行政沟通中的障碍及对策分析.doc

行政沟通中的障碍及对策分析(指导老师：程宇 学生：09秋行管专科晚班 钟小燕)一、 行政沟通的作用、意义和重要性二、 行政沟通中的障碍表现三、 行政沟通障碍的原因分析四、 行政沟通过程中排除障碍的分析对策【内容提要】：行政管理的沟通可以简称为行政沟通，其在行政管理工作中发挥着重要作用，体现了行政决策的科学化和民主化程度，因此，也是行政管理体制的重要工作内容之一。然而，行政沟通的不顺畅或者障碍在我国行政管理实际工作过程中已经是一个较为突出的问题，既影响着信息的传达，也将降低了信息的及时性、真实性和有效性。行政沟通障碍经常发生在领导与下属甚至同级各部门或同事之间，因此，研究行政管理中的沟通障碍十分重要。本文意在产阐明行政沟通的重要性、存在问题及原因分析并提出相应的对策。 关键词：行政沟通 障碍 对策行政沟通是指政府行政系统中的行政信息传递和交流。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的关注。行政信息在行政管理过程中尤其是政策制定和执行过程中具有十分重要的作用。由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政环境的不了解，对社会缺乏知识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。因此，我们有必要也有需要清楚行政沟通的作用、重要性及意义，让行政工作者充分认识行政沟通的重要性，针对行政沟通中出现的障碍作出分析并总结，然而结合行政沟通的相关障碍因素提出相应的对策，保证行政沟通的顺畅，以便于工作顺利开展。一、 行政沟通的作用、意义和重要性沟通贯彻于人类活动的整个过程之中，此句道出了沟通的重要性。沟通即人与人之间、群体与群体之间、组织与组织之间双向交流信息的一个互动过程。沟通在人类生活和工作中时刻都存在着，沟通时刻都在进行着。在沟通成为行政工作中的一种重要因素时，这种特定职业的职业技能使得行政工作开展的更加顺畅。行政沟通指的是行政体系与外界环境之间，行政组织内部的各部之间、上下级之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、情感、观点和交流情报、信息，以前达到相互了解、相互支持、实现组织和谐有序发展的行为和过程，是行政组织之间、行政组织与公务人员之间、以及公务人员之间，为实现组织内的目标，相互交换意见或观点、相互了解、相互支持，最终达成一致的过程。总之，即行政体系内外部信息的交流和传递，组织内外部和谐发展。信息沟通是现代管理工作的基石。因为任何一个管理系统都包括了物质流动和信息流的运动和转化。对于行政组织来讲，确定目标，制定决策，进行组织、控制、协调，以及对人际关系的改善组织内聚集力量的形成，组织变革与发展等，都离不开信息的沟通。沟通有多种形式，正式沟通和非正式沟通，上下级沟通和水平沟通，口头、书面或身体语言的沟通，完成成了行政管理中的重要的信息传递，主要为向上级汇报、向下级发布命令、对外宣传或交流的过程，或是多方面协调的重要参与表现形式。具体行政沟通的作用表现为如下几个方面：第一， 行政沟通是实现科学决策和有效计划的前提条件，现代行政管理需要科学的决策和计划的完善必须依靠准确、完整的信息。第二， 是实施有效行政协调的依据和手段，行政组织规模日益庞大，人员众多，业务繁杂，利害冲突，意见分歧存在，意见和信息交流方可解决这些弊病，增加组织的效能。第三， 是建立和改善行政人际关系的必要途径，对于行政部门来讲，有效的意见交流，可增进领导与下属之间、下属相互之间的了解和信任。第四， 是改变组织成员心里和行为的重要途径，信息和意见作为一种刺激物，对人的行为和心里有着重要影响，通过适度传递适度的信息，可以改变行政人员的心里结构和行为方式，以适应现代管理的要求。第五， 有助于克服官僚主义，提高行政效率。在庞大的行政体系中，建立四通八达、自由交流的信息沟通网络和方式，可以改变行政组织管理文山会海、公文旅行、拖拉作风、官僚主义等恶习，有利于提高行政管理的效率。二、 行政沟通中的障碍表现目前，我国行政管理中存在着较为突出的问题是信息来源少，想了解行政组织的相关信息，难于找寻；当有些问题发生后，信息存在收集不齐全、无法收集和无法及时传递；信息流不对等，准确可使用的信息稀少；在传递信息时存在传递不准确、失真等。对于我国现有的行政沟通体制中，政府或单位组织开始认识到行政沟通的重要性，开始慢慢对体制进行相关的改善，加强人员沟通。如此，行政体制得以改观，行政工作效率将提高。如上所述虽有改变，但行政沟通过程中还是存在一些障碍，因为人是行政沟通的主体，又是沟通的客体。发讯者和接收者的个性、知识、经验、能力、态度以及相互之间的关系，是进行有效沟通的基础。其中任何一个因素皆有可能成为沟通的障碍。(一) 行政沟通中的主观障碍 1.认知障碍。从主观心理因素来看，个体的性格、气质。态度、情绪、需要、品质的差别都会成为沟通的障碍。从知识和经验方面来看，由于沟通双方在经验、知识水平上差距过大，就会产生障碍。我们每个人都有自己独特的框架和偏好的沟通交流方式，故在我们行政沟通中，要尽量使得组织内部成员的人有相同的认知和共识，朝组织共同目标发展，价值观念一致，行政沟通才会顺畅。2.语言障碍。语言是行政信息沟通的工具和媒介。行政组织内部的人员通过语言、文字及其他符号，把事物的特征和发展状态转换为信息进行沟通。但是，如果语言在行政沟通使用不当则会造成沟通的障碍，这不仅会降低沟通的效果，而且还会引起行政组织成员之间的误会、隔阂和矛盾。例如：使用语言的不明确，模拟两可，使受讯者无法理解；叙述不清楚等，都会影响沟通的顺利进行。(二)行政行政沟通中的客观障碍1. 空间距离(地域因素)所引起的障碍。在行政组织系统中，组织中的机关单位，多分散在各地，地理上有相当的距离，不能进行面对面的直接交谈，畅快地交换意见，相互了解，而通过文书传递，又需要相当的时间，不能把握时效，及时解决问题；通过网络联系虽可直接沟通，但受时间的限制，不能把复杂的问题说清楚，影响沟通效果。2.组织机构引起的障碍。现代行政组织的一个显著特点是组织机构过于庞大，管理层次过多，人员繁杂。在这种情形下，信息自上而下的传递，不仅会浪费大量的时间，而且还会引起信息的不断“过滤”，致使信息失真。而且，如果行政组织机构设置不合理，机构职责不清，缺乏有效的的沟通渠道，还会导致信息的阻塞或信息传输的中断。三、行政沟通障碍的原因分析信息沟通是现代行政管理的基石。沟通是行政系统中的信息传递和交流。行政沟通也是行政系统正常运行的基础，在一定的程度上反映了行政单位处理各种事物的管理水平。通过网络和书籍得知，近年来，全球思想的不断进步，我国同其它国家的交流频繁，在行政管理上也吸收了很多西方的管理经验，在日常的行政沟通中会有不同程度的影响或是各种制约，也会形成障碍，故需要在实践中多加小心，实践检出真理。(一)沟通方式的单一化行政沟通的方式一般分为口头、书面沟通，一般在沟通的过程中体现，由沟通者自行选择沟通的方式来表达其意愿或目的。对于行政组织机构的以往处理方式呢，组织、单位无论传达指令、命令，还是进行本部门的工作都将采取开会的形式，采取头脑风暴法解决行政问题。这种方式耗时较长，意见容易产生分歧，各项事务不能快速、全面、准确的得以解决。如果要提高行政沟通的及时有效性，必须采用其他方式，可为电话联络、或口头进行传递。(二)认知过程的固化由于沟通双方存在一定的认知障碍，因知识水平、文化背景、记忆能力、需要和态度的不同、分析逻辑思维模式的不同会给个人在认知过程中形成特定的属于个人特有的方式，这种认知过程的固化使个人容易接受接近个人思考方式的沟通方式和渠道，对于个人思考方式存在差异的沟通可能难以接受。在行政管理中，无论是管理者还是下属职工都存在有轻视沟通作用的倾向，未能认识到管理沟通的重要性，把本来不充分的沟通的沟通看成例行公事，从而漫不经心，影响沟通效果。特别由于个人的利益和需要的不同，对信息进行歪曲：下级向上级汇报，为了讨好上次，一味逢迎，报喜不报忧；争功诿过，隐瞒真相，这些都将致使信息沟通流于形式，达不到应有的实效。(三)信息流不对等在行政沟通的过程中，由于沟通双方在掌握信息的量度中不太对等，所在立场和思考方式不同，以致于相关信息无法及时传递出来，有用信息少不能及时的掌握重点，不能很快地找到解决的对策和办法。此外，由于采取的沟通方式比较单一可能导致信息传递不及时，甚至人为不传达信息导致损失非常大、失真率高等。四、行政沟通过程中排除障碍的分析对策行政信息沟通已经引起人们越来越多的关注，显然起着十分重要的作用。如下为几个方面的分析对策：(一)提高行政组织信息沟通的心理水平为了实现有效沟通，在心理素质方面，提高思维分析能力和比较，能够加强对信息的理解，对发讯者来讲，健全的思维能力是传递信息准确性的条件。(2)记忆能力。记忆准确性水平较高的人，传递信息可靠，接受信息准确，反之，信息传递易受损失，信息易歪曲。(3)良好的心理习惯，包括注意力集中、情绪稳定、态度端正等。(4)民主的管理作风，尊重他人人格，平等待人，善于听取不同意见，宽宏大度。(二)选择正确方式进行沟通，确认信息的准确性正确运用沟通的方式，包括上下沟通、平行沟通，以便于掌握准确的信息，然而进行针对性地作出决策。正确运用语言文字，如：(1)使用通俗易懂的文字，不要模拟两可。(2)酌情使用图表，或其他具有形象性的方式，也可借助手势、表情，以利于思想感情沟通。(3)可适当使用短句。(4)尽量优化行政沟通的环境，创造良好的氛围，改进沟通技巧。(5)采用主动聆听的方式。(三)学会沟通手段的现代化随着现代信息技术迅速发展，信息化时代已经蜂拥而至。行政沟通需要充分利用现代信息化和网络化改善沟通体系，完善信息沟通的现代化。可建立群体参与共同沟通的平台，或是实行行政沟通的网络信息化，办公自动化一定程度上扩展视野，也有助于建立完善的行政体系，便于进行各项工作。(四)建立前期反馈和后期跟踪机制为了便于行政沟通的有效进行，在信息传递执行后将需建立相关反馈机制，能及时扑捉各种信息，跟踪信息传递和执行效果。行政沟通需要制度的保障为前提，可分为事前反馈、执行反馈和事后反馈，在执行中即可跟踪信息是否到位，合理给出对策。只有建立沟通机制，才能监督信息的执行情况，组织的执行效果才能达到最佳，也能克服行政沟通的片面化，可遏制不良现象的发生。 行政沟通是实现行政组织协调的重要手段。行政沟通的目的就在于促进组织中的成员与成员