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第四篇会计记录第十四章 会计凭证是怎样形成的 什么可以称为会计凭证 它有什么作用 记帐 会计报表 会计账簿 会计凭证 审核 会计报表 会计账簿 会计凭证 内容提要和学习目的 1 会计凭证概述会计凭证的概念 功能 分类 2 原始凭证原始凭证填制的基本要求 原始凭证的审核要点 3 记账凭证记账凭证的概念 功能 种类 记账凭证填制的基本依据与要求 记账凭证的审核要点 第十四章会计凭证 一 会计凭证的作用二 会计凭证的分类和填制三 会计凭证的传递与保管 一 会计凭证的概念会计凭证 是记录经济活动 明确经济责任 作为记帐依据的书面证明 是登记账簿 进行会计监督的重要依据 见教材P223 二 会计凭证的作用记录和审核经济业务的依据 登记账簿的依据 加强和完善经济责任制的基础 三 会计凭证的种类会计凭证按其用途和填制程序分类 分为原始凭证和记账凭证 一 会计凭证的作用 二 会计凭证的分类和填制 1 原始凭证 记载经济业务 明确经济责任 具有法律效力 作为记账依据的文件 2 记账凭证 由会计人员据原始凭证编制的 标注有会计分录 作为记账直接依据的会计凭证 1 定义 它是用来记载和说明经济业务的发生和完成情况 明确经济责任的最初书面证明 是记账的原始依据 教材p224 2 原始凭证样本 1 原始凭证 普通发票 3 原始凭证的内容由原始凭证的主要作用 证明作用决定其主要内容是 填制单位接受单位 填制时间 定性 凭证名称 摘要定量 数量 单价 金额 经手人 何单位或个人 何时 发生了何业务 何人经手 原始凭证的必要内容 1 填制凭证的日期 反映经济业务发生的时间 2 经济业务内容 反映发生的是什么经济业务 3 数量 单价和金额 说明经济业务的规模及交易金额 4 填制单位的名称或者填制人姓名与接受凭证单位名称 说明交易双方是谁 5 经办人签名或盖章 是为了明确经济责任 3 原始凭证的基本内容 1 填制凭证的日期 反映经济业务发生的时间 2 经济业务内容 反映发生的是什么经济业务 3 数量 单价和金额 说明经济业务的规模及交易金额 4 填制单位的名称或者填制人姓名与接受凭证单位名称 说明交易双方是谁 5 经办人签名或盖章 是为了明确经济责任 领料单领料部门 甲车间2003年9月20日仓库发料第18号核算 李刚主管 王呈发料 刘信主管 章正领料 戈辉 一次性记账凭证填制方法 以领料单为例 二财务留存 累计性记账凭证填制方法 以限额领料单为例 限额领料单领料单位 三车间2003年8月编号2440用途 A产品发料仓库 第二仓库 四 财务部门记帐 汇总性记账凭证填制方法 以发料凭证汇总表为例 发料凭证汇总表2003年8月31日单位 元会计主管 张小雷审核 屠刚材料 庆欣保管 吴青 4 原始凭证的种类 按取得的来源分类 按填制手续和方法分类 外来原始凭证 自制原始凭证 一次凭证 累计凭证 指在同外单位发生经济往来的关系时 从外单位取得的原始凭证 指由本单位内部经办业务的部门或人员 在办理某项经济业务时自行填制的凭证 指对一项经济业务或若干项同类经济业务 在其发生或完成时一次填制完毕的原始凭证 指在一定时期内连续在一张凭证中记录同类经济业务 并于期末将其累计数作为记账依据的凭证 汇总凭证 象发料凭证汇总表 工资结算汇总表等将原始凭证定期汇总编制的凭证 5 原始凭证的填制要求 真实性 及时性 齐全性 规范性 清楚 正确 连续性 6 原始凭证的审核主要从以下三个方面进行审核 审核原始凭证的合法性 合理性和真实性 审核原始凭证的完整性 审核原始凭证的正确性 2 记账凭证 1 1 概念定义 参见教材p230它是根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表 对经济业务的内容进行归类整理 用以编制会计分录 直接作为登记账簿依据的会计手续凭证 其作用是 有利于原始凭证的保管 便于便于登记账簿 对账和查账 减少记账差错 保证账簿记录的质量 2 记账凭证的样本 2 记账凭证 2 记帐凭证2003年8月28日会计主管 张小雷记帐 章占出纳 刘程复核 葛元制单 芮华 记帐凭证格式 通用 附件壹张 内容要点 按其反映的经济业务是否与货币收付有关分类 按其填制的方法不同分类 收款凭证 付款凭证 转账凭证 用来反映现金和银行存款收入的记账凭证 用来反映现金及银行存款付出业务的记账凭证 用来反映不涉及现金及银行存款收付业务的记账凭证 是指把一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填列 即每张凭证只填列一个会计科目 的记账凭证 是指把一项经济业务所涉及的对应科目都集中填列在一张凭证中的记账凭证 复式记账凭证 单式记账凭证 2 记账凭证 3 3 记账凭证的分类和填制方法 复式记账凭证具有可以集中反映一项经济业务的科目对应关系 便于了解经济业务全貌 减少凭证数量等优点 但它不便于汇总计算每一科目的发生额 单式记账凭证的优缺点正好与复式记账凭证的相反 通常用于一些业务量较大 登记总账工作量较大的单位 以利于分工协作 2 记账凭证 4 各种记账凭证的填制方法 收款凭证的一般格式及填制方法付款凭证的一般格式及填制方法转账凭证的一般格式及填制方法 收款凭证 案例 1月12日 市场部赵斌收到北京世纪学校转来转账支票2张 面值分别为 40000元和59600元 用以归还前欠货款 付款凭证 例3 13日财务部王晶从工行提取现金10000元 附单据1张 现金支票号2000 借 现金 1001 10000贷 银行存款 工行存款 100201 10000 转账凭证 案例 1月16日 市场部赵斌从万科公司购入 多媒体课件 3000套 单价35元 货税款暂欠 商品已验收入库 发票号C111 适用税率13 2 记账凭证 5 填制专用记账凭证的有关问题归纳 1 凭证上方的 年 月 日 处 填写财会部门受理会计事项制证的日期 若下月初处理上月的业务 应填写上月末日期 2 凭证右上角的字号填写 各种凭证应分别编写顺序号 收款凭证应填写 收字第1号 收字第2号 收字第n号 或分别 银字 现字 顺序编号 付款凭证应填写 付字第1号 付字第2号 付字第n号 或分别 银字 现字 顺序编号 转账凭证应填写 转字第1号 转字第2号 转字第n号 顺序编号 2 记账凭证 5 填制专用记账凭证的有关问题归纳续上页 3 摘要 栏填写能反映经济业务性质和特征的简要说明 4 贷方总账科目 借方总账科目 和 明细科目 栏 填写与银行存款或现金收入 付出 相对应的总账科目和明细科目 5 金额 栏填写与同一行科目对应的发生额 6 合计栏 填写各发生额的合计数 7 凭证右边 附单据张 处应填写所附原始凭证的张数 2 记账凭证 6 6 记账凭证的填制要求 2 记账凭证 7 7 记账凭证的审核审核的主要内容包括 记账凭证是否附有原始凭证 记账凭证所记录的内容与原始凭证是否相符按照有关制度的规定 审核记账凭证所确定的应借 应贷的会计科目及金额是否正确 总账科目与明细科目口径是否一致记账凭证上的项目填列是否齐全 有关人员是否签章 记账凭证的填制 实例一 业务 2002年4月8日收到供应单位A开具的发票1张 开列 甲材料500 15元 价款7500元 随发票寄来甲材料运单开列运费50元 材料未到 价款及运费暂欠 光华工厂转账凭证年月日字第号 摘要 账户名称 记账 借方金额 贷方金额 附件张 一级账户 明细账户 合计 会计主管 记账 审核 填制 2002 418 转 125 购进甲材料 价款及运费暂欠 材料采购甲材料采购 7550 应付账款 A公司 7550 2 75507550 张康 李利 王飞 张震 审核点 3 会计凭证的传递与保管 一 会计凭证的传递会计凭证的传递 是指凭证从取得或填制开始 经过办理各项会计业务手续 审核 记帐 整理 装订等直到归档保管时为止 本单位内部各有关部门和人员之间 按照规定的时间 路线进行传递和处理的程序 一 会计凭证传递的作用 有利于完善与巩固经济责任制 有利于加强经济监督 有利于会计机构及时收集会计信息 二 会计凭证传递的组织 具体规定各种凭证的联数和传递程序 确定会计凭证在各个环节停留的时间 建立会计凭证交接的签收制度 二 会计凭证的保管会计凭证的保管 是指会计凭证登账后的整理 装订和归档存查 会计凭证是一个单位重要的经济档案和历史资料 任何单位必须对会计凭证妥善整理和保管 会计凭证归档的方法和要求是 一 每月记账后 应将本月各种记账凭证加以整理 检查有无缺号以及附件是否齐全 二 对各种会计凭证要分门别类 按照编号顺序整理 装订成册 封面上要注明会计凭证的名称 起讫号 时间以及有关人员的签章 应指定专人负责保管 三 会计凭证的保管期限和销毁手续 必须严格按照 会计档案管理办法 的有关规定执行 在保管期间会计凭证不得随意外借 对超过所规定期限 一般是15年 的会计凭证 要严格依照有关程序销毁 需永久保留的有关会计凭证 不能销毁 课堂思考题 用直线链接下列会计凭证的分类 限额领料单收款凭证付款凭证转帐凭证通用记帐凭证单科目记帐凭证发货票 单式凭证一次凭证复式凭证累计凭证 课堂思考题 用直线链接下列会计凭证的分类 限额领料单收款凭证付款凭证转帐凭证通用记帐凭证单科目记帐凭证发货票 单式凭证一次凭证复式凭证累计凭证 会计凭证实务操作案例12月2日 向北京群胜公司开出转账支票一张 购买A材料400千克 单价65元 价款26000元 增值税4420元 对方代垫运杂费300元 共计30720元 材料已到达企业 并验收入库 要求1 填制转账支票 2 填制付款凭证 3 登记银行存款日记账 4 登记物资采购明细账 5 登记应交税金 应交增值税明细账 1 业务基本工作过程如图1所示 1 根据企业制定的采购计划 供应部门拟购材料一批 向财会部门请款 出纳核实后即开出转账支票 并将支票正联交给采购员 2 采购员到供货单位采购材料 以转账支票方式支付货款 3 供货单位开出增值税发票 将发票联及抵扣联交给采购员 并办妥托运手续 4 材料运到 采购员填制一式三联收料单 连同发票 运单 到仓库会同管理员验收材料 5 仓库管理员清点验收材料 并与发票 收料单核对 无误后 仓库管理员在收料单上填写实收数量 采购员 仓库管理员在收料单上签章 6 采购员将收料单第三联连同增值税发票 运费发票交财会部门报账 材料会计根据发票及运费单据计算填写收料单实际和计划成本 定期或月末 会计到仓库根据收料单稽核原材料明细账数量 结出结存金额 月末编制收料凭证汇总表 2 收料单收料单是记录外购材料验收入库的一种原始凭证 一般是一料一单 以便分类汇总 如图2所示 收料单第一联存根 采购员带回供应部门备查 第二联仓库留下作为登记原材料明细账数量的依据 第三联会计记账联 3 支票支票是由出票人签发 委托办理支票存款业务的银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据 按支付票款的方式不同 支票分为普通支票 现金支票和转账支票 如图3所示 单位和个人在同一票据交换区域的各种款项结算 均可以使用支票 4 支票基本规定 1 支票一律记名 必须注明收款人的名称 2 支票付款期为10天 从签发日的次日算起 到期日遇节假日顺延 3 支票的金额起点为100元 4 签发支票必须使用墨汁或碳素墨水填写 不能用蓝墨水或红墨水填写 支票上各项内容要填写齐全 数字要标准 大小写金额要一致 5 空白支票或已经签发的转账支票如果遗失 可向开户银行和收款人提出协助防范的申请 但不能向银行申请挂失 6 签发人必须在银行账户余额内按照规定向收款人签发支票 5 材料采购成本及进项税额的确定 1 材料采购成本的构成买价 运杂费 运输途中的合理损耗 入库前的整理挑选费用 购入存货负担的税金 非增殖税 其他费用 2 进项税额的计算增值税属于价外税 一般纳税人所支付的增值税不能记入采购成本 企业可以将其作为进项税额从销项税额中抵扣 根据现行税法规定 企业外购货物所支付的运费 可按7 的扣除率计算进项税额准予抵扣 本业务中 物资采购成本应按增值税专用发票上的材料价款与运费扣除7 后的金额之和确定 应交增值税进项税额要按增值税专用发票上注明的增值税额与运费的7 之和确定 本业务中 采购成本 买价 运费金额 1 7 26000 300 1 7 26279 元 进项税额 专用发票的税额 运费金额 7 4420 300 7 4441 元 6 物资采购明细账登记方法如图4所示 1 根据增值税专用发票和运费发票登记计量单位 发票数量 图4物资采购明细账登记方法 2 在实际成本栏 增值税专用发票上的金额登记发票价格 根据运费发票上扣除7 后的运费登记运杂费 7 应交税金 应交增值税明细账登记方法如图5所示 根据增值税专用发票的税额与运费的7 之和在借方登记进项税额 第十四章会计凭证知识重点和自测 根据本章学习 检测你是否掌握以下内容 1 会计凭证主要有哪些 2 如果发生简单的经济业务 你会填制会计凭证吗 3 会计凭证的审核有哪些重点 4 会计凭证的保管有哪些重点 课后思考题 在最近几年的重大会计舞弊案中 虚构会计凭证是一种主要的舞弊手段 公司经常采用什么方法虚构会计凭证 怎样识别这种会计凭证造假 会记凭证理论联系实际会记凭证的装订 p1 1 会计凭证装订前的准备 会计凭证装订前的准备 是指对会计凭证进行排序 粘贴和折叠 因为原始凭证与记账凭证的纸张面积不可能全部一样 这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理 以便下一步装订成册 会记凭证理论联系实际之会记凭证的装订 p2 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证 可按记账凭证的面积尺寸 先自右向后 再自下向后两次折叠 注意应把凭证的左上角或左侧面让出来 以便装订后 还可以展开查阅 对于纸张面积过小的原始凭证 一般不能直接装订 可先按一定次序和类别排列 再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上 粘贴时宜用胶水 证票应分张排列 同类 同金额的单据尽量粘在一起 同时 在一旁注明张数和合计金额 如果是板状票证 可以将票面票底轻轻撕开 厚纸板弃之不用 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证 可先用回形针或大头针别在记账凭证后面 待装订时再抽去回形针或大头针 有的原始凭证不仅面积大 而且数量多 可以单独装订 如工资单 耗料单等 但在记账凭证上应注明保管地点 原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致 不应按原始凭证的面积大小来排序 会计凭证经过上述的加工整理之后 就可以装订了 会记凭证理论联系实际之会记凭证的装订 p3 2 会计凭证的装订方法 会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序 外加封面 封底 装订成册 并在装订线上加贴封签 在封面上 应写明单位名称 年度 月份 记账凭证的种类 起讫日期 起讫号数 以及记账凭证和原始凭证的张数 并在封签处加盖会计主管的骑缝图章 会记凭证理论联系实际之会记凭证的装订 p4 如果采用单式记账凭证 在整理装订凭证时 必须保持会计分录的完整 为此 应按凭证号码顺序还原装订成册 不得按科目归类装订 对各种重要的原始单据 以及各种需要随时查阅和退回的单据 应另编目录 单独登记保管 并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号 会记凭证理论联系实际之会记凭证的装订 p5 汇总装订后的会计凭证封面内容如下所示 会计凭证封面凭证种类 XX年度本月共册之第册本册号数 自号起至号本册日期 自月日起至月日止单位名称 会计主管 会计 装订 理论联系实际 我国首例隐匿伪造会计凭证案 2004年7月 四川省绵阳市涪城区人民法院对绵阳南郊机场建设管理局财务负责人袁虹 在审计期间隐匿伪造会计凭证案进行公开审理 依法判处袁虹有期徒刑2年 并处以罚金4万元 这是全国人大常委会法制工作委员会对 隐匿 销毁会计凭证 会计账簿 财务会计报告构成犯罪的主体范围 进行法律解释