采购询价议价操作指导书.doc

采购询价议价操作指导书 1、采购询价议价的目的及作用：询价议价是采购专员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，采购专员对至少三家合格供应商进行询价、比价、议价，最终获得有竞争性的价格，最大程度的降低采购成本。2、如何进行正确、有效的采购询价议价采购专员在进行询价时应向供应商提供足够的资料，来方便其报价作业，从而可以帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。通常询价单中应包含以下内容：1、品名询价项目的“品名”是在询价单上所应必备的最基本资料。2、数量通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、每一次下单的大约“订购数量”；或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。3、“交期”与“包装”交期的要求包括采购方对采购产品需要的时间，以及供应商需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依采购方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求及时供货。包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。4、采购方的“付款条件”有关付款条件，虽然双方都有各自的公司政策，采购方希望付款时间愈晚愈好。相反，供应商当然是认为愈早愈好。采购方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件，供应商也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需双方经协议后所订定。5、“售后服务”与“保证期限”在采购一些机器设备如水表校表台、生产线、测试仪器等，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购持有成本。6、报价到期日为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。7、“保密协定”的签署文件在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供应商签署一份“保密协定”的文件，要求供应商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。3、采购谈判与议价技巧成功的谈判之前必须有详尽的规划（PLAN ）由四个部分构成：Predict （预算）、Learn （学习）、Analyze （分析）、Negotiate （谈判）。采购专员除了要做好PLAN 之外，还要掌握充分的谈判技巧，可以概括为以下几种：1、借刀杀人通常询价之后，可能有3-5个厂商报价，经过报价分析与审查，然后按报价高、低次序排列（比价）。议价究竟先从报价最高者着手，还是从最低者开始时？是否只找报价最低者来议价？是否与报价的每一厂商分别议价？事实上，这并没有标准答案，应视状况而定。若时间有限，先找比价结果排行第三低者来议价，探知其降低的限度后，再找第二者来议价，经过这两次议价，“底价”就可能浮现出来。以前述第三、第二者降价后的“底价”，要求最低者降至“底价”以下来承做，达到“借刀杀人”的目的。“借刀杀人”降到合理的降价目的，应即见好就收，觉得造成报价厂商之间的“害颈竞争”（Cut-throat C ompetition ），致延误采购时效。此外，摒除原来报价偏高的厂商之议会机会，可以鼓舞竞争厂商勇于提出较低的报价。2、化整为零采购人员获得合适的价格，必须深入了解供应商的“底价”究竟是多少？若是仅仅得供应商笼统的报价，据此与其议价，吃亏上当的机会相当大。若能要求供应商提供详细的成本分析表，则“杀价”才不致发生错误。因为真正的成本或底价，只有供应商心理明白，任凭采购人员乱砍乱杀，最后恐怕还是占不了优势因此，特别是拟购之物品是由几个不同的零件组合或装配而成时，即可要求供应商“化整为零”，列示各项零件并逐一报价；另询导专业制造此等零件的厂商另行独立报价，籍此寻求最低的单项报价或总价，做为议价的依据，但也面临以完成品买进或以个别零件买进自行组装的采购决策。3、压迫降价此为买方占优势的情况下，以胁迫的方式要求供货商降低价格，并不征询供应商的意见。这通常是在卖方处于产品销路欠佳，或竞争十分激烈，致发生亏损或利润微薄的情况下，为改善其获利能力而使用的杀手锏，由于市场不景气，故形成供应商存货积压，急于出脱换取周转基金。因此，这时候形成买方市场（Buyer s market）。采购人员通常遵照公司的紧急措施（Contingency Plan ），通常供应商自特定日期起降价若干；若原来供应商缺乏配合意愿，即行更换来源。当然，此种激烈的降价手段，会破坏供