(供销处)提高框架协议采购率--正稿2.doc

河南省2010年度优秀 QC成果材料提高框架协议采购率河南油田物资供销处计划科QC小组发布人：李贵保河南油田物资供销处二一年元月五日 前 言框架协议采购旨在通过集成一定时期的需求，以框架协议的形式将主要采购业务向少数供应商集中，从而形成相对稳定的供需关系，实现保供降本、提高效率。自2008年起，中国石化集团公司在全石化系统大力推广框架协议采购，2009年中国石化集团公司把框架协议采购确定为物资供应重点推进的工作内容，列为集团公司对各下属企业的一项重要考核指标。目前框架协议采购在河南油田正处于起步阶段，由于受供应体制、配套制度和供应商资源网络建设滞后等因素的制约，实施框架协议采购的物资品种和数量有限，2008年框架协议采购金额仅占全年采购金额的12.58%。与集团公司下达的考核指标（框架协议采购率40%）相比还有较大差距。为此，供销处注册成立计划科QC小组，围绕如何扩大河南油田框架协议采购规模开展活动，以提高框架协议采购率，完成集团公司下达考核指标，实现降低采购成本、保证物资供应目标。一、小组简介小组于2009年1月注册成立，为管理型QC小组，共有10人参与活动。为顺利完成本次课题，小组成员都参加了TQC知识的培训，具体情况见表 表小组名称计划科QC小组小组成立时间2009年1月课题名称提高框架协议采购率活动情况每月1次课题注册时间2009年1月课题注册号QCK-09-003课题类型管理型小组成员10人活动时间2009.1-2009.12小组注册编号GXCQC09-07序号姓名职务文化程度小组分工是否受过TQC教育1李贵保计划主管本科组长，组织实施是2庞轲计划主管本科组员，组织实施是3祁继玲副科长本科组织领导是4关振虎质检科科长本科顾问是5王凯生产科科长本科顾问是6贺小玲培训主管本科组员，参与实施是7王淑红计划主办本科组员，参与实施是8罗应新计划主管本科组员，参与实施是9袁泉采购主管本科组员，参与实施是10胡军计划主管本科组员，参与实施是二、选题依据上级要求2009年集团公司下达了考核指标，要求物资框架协议采购率达40%。现 状2008年河南油田物资框架协议采购率为12.58%，远低于集团公司考核指标。选定课题提高框架协议采购率三、设定目标小组活动目标：框架协议采购率由活动前的12.58%提高到40%。（见图）小组活动目标图 图四、目标可行性分析资料收集及制表人：庞轲 时间：2009年2月 河南油田2008年框架协议采购执行情况统计表 表序号物资大类物资名称框架协议份数已执行金额（万元）年采购总额（万元）框架协议率14煤16171.9216682112.58%26水泥71165.6737石棉板237.53410活性白土1162.35511三角带1155.33613调和漆196.93716包装物2241.74817轻纺19.17918帆布手套6117.121020三抽227473.321129电器设备4131.241230电缆、电线24252.481331灯具117.81436消防器材10.961538压力表、温度计393.081640专用工具2219501742焊接材料7876.411844五金建材230.131947管道配件28.362048石化专用配件82002149工矿配件及液压件102502253密封件2122354石油钻采设备配件121530合计14220983.54制图人：李贵保 时间：2009年2月1河南油田加大了对所属需求单位年度、半年、季度计划的提报考核力度，制定了物资供销处年度、季度物资采购计划管理办法（暂行），对物资需求进行集中提报、批量提报提出了明确要求，为实现40框架协议采购率创造了条件。2根据集团公司对57家油田、炼化、工程建设企业2008年框架协议开展情况统计，有40余家框架协议采购率达到40%以上。其中集团公司最大企业-胜利油田框架协议采购率达40%。而河南油田在供应体制、主要物资消耗品种等方面与胜利油田有相同之处，经过努力2009年河南油田框架协议采购率达到40是有可能的。3通过对河南油田近几年的物资采购现状实施分析得出，每年采购的5000余批次、5-6万项物资中，分散、小批量采购的品种就占20-30%，可见把分散、小批量采购转换为集中、批量采购是实现40框架协议采购率的关键。结论：综合上述分析，物资框架协议采购率达到40%是可行的！五、原因分析小组针对分散、小批量采购情况进行了原因分析。具体见原因分析树图（图）原因分析树图 图实施框架协议采购操作的主动性差人缺乏新的采购理念还未能完全建立物资消耗和需求分析不细未能完全掌握业务内容与操作流程 框框架协议采购率低框架协议相关的制度不完善相关业务流程不完善供应商选择程序不规范商务谈判不到位环计划管理执行不到位未按规定集中提报计划重点物资没有完全按年、半年、季度进行提报法未建立框架采购考核与评价机制未建立集提报需求计划约束机制机供应商结构不合理布局分散网内供应商分散主力（战略）供应商少制图人：李贵保 时间：2009年4月六、确定主要原因为找出主要原因，小组对原因树图中的10条末端因素进行逐条确认。末端因素一 辊缺乏新的采购理念还未能完全建立实施框架协议采购，是物资采购工作的一次创新，推陈出新本身对采购人员的素质提出了新要求，供应处为了适应新的工作模式需要，在全处营造氛围，扩大框架协议采购影响力，加强宣传，组织学习，提高认识，业务人员能自觉推进框架协议工作。结论：非要因末端因素二辊业务人员未能完全掌握业务内容与操作流程实施框架协议采购的业务内容与操作流程在2009年1月份对业务人员实施的的业务水平测试中，85%的人员对框架协议采购业务的操作流程还不能完全掌握。结论：是要因末端因素三 辊物资消耗和需求分析不细实际工作中对各物资使用单位的物资消耗、需求动态、市场资源情况、价格变化情况进行了分析，存在提出框架协议采购的物资品种和数量不全、不准的现象。结论：非要因末端因素四 辊网内供应商分散中国石化总部对供应商的考查及选用有相关要求，但在实际操作中没有严格按照程序进行考查、优选，致使部分物资采购供应商结构不够合理，影响了框架协议的实施。目前现状是大部分物资的供应商相对分散，分散采购的物资品种占60%，不利于实行集中采购。结论：是要因末端因素五 辊未建立框架采购考核与评价机制框架协议采购方式处于起步阶段，一些配套的内部管理机制还没有建立，完成40%的框架协议采购率，现有的考核与评价机制不能满足管理的需要。结论：是要因末端因素六 辊未建立集提报需求计划约束机制目前对物资用户单位的通用、性能相近的物资已实施推荐了统一规格型号，物资用户单位提报需求计划时，已执行推荐的规格型号、品牌。结论：非要因重点物资没有完全按年、半年（季度）进行提报末端因素七我们对近两年的物资需求计划提报情况进行调查，通过现场资料勘查，重点物资大部分没有依照计划管理规定集中提报，从而导致需求计划出现分散提报，分散采购，难以实施框架协议采购。结论：是要因末端因素八相关业务流程不完善 集团公司编制下发了框架协议流程规范，在实施操作过程中，结合了河南油田工作实际，不断完善相关业务流程，使之更加符合工作实际。结论：非要因末端因素九供应商选择程序不规范中石化关于全面推进框架协议采购的指导意见、关于进一步规范框架协议采购的通知、中国石化总部集中采购实施办法等政策文件，对供应商选择做出了明确规定。结论：非要因末端因素十 辊框架协议谈判不到位框架协议谈判按照集团公司总部下发的关于进一步规范框架协议采购的通知及中国石化总部集中采购实施办法规定的框架协议采购中的商务谈判制度执行。结论：非要因经过逐条调查与分析，小组确认分散、小批量采购的主要原因是：1业务人员未能完全掌握业务内容与操作流程；2网内供应商分散；3未建立框架采购考核与评价机制；4重点物资没有完全按年、半年（季度）进行提报;七、制定对策对 策 表 表序号要因对策 目标措施地点责任人完成时间1业务人员未能完全掌握业务内容与操作流程对相关人员实施培训业务人员培训率100。1组织供销处计划、采购等业务人员学习框架协议采购相关知识和操作程序。2对使用单位计划员进行框架协议采购相关知识培训。供销处贺小玲2009.62网内供应商分散合理选择采购方式，优选供应商。采购方式合理；主力或战略供应商供货率90%1从生产商中发展和培育主力供应商。2对于暂未进入河南油田供应市场的优秀生产商，积极引进。3对业绩好的供应商进行统计，理清资源渠道。主动对网内业绩好的供应商进行邀请参加招标。4按业绩引导订货机制，选择供应商。计划科祁继玲2009.123未建立框架采购考核与评价机制对物资框架协议采购实施定期考核年度、季度物资采购计划编制率达80%以上。1进一步优化采购方式，对适应框架协议采购的物资编制框架协议采购方案，并督促实施。2加强计划和采购方案监督、考核。3对计划编制的准确率和及时率进行考核计划科庞轲2009.124重点物资没有完全按年、半年（季度）进行提报制表人：李贵保 时间：2009年5月严格执行物资供销处年度、季度物资采购计划管理办法物资计划集中提报项数为应提报的80%1物资计划人员及早介入需求计划形成过程，督促用户集中提报需求计划2物资计划人员掌握需求动态，提出框架协议采购的物资品种和数量。3要求各单位按照年度、季度物资采购计划目录编制年度、季度物资采购计划。计划科基层物管站李贵保2009.12八、对策实施对策实施一：对业务人员实施培训通过进一步加强框架协议采购相关业务知识及流程操作的专业培训，为实现框架协议采购率40提供技术上的支撑。12009年3月，组织供销处计划人员、采购人员对框架协议采购流程和系统操作进行培训，并对参加培训的业务人员进行了考试，培训合格率100。22009年3月至5月，先后两次对使用单位计划人员进行框架协议采购相关知识培训，特别是对年度、半年、季度需求计划如何提报进行了培训，并对参加培训的业务人员进行了考试，培训合格率100。对策实施二：合理选择采购方式，优选供应商。1本着“业绩引导订货”的原则对历史业绩优秀、产品质量可靠，售后服务到位的供应商进行统计，理清各种框架协议采购物资的资源渠道。主动对网内业绩好的供应商进行邀请参加招标。2对于暂未进入河南油田供应市场的供应商，通过中石化物资采购信息平台及市场调查，查询落实该类供应商在其他企业的业绩及表现，并从中筛选出适合河南油田进行框架协议采购的供应商。3采取多种方式主动与筛选出的供应商进行联系，积极吸纳该类供应商进入河南油田供应市场。2009年以来共有23家生产商入网或开通了经营范围。对策实施三： 对物资框架协议采购实施定期考核细化目标、任务，加强进度考核。从年初开始，为了掌握框架协议的进度及履行情况，QC小组根据框架协议采购计划及时建立跟踪记录，按月对框架协议的履行情况进行绩效分析，考核完成情况，考核结果列为年度绩效考核重要内容，并与绩效工资挂钩。对框架协议履行过程中出现的问题及时反馈QC小组研究解决。2009年4-5月因钢材价格下浮幅度较大，影响了机电、配件等相关产品的价格，为了更充分地体现整框架协议采购优势，QC小组及时调整协议执行期，将部分年度计划变更为季度计划；2009年8月后，主要原材料价格上扬，QC小组根据市场走势，结合框架协议的执行情况，对部分物资的数量进行了调整，有效地降低了因价格波动造成的成本风险。对策实施四：严格落实物资供销处年度、季度物资采购计划管理办法1物资计划人员掌握需求动态，在认真分析物资消耗规律的基础上，提出框架协议采购的物资品种和数量。 对近三年全局消耗的近7万种物资，进行消耗规律分析，筛选出近2000种适合进行框架协议采购的物资品种。 通过编制物资计划综合平衡表，确定每种物资的框架协议采购数量。经过平衡分析，确定61中小类、2523项作为2009年框架协议采购备选物资（见下表）2009年采取框架协议采购初选物资情况表表序号大类号项数计划金额（万元）备注10112514502046123003065938804076111405086428460611190850715202008161012009171004001018202100112084560012216140013296151001430606501538100130164021850174411201846500120019504003102054570228021565250合计252370310资料收集及制表人：庞轲 时间：2009年3月2物资计划人员及早介入需求计划形成过程，督促用户集中提报需求计划。并要求各单位按照年度、季度物资采购计划目录编制年度、季度物资采购计划。九、效果检查 目标完成情况对河南油田2009年签订框架协议采购情况实施统计（具体见表），从统计情况看：2009年河南油田自采总金额190421.06万元（不含总部直接集中采购44140.47万元），框架协议采购85533.83万元，框架协议采购率=(85533.8万元190421.06万元)100%=44.92%。小组实现了活动目标。超过目标值（40%）4.92个百分点。具体见活动目标图(图三)。小组活动目标图 图制图人： 庞轲 时间：2009年12月河南油田2009年签订框架协议采购情况统计表 表序号物料品种项数计划金额（万元）合同金额（万元）执行金额（万元）1钢材621390.951311.331311.332非金属材料53053162.315084449247.963机电产品69623125.8721104.1619999.454配件8273645.1628992397.785杂品52471901906项目投资1314887.3114387.3112387.31合计213396458.690735.885533.83 实现的经济效益制图人：祁继玲 时间：2009年121框架协议采购率的提高，实现了物资采购资金节约额进一步增加，据中国石化电子商务系统考核统计数据显示，2009年河南油田物资采购全年总计节约金额为13458.45万元，其中自采部分节约采购资金9476.06万元，因实施框架协议采购而节约的资金为5560.55万元，框架协议采购节约的资金额占节约总额的58.68%。2因框架协议采购率提高，实施框架协议而节约的资金额同比增加5255.15万元。据统计2008年实施框架协议采购而节约的资金额305.46万元（情况统计见表），2009年实施框架协议采购而节约的资金额5560.55万元（情况统计见表）。表序号月份框架协议采购金额（万元）节约采购资金（万元）备注11月22月33月44月55月66月358.22077月533.943688月483.8285.2799月12188.0410.641010月634.47100.341111月2166.336.021212月397.8437.2合计16762.64305.46资料搜集、制表人：祁继玲 时间：2009年12月表序号月份框架协议采购金额（万元）节约采购资金（万元）备注11月22月174633月361.627.7344月228.4617.2155月2194.36143.0266月2009.1211.5677月23537.382104.1488月2849.75230.2399月8077.2664.821010月2560.06164.921111月11809.92589.341212月317321401.58合计85533.835560.55资料搜集、制表人：祁继玲 时间：2009年12月2008年与2009年框架协议采购情况对比表表项目年份份数项数金额(万元)供应商数2008年2314220983.54322009年75213385533.8360资料搜集、制表人：罗应新 时间：2009年12月图五制图人：李贵保 时间：2009年12月3实现了业务资源的节约采取框架协议采购后，框架内物资通知送货，减少大量重复性的采购业务活动,2009年根据框架协议直接供货情况见表. 表序号大类大类品种份数项数金额（万元）备注101大类管、板636712.92201大类型钢1538641.8308大类聚丙烯酰胺、表面活性剂16435222.25408大类油水分离剂936292.50511大类合成橡胶111088482.99615大类润滑油235144.00716大类包装物2695890.94817大类化学纤维加工及纺织产品2515692.38918大类劳保用品324011493.591020大类石油专用设备23867000.001129大类电器设备及配件1387237.031230大类电工材料20404287.221331大类低压电器元件及附件6179114.571434大类电子工业产品及元器件13273160.811537大类专用仪器仪表3720.8