出差制度最新.docx

深圳世联地产顾问股份有限公司 文件类型：财务管理中心-管理制度类 批 准 人：周晓华 (签字)文件题目：出差费用管理制度发布日期：2013年8月29日文件编号：（内）世联【股】-财-2013-006生效日期：2013年9月1日版 次：第五版页 数： 11页出差费用管理制度1目的32适用范围33相关定义33.1出差33.2常驻工作地34员工及主管的责任34.1员工应承担以下责任34.2主管应承担以下责任44.3其他45团体出差46差旅费46.1在途交通费46.2市内交通费56.3住宿费66.4公务杂费77差旅补助77.1误餐补助77.2交通补助87.3其他公干事项出差费用报销88出差费用报销88.1费用归属88.2票据要求98.3外币汇率98.4费用报销管理98.5例外事项98.6费用报销的监控99附则10附件：公司出差费用开支标准111目的适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用。2适用范围本制度适应于股份公司以及下属子公司所有员工。3相关定义3.1出差出差指员工离开常驻工作地外出公干。出国考察、参加培训、商务会议、述职、项目支援等出差费用,见本制度7.3项规定。3.2常驻工作地常驻工作地指员工相对稳定的工作地点。具体判断原则如下：员工因任命、借调等原因被外派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新的工作地为常驻工作地。预期派往同一地点连续公干三个月以上的，自到达之日起为常驻，以新的工作地为常驻工作地。原为临时出差、预期不超过三个月而实际连续出差超过三个月的（回公司开会、述职等不影响出差的连续性），从第四个月起即为常驻，以新的工作地为原常驻工作地。员工在某一区域内长期流动工作，因以相对稳定的工作地为常驻工作地。外派、借调到公司以外其他单位工作的人员，以外派、借调工作地为常驻工作地。4员工及主管的责任4.1员工应承担以下责任合理制定出差计划和预算，提交直接主管批准。在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度对此的规定，并对发生的出差费用进行合理的成本控制，最大限度地减少费用的支出。保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。出差返回后，正确填写费用报销单据，及时报销费用；员工出差后进行报销时，须将当次报销的费用一并填单报销，包括交通费、住宿费、补贴和出差期间发生的业务招待费、工作餐费等各类费用，不得分次报销。对于财务部门的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。4.2主管应承担以下责任立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效的控制，避免不必要的出差。对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审查，确保所报销的各项费用符合本制度的规定。对员工提交的费用报销单据及时进行审核。对部门员工常驻工作地信息的合理性、真实性进行监督管理。对财务部门反馈的员工报销问题予以重视。4.3其他公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。5团体出差两人以上（包括两人）出差视为团体出差, 团体出差应指定一人为临时负责人，负责整个出差过程的借款、开销及报销（包括补助领取及分配到各人），如果人数较多，可由小组内部自行决定再划分小组，分管钱款，最后必须由临时负责人汇总，并由半数以上的出差人员在报销单上签字确认后（若出差人员在外地，可通过邮件方式确认，临时负责人将邮件打印出来附在报销凭证后面），集中向财务部办理报销。6差旅费差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：在途交通费、市内交通费、住宿费、其它公务杂费等。6.1在途交通费6.1.1 在途交通费主要包含往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票、机场巴士票及附带的机场建设费、人身意外保险等（标准见附件，下同）。在途交通费在公司开支标准内凭票据据实报销。6.1.2 公司不提倡自行开车前往出差地，特殊情况下需要自行开车前往的，必须事前由行政部书面确认无法派出公司车辆。以下费用可凭票据实报销，但不再享有交通补助：（1）出差期间途中的过路费、出差地的停车费；（2）油费，具体操作要求如下：1) 驾车人报销时必须提供以下期间该自驾车辆的加油发票作为报销依据： A 出差当天及其前一天内最后一次加油的发票；B 出差期间的加油发票；C 出差结束当天及其后一天内第一次加油的发票；2) 驾车人在以上期间的每次加油都必须加满；3) 根据驾车人提供的符合要求的加油发票，按以下标准进行报销：A. 仅能提供一张加油发票的，按该发票金额的50%报销；B. 能提供两张加油发票的，按最后一次加油发票的金额报销；C. 能提供两张以上发票的，按不包括最早一次加油发票的其他发票金额进行报销。4) 连续自驾车出差使得上述期间出现重叠的，可以合并视为一次出差处理；5) 对于不符合要求的发票，将不予报销。（3）各地区公司可以根据本地区的实际情况制定具体的细则，原则上不超出上述的报销范围。6.1.3 员工不允许乘坐出租车跨城市出差，特殊情况下需要乘坐出租车的，相关费用按照例外事项进行审批。6.1.4 由于特殊原因，员工出差期间需中途回家的，其可报销的往返在途费用不得超过正常出差的往返在途费用总额，报销时须提供实际行程的真实票据。员工往返家与工作地之间不视为出差。6.1.5 机场巴士费可以实报实销，但如果从公司或住所打的往返机场、火车站、长途巴士站发生的交通费，合并在市内交通费中计算，不超过交通补助标准的，可以据实报销，如果超过标准的按照例外事项进行审批。6.2市内交通费6.2.1 员工外出公干可以使用出租车或其他公交车辆(尽量选择公交车辆)在不超过限额内据实报销费用，但具体报销限额见附件差旅补助标准。报销出租车费用时，需要注明时间，但不必在车票上写明起止地点。6.2.2 外出公干长途乘坐出租车考虑节约成本转为包租车辆的,报销时需特别注明。6.2.3 包租车辆须遵循安全、经济的原则，因私用车的费用应注明并在报销金额中予以扣除。6.3住宿费6.3.1 员工在有经济型酒店的城市提倡入住经济型酒店，没有经济型酒店的城市，住宿费在公司开支标准内据实报销。住宿费超过公司规定的开支标准的须按例外事项进行审批。6.3.2 团队出差，相同性别的同事出差应选择双人间，但下述级别及其以上级别的人员可以选择单人间，其他人员选择单人间的，在报销时应说明原因并按例外事项进行审批。（1） 地区公司总经理，地区公司生产线负责人；（2） 直辖地区总经理，直辖地区生产线负责人；（3） 区域总经理，区域所属各部门负责人； （4） 集团所属各部门负责人及其下辖一级部门负责人；（5） 集团代理线、集团顾问线、资产服务线、金融服务线为生产线总经理及其下辖一级部门负责人；（6） 以上所述部门负责人为公司人事任命负责该部门工作的人员，其职级名称可以不同。6.3.3 酒店住宿应同时提供原始发票与住宿清单。6.3.4 因出差发生的酒店早餐费以及连续出差在酒店住宿5个晚上以上（含）发生的洗衣费，在以下规定的标准范围内的允许报销。（1） 如果实际发生的房费加上早餐费和洗衣费的总金额不超过本制度规定的住宿费标准的，可以据实报销，但早餐必须是在该住宿的酒店用餐，在其他地方用餐的不能报销。（2） 如果实际发生的房费加上洗衣费的总金额超过公司本制度中规定的住宿费标准的，按每天20元的标准据实报销洗衣费。报销的具体要求如下：A 在酒店洗衣的，需提供发票，并在住宿清单上有列示洗衣的事项；B 在洗衣店洗衣的，应要求对方提供发票，如果确实未能取得发票的，必须取得洗衣店开具的书面凭据，例如收据等。6.3.5 出差期间发生电话费等其他私人费用由个人承担。6.3.6 回公司待命、开会、调回公司的员工住宿应遵循公司安排。6.4公务杂费6.4.1 员工外出公干发生的公务杂费主要包含邮电费、行李费、购票手续费、文件复印费、传真费等，凭票据实报销。6.4.2 员工报销因公话费时，须提交电话费清单（话时记录、电话号码），据实报销；私人话费不予报销。6.4.3 员工因公发生的飞机票等退票费用须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。6.4.4 员工因工作调动，托运行李等费用，应采用成本较低的运输方式。若选择航空方式托运，除航空公司免费承运部分外可报销80公斤行李托运费；若采用火车、汽车、轮船等方式托运，托运费凭票据实报销。6.4.5 员工出差期间鼓励使用刷卡方式消费,因公发生的异地取款手续费予以报销,但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。7差旅补助差旅补助包括误餐补助、交通补助。差旅补助需与当次差旅费同时报销。报销差旅补助需提供登机牌、车票等单据以确认出差时间，无法提供以上票据者视为放弃差旅补助。特殊情况无法提供合理票据者，写明原因，按照例外事项进行审批后方可享受差旅补助。7.1误餐补助7.1.1 误餐补助是指对员工因工作需要离开常驻工作地外出公干的补助,包括伙食、杂费等。具体标准见附件中“差旅补助-误餐补助”内容。7.1.2 员工出差以离开常驻工作地所在城市为准,在常驻地期间不享受误餐补助。7.1.3 员工按出差日历天数(返回日期-出差日期+1)和规定的标准享受误餐补助，报销时实行员工申报、直接主管及具有财务审批权限的领导审批、会计核准的办法。员工若未申报，视为放弃误餐补助。7.1.4 员工出差期间遇连续4天及以上法定节假日的，必须在报销单上写明原因，并按照例外事项进行审批，方可享受节假日期间的误餐补助。7.1.5 异地出差由我司工作人员请客户用餐或进行访谈活动的，所发生招待费用需注明招待对象的单位和人数、时间，并列明本公司全部同行人名单，在报销异地招待费时按照20元/人/次予以扣除，但以当天所享受的误餐补助为限。 7.1.6 在出差期间，公司内部员工因公发生的工作餐费，应由不在场领导的书面审批，报销时需注明时间、事由、同行人名单，报销时按照20元/人/次扣除相应误餐补助，但以当天所享受的误餐补助为限。 7.1.7 在深圳工作的港籍员工回香港公干期间视同市内外出公干,不享受误餐补助。7.1.8 无票据证明出差起止时间时，报销需提供其他能证明的材料，并报直接主管签字确认。7.1.9 申请公司车辆前往出差地，可享受误餐补助。7.1.10 司机长途出车补助的标准由行政部另行制定。7.1.11 员工在出差期间因更换住宿酒店或房间等情况下导致当天误餐补贴标准发生变化时，当天的补助标准按照从高原则报销，即65元/人/天。因住在自己或亲朋好友家、公司宿舍或客户报销住宿费或当天往返等原因没有发生或未报销住宿费用的情况下，误餐补贴按照65元/人/天标准报销。7.2交通补助7.2.1 出差交通补助是针对员工出差发生市内交通费给予的补助。7.2.2 出差交通补助天数按(返回日期-出差日期+1)计算。7.2.3 出差发生的市内交通费在不超过限额内据实报销，但具体报销限额见附件“差旅补助-交通补助”内容。7.2.4 往返常驻地都由公司派车的出差人员不享受此补助，单程由公司派车的出差人员可享受此补助。7.3其他公干事项出差费用报销其他公干事项包含内部会议、接受培训（含外训、内训）等。7.3.1 员工参加集团内部会议、接受培训（含外训、内训）等需要出差的，相关差旅费报销标准参见上述5、6点规定，不享受误餐补助。7.3.2 根据公司安排参加的EMBA、MBA学习的，不享受误餐补助。7.3.3 公司员工出国考察，不享受误餐补助。8出差费用报销8.1费用归属出差费用遵循谁受益谁承担原则，若出差受益部门与员工所在部门不一致，员工出差之前需经受益部门相关人员审批同意，费用归受益部门。8.2票据要求所有住宿，交通或其他任何费用报销时须提供真实合法、合规的原始票据。发票抬头应为公司全称，误餐补助项目不需发票，交通补助项目需要凭出差期间在出差地区的市内交通票据报销。如确实不能提供发票，报销时需特别注明原因，并按例外事项进行审批后方可报销。8.3外币汇率所有出差费用相关报销标准、补助一律为人民币金额，报销过程如有外币，可按照出差之日至报销之日期间任意一家银行任意时点的卖出价折算为人民币。费用报销人可在网上查询报销所依据的银行外汇牌价并打印出来将其作为报销时的折算凭证之一。8.4费用报销管理员工应于出差返回后,按照财务标准粘贴好票据及其他必要说明附件,经具有审批权限的经理签字后,到财务及时办理报销。对于需冲销出差借款的报销,应从返回之日起十五个工作日内提交到财务部报销；超过规定期限，又无正当理由的，公司将从当月工资中开始扣款冲销原借款，当次费用不再报销。对于不需冲销出差借款的报销,应从返回之日起一个月内提交到财务部报销；超过规定期限，又无正当理由的，公司将不予报销。如遇连续出差无法办理报销的，可用邮件方式提交已发生出差费用报销申请，申请中需列明具体发生费用，收件人为：其所在层级公司相对应的业务线总经理或集团职能总经理或以上级别人员；抄送：区域财务总监或经理，费用会计。其所在层级公司相对应的业务线总经理或集团职能总经理或以上级别人员回复审批通过后，财务即时予以支付员工垫支款。8.5例外事项员工若发生任何与本制度不符的费用，报销时需在报销单据上写明例外事项的原因，并参照财务审批权限制度中超范围、超标准但不超预算支出的事项进行审批，未通过审批的将按正常的标准或范围报销。8.6费用报销的监控财务部门将不定期对员工出差费用的真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况；业务部门相关人员在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交人力资源部门对相关员工及主管给与相应处分，情节特别严重的，将