企业基层自主管理活动操作手册PPT课件

1 自主管理活动操作手册 2 目录 第一节基本步骤第二节主题的选定第三节活动小组的组成第四节登记第五节现状的分析第六节目标的设定第七节对策的研讨第八节对策的实施第九节效果的确认第十节对策的标准化第十一节活动成果报告书的撰写第十二节成果的发表第十三节奖励 3 自主管理活动 也称为现代化管理活动 在日本被简称为JK活动 英文简称 CREATIVEDEVELOPMENTACTIVITIES 1963年日本召开了全国第一次QC大会 其后每年一次 这一做法很快在世界70多个国家得到推广 此期间 日本企业还学习美国企业开展ZD ZERODEFECT 无缺陷 活动 1969年5月 日本铁钢联盟将QC和ZD合称为 自主管理活动 简称JK活动 JK是日语 自主 管理 两个词发音的拉丁化的第一字母 活动范围 凡是有关提升品质 降低成本 节省能源 提高产量 加强维护 工作简化 提高士气 确保安全 防治污染 整理整顿及其他有助于生产营运的事项均可列为活动内容 4 1963年日本召开了全日本第一次QC小组大会 以后坚持每年一次 这一做法 很快就在世界上70多个国家得到了推广 在此期间 日本企业学习美国企业开展了ZD ZERODEFECT 无缺陷 活动 1969年5月 日本铁钢联盟将QC和ZD统称为 自主管理活动 简称JK活动 JK是日语 自主 管理 两个词发音的拉丁化的第一字母 同年9月 日本铁钢联盟在东京召开了第一次自主管理活动发表大会 有34个公司参加 此后钢铁企业JK发表大会每年举行2次 此外每年还召开一次JK活动研修会 1970年新日铁成立后 也将所属企业开展的QC ZD等各种小组名称 统一定为JK小组 5 第一节基本步骤 6 自主管理活动的运行办法往往受到各单位实际情况与活动小组能力的影响 不易订出划一的方法 在本節说明的只是一般单位都能利用的共同方法 以及应该注意的事项 各活动小组请参考本章所说明的基本实施方法 进一步配合实际状况作出有创造性且有效率的实施方法 7 一 实施自主管理活动的基本步骤如下图1 1 8 二 基本步骤应注意的事项 一 主题的决定与活动小组的组成1 同一工作单位的主题在决定主题之前 可以先组成实质的活动小组 2 牵涉到几个工作单位的主题主要的工作单位决定主题以后 再邀请关联单位参加 此时重新改组活动小组 自主管理活动初期 以日常业务及同单位的主题为多 等到选取复杂的问题时 逐渐会有涉及其他单位的题目 9 10 二 现状分析 目标设定 研讨对策的关系除了本节第一项所述的基本步骤之外 依实情采取下列步骤的情形也有 1 目标设定 正式登记 现状分析 研讨对策 定量地分析现状有困难时 可以以过去的实绩提高多少 做为目标值 也有以工厂目标或其他工厂的实绩作为依据 事前决定目标值的 2 现状分析 研讨对策 目标设定 正式登记 以现状分析为基础 拟定对策并考虑改善的可能程度 最后再在决定目标值 这是今后较佳的进行方式 无论如何 决定目标值以后应马上办理正式登记 3 对策标准化与成果发表的关系两者并没有特定的顺序 可依活动的内容而定 成果发表可分为活动完成后的完结发表与长期活动中的中间发表两种 11 第二节主题的选定 12 主题的选定是自主管理活动的第一步 由于主题及其选定方法是以后活动能否热烈进行的重要关键所在 所以活动小组必须充分研讨 认真选定 13 一 主题的范围并非自主管理活动就表示什么都可以作为主题 因为它是企业内的一种团体活动 所以与企业活动无关的事情当然不能选为主题 还有并非只有大的题目与高水准的题目才可以做为对象 小题目或身边的题目也可以选为活动的主题 从这一观点出发 经常找找看自己的工作岗位上有什么可以改善的 那么不论哪一个工作场所都可找到很多问题 14 那么在工作场所中成为问题的事项有哪些呢 大约可分为五大项 一 品质的维持与提高 二 成本的降低 能源的节省 三 生产的提高 维护的加强 四 士气的提高 五 安全的确保 这些项目群详细分析以后 可发现其涉及的问题很多 下表可做为选定主题时的参考 15 16 二 主题的选取方法主题的选取 必须由活动小组成员自主地选取 其选取方法系自上表的问题中 依下述条件选取 一 工作单位当前的重要问题 或能提高工作单位整体力量的题目1 活动小组所属厂 处目标是什么 2 与其它公司 钢铁厂比较 有问题的东西是什么 3 公司四周今后应改善的问题是什么 4 与活动小组成员直接有关的身边障碍是什么 5 解决这些问题会不会使其它项目或其它工程获得改进 17 18 二 与工作场所大多数人员有关的问题 三 透过活动 能使活动小组成员能力提高与培养乐趣的问题 选取主题时 不但要考虑那些能提高个人能力的题目 更要考虑能促使工作场所全体人员能力提高的题目 若要选取这类的题目 平常即必须多向主管 工程技术人员请教 以便充分认识问题 19 三 选定主题时应注意的要点要让活动小组全体成员更具体的选取项目 还须注意下列各点 一 与其他作业成绩关联时 要考虑全盘绩效的观念 例如一个作业本身的产出率与全体产出率的关系 或品质与成本间的关系等相互对立时 前提条件必须明确规定 或者必须把对立目标也一起决定下来 二 同时选取几个主题时 须考虑圈的能力 三 向高水准题目挑战进行活动之前 应先要确定身边的工作场所还有没有需解决而被遗漏的问题 及经常造成障碍的问题 四 不限于一个工作单位为活动范围时 应考虑从更大的观点 自相关工作单位或协力公司去选取题目 20 第三节活动小组的组成 21 一 活动小组的组成 一 活动小组 Group 的大小活动小组的人数 一般以5 10人最为恰当 活动小组人数太少的话 除了不能获得集思广益的益处外 与个人活动无异 相反的 活动小组人数太多的话 个人目标的责任观念会很薄弱 然而有时因主题的内容 工作场所情况的关系 无法依照上述的适当人数时 并不一定要完全遵守 活动小组人数太多时 可视需要8 10人为一组分成副活动小组 分担各种推进活动 22 二 组长的选出活动小组组成之后 要选出将成为活动中心的组长与辅佐的副组长 组长的选出方法并非一成不变的 一般有由活动小组成员轮流担任与互相推选两种方法 使用轮流制自优点为可以培养领导人 因其能事先准备与努力充实自己 缺点为不能选出合适的人 互选制可以选出适合主题的人担任组长 但会太过依赖特定的人为其缺点 23 组长推进活动的方法 是影响自主管理活动能活泼进行 或陷于低潮的重要因素 所以必须重视组长的重要性 决定适合主题内容 活动小组实况的组长 做组长虽然很辛苦 但很多做过的人都说 当组长是非常好的自我启发机会 而且可以产生自信心 让我们大家都有获得当组长益处的经验吧 24 二 活动小组成员的责任 一 组长的责任组长要以身作则 成为活动小组的推动力 并与组员共同进行活动 以使活动小组的团队精神充分发挥 1 使每一位组员的力量全部发挥出来 经由活动小组全体成果的提高 让组员对各组抱着喜悦的心理 2 经由相互支持 相互合作 作好团队工作 3 组员独创性的小意见也要采纳 除让大家了解外 要让它们在活动小组活动中产生作用 4 活动要经常查核 确定瓶颈的地方 以提高问题意识 25 5 研究每个组员的个性 适当地分配工作 6 有计划地进行活动小组全盘的活动 7 密切与其他工作单位交换情报或意见 以提高问题意识 8 努力学习工作的知识与改善方法 充实实力 使活动小组活动能更适当 更正确地进行 9 对组员的教育 或自我启发的机会 宜作适当的安排 26 10 除此之外 作为组长 再推进活动时应注意的事项包括 1 自主管理活动的登记 2 活动小组会议日期的决定与召开 3 标准化工作的建立 4 创意及成果的提出 5 活动成果报告书的作成与提出 6 成果发表的申请 27 二 组员的责任组员全体要发挥团队精神 互助合作 努力向既定的目标迈进 1 充分理解自主管理活动的意义 2 积极地提供意见 创意盎然地解决问题 3 完成自己分担的责任 并进一步互相支援 4 透过自主管理活动 努力自我启发 以加强自己的能力 28 三 辅导员的责任组员全体要发挥团队精神 互助合作 努力向既定的目标推进 了解活动组进展情况 若讨论离题太远应予提示 婉转调整组员不正确的意见和想法 尽量采用举例诱导方式 协助组长解决会中困难 会议进行时不要泼冷水 尊重主席立场 接纳会中困难问题请求协助的建议 并同时向上级反映 经常给予安排有关活动所需知识的教育训练 公正的评价及赞赏 使活动能永续进行 充分了解活动的各项规定及行政手续 以利于活动的进行 29 四 主管与参谋人员的作用在进行自主管理活动时 先由活动小组进行讨论解决问题 但如无法解决 或须从广泛的观点来研讨对策时 可依需要多听取主管和他的参谋人员 工程技术人员的意见 请求支援 使活动小组活动能顺利地进行 譬如说 1 工作单位当前的问题点 其背景与参考资料 2 专门技术知识 IE QC等较高深的方法 3 选取涉及广大业务范围的主题时 要与关联单位组成活动小组 或在搜集资料上请求他们协助 4 举办活动小组检讨会的时间与场所的协助 30 5 改善行动的检讨与促进 费用与效果 对其他工作单位的影响 作业标准的变更 6 活动成果的奖励及发明改善奖励的申请 7 对发表会的协助 8 组长职责水准的全面提高 以上各点 宜和主管和他的参谋人员 工程技术人员深入研讨 使活动能进一步更充实地推行 如能好好地运用主管与幕僚人员的协助 可以说已经成为优秀的自主管理活动小组了 31 三 活动小组会议的召开开好活动小组会议 透过组员充分讨论来提高全员的参与精神 是有效进行自主管理活动的一个重点 因此活动小组会议对于问题的解决与改善的进行 需要 由组员的公意来决定活动小组活动的进行方法 协调组员相互间的意见 充分发挥每一组员的能力 因此事前定好计划极为重要 以下就活动小组会议召开的要点加以说明 32 一 会议的准备会议能不能开好可以说取决于会议计划作得好不好 对召开活动小组会议 组长要尽早订出会议计划 同时注意预定出席的每一组员 对于所分配的工作 会前做好准备 1 会议计划使用 5W1H 的方法 可订出正确的会议计划 有效地达成目的 33 5W1H 方法 34 其他注意事项 1 组长应在会议前4 5天做好准备工作 特别是需要预定会场时 应尽早预约 2 组长应制定主题明确的会议计划 并用可靠的方法通知出席者 如使用会议通知单 布告 白板等 3 组长应在会议前调查出席情况 并在会前听取无法出席者的意见 将其反映在会议上 4 查对一下前次会议所决议事项的进行结果 35 2 会议的次数与时间关于会议的次数与时间 常随所选的题目与活动小组的情况而异 一般可参照下列各点进行 1 定期会议 每月不低于2次 基本为四次 改善阶段可随选择项目而定 按照改善周期适当减少频次 每次开会以2小时为限 2 在必要时 召开不定期会议 3 工作空档时间 即使是短时间也可以加以活用 36 3 会议场所会议场所以工作场所附近气氛好的地方为最合适 除此之外 利用会议室 训练教室等地方也可以 4 倒班工作的会议由倒班人员一起选择同一主题活动时 召开活动小组会议常有困难 此时各班应以副组长为中心来开会 将各班的意见收集起来 再由组长与各副组长开会 将各班意见总和起来 这种方法颇具效果 37 二 会议的进行组长必须查对出席者 然后会议主席才宣布会议开始 1 会议组长最好先将会议的内容与程序写在白板上或海报纸上 张贴起来 使参加者能够明了 以有助于他们的参与和配合 38 会议内容的一例 1 主席说明本次小组活动会的目的2分2 上次小组活动会决议事项及实施结果追踪讨论5 10分3 本次议题的讨论与决议 活动进行状况及问题的提出30 50分4 工作分配3分5 临时动议5 10分6 总结 议决事项确认 请辅导员讲评 10分7 下次小组活动会日期 主席 记录的预定 5分8 合计60 90分 39 2 主席与记录的选出组长说明了会议内容之后 必须选出主席与记录 通常主席与记录都在上次会议选出 其选法与组长选出的方法相同 主席与记录选出来以后 组长不要忘了向出席者介绍 通常主席是采取轮流制 其目的在培养组员的组织能力 有時侯由组长兼任主席 40 3 主席应特别注意的事项 1 制造全员乐于发言的气氛 2 需要团队讨论的议题优先 3 一个议题充分讨论 作处决论以后 再进行下一个议题 4 讲求效率 在预定时间内讨论完毕 41 三 会议的总结主席须从众多得意见中分析整理出下列事项 并加以确认 1 决议事项 2 保留事项及其理由 3 会议记录的交出时限与会知对象 4 下次会议的预订时间 42 上述的总结完成以后 组长即可宣布散会 会后向有关主管报告会议的内容 还有 会议记录完成后 组长应分发给各活动小组成员 并要求决议事项的彻底执行 同时会议记录亦应呈报有关主管 让他们了解自主管理活动的进行情况 43 四 要有效进行会议注意的事项1 不可迟到 2 确实把握出席者的问题 3 不要让某些人过度发言 4 不可作人身攻击 5 不可意气用事 6 不要固执于非事实的意见 即不要坚持非事实的意见 7 注意听取他人的发言 不要坚持己见 44 8 要让不发言的人表示意见 9 尊重具有创造性的意见 10 要确认决议事项并反省会议的得失 11 明确地宣布会议的开始与完毕 12 要遵守预定的时间 不要拖延 以上说明会议进行应特别注意的事项 在实际进行中 可能会遇到其他种种的状况 此时宜由活动小组全员慎加研究 以使会议顺利进行 45 四 活动小组活动的计划推进在活动小组组成阶段作成活动计划书 可使以后的活动有效进行 尽管此后实行时内容可能有所变更 但可能的话应该尽量按照计划推行 从一开始就无活动计划的小组活动 往往无法好好推行 为了使活动小组内每一个人各有其责 朝共同目标迈进 就有必要规定每一个人的工作事项 并明白指示其做好按期完成工作事项的活动计划书 这样虽然麻烦 但为了活动的顺利进行 却是很必要的 活动计划书尽可能地详细 这点也很重要 46 案例 自主管理活动计划书 47 一 活动计划书的目的1 将活动的主旨 目的 活动期限 目标值等告知活动小组的每一成员与有关人员 谋求他们的合作 2 事先决定活动的日程 以便做好准备工作 使活动能最有效地推行 3 明确规定活动小组每一成员分担的工作 48 二 活动计划书的内容一般是照以下的项目加以整理 1 主题及其选取的理由 2 目标值及目标达成期限 过去的实绩值 3 问题的要因 4 解决对策的具体实施方法 实施期限 活动小组每一成员分担的工作 即明白指明 何人 何时 何事 何处 如何 等项 其中会议的时日也应包括在里面 像这样作成的活动计划书 不只给组员看 主管和他的参谋人员 工程技术人员 有关单位等也应给他们过目 以取得他们的协助 还有 计划书宜贴在日常容易看得到 可以核查实施状况的地方 这样做将更具效果 49 第四节登记 50 组成活动小组并决定了目标值之后 应马上使用规定格式的 自主管理活动正式登记表 办理登记手续 一 登记的目的办理登记手续的目的在于 一 加强组员结合的意识 二 向主管报备活动的开始 三 作为活动状况的统计资料 四 接受自主管理活动的特有仪式 51 二 登记的种类如第二章第一节基本步骤图中所示的 登记可分为 暂时登记 与 正式登记 两种 一 暂时登记由工作单位的活动小组提出问题 决定主题 邀请有关工作场所的人参加 组成活动小组 此时组长应即填写 自主管理活动暂时登记表 办理暂时登记 二 正式登记暂时登记之后 由活动小组进行调查准备活动 充分执行现状分析 决定目标值 此时组长不要忘了将 自主管理活动正式登记表 中的必要事项填入 办理正式登记 52 三 登记的顺序暂时或正式登记均按下述顺序办理登记手续 53 四 登记时的注意事项 一 组成活动小组之后 开始活动之前 必须办理暂时登记 二 目标值决定之后 不要忘了办理正式手续 三 正式登记后 在活动期间内 如果登记的内容发生变更 必须依上述的顺序向管理委员会报告 例如 组员 组长 目标值 活动期间等 54 第五节现状的分析 55 一 要因的摘出要设定目标值与检讨具体对策 首先必须分析现状 确定问题的所在 并找出阻碍达成目标的真正要因 因此 必须要把对主题有影响的所有要因统统摘取出来 寻找要因的步骤如下 一 为了集思广益 可利用脑力激荡法让大家充分表示意见 二 同时也要搜集主管的意见与各相关单位的情报 三 善用鱼骨图 特性要因图 将搜集来的要因加以整理 56 二 重要要因的选别要因整理了以后 接着要把要因中有问题的或具有大影响的分析出来 因此 宜利用实绩材料 根据下列步骤来进行 一 资料 数据 按要因别加以分层 二 依层别用柏拉图 重点分析图 表示出来 三 从柏拉图的重要要因决定主要要因与次要要因 四 没有实绩资料时 可参考主管与关连者的意见 大家开会讨论决定主要要因 57 三 主要要因的追求 一 对主要要因须进一步追求具体的要因 在此阶段也要善用鱼骨图 二 对于主要要因要进一步将资料分层 绘出柏拉图 依情形 有时需要如此重复做几次 兹以下图说明 步骤一 问题为何 步骤二 问题的要因为何 58 步骤 A的问题为何 步骤 问题A的要因为何 59 三 像这样 彻底地调查真正影响问题的各项要因 四 各要因对于问题有何种程度的影响 要尽可能地定量调查 五 依情况 实绩材料要再进一步由各种不同角度加以分析 有时需要用工厂实验 特别是两种以上的要因互相影响时 必须用统计的方法 例如 相关分析等 除此之外 还可使用其他种种方法来进行这种分析 一般常用者有以下方法 1 鱼骨图 特性要因图 2 柏拉图 重点分析图 3 直方图4 散布图 相关分析图 5 查核表6 管制图7 层别法8 工业工程 I E 60 第六节目标的设定 61 活动小组与主题决定以后 接着要决定主题在 何时以前 改善至 何种程度 等所谓的 达成期限 与 目标值 这是活动的重点 所以必须由全员的公意来决定 62 一 基准数据决定 一 从过去的数据决定如对于主题一直保有数据时 比较容易由这些数据分析 决定目标值 这种情况必须注意以下各点 1 含有由其他单位造成的原因吗 2 是否能充分表示活动小组成绩 3 与主题有关的状况有没有很大的改变 63 二 设定调查对象期限 设定基准值的对象期限 如过去保有资料 则需确定调查对象期限 搜集1 3个月的实绩数据 参照这些资料决定目标值 调查期间 如每日都有数据时 需要选一个月 如每月只有一个数据时 则必须选有3个月以上 且当数据连续时 以多取为好 三 利用工厂目标值 理论值若无法由实绩数据设定目标时 可参考以下各点决定 1 理论上可能达成的目标值 2 组 工厂等的目标值 3 其他工厂的实绩值 64 二 目标值的设定以上述基准资料为基础 决定目标值时 重要的是要让活动小组的全员感到自己也参与了目标值的决定 一 求出一定期间内有关主题的实绩值 普通以此期间的平均值代表 二 其次分析问题点的原因 在此阶段 要充分分析资料 三 对过去实绩的提高情形也要考虑 研究一下向较高的目标值挑战 四 在目标设定前 需要尽可能定量地估计一下具体的对策及效果 也要考虑一下需要多少努力才能达成 然后设定目标值 65 66 三 设定目标值需要注意的要点 一 在调查期间内 组员的问题意识已经提高 往往成绩会较以前为佳 因此应加以注意 二 水准一旦提高以后 如何保持安定 是一件重要工作 三 与工厂的目标值或其他工厂的实绩值比较一下看看 四 目标值宜订在大家努力的话可以达成的水准为度 五 取绝对量 如错误件数 不良个数等 为目标值时 对于母群体 人员数 生产量等 的变动可能引起的影响 必要加以考虑 67 六 目标值要尽可能地数量化 当然数量化困难时 也可以设定不易数量化的目标如 1 人群关系的改善 2 士气的提高 3 设备的有效利用 七 在设定目标值的同时 也要明确评价结果的尺度 评价的尺度有计量值的 如MT HR Kcal MT 件数等 也有直接计量困难而使用评点的 不能计量时 也要明确地写出要达到何种状态做为目标 68 四 目标的达成期限 一 原则上要明确订出何时为目标达成的期限 改善活动期间 目标值保持期限 期间以3 6个月为多 因内容关系而采取较长期限的也有 所谓的期限是指能确定对策效果的期间 故包括了目标值保持期间 原则上 成果保持 对以日为单位选取历史数据的对象 至少要保持一个月 以月为单位的至少要保持3个月 二 选定高水准的主题时 若不易事先确定达成的期限 可以先暂订一个预测的期限 使活动容易推行 三 设定长期间的目标时 可将期间适当地切为几个阶段 69 70 第七节对策的研讨 71 由详细的现状分析 决定了改善目标 接着要考虑改善的对策 这些对策的建立 各活动小组一定要研究一下最能发挥大家创意的进行方法 籍着组员平常的问题 改善欲望等项 以达到改善的效果 建立具体对策时应注意的事项如下 72 一 改善案的提出 一 要提出针对要因的改善案 不要顾虑组员的喜厌 例如被认为不可能实现的意见也要提出来 发挥大家的创造性思想 积极地发言 这样可使活动朝气蓬勃 要多运用脑力激荡法 来进行对策会议 此外 大家也要多研究一下有效的会议进行方法 二 改善案不要只有一个 要多想几个 三 几次被选为主题的问题 不要再绕着原来的对策打转 可以从不同的角度拟订对策 73 四 亦可以借助主管和他的参谋人员 工程技术人员 相关单位人员的知识 五 改善案不只要包括设备 作业程序等具体的改善 对于精神性的问题 例如 注意力 团队工作 士气等也可以提出 74 二 对策的具体化改善案提出时 实施对策也要具体化 提出来的改善案 希望全部都能实施 故具体做法是实施上可能出现的问题点都要加以检讨 未完成的构想大家也要将它加上内容 进而从一个构想开始 大家共同培育出更深 更完全 更好的构想 以提出更完备的对策 像这样产生出创造性的构想可以使大家获得最高的喜悦 75 76 一 每一改善案中 对要因的改善多少才可以产生效果 需尽可能定量地加以检讨 二 在此阶段 不可能实现的 或与问题的解决无关的东西 应一律除去 然而 对将来有帮助的对策 最好还是保留下来 还有 判断有困难时 可以使用实验作客观的判断 三 对于下列情况必须与主管和他的参谋人员 工程技术人员 相关单位人员好好联系 1 对策的实施编列预算时 要注意预算与效果的关系 以及在活动期间 有无实现的可能 2 因对策的实施而影响到其他关连问题时 特别是安全 品质 生产力等 以及是否对前后作业构成重大影响 3 对策与作业标准等的变更连结在一起时 77 四 几个改善案发生选择困难时 可以进行比较 试验 五 不要对每一个对策都犹豫不决 重要的是要把握重点 由这样的检讨中 整理出有效的对策 再请示主管的意见 然后进入实施的步骤 78 第八节对策的实施 79 在活动小组全员都积极参与并充分对各自所负职责的重要性达成共识的基础上来实践对策 一 组员要透过日常生产作业 观察实施对策之后 各种状况产生什么样的变化 二 最初决定的对策 未能全部有效的话 应再一次的进行现状分析 对策检讨 然后修正 80 三 应尽早让大家知道实施的成果 以提高大家的关心度 最好的方法就是每天绘制实际推移曲线 四 在推行自主管理活动时 虽建立同样的对策进行活动 结果常有很大的差异 其原因有的是因为实际追踪的方法不同 或是因为实施的方法不同 但关键在于全员能不能彻底地实行对策 81 第九节效果的确认 82 效果可以分为几种 确认应该具有时限 以下就此方面的问题加以说明 一 效果的确认时间所谓效果的确认 常被认为在目标达成后才进行 实际上 与其在最后确认 反不如在活动过程中确认 更能查出目标能否达成 一 在活动过程中评估活动效果目的在于显示实际值与目标值的推移情形 以考虑直接效果 其评价方法如下 83 1 以日为单位的确认常利用为唤起组员注意力的方法 使他们知道一天天推移的情形 以提高活动效果 2 以周为单位的确认3 以旬为单位的确认 4 以月为单位的确认 84 以上的各种的方法均可考虑 从其中选取适合于主题的方法 尽早让组员知道效果 这点极为重要 因为这样作 可以经常引起组员的注意 同时在没有得到预期的效果时 可以先停止问题的解决 重新进行现状分析 对策检讨 以采取修正行动 二 目标达成后的确认目标值保持期间完了以后 对达成的目标值 需要进行最后的效果确认 此时此地 小组成员可以感受到很大喜悦 85 二 效果的种类效果可分为直接 间接 有形与无形等几种 一 直接效果对活动目标而言有何种结果 可以用 结果 过去的实绩 效果 表示出来 这种效果有各种表示方法 重要的是要能用定量的方法表示出来 其尺度有数量 品质 交期 日程 费用等 如能以金额表示出来的话 更容易让人直觉地了解 86 二 间接效果对活动目标实施具体对策时 除了直接效果以外 可能还有别的效果产生 例如 以减低氧气使用为目标 活动结果 促使炉材 即耐火砖 的单位使用量也减低 像这种效果称为间接效果 这种效果也要用定量的方法表示出来 三 有形效果效果中可以直接定量化的 即用数量表示出来 称为有形效果 例如产出率 生产量及单位使用量等 87 四 无形效果所谓无形效果是指无法直接数量化 但它确实是由活动小组成员们在自主管理活动中所获得和学习到的效果 自主管理活动一大目的 就是要使活动小组全员获得这种精神上充实和愉快的无形效果 例如在第一章第三节所叙述的 要确认自主管理活动的目的有没有真正达成 可从活动的结果 由全员反省活动情形 以为增进下次活动的活力 同时也可以确认我们本身是否获得了下列的体验 1 是否保有工作的自信 2 活动组活动的努力情形获得他人的承认吗 3 团队力量已充分发挥了吗 88 4 大家协力进行活动小组活动了吗 5 透过活动培养了自己的能力吗 6 活动组内的友情萌芽了吗 7 发现自己的潜在能力了吗 8 体会到工作的充实感吗 这样的效果确认作得越多 自主管理活动的效果就会越大 89 三 效果的整理决定目标值时 也决定了种种对策 这些对策中 那些项目对效果有多少影响 或其他工程的要因对效果有什么影响等事项 均应明确整理出来 这是件重要工作 整理出来的资料应作为标准化工作及发表会的资料 90 第十节对策的标准化 91 对策的标准化是在自主管理活动中很容易被遗忘的工作 在今后的自主管理活动中 必须作好 对策的标准化 因为在实施各种具体对策时产生的各种效果 在自主管理活动完结以后 仍应在日常作业中继续保持下去 自主管理活动产生效果的各种作业方法的变更 必须加以标准化 这是活动的原则 还有 被确认有效的对策 即使在活动期中 也应尽早加以标准化 92 93 以下说明是在进行标准化时应注意的事项 一 调查资料的整理进行标准化时 必须对对策及效果的程度加以整理 因为将这些资料整理出来作为技术资料是很重要的事情 二 标准的设定与修订在对自主管理活动有效的对策进行标准化时 应先将原稿填入规定的格式 向主管提出 由主管按流程处理应办的手续 94 因为标准是日常作业的基础 是确保安全 品质 作业效率的 故不可以使人厌于遵守 或依标准无法作业 或常常发生事故或错误 作出 标准化 时 还要注意一下 有没有长期实施会发生困难的地方 切记 标准一定要易行 易懂 95 96 四 标准化的彻底推行对改善对策进行 标准化 以后 有关人员必须遵守新的作业方法 为此 需要事前组织有关人员对新 标准化 进行学习 使之能 应知应会 97 第十一节活动成果报告书的撰写 98 综合整理活动成果 是一件重要的事情 因为这样做一方面可以使组员们的成果永久被保存在公司里 另一方面可以使这些成果继续不断地成为今后自主管理活动宝贵的参考资料 99 一 活动成果报告书的目的活动小组活动完结以后 要依规定的格式 尽快地提出活动成果报告书 活动成果资料汇总 其目的为 1 作为成果发表时的原稿 2 作为技术资料储存 3 作为公司内进行自主管理活动的交流资料 4 作为申请奖励时评价的参考资料 100 二 活动成果报告书的内容撰写活动成果报告书 最重要的一点是要充分了解活动小组活动的内容 把握要点地写出来 兹以下表明其内容 101 102 第十二节成果的发表 103 活动小组活动结果若能在大庭广众之前发表 将可以唤起主管与同事们的深刻理解与共鸣 激起他们支持自主管理活动和组成活动小组的欲望 104 一 举行成果发表的理由 一 总结活动成果任何一种活动完结以后一定要整理出报告 成果发表就是报告成果的一种很好的方法 二 为让更多的人了解发表活动成果是一个表达过程中的努力 完成后的喜悦 让更多人了解 进一步被评价的过程 它可以使活动小组全体成员尝到这种人生价值被肯定时的喜悦 105 三 造成自我启发的环境能在正式场合 在大庭广众面前说话的人可以说并不多 即使现在已能在众人面前前滔滔不绝地说话的人 在他开始之初也未尝没有过尴尬的体验 会有过这么一个宝贵的发表实例 发表者一向因口吃而不敢在众人面前说话 不幸被选为活动小组组长 他差点想离开公司不干了 后来自己竭尽精力 努力不懈 终于克服了困难 当起组长 进而担任发表者 在大众面前堂堂皇皇地进行发表 他说他自己深刻体会到 有志者事竟成 的自信 从内心深处尝到人生的充实感 这证明任何事都需要经验 诸位 您若能走上来试试 那也肯定是一件很有意义的事 106 107 四 造成相互启发的环境各活动组在一起发表 可以交换彼此经验 了解努力的内容 因而提高了自主管理活动的水平 二 发表者的决定有些活动组在组成后立即决定发表者 然后展开活动 有的则在活动一段时间后再决定 一开始就决定发表者 虽然他可以有充足的时间准备 然而其他的组员却很容易变成漠不关心 此点在决定时必须加以慎重考虑 另外 发表者有由组长担任 与由组长以外的人担任的两种情形 如何选择视各活动小组的情况而定 重要的是全员共同来体会发表 促进彼此间的合作 108 三 发表的准备很多工作需从活动开始就不断地准备直到成果发表为止 特别是第一次发表的人更需要向有经验者请教 即使有经验的人也要反省一下前次的发表 参考其他活动组的发表 努力改善 务求比前次更好 一 由活动小组全员参与成果发表并非仅仅是发表者的工作 发表者只是代表活动小组全体发表的 故必须集合活动小组全员的智慧 尽可能由全员来分担工作 二 检讨发表内容发表的内容要由活动小组全员加以检讨 原则上是沿着问题解决的步骤来发表的 同时 发表的内容要尽量让听讲的人明白易懂 并且要把握重点 在限定的时间内完成 109 三 PPT 挂图等的使用成果发表是要将活动小组的活动内容让更多的人了解 因此 发表时如不能使人明白易懂 那么发表的效果就要大打折扣了 所以 要使用PPT和挂图 模型 实物展示等种种方法 使更多的人能够了解 由活动小组检讨后 依所要发表的内容 在最经济的原则下 选择最有效的方法 PPT等是要将发表的重点表示出来 其主要内容如下 110 1 活动的主题等 1 主题 2 活动小组名称 3 组长姓名 4 活动小组成员 5 发表者姓名 6 过去实绩值或基准值的设定对象及期限 7 目标值 8 活动小组活动期间 111 2 活动的经过内容 1 现状分析 2 主要对策与期待效果 3 改善内容 3 活动结果 1 实绩值 2 效果 3 今后的课题 反省 112 四 撰写原稿以上发表的主要内容 最好以活动成果报告书为基础 简洁地将活动时的努力过程表现出来 一方面供发表预演时使用 另一方面印成册供听讲者参考 五 进行预演发表者预先在组员面前进行预演是很重要的 由主管及组员一同对应注意的事项 如发表内容 发表的时间 发表的仪态等提出建议 将使发表更为出色 113 114 四 发表的方法成果的发表是将活动小组活动时的经验 努力及成果等 在众人面前加以介绍 因此内容要尽量简单 要容易懂 重要的地方不可遗漏 虽然是同样的内容 由于发表方法的不同也会使听讲的人产生不同的感觉 因此 由全员商讨需要强调的地方是很必要的 具体地说 应注意的事项有 一 为使听讲的人可以了解 故要发表的事情宜充分整理 内容的要点要好好地摘出来 以听讲者的立场来发表 115 1 要口齿清楚 节奏适中 语词明确 2 向参加者说明的内容必须与挂图后投影机所示的图表纲要相互配合 二 说明的内容要有顺序因为发