档案管理细则.doc

档案收集、整理、保管、移交细则目的：使档案管理工作统一、规范、制度化，重点明确档案的收集、整理、移交程序。适用范围：公司各部门。职责：公司档案管理人员负责收集、整理、保管公司的档案，向集团档案管理员提交档案目录；部门级档案管理人员负责收集、整理本部门的档案，并向公司档案管理员提交档案和目录。内容：1 档案收集1.1 公司级档案收集包括以下文件：1.1.1党务、宣传、工会等工作中文件；1.1.2行政事务、法律事务、工商资料等方面的文件；1.1.3公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；1.1.4企业经营决策、计划工作、产品销售、企业管理等文件；1.1.5生产技术管理类文件：生产管理、质量管理、科技管理等文件；1.1.6外来公文、政府、项目批文、合同；1.1.7具有法律效力及保存价值的文件；1.1.8本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1.1.9 工程技术类文件。1.2. 部门级档案收集包括以下文件：1.2.1 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表；1.2.2 部门例会会议纪要；1.2.3 各部门与其相关业务单位函件管理；1.2.4 招投标文件管理；1.2.5 公司的媒体宣传资料、销售报表；1.2.6 客户、特约商家资料及信息管理；1.2.7 人事劳资档案及信息管理；1.2.8 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表； 1.2.9 生产检验过程中产生的批生产记录、检验记录、台帐及验证记录；1.2.10 设备、仪器招投标资料、购销合同、验收资料、维修保养资料；1.2.11 1.2.7、1.2.8、1.2.9、1.2.10三项分别由人力资源部、财务部、质保部、设备部收集管理，每半年向公司档案室提交电子档案目录。1.3 谁收集档案1.3.1 公司总经办指定专（兼）职人员负责收集整理公司级档案，并接受合并各部门上交的档案，管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。1.3.2 各部门指定专(兼)职人员负责收集部门级档案，每季度初提交档案目录清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。1.3.3 注意事项1.3.3.1 各部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员拷贝副本，在相应的电子档案目录下著录保存。1.3.3.2 各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职人员集中统一归卷。1.3.3.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。2 档案整理2.1. 主要注意事项2.1.1 归档材料必须是办理完毕的正式材料。2.1.2 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。2.1.3 归档材料要先立卷。将归档资料分类后，分组放置在待办卷宗内。2.1.4 以电子文件形式存在的文件,要刻录成光盘两份,著明文件格式和支持软件的版本，并做好标签和封套，与纸质文件同类别归档。2.1.5 各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。应做到及时处理，切忌拖拉积压。2.2 其他注意事项：2.2.1 归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。2.2.2 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。2.2.3 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2.2.4 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。2.2.5 归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。3 档案保管档案要妥善保管，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。3.1 应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。3.2 档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。3.3 保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防潮工作。 4 档案移交移交流程移交单位交接人移交时间集团档案室档案管理单位部门档案管理单位次年2、3月每半年每日每个事件结束二级公司档案员（目录）部门档案文员（档案和目录）每个员工（档案和目录）4.1. 移交流程4.1.1 部门员工向部门档案文员上交档案文件和目录；4.1.2 部门档案文员向公司档案管理人员移交档案和目录；4.1.3 公司档案管理人员向集团档案管理员移交档案目录。4.2. 移交时间4.2.1 部门档案文员在每半年向公司档案管理人员交接档案清单，年底归档文件和档案清单一并向公司档案员移交。4.3. 移交内容4.3.1 按时间划分：部门档案文员每半年向公司档案员交接档案清单，年底归档文件和档案清单一并向公司档案员移交；4.3.2 按内容划分：原则上各公司向集团移交所有上年归档的文件，但是如果发生在上年尚没有结束的工作（所产生的文件），以及经常要查阅使用的文件，则不在按年移交的范围内。4.4 移交注意事项4.3.1 接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。4.3.2 移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。总经办档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。附件1：归档资料明细附件2：电子档案目录附件1：归档资料明细序号资 料 名 称归档部门1公司的媒体宣传资料、党务、组织、工会等工作文件工会2股东会议文件、股东名更换书、股权转让合同总经办3行政事务、工商资料总经办4有关政府批复、认可、申请文件总经办5外来公文、公司红头文件（任命文件、通知、通告等）总经办6公司章程、条例、制度等发文部门7企业经营决策、企业管理等方面的文件各部门8合同（与往来单位签订的任何合同、协议类）各部门9注册申报资料、产品证书、备案资料、批件（包括保健品）质保部10检验报告书、检验报告质检部质保部11公司荣誉各部门12上报项目资料、项目批文项目部13实验记录技术中心14公司相关证照（土地、房产权证、营业执照、税务登记证）总经办财务部15报请总经理批复的工作计划、总结、统计报表各部门16部门例会会议纪要各部门17销售报表销售服务部18各部门与其相关业务单位函件管理各部门1