xx公司费用报销制度[1]1.doc

云南云之南人力资源服务有限公司费用报销制度 第一章 ：总则 为了加强公司内部管理，合理控制经营费用，规范公司财务报销行为，根据本公司经营活动具体情况，特制订本制度。第一条 、费用报销流程总经理批 准财务部审 核财 务预 审部门经理审 批副总经理审 批粘贴相应票据未通过第二条 、费用的报销期限1.费用发生后5日内按上述流程将报销凭证传递到财务部出纳处，由财务部每周二、五下午传总经理批准。2.原则上费用不得跨月报销。第三条、费用报销的控制原则计划管理、分级负责、层层把关。第四条、 原始凭证有效性的规定：（1）经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：（2）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；（3）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（4）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（5）经办人员取得合法凭证时，需检查凭证是否合法有效、内容填写是否完整，否则，视为无效凭证，不予报销。第二章： 各种费用报销制度第一条、借款标准管理制度1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。 2.借支备用金需填写“借款单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部办理借款。3.临时备用金借款人应在业务完成后的3个工作日内到财务部结清借款。4.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 5.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。6.一般情况下临时备用金的借用时间应不超过15天。7.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 8.各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。 否则，财务室有权拒付超出借款金额。9.公司实行前款不清后款不借的原则。10.个人非公原因一律不得向公司借支。 第二条 、采购费用报销制度 (一)办公物资的报销 各部门对于办公急需的物资，由各部门负责人向公司行政部门提供采购申请单，由采购人持采购申请单及相关费用的正式发票依据报销的程序进行报销。(二) 原材料采购的报销 1.采取预付款方式的原材料采购，由采购人员凭采购合同或供应商提供的报价单，填写借款单或付款申请单，经财务部主管审核、总经理批准后办理预付款手续。 2. 采购人员在材料入库时，将手续齐全的借款单或付款申请单，及物资入库单交财务部主管会计审核并进行账务处理，冲销预付款项. 3. 采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同或供应商报价单、物资入库验收单以及购货发票，交由财务部主管审核，总经理批准后办理报销付款.（3） 同城采购的，必须在业务发生后的3个工作日内办理费用报批；异地采购的，必须在到货后的三个工作日内且自借款日起最长15个工作日内办理费用报批。第三条 、招待费管理制度（一）必须严格控制招待费的发生，并坚持“必须、合理、节约”的原则。（二）各职能部门为方便开展业务，可根据具体情况负责安排接待和用餐，标准如下：1.公司客户：对方来访者如是经理以上级别可以据实报销，总额不超过300元。如是业务员则每人每次用餐标准为50元以内。 2. 供应商：对方来访在公司食堂安排就餐。 3.国外重要客户： 对方到我司访问时，我司经理以上员工陪同，据实报销。 4.政府部门：每次就餐标准每人100元、总额1000元以内。 5.其他各部门确需发生招待费用时，必须报经分总经理确认同意，每次用餐标准每人50元、总额300元以内。6.报销招待费或者签单时必须写明招待对象、人数、时间。7.超出标准的招待费用事先由总经理批准。8.所有的业务招待费事前向部门主管申请、填写业务招待费申请单由总经理批准。 9.其它非公招待客人一律由个人承担 第四条、差旅费报销制度1. 因公出差的办理程序因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。 2. 出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。 3.公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写出差申请表，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差将按缺勤论处，所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。4.出差交通费用报销标准5.出差人员的交通工具及标准：岗位级别交通工具标准经理副总经理火车飞机市内交通工具市内交通费项目省外出差省内出差港澳台地区软卧（席）普通舱位公交地铁出租车有效票据实报实销住宿标准250180500伙食标准504080部门主管级硬卧（席）审批公交地铁有效票据实报实销住宿标准170100300伙食标准302050一般员工级硬卧（席）审批公交地铁有效票据实报实销住宿标准9050伙食标准30206.中层以下人员出差，原则上不允许乘坐飞机，特殊情况经公司总经理、主管副总批准后方可乘坐飞机。未经批准擅自乘坐飞机的，按合理路线的火车票报销费用，超出部分的费用由当事人自理。7.在本市区内办理公务的，原则上由管理部统一安排车辆。在公司无车可派时应坐公交车外出，原则上不得乘坐出租车，特殊情况需要乘坐的须经部门经理或分管副总批准后方可报销车费。8.出差人员住宿费标准（元/天）9.住宿费开支标准职 务住宿费报销标准（元/天）主城区之外的区县地级市省会城市经济特区及直辖市总经理实报实支副总/总助180200250300经理/副经理/经理助理140160200250各部门主管120150180200其他人员10012016018010.副总经理级以上人员可入住单人间；两人同行出差的，其住宿费按100%+40%的原则执行；当有经理助理以上人员同行并可同住一间房时，只按一名最高标准的住宿费用执行，其他随行人员不得再开支住宿费。住宿费执行谁的标准就由谁结算，不必同一房间的住宿费用分解到同住人员。报账时应注明同住人员姓名、人数，以便审核人员审核。11.住宿费在规定的限额标准内凭据报销，超出部分一律由个人承担。12.出差伙食补贴及出差交通补助标准（元/天人）12.出差伙食补助标准职 务补助标准（元/天）县及县级市地级市省会城市经济特区及直辖市总经理实报实销副总/总助经理/副经理/经理助理30354050其他人员2530354013.补助天数按出差总天数减一计算，随从副总级别以上领导出差的人员途中由领导统一安排伙食的，不应再填报出差伙食补贴。14.短途出差当天往返的，往返时间超过8小时的按1天计算；超过4小时不足8小时的按0.5天计算；不足4小时的按0天计算。15.外出参加会议或学习的人员，承办方统一安排食宿的按实际缴纳的费用报销，不得再同时享受出差伙食补贴。16.到业务单位洽谈工作，由业务单位提供伙食的，也不再报销出差伙食补助。17.出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。 18出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。18.多人一起出差的，所有能分开的结算费用都应该分开结算，如车船票/住宿费/出差补助等。19.出差人员利用出差机会探亲访友而发生的所有费用（如：绕道多出的交通费、住宿费及每日相关补贴等）都不得报销。经总经理批准的除外。20.昆明市交通及误餐补贴标准：职务路桥区其他区县交通工具误餐补贴交通工具误餐补贴总经理/副总/总监/总助公司派车按实报支公司派车按实报支经理/副经理/经理助理/部主管/主任10元/天10元/天其他人员派车或公交 办事时间超过8小时的按1天计算，超过4小时不足8小时的按0.5天计算，不足4小时的按0天计算。确因办事错过食堂中晚用餐时间的，给予4元/餐补贴。第五条 、车辆费用报销制度1.车辆维修必须事先进行申请，并由定点维修单位对车辆维修项目、费用进行预算，经公司审核批准后方可实施维修。维修过程中发现有新的维修项目时，必须办理维修项目及费用追加审批手续。擅自维修的项目和超额费用不予报销。所有更换下来的旧零部件必须带回公司，否则相关费用亦不予报销。2.车辆必须持公司油卡加油，公司将对车辆实行油耗考核，超过核定油耗的必须作出分析和说明，公司根据情况决定超额油费是否由主车司机自行承担。3.出差途中加油应开具正式发票，回程后与过路过桥费等发票一起填报，如无经批准的派车申请单，其相关行驶费用由责任人自理。4. 养路费、保险费、车船使用税等由公司财务部按期缴纳。5.市内停车费必须随对应的派车申请单或经财务部审核认定合理方可报销。第六条 通讯费报销制度1.通讯费用的管理包括办公用座机费和手机费；2.任何人不得利用公司部门座机电话拨打声讯台、交友等娱乐电话，一经发现将按所发生费用的双倍进行处罚。各部门所属办公电话要有下班后及休假日的控制措施。必要时公司将对部门座机电话费用实行定额包干制度；3.公司每月对享受手机费用报销人员的手机费用实行限额管理，超出限额的按标准核实报销；4.手机费用报销标准：序号岗位/职务月报销限额备 注01公司总经理按实际发生的通讯费用报销02副总经理/总经理助理/经理200元/月03副经理/经理助理150元/月04各部门主管/主任100元/月05公司其他员工/司机50元/月5.凡执行移动话费定额报销人员，手机应保持24小时处于开机状态。如因未开机或未带电话造成无法联络，导致工作事项无法处理或处理延缓的，一律取消当月话费报销待遇；6.报销办法：执行移动话费定额报销人员由公司统一按限额充值或凭移动通讯公司的缴费发票进行限额报销，定额充值发票（或充值卡）不被视为有效地报销凭证。第七条、教育经费及培训费1.教育经费及培训费用由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核后传一份至财务部门。 3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第八条、会议费1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，“参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。 3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及“会议邀请函”。 第九条单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。 第十条未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由集团公司财务部上报总裁办酌情处理。 第三章：费用审批管理 1.公司负责人在董事会授权内行使审批权。 2.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 3.公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 4.审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 5.货币资金支付的批准方式为书面方式。 6.公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额510倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 9.因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 10.财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 11.出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第四章：费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅