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E RP系统中会计信息系统的地位和作用 李志强 (甘肃省地矿局第二地质矿产勘查院，甘肃兰州730020)摘要：ERP作为一种管理软件，无论其绩效如何，都必须通过财务管理方面来体现。目前，ERP在我国实施时间不长，ERP系统的完善也需要不断积累经验，同时需要成功企业提供好的做法，把ERP实施工程中存在的不足予以克服和改进，为ERP系统在企业财务管理中的应用开辟更加美好的前景。关键词：ERP系统；会计信息；AIS中图分类号：F2321 ERP系统与会计信息系统(AIS)11会计信息系统发展回顾 会计信息系统的发展初期是以传统的账户结构为基础构建的。在20世纪60年代末到70年代初期，为了支持生产流程出现了物料需求计划系统，它后来发展成包含了物流和资金流制造资源计划系统。80年代末、90年代初出现了建立在价值链基础上的ERP(企业资源规划)系统。它的目标是采集关于所有关键事件的信息，其核心是在线业务处理系统，能实时处理和记录所有业务。分销资源规划系统则演变为供应链管理系统。12 ERP系统与会计信息系统(AIS)的内涵 ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划系统，是指建立在信息基数基础上，以系统化的管理思想为企业决策层和员工提供决策运行手段的管理平台，它集信息技术与先进的管理思想于一身。会计信息系统是以计算机为主要工具，利用现代信息和通信技术，对各种会计数据进行收集、处理、存储和分析，并为用户提供所需的各种会计核算和财务管理信息的计算机信息系统。2 ERP系统与会计信息系统的关系21 ERP系统与AIS系统的联系211 会计信息系统是ERP系统的一个子系统 会计信息系统在ERP系统中属于财务管理、会计核算、会计控制模块，负责提供企业内部所需的成本会计、管理会计、责任会计等多维的的会计信息，以及企业外部主管机关所需的会计报表、资金管理等信息。ERP中的会计信息系统不仅能完成独立的会计信息系统所提供的总账系统、报表系统、工资系统、成本系统、固定资产系统的功能，且更侧重于管理会计。212 ERP系统是集成的会计信息系统 ERP系统运用工作流程技术，以流程为主轴整合了企业内部各个功能的作业，结合最佳实践实现作业流程优化设计，使企业的业务流和价值流同步进行相互联动，业务处理联动生成会计信息，使会计与业务融为一体，高度集成，通过业务链触发价值链，通过价值链控制业务链，所以ERP系统又是会计信息系统的放大与延伸。22 ERP系统与AIS系统的区别ERP系统是集成了业务和财务系统的广义管理信息系统，使企业实现了物流、资金流和信息流的统一，与会计信息系统相比，两者的区别主要有以下几个方面。221集成化程度不同 ERP信息系统采用集成管理技术，远远超出了会计信息系统的范围，它针对企业整个价值链管理，以资产的全生命周期管理和生产经营的全过程控制为中心，而会计信息系统只是其中的一个子系统，各子系统一般围绕自身业务设计，相互问通过访问有关数据库实现信息共享，缺乏全局化的系统设计思想。222信息采集方式不同 ERP系统的信息采集功能分散到各个业务流程中完成，企业所有与财务活动相关的部门成为会计信息的采集部门，并通过系统各业务流程的端口进入系统数据库，并自动完成信息的加工和输出，财务信息的信息源与业务系统完全一致，其唯一性确保了财务信息的真实、实时和完整。223控制模式与侧重点不同之下使其只能简单的运用财务会计等业务处理层的理论而无法深入运用财务会计之外的其它的分析决策层的理论。但在ERP环境下是先计划后执行，控制是根据业务流程在系统中固化的，而这些流程又是按照企业管理制度设计的，通过系统进行自动控制，极大地减少了人为因素，使会计信息系统能够从容地做到事前计划，事中处理，事后分析，提高了企业控制的严肃性和有效性。224 系统信息的严密程度不同 传统的会计信息系统，允许对系统内的未结账的会计信息进行修改，甚至可以对已结账的信息进行修改重新结账，后期查询只能查到修改后的信息。而ERP系统无法删除或修改已存入系统的信息，系统对每个人的每一次操作都留有痕迹，对数据的管理高度严密。225信息提供的灵活性不同 传统会计系统只能提供资产负债表、利润表、现金流量表及其附注。由于精力有限，过程复杂，很难再提供其它信息。在ERP中，这种局面得到了明显的改善，企业决策时，管理人员不必单凭主观臆断，会计人员可以提供穿透报表，以此得出分析结论。3 ERP下会计信息系统的地位3。l ERP系统下会计信息系统的建立311 构建基于企业价值创造的AIS的多层次目标体系 会计信息系统的目标是指会计信息处理活动所要达到的境地或结果。它决定了会计信息系统的性质、职能、任务和结构。会计信息系统目标的设计需要回答这些问题：会计信息的使用者是谁，会计信息使用者需要什么信息，会计信息系统如何提供这些信息，所有这些全都依赖于企业价值创造能力，而企业价值则是衡量这些活动最全面的标准。 由此，企业外部利益相关者除了关注企业整体价值外还需要了解各业务单位当前和未来的获利能力，企业内部经营管理者也需要掌握所有业务单位的价值创造情况，进而优化组织结构，促使有限的资源创造的价值最大化。另外，企业价值还取决于企业战略决策、公司管理和理财等一系列价值活动。因此，将反映各业务单位价值、分析各业务单位价值创造能力、为企业战略提供决策信息作为构建会计信息系统的第二层目标。312重组会计业务处理流程 流程一般被认为是“一系列活动”的集合。会计的业务处理流程是指为实现会计目标所进行的一系列对会计数据进行收集、存储、处理、传输和输出活动，它涉及这些活动的路径、规则、角色。路径即信息流动的起点、方向与目的地；规则是对会计对象处理所进行的一系列活动的定义；角色是对工作岗位及会计人员作用的安排。传统会计信息系统是建立在会计恒等式和会计循环基础上，采用分类技术方法进行会计确认、计量，在账簿中记载经济事项价值的增减变动，最后输出财务报告。在ERP环境下，这一过程基本上被数据库技术与计算机处理程序所取代。因此，构建ERP环境下会计信息系统必须结合信息技术的特征和优势，对传统的会计业务处理流程进行重组，即围绕着会计信息系统的目标体系，以信息技术为重要手段，从会计信息处理的路径、规则、角色等方面进行规划，从而形成一种支持企业持续改进的机制。313制定先进技术实现策略 构建ERP环境下的会计信息系统必然要打破对传统的会计业务处理技术架构，采用先进的计算机技术来构造会计信息系统的信息处理逻辑结构，从而建立起计算机化的业务处理流程。从会计数据处理和会计信息生成的过程考虑，先进的技术主要体现在数据库技术与会计信息处理方法类的集合体的构建上。32会计信息系统在ERP系统中的地位 会计信息系统负责收集、加工、存贮、输送和利用会计信息，对经济活动进行控制和监督。会计信息系统是ERP管理信息系统中最重要的子系统，处于核心地位，这是由会计信息系统的以下特征所决定的。321会计信息系统的完整性 会计信息系统反映了日常业务和管理的全过程。一个完整的会计信息系统一般包括财务会计和管理会计两个子系统。财务会计系统一般包括帐务处理、报表管理、工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算等模块。管理会计子系统可包括预测、分析和辅助决策等模块。在ERP管理信息系统中没有哪个子系统的管理信息象会计信息那样自始至终地贯穿整个管理活动之中，与其他管理信息系统各子系统交换数据最频繁、结合最紧密的是会计信息子系统。322会计信息系统的复杂性 会计管理信息子系统是为管理层提供决策依据的，所以对会计信息的要求必须及时，同时它与其他子系统的数据交换最频繁。会计管理信息系统接受各方面的信息，加工处理后又反馈给各方。它与各方交流越多，功能越强，其内部结构也越复杂。323会计信息系统的重要性 会计信息是直接为管理服务的最重要信息。会计信息系统是整个管理信息系统的核心子系统，会计电算化的发展将有力地促进整个管理工作实现现代化，会计管理信息系统在管理信息系统中处于无可替代的核心地位，它与整个管理信息各子系统既相互联系又各有侧重。4会计信息系统在ERP系统中的作用41 会计信息系统是管理信息系统的基础 会计电算化是实行电算化管理的基础，会计信息系统只有不断完善，不断向深层次发展，管理信息系统才具备开发的良好基础。411 电算化会计系统在管理信息系统中发挥着桥梁作用 会计信息在管理信息系统中的核心地位决定了电算化会计信息系统的发展直接体现管理信息系统的水平，会计信息系统与其他子系统的联系又对管理信息系统充分发挥其管理功能有直接影响。412 电算化会计信息系统是开发管理信息系统的基础 由于会计处理过程规范，处理方法相对简单，而且工作量大，重复性强，要求处理准确及时，因此现代化管理工作一般都从会计电算化开始，并不断完善，扩大应用范围，最终形成管理信息系统。413会计电算化向深层次发展是建立管理信息系统的前提 7 电算化会计信息系统作为管理信息系统的一个子系统，只有不断向管理信息系统接收或传递数据，才能丰富会计电算化的理论，更好地为管理层提供准确、及时的财务信息和管理信息，更快、更高效地完成预测、分析和辅助决策等各项管理会计的工作，充分发挥电算化会计信息系统的重要作用，提高管理水平。42会计信息系统的作用421通过会计电算化，大大加强和改善了会计的职能 由于受到手工操作技术的制约，难以提高会计核算的效率，原始凭证的许多信息没有办法开发利用，使得会计人员只能在事后被动地反映能够用货币计价的资金运动。实现电算化后，随原始凭证数据库的建立和财务管理电算化的应用，完全能够实现会计对过程控制和观念总结的会计职能。422有利于提高经济效益 会计管理信息系统在管理中的应用，可堵塞在财务管理中手工记账无法控制的有形漏洞、无形漏洞和人情漏洞，增加了经济效益，提高了全面管理水平。423有利于提高管理水平 通过管理信息系统，可以随时查询，掌握财务、材料等方面的信息数据，便于随时采取措施和为决策提供准确可靠的依据，为现代化管理发挥重要作用。业务信息和财务信息是管理极其重要的方面，能否充分发挥财务部门的管理职能，很大程度上有赖于会计核算的深度、广度和时效性。43财务信息系统在ERP中作用的转变 ERP系统中的财务管理模块的作用已经从事后财会信息的反映，实现了到财务管理信息处理，再到多层次、全球化财务管理支持的转变，这些转变具体体现在如下几个方面。 (1)改善了企业会计核算和财务管理的业务流程，如支持凭证的集中式审核，加快了期末记帐的速度，使得财务管理的效率得到提高。 (2)财务系统不仅在内部的各模块充分集成，与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成，使得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈，从而加强了资金流的全局管理和控制。 (3)强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制，使财务系统能支持重组后的业务流程，并做到对业务活动的成本控制。(4)更全面地提供财务管理信息，为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务。 ERP作为一种管理软件，无论其绩效如何，都是必须通过财务管理方面来体现。财务管理就象人的毛细血管，“渗透”到ERP身体的每一个地方。所以财务管理工作在ERP软件中是不可缺少的、最重要的一部分。如果一个ERP软件中没有财务这方面的管理模块，那么这个软件就不是真正意义上的ERP软件。目前，ERP在我国实施时间不长，ERP系统的完善也需要不断积累经验，同时需要成功企业提供好的做法，把ERP实施工程中存在的不足予以克服和改进，ERP系统在企业财务管理中的应用开辟更加广阔的前景。价值链信息系统与内部控制自1985年美国哈佛商学院的迈克尔波特教授首次提出价值链的概念后，我国已故著名会计学家阎达五教授首次提出了价值链会计的概念，认为“价值链会计”可以表述为以价值增值为目的，对以战略联盟为表现形式的价值链加以追踪、核算、预测、控制、评价的一种管理活动。目前会计信息系统已经由核算型向管理型过渡，由单用户向网络化发展，并将其融入基于价值链思想的企业资源计划(ERP)系统中。会计信息系统进入了价值链会计管理信息系统的阶段。在价值链会计管理信息系统成功建立以后，建立一套有效的控制制度和审计体系对价值链下的会计信息系统(AIS)实施内部控制是十分必要的。l 价值链下AIS的变革 现代企业已经进入了供应链管理的新时代价值链管理是其核心。价值链上的各个业务过程是相互依存、相互影响的。目前许多企业价值链管理的运作并没有取得期望的绩效，其中很重要的一个因素是传统会计信息系统与价值链管理之间存在的不适应性。在此环境下，会计应从以帐户为重心的传统会计扩展到以价值信息管理为中心的会计管理系统AIS发生根本性的变化。11 价值链下AIs以业务事件作为构建基础 价值链中企业管理由过去的职能导向型转变为流程导向型。传统的会计信息系统，无论是手工会计信息系统还是电算化会计信息系统，其业务流程都是基于亚当斯密的分工理论而构建的一种顺序化流程，称为面向视角输出的模式。到了价值链管理时代逐渐出现会计信息孤岛。数据采集单一业务流程效率下降等问题。因此。我们必须从全新的视角构建基于价值链管理上的会计模式使会计业务和企业联盟及其它业务实现有机的集成和一体化。价值链中通常将业务过程事件细分为三类不同的事件业务事件、信息事件和决策管理事件。这三者在公司的价值活动过程中，形成了一个基于事件的新型循环关系。在这个循环关系中，会计信息处理过程被全面融合集成到了业务与管理活动中。以这种循环关系为基础便可构建形成所谓的基于事件驱动体系结构的AIS它将是实现会计业务和企业联盟及其它业务集成和一体化设计的有效模式。它的核心思想是：在充分理解企业联盟的环境和目标的基础上完成业务流程重组或优化完成会计业务与其它业务的整合，之后再依次完成如下工作：考察联盟企业的与整体价值链管理有关的所有业务过程识别业务事件(含一般业务事件、会计事件和信息事件)；识别事件、原始资料、参与者和地点，识别事件、原始资料、参与者和地点的相关特征及属性：识别决策管理事件及其规则；识别各事件的触发机制，含触发者、触发时刻、触发后的响应操作等。在价值链管理信息系统中，会计人员也能够参与制定和实施整个业务处理过程的处理规则通过信息处理过程融合到业务与管理过程，将会计的触角延伸到交易发生的现场，实现对交易活动的实时反映和实时监控。价值链下新会计业务流程具有开放、实时的特点。12 AIS将是跨企业间高度集成的信息系统 一般来说，AIS的应用按照集成的层次水平分为以下三种：财会部门内的数据集成层次(初级)、企业内部的业务流程集成层次(中级)和跨企业间集成层次(高级)。目前企业的AIS处在中级层次向高级层次演变的过程。企业内部的业务流程集成的基本思路是：将会计的信息处理过程与其他业务部门的业务流程进行集成，把AIS真正当成整个企业管理系统的一个有机组成部分，将会计信息处理活动嵌入业务处理过程中。此时的AIS不仅能够进行事后的分析和评价，还能够进行事前预测、计划和事中控制。这种应用集成最典型的例子就是AIS与ERP的全面融合。在ERP中，管理会计模块需要依据企业的运营情况与对管理会计信息的需求来设计基于这点考虑，管理会计体系在ERP中并不作为一个独立的模块存在，而是被完全集成到系统的物流、销售和财务会计等业务活动中。融人到ERP中的管理会计模块具有全面利用责任中心会计、利润中心会计、获利分析会计等来支持内部管理决策的功能而且作者简介：黄晓敏(1971一)，女，讲师，主要研究方向：会计理论与会计信息。通常只需要一次性输入原始数据便可进行多元信息重组，并通过框定成本预算来降低成本。到了21世纪，跨企业之间集成属于应用集成的高级层次，其集成的基本思路为：不仅要与企业内部的业务处理系统高度集成，而且还应该能够与企,3k夕1-部的信息系统协同互动，动态交换信息。由于沿着供应链实现了跨企业之问集成，企业决策者就能够更好地掌握市场动态行情更加及时、准确、详尽地了解企业内外部各种重要情况，也可以有效地进行事前预测和计划，并真正履行起全过程的预测、计划、执行、控制和反馈的职能。13 AIS以满足价值管理需求为目标 价值链下的AIS不只是一种经济信息系统更是一种价值管理活动。它涵盖了信息系统的内容其本质是价值信息管理，准确的讲是一种价值管理信息系统。美国管理咨询专家汤姆卡普兰在价值评估：公司价值的衡量和管理一书对以价值为基础的管理概念定义为：用未来现金流作为企业价值构建的目标，运用价值评估分析来指定结构调整战略在战略层、管理控制层和作业层实施价值管理措施，以实现价值最大化。以价值管理为核心的会计信息系统在三个层面都有所体现。首先，在战略管理领域内，对价值活动的会计数据进行分类综合汇总评估业务单位价值、企业价值，揭示经营项目的盈利能力与持续价值创造能力，辅助高层主管进行企业价值最大化的战略决策。会计的价值管理应完成四项任务：绩效、获利、衡量尺度和报告。其次，在管理控制层面对整个企业价值链的价值活动、价值驱动因素进行分析，为企业预算编制与执行提供更为合理的价值创造指标，并应用会计信息系统的预算管理功能实施价值作业控制与绩效评价。该层面的管理内容有：计划与预算、资金管理、成本管理、税收管理、平衡表管理、外部报表、存货管理等。第三，财务作业层面是会计管理的基本操作层面，它进行有关价值活动之间的信息沟通帮助业务人员识别活动的增值性，优化流程，包括凭证处理、现金交易、信用、筹资、兼并、工资发放、成本计算、税收支持等内容，是进行会计管理控制的有效保障。 价值链中AIS的目标和内涵、所涵盖的学科内容、依据的要素、业务流程、信息技术平台以及财务人员的职责等将发生重大的变化。为了实现价值管理的理念，支持供应链环境下的企业集成一个高效和自适应的AIS应该具有以下特点：提供多目标成本的成本核算；高度的集中于供应链上的成本计划、预算和控制；支持供应链关键业务决策的信息系统。因此，本文认为：价值链会计管理信息系统是一个跨企业集成的动态信息管理系统，是以计算机网络协同处理平台为基础以事件驱动业务流程为模型利用数据仓库、数据挖掘和以联机处理等计算机技术为支持，向信息使用者提供价值报告的信息系统。2会计环境的变化对内部控制的影响 信息化改变了企业数据存取、传递的方式和生产经营模式，提高了业务运转与管理的效率、业务流程的自动化以及信息的价值化。在价值链环境下，企业的会计业务运作越来越依赖于信息系统，以致于利用信息系统控制以及对信息系统的控制成为企业内部控制的重要组成部分，该环境下的内部控制在控制目标、控制模式和风险防范等方面都将发生变化。21 内部控制的目标发生了变化 内部控制概念有两个完全不同的起源和功能一种是审计方法的内部控制，一种是管理方法的内部控制。作为审计方法的内部控制。其首要功能是维护财务报告的可靠性。尽管有关内部控制的文献在描述内部控制的功能和目标并不局限于财务报告的可靠性，但始终都是将与财务报告相关的目标置于优先考虑的位置。作为管理方法的内部控制在功能上是服从价值创造的。在管理学上早期的内部控制是作为管理的一种职能提出来的，并以降低成本、增加利润为重心。随着股东价值最大化成为所有公司的主要目标，以价值为基础或核心目标也就成为管理当局实施管理控制的首要任务这个任务随着机构投资者的兴起而被强化。如今，谋求价值最大化的目标定位已成为理论界和实务界的普遍认识。价值链会计AIS环境下的内部控制正从财务报告导向向价值报告导向演变。22内部控制的模式发生了变化 价值链会计AIS模式的变化也必然导致企业的内部控制重点和模式发生相应的变化企业内部控制从过去的组织控制和账簿控制相结合的核对控制转化成针对价值链信息高度共享下的事件驱动模型流程的全方位控制。基于事件驱动模型的内部控制具有以下特性：一是价值链会计管理信息化的信息共享机制促使企业内部控制更具集成性：二是价值链会计管理信息系统自身的控制功能促使企业内部控制兼备管理的刚性与柔性：三是价值链会计管理信息化促使内部会计控制向管理的广度和深度扩展。内部控制与AIS之间是相互影响、相互作用的，良好的AIS有助于提高内部控制的效率。23 内部控制的风险内涵发生了变化 随着信息技术的发展和广泛应用可以实现对经营决策过程及其影响的实时、充分、同步的反映，大大降低企业信息的不对称使得信息的实时传输成为信息化生态环境中企业的一项基本特征。此时，传统AIS下企业所面临的风险可能依然存在，同时信息化生态环境中企业将面临许多新的特殊风险。第一，信息系统规划建设的治理风险。信息系统的规划是价值链AIS环境中企业构建内控体系时要考虑的首要问题，如果在这个层面失控就会导致所谓的治理风险。第二，软件中内控机制漏洞风险。对于处于信息化环境中的企业而言，信息系统一方面是实施内部控制非常重要的工具和手段另一方面其本身也是内控对象，而且对信息系统内部软件的控制更为重要如果其中的软件没有设置完善的内控机制就会出现所谓的软件内控机制漏洞风险。第三，系统运转的不稳定性风险。处于信息化生态环境中的企业的生产经营活动、经营管理等几乎都高度依赖于信息系统，信息系统中的软件、硬件、组织安排、人员管理等任何一个环节出现偏差就会引致系统运转的不稳定性风险。这些风险都是信息化内控生态环境中的企业经营管理可能面临的特殊风险，它是传统内控生态环境所没有的需要内控体系设计和建设者高度重视和认真审视。3价值链会计管理信息化环境下企业内部控制模型的架构 价值链管理的主要对象是业务流程，管理的结果需要由企业的财会信息和业务信息反映，显然会计信息是最综合和全面的，也是最具可比性的。建立和完善内部控制，对保证财会信息的准确、真实、完整变得尤为重要。因此，要真正实现价值链的管理，控制是必不可少的。会计管理信息化环境中企业的内控框架需要根据变化的环境加以构建，此环境下企业内控框架中控制重点应针对信息化所带来的新变化。内控体系构建的基本理念应该是加强对信息系统的规划和建设，依靠信息系统的内控机制，强化系统的应用和运行控制。我们建议会计管理信息化环境下企业内控模型的框架应该包括五个要素：企业内部控制的目标、控制环境、风险识别和评估、控制活动、监控。31 企业内部控制目标 价值链下会计管理信息化目标多重性的特征决定了内控目标也是多重性的，它应该包括战略目标、资产安全目标、经营目标、报告目标和合规目标等。除此之外。保证企业内部控制实现上述目标最关键的因素是在内控系统中形成学习型的组织控制机制，这是在会计管理信息化环境中内控系统建设最重要的目标之一。32 内控环境的营造 价值链