第六章采购预算与采购计划案例.ppt

第六章 采购计划 和 采购预算 本章重点 基本概念 1 采购业务计划2 采购战略计划3 采购预算4 物料清单基本理论 1 采购计划和预算的编制依据和原理2 采购计划与其他相关计划的关系主要方法 1 采购业务计划2 采购战略计划3 各种不同类型采购预算的编制方法 第一节 一 编制采购计划的目的采购计划就是为了维持正常的产销活动 对在某一特定的期间内应在何时购入多少何种材料的一种预先安排 该计划应达到的目标 1 预估材料需要数量和时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免材料储存过多 积压资金和占用储存的空间 3 配合公司生产计划与资金调度 4 使采购部门事先有所准备 选择有利时机购入材料 5 确立材料耗用标准 以便管理材料的购入数量和成本 二 编制采购计划的基础资料1 生产计划 ProductionSchedule 生产计划是依据销售数量 加上预期的期末存货减去期初存货来制定 2 用料清单 BillofMaterial BOM 用料清单是由严发者或产品设计部门制定的 根据用料清单可以精确地计算出制造每一种产品的物料需求数量 MaterialRequirement 标准用量 用料清单上所列的耗用量 与实际用料相比较 可作为用料管理依据 3 存量卡 RinCard 存量卡是用来表明某一物料目前的库存状况的 三 采购计划的编制程序采购计划的编制主要有以下几个环节 1 准备订单计划准备订单计划主要分为四个方面的内容 1 了解市场需求 2 了解生产需求 生产需求在采购中也可以称为生产物料要求 编制物料计划的主要不止包括 1 决定毛需求 2 决定净需求 3 对订单下达日期及订单数量进行计划 3 准备订单背景资料 订单背景是在订单物料的认证完毕后形成的 订单背景资料主要包括 1 订单物料的供应商消息 2 订单比例信息 3 最小包装信息 4 订单周期 订单周期是指从下单位到交货的时间间隔 一般以天为单位的 4 制定订单计划说明书 制定订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料 其主要内容包括 1 订单计划说明书 2 附件 如市场需求计划 生产需求计划 订单背景资料等 2 评估订单需求评估订单需求包括三个方面内容 1 分析市场需求 市场需求和生产需求是评估订单的两个重要方面 2 分析生产需求 3 确定订单需求 3 计算订单容量计算订单容量的的内容 1 分析供应资料 2 计算总体订单容量 3 计算承接订单容量 4 确定剩余订单容量 4 制定订单计划 它包括 1 对比需求与容量 2 综合平衡 综合平衡是指综合考虑市场 生产 订单容量等要素 分析物料订单需求的可行性 必要时调整订单计划 计算容量不能满足的剩余订单需求 3 确定余量计划 4 制定订单计划 一份订单包括下单数量和下单时间两个方面 下单数量 生产需求量 计划入库量 现有库存量 安全库存量下单时间 要求订单时间 认证周期 订单周期 缓冲时间 第二节战略采购计划 一 战略计划的层次组织中战略计划的开发分为三个层次 组织或企业层次 业务层次 职能层次 企业层次 业务层次 职能层次 企业战略 业务战略 业务战略 业务战略 采购战略 营销战略 运作战略 人力资源战略 财务战略 一 组织或企业战略计划战略计划是由高层管理者组成的团队制定的 它要回答如下的问题 1 组织展开什么样的业务 2 在这些业务中如何分配资源 3 这些业务主要在哪些地方展开 4 目标是什么 二 业务战略计划企业战略决定了业务层次的战略计划制订 而业务层次的战略目标支持和帮助企业目标的实现 三 职能或部门战略计划职能层次的战略回答的问题是 这一职能战略如何帮助业务战略以及公司战略的实现 二 采购职能的战略目标 一 目标指定的原则1 目标的优先权首先追求对组织的运做影响最大的 并能对组织的总体产生贡献最大的目标 2 目标的整合采购目标必须与组织的其他目标保持一致 目标的整合才能确保总体目标的成功 3 目标的可测性首先 通过测量或量化现状建立一个标准 这样 将来测量的结果就可以与内部标准 外部标准或其他历史数据进行比较 二 采购职能的战略目标采购职能的战略目标是很好地管理为企业提供产品与服务的供应关系 以支持企业的总体目标的实现 下图列出了开发战略采购计划时需要考虑的典型问题 1 什么 额外费用体系和程序制造或购买标准价格计算机化标准化还是差异化产品较低的价格谈判2 重点 基于成本的价格竞标质量还是成本基于市场的价格定标供应商的参与程度租赁 制造 购买价格空白订单 延期交货订单3 多少 7 在哪里群体购买大量还是小量 库存 城市 区域物料需求计划4 谁 国内 国际长期合同集中还是分散大还是小采购调查员工素质多来源还是单一来源价值分析高层管理的介入供应商周转率高还是低价值分析 1 什么 额外费用体系和程序制造或购买标准价格计算机化标准化还是差异化产品较低的价格谈判2 重点 基于成本的价格竞标质量还是成本基于市场的价格定标供应商的参与程度租赁 制造 购买价格空白订单 延期交货订单3 多少 7 在哪里群体购买大量还是小量 库存 城市 区域物料需求计划4 谁 国内 国际长期合同集中还是分散大还是小采购调查员工素质多来源还是单一来源价值分析高层管理的介入供应商周转率高还是低价值分析5 什么时候 与供应商的关系目标一致现在还是以后供应商的资格市场原因提前购买供应商所有权内部原因6 价格多少 8 怎样 三 战略采购计划的原则与过程 一 战略采购计划的原则战略采购计划的基本原则是必须支持企业战略和业务战略 二 制定战略采购计划需要考虑的因素采购者制定这样的计划时要考虑的因素包括 1 产品与服务是已有还是新开发的 2 某项产品与服务的市场动态 3 某项产品或服务的供应商之间的竞争 4 产品与服务的可得性 5 在途库存成本 如果是产品 6 可能的供应商生产所需产品或提供所需服务的意愿 三 战略采购计划的过程战略采购计划包含以下步骤 1 仔细研究公司与业务层次的战略中 采购管理职能对其有影响的部分 2 确定采购管理职能怎样才能对更高一层的战略作出贡献 或者是使收益最大化或者降低失败的风险等 3 寻找机会改进现存的供应和采购过程 4 为寻找到的机会建立明确的目标和措施 5 研究改进方法实施的要素 6 获得授权然后实施改进 7 评估改进的过程和结果 注 右图为战略采购计划的过程 重申组织目标 确定有助于企业目标的采购目标 分离出影响采购目标的要素 找出可供选择的战略并分析 确定战略采购计划 研究实施的要素 获得授权然后实施 评估 四 战略采购计划的内容 一 资源战略企业在制定资源战略时 采购者应该明确如下问题 1 以往资源的使用方式 以及资源的预期需求量 2 资源的来源 现有的和潜在的 3 资源的市场类型 例如 买者与卖者如何 从制造商处购买还是从分销商处购买 4 采购资源的形态 例如 是原材料 半成品或产成品 5 可以得到的供应总量 6 资源在某一区域受到的政策约束 7 资源运达的成本 二 供应商战略资源战略的制定是为了确定组织如何满足某一具体的产品和服务的 商品 的需求 制定供应商战略目的在于确定此商品的各种供应商的供应链上各种供应商的位置 地址和发展状况 供应商战略应该回答的问题 1 哪个供应商能提供总成本最低 质量最高 提前期最短的服务 2 哪个 些 供应商能提供高产品技术的途径 3 每个潜在供应商的相对优势是什么 4 每个可选供应商的相对风险是什么 三 应急计划应急计划需要解决的问题是 1 万一企业得不到满足数量 质量或价格需求的商品或服务 它的替代品是什么 2 如何才能满足顾客的需求 第三节采购计划 预算 一种用金额来表示的计划 是将企业未来一定期间经营决策的具体的目的通过数据系统的反映出来 是对经营决策的具体化和数量化 当然 良好的预算是必须既注意工作实践 又强调财务业绩的 一 预算的作用 类型和编制流程1 预算的作用预算的主要作用 1 保障战略计划的作用计划的执行 确保组织向良好方向发展 2 协调组织经营资源 3 在部门之间合理安排有限资金 保障资金分配的效率 4 通过审批和拨款过程及差异控制支出 5 将目前的收入和支出与预算相比较 对企业的财务状况进行监视 2 预算的种类 按时间长短分 长期预算 短期预算 时间跨度超过一年以上的预算 规划性的资本支出预算 企业一年内对经营财务等方面的所进行的总体规划说明 执行预算 按范围分 全面预算 分类预算 又称总预算 是短期预算的一种 财务预算 决策预算 业务预算 分类预算种类多种多样 财务预算 企业在计划期内有关现金收支 精通应成果以及财务状况的预算 主要包括 现金预算 预计损益表 预计资产负债表等 业务预算 计划期间日常发生的各种经营性活动的预算 包括销售预算 成本预算 管理费用预算 采购预算 就是业务预算的一种 它们的编制直接影响到企业的直接材料预算 制造费用预算等 3 预算编制流程采购预算是采购部门为配合年度的销售测或生产数量 对需求的原料 物料 零件等的数量及成本做详实的估计 以利于整个企业目标的达成 采购预算的图如下 企业长期计划与目标 企业年度计划与目标 整体收入与利润目标 行销计划 其他收入预算 整体成本及费用预算 生产计划 生产计划 生产计划 生产计划 推销费用预算 管理费用预算 其他费用预算 年度企业预算 预计损益表 收入 成本 利润 雨季资产负债表 资产 负债 业主权益 补助预算现金预算存货预算资本支出预算其他 4 采购中涉及的预算采购部门中涉及到的主要预算有 1 原材料预算 2 MOR预算 3 资产预算 4 采购费用预算二 采购预算编制步骤及注意事项 一 编制采购预算的影响因素1 物料标准成本的设定2 生产效率3 预期价格 二 采购预算的编制步骤 1 审查企业及部门的战略目标 2 制定明确的工作计划 3 确定所有资源 4 提出准确的预算数字 5 汇总 6 提交预算 三 编制预算的注意事项为了确保预算能够规划出与企业战略目标相一致的可实现的结果 必须寻找一种科学的方法来达到这一目标 企业管理者应当与采购部门主管就目标积极开展沟通 调查要求和期望 考虑假设条件和参数的变动 制定劳动力和资金需求计划 另一方面 为了使预算更具灵活性和适应性 以应对意料之外的可能发生的事件 减少预算的失误以及由此带来