传媒公司协同办公平台项目解决方案书.doc

此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 安徽高速传媒有限公司协同办公平安徽高速传媒有限公司协同办公平 台项目解决方案书台项目解决方案书 北京用友致远软件技术有限公司北京用友致远软件技术有限公司 20102010 年年 4 4 月月 1111 日日 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 目目 录录 第一章第一章 项目分析项目分析 5 1 1 安徽高速传媒有限公司需求分析 5 1 1 1 公共办公部分 5 1 1 2 个人事务部分 6 1 1 3 日常办公部分 7 1 1 4 系统管理 个人系统 7 1 2 管理现状分析 8 1 3 系统建设目标分析 9 1 3 1 总体目标 9 1 3 2 应用目标 9 1 4 系统设计原则 9 1 4 1 先进性 9 1 4 2 稳定性 10 1 4 3 扩展性 10 1 4 4 安全性 10 1 5 技术架构 10 1 6 技术特性 10 1 7 应用架构 11 1 8 安全设计 11 1 9 运行环境 12 第二章第二章 系统功能说明系统功能说明 13 2 1 A6 关键功能 13 2 2 A6 重点功能 14 2 2 1 电子办公桌 14 2 2 2 协同办公 15 2 2 3 工作流引擎 15 2 2 4 知识管理 18 2 2 5 信息发布 21 2 2 6 应用关联 24 2 2 7 A6 精灵 28 2 3 A6 其他功能 29 2 3 1 公文管理 29 2 3 2 日程 会议 计划 31 2 3 3 电子邮件 34 2 3 4 个人设置 36 2 3 5 常用工具 37 2 3 6 在线帮助 37 2 4 A6 扩展插件 38 2 4 1 Office插件 38 2 4 2 身份认证插件 38 2 4 3 GK Express 插件 38 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 4 4 安全传输插件 39 2 4 5 综合办公插件 39 2 4 6 电子签章插件 39 第三章第三章 手机应用手机应用 41 3 1 登录和首页 41 3 2 处理待办协同 41 3 2 1 待办协同列表 41 3 2 2 查看内容 正文 流程意见和处理协同 42 3 2 3 查看附件 43 3 3 处理待办公文 43 3 3 1 待办公文列表 43 3 3 2 查看内容 正文 流程意见和处理公文 44 3 3 3 查看附件 44 3 4 处理表单 45 3 4 1 接收和查看表单 45 3 4 2 根据权限填写 修改 表单数据 46 3 4 3 系统自动隐藏用户无权查看的数据项 46 3 4 4 处理表单 46 3 5 短信推送待办协同 待办公文 46 3 5 1 短信提醒待办协同 待办公文 47 3 5 2 点击短信登录系统 47 3 5 3 直接进入待办协同 47 3 5 4 处理待办协同 48 3 6 公文 协同查询 48 3 7 文档查阅 48 3 8 新闻公告查阅 49 3 9 日程查阅 49 第四章第四章 与与 GIS 系统整合系统整合 50 4 1 协同办公系统的数据接口 50 4 2 整合的应用 51 4 2 1 A6 系统读取其他业务系统数据举例 51 4 2 2 A6 系统写入其他业务系统数据举例 51 4 3 与 GIS 整合数据交换的关键 51 4 3 1 数据的读取 51 4 3 2 数据的写入 51 第五章第五章 实施及部署实施及部署 53 5 1 系统部署 53 5 2 实施管理 53 5 2 1 流程管理 53 5 2 2 全程管理 54 5 3 实施保障体系 55 5 3 1 组织保障 55 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 5 3 2 制度保障 55 5 3 3 质量保障 57 5 4 实施进度计划 57 5 5 培训计划 58 第六章第六章 服务保障体系服务保障体系 59 6 1 服务宗旨 59 6 2 服务保证 59 6 3 服务体系结构 59 6 4 服务范围和内容 59 6 5 免费服务期限 60 6 6 软件升级服务 60 第七章第七章 用友致远公司介绍用友致远公司介绍 61 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 第一章第一章 项目分析项目分析 这次通过建设办公自动化系统 协同管理软件 是满足企业信息化建设的需要 整合 系统内部资源 更好的协助企业进行信息化管理 提升执行管理能力 本建议书基于和安 徽高速传媒有限公司相关负责人的沟通 从安徽高速传媒有限公司的需求情况出发 从系 统建设目标 技术解决方案 应用解决方案和项目报价等方面作了概要的论述 1 11 1 安徽高速传媒有限公司需求分析安徽高速传媒有限公司需求分析 1 1 11 1 1 公共办公部分公共办公部分 新闻管理新闻管理 可以直接添加各种业务 行政 人事等新闻 所有用户都可以随时查看 第一时间了解公司信息 支持新闻分类和评论 可以直接上传文件和图片 通知通告通知通告 用户可以在网上选择对某个人 某些人 某个部门或全体人员发送各种通 知 通告 制度 会议等消息 并可以随时查看自己已发和已收的通知 发出通知可 以设置自动回复以确认对方是否收到 即使一时没在网上也不会错过任何信息 及时 沟通 协同工作 文件传送文件传送 文件传送的作用和 通知 类似 这里传送的是公司更正规的文件 它可 以将固定格式的文件或图片 图表 幻灯片以附件的形式传送给相关人员 任务管理任务管理 上级给下级分配任务 并在线监督指导 下级能够察看自己所领取的任务 内容 期限 以合理安排时间进度 所有的任务文档可以在本任务组内上传 共享 车辆管理 包括车辆使用申请 车辆使用查询 车辆管理 使用审批 信息管理 使 用维护 维护管理 类型设置 等 帮助单位合理的登记 使用 管理自己的车辆 杜绝公车私用 领导查询 可以包括自定义的各种栏目 如财务报表 稿件文档 客户公司的知识文 档等 由指定人员将相关内容存放到这里 实现静态的互动 不同的领导根据自己的 权限直接调用相关内容 会议管理会议管理 包括会议申请 会议查询 会议管理 会议审批 会议纪要 纪要归档 会议维护 会议室设置 等 建立现代化的会议制度 确保会议的必要性和功效性 电子论坛电子论坛 可以自行设置分论坛和议题 方便一个工作组共享他们对某个论 题或事物的想法和见解 为用户提供了一个信息交流 思想沟通和问题讨 论的空间 实现开放 平等 自由的谈论和发言 进行咨询 解答和收集 意见等 电子签章电子签章 包括个人签章和单位公章两部分 可以添加单位的合同章 财务章 法人 章 公章等到系统中 在公文传递过程中可以使用个人或单位的电子签字 签章 并 通过密码验证和硬件加密保证安全性 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 1 1 21 1 2 个人事务部分个人事务部分 通 讯 薄 包括个人通讯薄和公共通讯薄 用户可以创建属于自己的名片信息 对同 事 朋友 客户 关联单位 政府机关等处的联系人资料分类记录 查询 管理 也 便于公司记录业务人员的客户资料 在其离职时避免客户流失 电子邮件 建立自己的邮件中心 方便的给同事或客户发送电子邮件 消除传统信函 效率低 成本高的弊端 支持群发 日程安排 可以按天 周 月计划自己的工作内容 清楚的查看未完成 要完成 待 完成的各项任务的内容 状态和时间 便于用户统筹安排工作 调整进度 及时跟进 彻底执行 确保各项工作的顺利完成 个人文件柜 作为网上的文件柜 用户可以将自己平时积累的文摘 收集的信息 总 结的经验 做过的工作 取得的成绩 客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知 识管理 便于需要的时候方便的查阅 而不必再东寻西找 浪费时间 网络硬盘网络硬盘 这里是单位各种知识和资源的共享中心 单位可以将各种资料分门别类的 存放到这里 便于日后方便的查阅 可以让将组织内的成功案例 先进经验 技术方 法 各种表单 文件资料等资源在这里共享 便于大家共同学习 使用 快速提高 可以设置权限以保护机密资料安全 个人考勤个人考勤 包括上下班登记 外出登记 请假登记 出差登记 考勤查看等内容 上 下班登记相当于网上签到 既方便又防止作假 外出登记可以在网上向主管提交外出 申请单 并得到直接批复 请假登记和出差登登记可以将以前请假和出差的日期 内 容登记备案 便于日后查看 工作日记工作日记 可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得 便于日后查阅和总结 可 以设置不同的权限查看同事或者下属的日记 以在线监督指导 可以将自己的日记导 出系统作为工作档案永久保存下来 工作计划 做出本周 本月 本季度或本年等的工作计划 任务目标等 在目标的指 导下开展工作 手机短信 包括个人手机短信和公共手机短信 支持个人付费和公司付费 可以方便 的给同事 朋友 客户等群发短信 即使员工不在公司也可以保持时时沟通 并建立 更加紧密的客户关系 支持群发 印信使用 包括印信登记 印信管理 在这里管理单位的各种印章 介绍信等 记录 各种印信的使用人 使用时间和用途 保证单位印信的安全使用 网上填报网上填报 在网上填写 发送 收取各种文件材料 如销售 采购 考勤 后勤等文 档 可以更加方便的实现网上办公 最大限度地利用本系统 大大提高工作的便利性 个人设置 个人设置 包括通讯组 个人描述 头像签名 修改密码 自定义桌面 可以设置个 人的通讯组成员 更加方便的查到自己常用的电话 选择自己喜欢的头像并写下自己 的座右铭 修改密码以确保自己的帐号安全 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 1 1 31 1 3 日常办公部分日常办公部分 稿件审批稿件审批 在网上提交待审稿件 并发送给相关负责人进行审批 实现无纸化办公 提供稿件的流转 实现收 发文件的审核 管理 流转 批阅 转出 知会 打印 分发 归档 等功能 审批人可以在网上直接对文件进行修改 审批 注明审批意见 并盖章或签名 文件在多个审批人之间按顺序自动流转 审批过程可以由发起者自己 设定 也可由系统管理员统一设置 可以根据公司要求设置公文的统一格式 可以设 置审批人的操作权限 部门主页 公司各部门的信息发布中心 相当于每个部门自己的小型网站 发布自己 部门的人员结构 日常活动 文件资料等各种信息 可以自定义各个栏目设置 如办 公室 总工办等 指定人员对信息进行直接维护 并设置访问权限 人力资源 包括部门管理 员工管理 生日查询 考核查询 绩效管理 绩效考核 月工作量与月绩效挂钩 考核维护 生成考核单 工资管理 培训管理 奖惩管理 招聘管理 劳动合同等各项功能 帮助企业建立完备的员工档案 并进行基本的考核 和统计等工作 规章制度 政策法规 人事制度 行政制度 财务制度 管理制度 销售制度等各种 制度文件的在线存放 查阅 可以方便的进行管理 设备管理 同图书管理 办公用品管理 资料管理等功能类似 对单位内部的各种物 资进行有效管理 包括采购申请 入库登记 借入借出 申请领用 归还等各个环节 的使用情况进行记录和管理 综合信息 包括列车时刻表 电子日历 邮政编码 常用电话 天气预报等各种信息 可以方便的查看相关信息 是员工日常办公和出差时的工作助手 大事记 可以记录总公司或分公司发展历程中的重大事项 编辑企业历史 对大事记 文档进行管理 包括新建大事记 对大事记进行发布并邮件通知受发布人 对已有的 大事记进行维护 可以在系统内共享大事记 利于企业宣传和新员工培训 与现有的 GIS 系统做整合 做到数据的互通 1 1 41 1 4 系统管理系统管理 个人系统个人系统 控件下载 系统做到根据权限控制浏览 下载 打印等功能 权限设置 灵活设置系统内每个员工的权限 允许他们使用哪些功能 不具有权限的 员工将看不到功能菜单 可以分配权限组 系统内各种文档的访问权限也可以在建立 文档目录的时候设置 系统维护 包括系统日志 删除通知 删除短信等功能 维护系统内的资料 保证系 统的清洁 系统设置 包括公共通讯薄 通讯组等设置 个人系统 包括设置通讯组 个人说明 头像签名 修改密码 自定义桌面等 客户端下载 客户端是一个工作小助手 即使不登陆本系统主页 也能通过它完成收 发文件 发送短信 自动升级等工作 接到新的通知 公文等信息时 客户端会有声 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 音和闪烁提醒 既可以提高电脑速度 又节约上网时间 提高办事效率 1 21 2 管理现状分析管理现状分析 信息孤岛问题突出信息孤岛问题突出 1 单位信息分散在各个不同的电脑中 造成信息冗余 相关信息无法建立关联 数据 更新无法同步 2 处于孤岛状态的信息只能在局部应用 不能实现整体效应 3 数据虽然无法关联 但业务的关联性是真实存在的 导致业务在部门间纵向流转时 出现信息断档 群体沟通效率不足群体沟通效率不足 1 信息缺乏记录 不利于准确传达 执行 监控和信息型共享信息缺乏记录 不利于准确传达 执行 监控和信息型共享 就管理行为的对象之间而言大多数指令下达 请示汇报 结果反馈都是以语言表达为 主 听者笔录为辅 由于存在各人表达能力 记录能力 理解能力 认识能力的差异 管 理信息经传层层传递后出现内容偏差的机率很高 不利于单位管理者的管理目标准确贯彻 到基层 且由于没有正式的文档 信息的重复利用和共享也很难实现 2 时空限制导致协同工作效率低下时空限制导致协同工作效率低下 由于信息传递的过程中人员外出或出差等因素 经常导致批复 审阅周期长 工作项 目不得不处于长时间等待状态 3 工作繁忙 缺乏沟通机会工作繁忙 缺乏沟通机会 用电话联络 需要双方在同一时间地进行 虽然电子邮件可以在一定程度上提高沟通 效率 但在某些特定的情况下 如公文发送 由于邮件方式缺乏流程的严肃性 不能实现 处理过程的有效监控 用邮件进行需反复交流的信息交互 是很没效率的事情 4 缺乏有效的日程管理手段 日程管理是现代单位员工必需具备的基本能力 有效地进行日程管理可以帮助每一个 人更加准确地判断 处理最重要的事件 使得单位整体人力资源被发挥在最有效的方面 管理行为规范性难以保障管理行为规范性难以保障 影响综合决策 中广公司业务分布广泛 缺乏快带的信息沟通和相应的管理手段 造 成了管理制度难以落实 管理者信息不能及时获取 难以掌握单位最新变化和动态以做出 正确的决策 审批制度的不严格造成管理上的混乱 尤其是跟财务有关审批 如果没有严格的规范 会造成财务上的混乱 甚至构成单位资产的损失 计划控制能力不足计划控制能力不足 1 领导事务繁多 容易忘事 顾此失彼 2 计划很多 但控制力度不够 造成多半计划被搁浅 3 很多事务需要协同 但由于缺乏监监控手段 造成事务处理长时间停滞 信息共享手段缺乏信息共享手段缺乏 1 日常办公事务未形成正式文档 何谈信息共享 2 正式文档的共享往往依赖于电话 实现 效率低下 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 3 由于缺乏信息共享 经常进行重复劳动 造成资源的浪费 异地管理成本高 效率低异地管理成本高 效率低 1 传统异地管理基本上是以出差的形式出现 交通费用 通讯费用成为单位运营成本 中很大的累赘 2 出差状态下由于交通条件 通讯条件 办公条件种种限制 大大地降低了工作效率 3 在各分支机构中流动管理 顾此失彼 降低了综合决策能力 1 31 3 系统建设目标分析系统建设目标分析 1 3 1 总体目标总体目标 搭建一个结合客户公司信息网络及应用环境的办公系统基础平台 搭建一个真正打通稿件审批 信息发布 文件共享的办公系统基础平台 搭建一个满足整体规划 分步实施建设策略的办公系统基础平台 搭建一个支持集中与分布部署相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供稳定安全 适应需求变化 支持扩展集成 便于管理维护的办公系 统基础平台 搭建一个支持统一授权与分级管理相结合的办公系统基础平台 1 3 2 应用目标应用目标 实现公司管理无纸化办公 通过用友致远协同工作系统为单位内部的信息传递建立联系 便于内部协同工作 规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用 搭建起单位高效协同 的办公平台 规划单位管理行为 通过用友致远协同工作系统的信息流程约束 规范管理过程 追求理想管理结果 实现管理规范化 流程制度化 提高效率 节约开支 提高效率 节约开支 通过用友致远协同工作系统的实施应用 可以使使用者的办公效率大大提高 人 员沟通时实快捷 任务传递高效清晰 可以及时了解任务 工作的进度 节约公 司在日常办公中的纸张 消耗品 通讯等费用 达到开源节支 增产增效的目的 1 41 4 系统设计原则系统设计原则 1 4 1 先进性先进性 采用成熟 先进的技术 确保系统技术的持续领先性 保证 IT 投资的有效性 保值性 和延续性 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 1 4 2 稳定性稳定性 系统确保 7 24 小时稳定可靠运行 提供系统崩溃时的快速恢复机制 确保系统出现 故障时能快速恢复系统正常运行 1 4 3 扩展性扩展性 充分考虑与其它应用系统之间的互联 在满足现有系统互联的前提下 能够很好的适 应未来信息系统增长的需要 系统架构设计合理 以利于今后的扩容和增加 考虑对于未 来的发展 立足在协同办公产品的基础上通过升级改造来实现新需求的满足 1 4 4 安全性安全性 安全性对用户是至关重要的 一套具有完整安全防范措施 能够实现同其他安全系统 配合完成防止系统外部成员的非法入侵 病毒传播以及操作人员的越级操作 避免遭受攻 击 1 51 5 技术架构技术架构 用友致远 A6 协同系统办公软件采用标准 J2EE 结构 整个系统由 Java 语言开发 用户层 用户层 主要包括通知通报 新闻 工作简报等栏目 同时将各业务系统发布的信息 有选择的向特定人群展现 这部分可以根据企业不断扩展不断完善 表示层 表示层 它是系统中衔接数据和视图的关键 基础应用主要负责办公的功能实现 组 织完善业务数据 供管理层应用取样分析 主要包括办公的全部功能 如公文 协同子系 统等 应用层 应用层 主要架构在基础应用系统上 在完善的业务数据的基础上 进行综合查询 采样统计 流程分析等综合管理应用 是企业管理的辅助信息 服务层 服务层 是基础服务功能 如用户基本信息建立 权限配置 配置信息 日志信息 集成系统的单点登陆 维护系统信息模型等等的基础建设 数据层 数据层 主要负责建立系统的数据的存储 数据加解密等 为整个综合信息平台提供 基础数据视图和数据字典 建立可分析 可挖掘的信息数据 同时存放数据分析结果 1 61 6 技术特性技术特性 跨平台 支持 WINDOWS 和 Linux 操作系统 也可以支持 Unix 操作系统 个性化 用户界面可配置 从而可选择内容和展现形式 集成性 第一信息化桌面 在展现层集成别的业务系统 也能被别的系统集成 高并发 单台 PC 服务器能够支持 1000 个用户同时在线办公 安全性 对文件数据 信息传输 权限控制有很强的控制能力 平台接口 提供应用开发和数据交换的接口和格式 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 1 71 7 应用架构应用架构 在协同办公软件中 我们自行开发了支持协同管理应用的核心工作流引擎 统一设计 了组织基础数据 单独设计了数据管理层实现了对象缓存结构 并形成了完善的日志管理 基础架构 在系统应用层 基于工作流系统规划实现了协同管理应用 实现流程 角色 表单相 关的协同工作 公文管理系统也是基于工作流的实例化实现 除了这两个主要应用外 其 它如邮件系统 计划 会议 即时通讯等都独立开发 知识管理通过独立的体系实现 与 所有的系统都有独立的接口 在应用表现层 目前已经实现了基于 IE 的纯 B S 结构的接口 客户端完全免维护 基 于 C S PDA 结构的接口建立工作已经基本完成 系统独立开发了工作流系统 文档管理系统 消息收发系统 并形成了内部的插件标 准用以扩展系统的功能应用 在此基础上定义了系统的对象缓存 对于协同管理系统专有的内部对象进行缓存以提 高系统效率 以支持更大的在线人数访问 由此 构成了协同管理系统的产品化的开发平台 并基于此平台开发了协同管理系统 的基本应用功能 形成了独立的标准化产品 对于只有部分客户需要的应用特性 通过协同插件标准进行开发 以满足客户专有特 性的应用 目前我们发布的选件应用全部是基于插件开发 在未来不长的时间 我们还将 开发整合 Micorsoft 桌面应用的插件 整合手机应用的插件 整合其它产品应用的插件 同样 客户的专有的应用需求也会通过这种技术进行开发 从而实现客户的个性化需求 完整的应用框架如下图所示 协同办公系统是面向组织的管理软件 由系统部署是根 据组织的具体需要组织出具体的应用信息分类和信息管理分类 形成企业 政府 事业和 社团组织符合自己的运行管理平台 同时通过工具和扩展可以整合组织的其他应用 形成 组织的体系化的信息应用 1 81 8 安全设计安全设计 现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题 不安全的因素可 能来源于各种各样 可能是有意的 也可能是无意的 可能是来源于企业外部的 也可 能是内部人员造成的 可能是人为的 也可能是自然力造成的 总结起来 大致有下面几 种主要威胁 非人为 自然力造成的数据丢失 设备失效 线路阻断 人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失 来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵 前面两种的预防基本相同 可以加强企业内部的管理 可以规范操作来减少这种不必 要的损失 最后一种是当前 Internet 网络所面临的最大威胁 是电子商务 政府 企业 个人上网等顺利发展的最大障碍 也是企业网络安全策略最需要解决的问题 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 基于 Internet 技术并布局与可以通过 Internet 访问的系统 安全性的要求很高 用 友致远 A6 协同办公软件充分考虑了这些安全的要求 支持多级多种安全管理 通过数据库安全性 系统数据安全性 应用服务器安全性 传输安全性 身份确认逐 渐保证 同时提供身份认证插件保证客户安全 1 91 9 运行环境运行环境 服务器配置参考建议 推荐配置推荐配置服务器端服务器端客户端客户端 CPU 志强四核 2 0 P4 3 0 内存 4G 1G 硬盘 500G 同时取决在线人员多少无要求 硬 件 网卡10M 100M 1000M10M 100M 操作系统 中文 WINDOWS 2000 2003 XP LINUX 支持 IE6 IE7 IE8 的操 作系统 浏览器IE 6 0 以上同左 应用服务器支持 J2EE 标准的服务器 Tomcat无要求 系统 软 件 数据库MySQL5 1 3 版本 无要求 网络设备网络交换机 硬件防火墙 选配 VPN 选配 注 根据用户并发数变更配置 应用服务器 安全性 登录验证码 禁止密码猜测 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 身份确认 USB加密狗 用户身份认证 系统数据 安全性 数据库与文件服务器 分离存储 做到数据 访问的物理隔绝 数据库安全性 动态数据密码 远程访问限定 应用服务器 安全性 登录验证码 禁止密码猜测 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 身份确认 USB加密狗 用户身份认证 系统数据 安全性 数据库与文件服务器 分离存储 做到数据 访问的物理隔绝 数据库安全性 动态数据密码 远程访问限定 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 第二章第二章 系统功能说明系统功能说明 2 12 1 A6A6 关键功能关键功能 用友致远用友致远 A6A6 协同办公系统产品功能列表协同办公系统产品功能列表 版本名称版本名称标准版标准版 标准配置功能标准配置功能 一级功能一级功能二级功能二级功能 协同工作协同工作 新建事项 待发事项 已发事项 待办 已办 超期督办 流程管理 公文管理公文管理收文管理 发文管理 公文查询 公文督办 电子邮件电子邮件 新建邮件 收件箱 发件箱 草稿箱 垃圾箱 查找邮件 文档管理文档管理 我的文档 单位文档 公文档案 项目文档 综合查询 日程计划会议日程计划会议计划管理 日程管理 会议管理 公共信息公共信息公告 调查 考试 讨论区 新闻 系统设置 应用插件 公文管理 文档管理 协同工作 日程计划 公共信息 我的文档 新建事项 我的计划 发布公告 单位文档 待发事项 计划管理 发布调查 项目文档 已发事项 日程安排 讨论区 他人文档 待办 已办 会议管理 查看公告 待发 新建 已发公文 待办公文 已办公文 印章管理 借阅文档 查看调查 综合查询 信息维护 综合办公 公文管理 U8插件 Office插件 腾讯RTX 管理维护 常用工具 员工通讯录 外部联系人 计算器 万年历 协协同同管管理理系系统统功功能能结结构构图 图 电子邮件 新建邮件 收件箱 发件箱 草稿箱 垃圾箱 查找邮件 基础设置 应用设置 邮件设置 转为协同 常用连接 个人设置 修改密码 代理设置 关联系统 关联人员 关联项目 个人模板 信息转移 协同表单 转为邮件 转为邮件 转为协同 表单应用 表单查看 表单统计 表单设计 流程绑定 统计设计 手写批注 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 人事档案管理人事档案管理档案管理 业务管理 手机应用手机应用短信通知和手机审批 单位首页 双首页双首页 个人首页 常用工具常用工具 个人设置个人设置辅助工具辅助工具 A6A6 精灵精灵 基础设置 应用设置 管理维护 系统设置系统设置 公文应用 2 22 2 A6A6 重点功能重点功能 2 2 1 电子办公桌电子办公桌 通过双首页满足用户日常办公的基本需求 个人首页以 人 为中心 通过事找人 人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理 单位首页以信息推送的方式将企业 内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面 主要特点 支持个人和单位双首页 分别展现出个人办公桌面和组织信息平台 支持栏目布局可定制 信息内容可定制 提供按人 项目 业务 快速入口等多种信息分类方式 让协同系统的信息有机 关联 有序呈现 提供全面功能入口和多种快捷操作方式 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 2 协同办公协同办公 我们每天有各种繁杂的事务需要处理 一些是已经处理过还需要继续关注的 一些是 等待处理的 一些事务是需要按照公司的规章制度严格执行 一些是根据具体的情况随机 发起 一些是管理者希望在事务在处理过程中可以轻松督查 一些是希望能够在处理过程 中能够随时查看各类参考信息 同时 协同办公也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具 可以实现一人对单人 多人并发 多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递 2 2 3 工作流引擎工作流引擎 2 2 3 1 应用原理应用原理 新事务请求 事务处理请求 事件 回复意见 加签知会 回退撤销 转发协同 转发邮件 转发公告 处理 目标 存储 共享 分享 推送 价值 全面跟踪 过程共享 降低成本 可以利用协同工作提供新建 待发功能发起一个协同事件诉求 通过流程角色定义 内 容格式的编辑后 发送给接收处理者 发送完成后 发起者可以在已发事项中跟踪每一个 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 接收者的处理状态和结果 及时催办和掌控信息 作为接收处理者 可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息 即对该信 息发表自己意见 态度 加载自己的附件等 如此有序的事件信息循环往复 达到日常协 同工作的全面 准确 及时沟通和交流 处理完成后 接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度 最后 使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中 进入文档管理 通过文档管理中的共享 借阅 转发功能 把信息传递给工作伙伴 配合多种条件的搜索器 可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息 协同工作主要体现协同处理事务 协同管理的概念 根据各行业业务需要 设定具体 流程 使各种事宜在办公自动化系统中流转完成 真正实现无纸办公 协同工作流程既能 够在同一单位内进行 也能够在上下级单位之间进行 各事项能够按需进行文件表单的定 制 流程的定制 制作简单灵活 易于使用 易于修改 因个人原因无法完成待办事项的 能够将待办事项移交他人代办 也能将移交出去的事项收回 协同工作支持简捷的文字编 辑 信息流转 回复 意见发布 以及附件上传 协同工作是致远协同管理系统的最重要 的功能 也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新 2 2 3 2 功能功能 用友致远 A6 产品提供一个二元工作流支撑机制 也就是 刚性流程引擎 针对规范 化制度应用需求 和柔性流程引擎 针对随机产生的应用需求 刚性流程引擎刚性流程引擎 在系统管理员完成表单制作之后 进行表单和流程绑定设置工作 刚性流程引擎的核 心在于支持针对部门 角色 岗位 职务级别 隶属关系等的流程定义 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 柔性流程引擎柔性流程引擎 柔性流程面向每个协同系统中使用的用户 每个用户根据每项工作的特点自行定义办 理流程 柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人 部门的流转需求 2 2 3 3 特色特色 支持流程模板和自定义发起流程 支持关联协同 实现从知识文档 已发和已办 待办协同中提取关联信息作为本 次发出协同的超链信息 使多个协同有效整合成为相关联的完整的信息组合 支持流程分支 可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支 支持协同工作预归档 将协同工作信息公布给第三方 支持流程执行过程中信息的振荡回复 在流程信息规范的前提下充分分享意见 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 全面支持 Office WPS 作为协同工作的正文和附件 支持转发协同 转发邮件 转发公告 2 2 4 知识管理知识管理 信息孤岛 和信息共享一直是矛盾 不同的信息以不同的结构 如 EMAIL 备忘录 通讯 演示文档 扫描文档 存储着 动态信息和静态信息 外部信息 内部信息 以及 跨部门地区的各种信息都存在于企业中 而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道 数据 被封存在各自的信息设备中 最常见于各自的笔记本电脑和台式机上 各自的信息缺乏应 有的关联 从而给企业获取有用信息带来很大障碍 信息的积淀也变成一句形式大于实质 的口号 利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题 所有信息流通的各个过程可以通过预 归档和归档存储到文档管理系统中 文档中记录了全部的过程细节信息 达到动态信息到 静态信息的存储 同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能 将存储的信息通过转发方 式再次以协同和邮件的形式发送 有效利用了文档信息 使静态信息向动态信息的互通 文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家 达到最大的资源共享 2 2 4 12 2 4 1 应用原理应用原理 协同功能 公文信息 事件 协同归档 预归档 上传文件 在线编辑 转发协同 转发邮件 文件分类 文件查询 处理 目标 存储 共享 借阅 映射 推送 价值 信息互通 信息共享借阅 计划会议 公告调查 外部文件 项目资料 分级分类管理 专项信息管理 快速检索 文档管理是提供存放文件 包括计划 会议 文档 公告的应用 同时协同全部归档 到文档管理 文档管理不仅仅是单一的文件存储功能 而是将事件的过程进行存储 是复 合的文档结构 支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储 A6 文档管理系统支持个人 单位 公文档案 项目文档四种文档的组织形式 文件归档管理是对个人 单位 公文 项目文档进行集中式信息管理 并可以授权下 级部门的文档管理员 实现不同部门或下级单位的多文档员的管理 另外 预设 我的共 享目录 和 我的借阅文档 对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档 按 权限对文档夹进行设置 分别为读权限 查看 写权限 归档 浏览权 可以看到文件 列表但不能打开 打印权限 下载权限 无此权限则文档只能查看不能下载 管理权 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 读 写 增 删 更名 移动 授权等全部权限 另外 协同信息也可以预归档至文档系统 文档系统提供全面综合查询 并提供公文 的组合查询 文档管理系统采用了类 WINDOWS 资源管理器的文档夹结构进行管理 同时文档信息 来源于协同工作 公文流转 也可以是直接上传的 WINDOWS 文件如 WORD EXCEL PowerPoint 和各种专业的文档格式 A6 协同管理系统实现了一体化的文档管理 并且可以按组织结构进行分级 各单位独 自留自己的文档 也可借阅 共享给其他单位 满足部门 项目和其它专项信息归集和应 用的需要 同时 系统文档可以转发协同 邮件 实现了一体化的文档管理 2 2 4 22 2 4 2 功能功能 公文文档 个人文档 单位文档 公文 单位文件 项目信息 计划 会议信息 各种审批表单 协同信息 Internet 项目文档 互通 公告调查 借阅共享 借阅共享 预归档 预归档 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中 在协同中设置了预 归档的文件夹 协同一经发起就预先存储到文件夹中 可以预先将协同信息借 阅给相关的人员 在线编辑 在线编辑 文件管理支持 WORD EXCEL Html 和 WPS 文件进行在线编辑 对文档夹中的文件可以直接下载上传 文件转发 文件转发 在文档管理可以将已经归档的协同信息 上传的文件进行二次转发 文件和协同可以再次转发为协同和邮件 实现全面协同管理应用 提供全组织公 共信息的基础 达到系统各个信息互通 关联 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 借阅共享 借阅共享 文件管理中的各种类型文件和存储信息 可以通过授权方式借阅或是 共享给他人使用 被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限 文档按权限进行设置 分别为读权限 查看 写权限 归档 新建权 可建子 目录并拥有该子目录管理权 管理权 读 写 增 删 更名 移动 授权 支持协同工作流程信息 公共信息 日程 会议 计划等归档入文档管理子系统 支持消息通知 可设定授权人是否接收文档变更消息 综合查询 实现 A6 系统内各类信息的快速查询 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 4 32 2 4 3 特点特点 全面支持协同工作 公告 新闻 调查 讨论等各种协同信息的复合存储 是全 息化的组织知识一体化存储空间 同时支持各种文件的存储管理 支持静态文档转发邮件 转发协同 公告和新闻 文档信息可以借阅 文件夹可 以共享 支持文件信息的多种利用方式 支持 WORD EXCEL WPS 等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理 支持浏览 读 写 打印 下载 管理等多种组织权限 使组织的信息积淀有安 全保证 支持海量信息的管理与存放 以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制 支持文档变更的消息提醒和操作机制 支持通过 A6 精灵实现批量文档的上传 2 2 5 信息发布信息发布 A6 的信息发布分为四大类 公告 调查 讨论 新闻 2 2 5 12 2 5 1 公告公告 普通用户可以查看公告 在公告列表中 点击公告标题可查看公告详细内容 在用户 打开公告时系统会自动记录该用户打开公告的时间 公告类型和公告发布授权人由系统管理员设定 被授予公告发布权的用户可以发布该 类型的公告 并在发布公告时确定每个公告的发布范围 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 5 22 2 5 2 调查调查 普通用户可以参加推送给自己的调查 点击调查标题可进行调查信息的填写 完成调 查后可以查看调查结果 调查类型和调查发布授权人由系统管理员设定 被授予调查发布权的用户可以发布该 类型的调查 并可以设置调查涉及的范围 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 5 32 2 5 3 讨论讨论 普通用户可以参加推送给自己的讨论 点击讨论标题即可查看讨论的主题 并可以随 时发表自己的意见 以及查看其它人员发表的意见 讨论类型和讨论发布授权人由系统管理员设定 被授予讨论发布权的用户可以发布该 类型的讨论 并可以设置讨论涉及的范围 2 2 5 42 2 5 4 新闻新闻 普通用户可以查看新闻 在新闻列表中 点击新闻标题可查看新闻详细内容 新闻分 类列表中只列出最新的五条新闻 新发布的新闻用标识 用户可通过点击 更多 按 钮查看其它新闻 新闻类型和新闻发布授权人由系统管理员设定 被授予新闻发布权的用户可以发布该 类型的新闻 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 6 应用关联应用关联 2 2 6 12 2 6 1 关联人员关联人员 管理意味着在知识的基础上行使控制 而组织是管理的载体 人是组织构成的基本元 素 基于管理幅度理论和人之间的关联度 以及人脑的记忆模型结构等多种因素的集合 用友致远 A6 协同管理软件设计出了基于人员间相互协作结果的实时性和关联性而产生的信 息存放和利用结构 以高度关注的 人 来组织诸如协同 文档 会议 日程等信息 极 大的提升了信息整合加工的有效性 使 A6 协同管理软件的使用者很容易 回忆 起自己的 某条信息 并在 A6 协同管理软件中根据人去找到信息 2 2 6 1 12 2 6 1 1 应用原理应用原理 上下级人员 合作同事 事件 建立关联 关联协同 会议计划 日程安排 文件共享 文件借阅 发送短信 处理 目标 信息 关联 价值 以人为中心 集中呈现 团队建设 A6 协同管理软件通过建立组织中人员的关联机制 将工作中同事 上级领导和合作伙 伴的相关信息快速关联在一起 可以快速查看到他们之前往来的协同 文档 日程 计划 会议 根据人员地关联关系 把相关的事件信息统一在一起 方便快速查阅和共享的关键结 果数据 督察关联项目 关联人员的信息和状态 同时 根据需要 可以给关联人员直接 留言 发送协同 消息 委托安排事项 实现互动沟通 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 6 1 22 2 6 1 2 功能功能 关联人员协同 关联人员协同 获得关联人员发出和收到的协同信息 转发查询到的信息 计划会议 计划会议 与关联人员相关的各种计划和会议 关联文档 关联文档 与关联人员之间共享和借阅的文档 日程 日程 查看关联人员的日程安排 如果是秘书或者领导 则可以安排日程 建立上下级和助手 秘书关系 上级可以对下属进行工作检查和日程安排 助手 或是秘书可以辅助安排领导的日程 2 2 6 22 2 6 2 关联系统关联系统 在信息化建设中 应用孤岛 和业务整合是常遇到的矛盾 企业针对自己某方面管理 需求而引入的各种应用系统 在单个业务领域的管理上无疑有自己的特点 但由于它们无 法面向整个的业务过程 各个系统之间也难以紧密集成 使得企业 环环相扣 的业务被 这些分散的系统 分隔 开来 企业不得不花大量的人力 物力在不同的应用系统之间切 换 造成运营效率低下和反应迟缓 另一方面 由于在企业组织角色的多样性和岗位职能的多样性 我们的职能部门人员 和领导们经常需要在若干个系统中去工作 去展开信息应用 基于以上两方面的需求 A6 协同管理软件设计了关联协同的应用集成 用于解决应用 呈现的集成问题 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 6 2 12 2 6 2 1 应用原理应用原理 常用网站 内部系统 事件 系统关联 参数设置 系统调用 处理 目标 单点 登录 常用 连接 价值 集成系统 集成应用 应用互通 外部应用 关联系统利用良好平台特性 能保证系统的可扩展和应用的长期提升 可以支持外部 应用的联系 达到各个系统之间松耦合连接 同时致远办公系统中提供了标准插件开发模式 支持应用系统直接整合到 A6 协同管 理软件平台上 通过各自独立的数据通道获取信息并呈现于一致的信息展现中 2 2 6 2 22 2 6 2 2 功能功能 配置关联系统的密码 支持关联系统图标的嵌入 进行内部系统 外部系统和常用链接三种分类 关联系统查看进行授权 注 A6 协同管理软件还支持首页的信息集成 通过 Portal 实现信息的呈现 2 2 6 2 32 2 6 2 3 关联项目关联项目 管理项目也是很困难的 好的项目管理首先是在项目团队中共享信息 协调一致 在 分工的原则下共同完成目标 项目工作包含广泛 如筹备一次会议 举行一项重大活动等 也有一些行政中的如目标管理 督察督办等可以按项目进行管理 在实际的项目工作中 事件的压力 领导和员工 客户和管理人员的沟通等 会造成 项目管理的困难 对项目进行合理分工 形成领导 成员 关联协助人员等 并对项目信 息进行集中归类 解决信息不连贯问题 为项目管理就可以打下一个良好的基础 同时 项目的执行过程可按时间纬度进行细分 并在实际工作中以项目阶段的方式展 现 这样的应用旨在于方便对项目进程的监督和项目信息时间属性的明确 在此基础上 A6 协同管理软件建立了必要的项目信息和归类 包括 时间 人员 协 同 文件 日程 会议 计划 文档等相互联系要素 并实现了基于项目类别和项目阶段 的信息分类管理 同时可以通过项目讨论 项目留言达成信息的高效一致 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 2 6 2 42 2 6 2 4 应用原理应用原理 项目人员 事件 建立项目 关联项目 日程会议计划 项目协同 项目文档 文件共享 文件借阅 处理 目标 团队 共享 协调 沟通 价值 以事为中心 信息集中 动态团队 项目日程 项目会议 项目计划 项目文档 项目讨论 项目信息 关联项目实现了对组织中的动态团队的信息进行组织和管理的模式 是面向团队的信 息共享的高度集成和优化 以 人 事 为中心 把日常办公中人们对自己关注的人 事件的状态 当前最新信息 过程 全部历史信息 结果 完成情况和文档 关联 起来集中呈现和关联 并可以通过协同 邮件 在线消息等方式直接与关联的人员项目进 行沟通 是信息组织创新的应用模式 项目建立含有这些元素 项目名称 项目类别 时间 项目主管领导 人员 项目关 联人员 项目负责人 项目状态 项目阶段 对于项目权限进行设定 项目查看的权限完 全和各个信息本身的权限相同 项目文档在文档管理中生成项目文件夹 新建立的项目在 项目文件夹的对应子目录 通过预归档和归档来存储 2 2 6 2 52 2 6 2 5 功能功能 项目计划和日程管理 项目计划和日程管理 与项目管理的工作计划和日程 用来分析解决问题需要花 费的时间 增加项目可控性 项目范围管理 项目范围管理 组织建立项目 确定项目的领导者和执行者 项目类型管理 项目类型管理 项目按类型进行分类管理 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 项目信息管理 项目信息管理 对所有相关的协同信息 计划 会议 文档进行组织管