间等具体情况上报销售后勤部、集团办审核，经过批准后报财务部备案。3、报销时应有大区经理、制表人和领款人的具体签名方为有效；4、以白条发放促销人员、铺市人员工资无效。六、业务提成报销说明 1、发放业务奖金应提前上报集团销售后勤部初审、集团办复核，发放比例、额度、办法集团办核准后方可，报总裁审批，审批后报财务部门备案。 2、发放人员奖金必须提供发放具体办法。 3、发放人员奖金必须使用集团办规定的奖金发放表。大区经理、制表人、领款人必须在该表中签名。七、差旅费报销说明 1、需出差人员应在出差前上报出差方案，提交出差计划及借款申请，由销售后勤部初审，集团办复核，报总裁审批，经过审批后方可出差。 2、出差人的计划书中应该详细涉及出差的地点、出差的目的、解决什么问题、出差时间安排等具体情况。 3、出差返回后应书写出差报告书，该报告书中应详细叙述出差解决的问题，是否还存在隐患？处理工作是否在所出差区域正在进行或待进行处理之中。 4、报销时请详细填写差旅费报销单，在该单中应仔细填写出差的具体起始时间，出差具体路线等情况。八、共同费用分摊报销说明 1、我司全额付款的票据必须为原件；部分支付的票据必须有复印件；同时在票据背面或专门报告付款的理由、付款的标准等。 2、对我司部分负担分摊的票据，除了必须说明分摊事由和事项外。我司部分负担的附件（复印件）上必须有对方单位的有效认可图章（对方单位的财务专用章及法人签字），且备注此留存原件的查询电话与具体记帐凭证号码。九、检验费报销说明 检验费必须经公司申请（突发检验应及时电话与销售后勤部取得沟通），经过集团办核准后方可支付相关费用，检验后需有相关检验单位出具的检验报告和正式票据方可报销（检验报告单上应有完整的检验的是什么产品？什么时间检验？检验费的标准等相关内容）。十、罚款与赔偿费用的报销说明 1、各区域如发生罚款与赔偿费用，应及时上报一份详细原因说明书，报告书中应详细叙述被罚款的理由。2、该报告书在得到集团办的确认后方可按照批复的内容进行处理，各区域不得擅自处理。3、该报告书留存一份复印件在财务部备案。 十一、代垫费用支付说明 1、区域营销中心如发生代垫费用需先申请，经销售后勤部、集团办核准后方可支付。支付后凭借批复文件或有效票据至财务部进行核销。 2、由经销商事先支付的费用应提前与销售后勤部、集团办取得沟通，并详细报告经销商支付费用明细及内容。提供完整的有效票据，以便财务及时抵减其欠款。十二、劳动纠纷费用报销说明 1、如发生劳动争议，则应及时上报集团办，详细叙述发生情况；得到集团办的明确批复后方可处理。批复后的文件报财务部门备案。 2、报销该费用时，应详细在付款票据后说明处理过程，由经办人证明，收款人签名，大区经理签名。十三、招待费用报销说明 1、各区域的公关招待必须先申请，申请书中应说明为何招待？招待什么人？招待标准？陪同人员等情况，经公司批准后方可报销此项费用。 2、参加经销商、赞助、邀请等外事活动需先申请事由、人员、效果等，经公司批准后方可参加，一般情况下不得擅自参加。十四、交通费用报