参考资料物业公司组织架构人员编制制度及职责说明.doc

参考资料:物业公司组织架构人员编制制度及职责说明第一部分 某物业管理有限公司组织架构及编制图 一、定岗定编基本原则 1.物业管理有限公司组织架构与岗位编制的设置必须首先符合物业管理的需要，同时考虑大厦出租率、客户类型等因素。 2.物业管理有限公司组织架构为五部，即综合管理部、财务部、客服部、工程部、保安部。 3.不可确定的几项定编原则： （1）司机的定编原则为：原则上N辆车配N个司机。 （2）保安、保洁人员外包，不在编制中。 4.本着提高员工劳动效率、节约人工成本的原则，根据实际工作量的大小确定所需人员的数量。 5.物业公司确因工作需要超标准增加岗位编制的，必须上报集团公司批准。 6.物业公司配合集团人力资源部每年对人员定编情况进行检查。 二、物业管理有限公司组织机构图 三、物业管理有限公司岗位编制标准 第二部分：物业管理有限公司职责 1. 根据集团总部授权，按照集团公司相关管理办法负责本公司的经营活动。 2. 落实经营管理目标责任制，完成集团公司下达的经营任务和管理目标。 3. 贯彻执行财务预算管理办法，完成集团公司下达的收支指标。 4. 落实各项管理规定，加强与总部各部门的沟通协调，贯彻落实集团领导的指示。 5. 加强安全管理工作，严格执行安全管理方面的规章制度。6. 落实服务理念，提升企业的服务质量和服务水平。 7. 加强口碑建设，树立公司在租户中和社会上的良好形象。 8. 负责员工的团队建设，不断提升员工的综合素质，为公司发展培养和储备优秀干部。 9. 负责外联工作，协调处理与公安、工商、物业管理协会、消协、城管等政府部门的公共关系。 10.组织市场调研，及时进行市场分析，为物业公司租赁等经营活动调整经营策略，为公司中长期发展规划提供科学依据。 第三部分：各部门职责 1. 负责物业公司的办公秩序、行政事务管理、服务质量检查； 2. 负责物业公司各种公文的起草或撰写，以及往来函件的起草和收发； 3. 负责召开会议、编写纪要； 4. 负责物业公司的法律事务、申办证照、合同审核； 5. 负责物业公司公章的保管和使用； 6. 负责物业公司的人事管理； 7. 负责物业公司的行政档案、资料及所有合同的管理； 8. 负责固定资产的管理和办公用品的申领与收发； 9. 负责本公司车辆的管理； 10.负责集团公司经理餐厅的管理工作； 11.负责外招公司的资质审查与招标组织工作； 12.负责物业公司的企划和宣传工作。 1. 负责物业公司年度收支预算报告的编制及预算的执行； 2. 负责物业公司的日常核算工作，并按时向集团公司上报有关财务报表； 3. 负责物业公司资金的保管和使用； 4. 负责物业公司的各项应收费用的收取和代收款的收取与返还； 5. 负责物业公司地税与国税的申报工作，负责发票领购； 6. 负责物业公司各项费用的支出与报销； 7. 负责内部财务工作的控制和协调，对物业公司的资金安全运作负责； 8. 负责物业公司财务凭证的整理与保管； 9. 负责对各部门的财务收支、成本核算、资金使用、经济合同和财产管理等进行检查监督； 10. 负责物业公司与当地税务部门的沟通与联系。 1. 负责对外招租、续租、退租等各项工作； 2. 负责拓展大厦的服务经营项目； 3. 负责大厦外部、内部清洁卫生及绿化美化工作的管理； 4. 负责大厦礼仪接待、会议服务、会客登记等工作的管理； 5. 负责客户自收楼起至承租合同终止全过程的客户接待及相关管理服务事项的总协调； 6. 负责建立管理客户档案； 7. 负责客户的租金、管理费、能耗费及其它费用的收取； 8. 负责对客户的特约要求协调公司各部门提供有偿服务； 9. 负责定期不定期回访客户，处理客户投诉； 10. 根据租户提出的问题及相关咨询进行解答/处理工作，对物业全过程进行监督，以保证服务质量； 11. 负责大厦二次装修工作的管理。 1. 负责房屋建筑、公共设施、设备等进行日常管理、维修、维护等工作； 2. 负责制定本部门的各项管理制度及应急措施； 3. 负责对各专项工程预算、方案和施工计划进行审核、监督验收工作； 4. 负责制定楼宇工程验收实施计划、参与楼宇工程验收及分包项目工程收交接工作； 5. 对装修现场进行巡视检查，及时发现违反装修施工管理规定和装修进展的情况，对违章装修提出整改措施。 6. 负责设备设施运行管理和维修、维护保养及在保证服务质量的同时节能降耗工作； 7. 负责对电梯维保单位及各项分包工程单位的维修质量及服务质量进行跟踪和监督管理； 8. 负责租户室内公共设施设备进行巡视检查和维护保养及为租户室内设施设备提供有偿服务； 9. 负责审核各工段提交的专项工程物品申购报告； 10. 负责组织新接物业的机电设备运行调试工作； 11. 负责对物业设施设备提出完善、整改方案； 12. 负责本部门招聘的新员工技术能力面试及在职培训工作； 1. 全面落实物业公司的安全管理制度，保护业主（租户）及物业公司员工的人身安全、财产安全、消防安全及维护正常办公秩序； 2. 负责协调与相关政府部门的关系； 3. 负责车辆管理工作； 4. 负责制定租户消防手册； 5. 负责二次装修的保卫巡视检查及装修人员的管理工作； 6. 负责定期检查租户的室内电器使用等情况； 7. 负责物业公司保安人员的日常管理，监督落实保安人员的岗位职责； 8. 负责监督外聘保安合同的执行情况。 第四部分：各岗位职责 ：主任/副主任 ：综合管理部 ：物业公司总经理 综合管理部所有人员本科以上学历，行政管理、企业管理或公共管理相关专业毕业，3年以上工作经验，具备较强的语言文字能力。 1. 负责起草物业公司的各项规章制度，并组织落实； 2. 负责做好会议记录，及时印发会议纪要，并检查督促会议决定后的执行情况； 3. 负责汇总物业公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划； 4. 负责物业公司日常的人事工作、行政文书的处理，负责印鉴、文印的管理； 5. 负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作； 6. 负责物业公司人事劳资、福利劳保、人员招聘甄选、机动车管理工作； 7. 按照集团公司的要求指导经理餐厅的工作； 8. 负责公司ISO9001质量认证的具体组织工作； 9. 负责公司对外联络和接待工作； 10. 负责外招公司的资质审核与招标工作； 11. 负责做好公司的宣传报导工作。 （二）：人事主管 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 无本科以上学历，人事管理、行政管理、公共管理相关专业毕业，2年以上工作经验。 1. 建立健全本公司员工台帐，掌握员工基本情况； 2. 负责员工的招聘工作； 3. 定期组织员工进行企业文化和业务知识的培训和考核； 4. 负责为员工办理入职、转正、晋级及离职等手续； 5. 负责审查员工出勤情况，并制定员工出勤表上报各部门负责人； 6. 按月编制工资表，负责发放工资、奖金及其他福利； 7. 负责物业公司行政性固定资产的管理和办公用品的申领与发放； 8. 负责物业公司员工和外聘公司员工服装及胸卡的定制、发放工作。 ：采购主管 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 无大专以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 提出公司物品采购计划，报总经理批准后组织实施； 2. 熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地； 3. 检查购进物品是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负全面责任； 4. 调查研究公司各部门物品需求及消耗情况，熟悉各种物品的供应渠道和市场变化情况； 5. 指导并监督员工开展业务，不断提高业务技能，确保公司物品的正常采购； 6. 审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应； 7. 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况； 8. 每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈公司总经理及财务部经理审阅，以便于上级主管掌握全公司的采购项目。 （四）：经理餐厅主管 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 厨师高中以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 全面负责餐厅的管理工作，保证餐厅业务的正常进行； 2. 负责餐厅设备财产管理，严格控制物料消耗和成本费用，做好财产物料三级帐和物料用品的领用、保管及耗用报损工作；注意勤俭节约，减少浪费，做好成本核算； 3. 坚持以就餐人员完全满意的服务宗旨，合理组织人力，实行规范服务，保持优质服务水平； 4. 负责餐厅工作人员的岗位业务培训，不断提高全员业务素质； 5. 加强食堂内部卫生监督与管理，确保就餐人员身体健康，保质保量，完成工作； 6. 了解掌握厨房货源情况及供餐菜单，以市场为导向做好市场调查研究，不断提高菜肴品种和质量； 7. 坚持服务现场的管理，检查和督导员工严格按照餐厅服务规程和质量要求做好各项工作，确保安全、优质、高效； 8. 负责对菜肴品种、食品质量、卫生状况、服务状况等进行监督和检查； 9. 保持餐厅设备设施整洁、完好、有效，及时报修和提出更新添置意见； 10. 负责处理就餐人员对经理餐厅工作的意见、建议和投诉，认真改进工作； 11. 了解和掌握员工的思想状况，做好思想政治工作。 （五）：文秘/档案管理员 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 专科以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 处理有关信函、电报、电话，并做好记录，及时上传下达； 2. 整理当天的报刊杂志及有关简报，准备日常办公用品； 3. 打印、记录有关文件、指示或资料； 4. 处理由办公室寄出的函件、包裹等； 5. 负责管理公文、资料的收发登记及分类、整理保管工作； 6. 严格执行物业公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用； 7. 完成上级安排的其他工作。 （六）：库房管理员 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 高中以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 熟悉库房管理流程，了解相应入库、出库及盘点程序； 2. 负责库房备件的管理，确保库房备件的帐物相符； 3. 负责备件的出入库管理和运输商的日常运作管理，确保备件发货、收货的准确； 4. 清点出入库物料； 5. 完成收发物料工作； 6. 月末制作进销存月报表，与财务人员对账； 7. 完成上级安排的其他工作。 ：厨师 ：综合管理部 ：经理餐厅主管 高中以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 严格执行食品卫生管理制度，确保食品卫生质量和安全； 2. 负责制定每周食谱并按照食谱，调剂好花色品种和档次，严把质量关保证其色、香、味、形，对不符合要求的立即纠正； 3. 根据食谱和管理员计划，领取当日的用料并负责掌握与登记下锅的原始记录； 4. 按照菜谱的顺序烹制，保证热菜加工的效率和质量，做到准时开餐； 5. 按照操作规定使用炊事机械、爱护炊具，加强安全操作意识； 6. 做好灶台、灶具、地面消毒和清洁等工作，调料摆放整洁，保持区域环境卫生； 7. 注意勤俭节约，减少浪费，做好成本核算； 8. 对少数因工作需要而延时就餐者尽最大可能满足供应； 9. 积极参加专业培训，钻研业务技术，不断提高专业水平。 ：司机 ：综合管理部 ：综合管理部主任/副主任 高中以上学历，2年以上相关岗位的工作经验。 1. 熟悉并自觉遵守国家和北京市的交通法规、法令和管理制度，杜绝无证开车、酒后开车、开快车、闯红灯以及随意停放车辆等违章行为的发生； 2. 负责物业公司总经理和各部门业务用车，填好派车、用车记录； 3. 建立车辆档案及机动车维修保养制度，定期进行车辆检查，保证公司车辆状态良好，认真做好记录，发现问