第八章-采购预付款循环审计..ppt

第八章采购与付款循环审计 本章要点第一节采购与付款循环的审计对象第二节采购与付款循环的内部控制及其测试第三节固定资产审计第四节应付账款审计 本章要点 1 采购与付款循环涉及的业务活动2 采购与付款循环涉及的凭证和会计记录3 采购与付款循环相关的内部控制及其测试4 固定资产的实质性程序5 应付账款的实质性程序 采购与付款循环主要涉及到预付款项 固定资产 在建工程 工程物资 无形资产 开发支出 商誉 长期待摊费用 应付票据 应付账款等报表项目 本章介绍了固定资产 应付票据 应付账款 在建工程 工程物资的审计目标和实质性程序 学习时应结合案例加以理解 第一节采购与付款循环的审计对象 一 购买商品或劳务二 记录购货业务三 支付货款和记录支出 一 购买商品或劳务 1 请购商品或劳务企业仓库管理部门和商品或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申请 请购须填写请购单 2 订购商品采购部门根据审批后的请购单编制订购单 订购单必须经授权审批人员审批之后才能发出 3 验收商品订购的商品到达之后 应由验收部门进行验收 验收完毕之后 验收部门应按规定编制验收单或验收报告 作为会计记录的依据 4 储存商品经过验收合格的商品交仓库管理部门储存 是保证资产安全 完整的重要措施 商品验收后入库时 仓库保管人员应编制入库单 二 记录购货业务 1 编制付款凭单货物验收入库或交付使用之后 应付凭单部门应在核对订购单 验收单和购货发票基础上 确认负债 编制付款凭单 并将经审核后付款凭单 连同每日的凭单汇总表一起 送交会计部门 作为会计部门编制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据 储存商品 2 记录资产和负债会计部门首先检查购货发票的内容与订购单 验收单以及运货单是否一致 并验算购货发票金额的计算是否正确 然后根据已审批的付款凭单及时地编制记账凭证 登记有关资产和负债明细账和总账 并由稽核人员定期进行账证 账账核对 三 支付货款和记录支出 1 支付货款会计人员应根据审批后的付款凭单 供应商的付款条件以及本企业的资金状况 采用适当的结算方式合理地安排付款 凭证 现金支票 转账支票等 2 记录现金 银行存款支出会计部门应根据付款原始凭证编制付款记账凭证 并据以登记现金或银行存款日记账和应付账款等账簿 并由稽核人员独立检查现金 银行存款明细账和应付账款明细账的金额一致性 第二节内部控制及其测试 一 采购与付款循环的内部控制三 购货与付款循环内部控制的测试三 重新评估重大错报风险四 固定资产的内部控制及其测试 自学 一 购货与付款循环的内部控制 一 职责分工控制 二 授权批准 三 凭证和记录 四 请购控制 五 采购控制 六 验收控制 七 付款控制 八 对账控制 九 监督检查 一 职责分工控制 1 请购与审批 2 询价与确定供应商 3 采购合同的订立与审批 4 采购与验收 5 采购 验收与相关会计记录 6 付款审批与付款执行 二 授权批准 企业应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度 三 凭证和记录 企业应当在采购与付款各环节设置相关的记录 填制相应的凭证 建立完整的采购登记制度 对凭证预先进行编号 旨在防止漏记和重记 会计部门应设置应付账款明细账 库存现金 银行存款日记账和总账 及时地记录采购与付款业务的发生和完成情况 四 请购控制 1 企业应当建立采购申请制度 2 企业应当加强采购业务的预算管理 3 企业应当建立严格的请购审批制度 五 采购控制 1 企业应当建立采购与验收环节的管理制度 2 企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式 3 企业应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序 4 企业应当充分了解和掌握供应商的信誉 供货能力等有关情况 采取由采购 使用等部门共同参与比质比价的程序 并按规定的授权批准程序确定供应商 5 小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查 六 验收控制 1 企业应当根据规定的验收制度和经批准的订购单 合同等采购文件 由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种 规格 数量 质量和其他相关内容进行验收 2 验收人员验收完毕之后 必须填制包括供应商名称 收货日期 货物名称 数量 质量 货运人名称 原订购单编号等内容的验收单或验收报告 并经验收人员签字 3 对验收过程中发现的异常情况 负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告 有关部门应查明原因 及时处理 货物的验收应由独立于请购 采购和会计部门的部门及人员来承担 验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量 七 付款控制 1 企业应当按照 现金管理暂行条例 支付结算办法 等规定办理采购付款业务 2 企业会计部门在办理付款业务时 应当对采购发票 结算凭证 验收证明等相关凭证的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 3 企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度 4 企业应当加强应付账款和应付票据的管理 5 企业应当建立退货管理制度 八 对账控制 对账的关键控制包括 1 应付账款明细账与卖方对账单的核对 2 银行对账单与银行存款日记账余额的核对 3 有关账户总账和明细账的核对 九 监督检查 企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度 明确监督检查机构或人员的职责权限 定期或不定期地进行检查 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节 企业应当采取措施 及时加以纠正和完善 采购与付款循环控制测试案例 基本案情 ABC公司产品销售以仓库为交货地点 注册会计师于20 7年10月25日至11月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解 测试 在审计工作底稿吕进行如下记录 1 对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单 对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单 每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准 2 采购部收到经批准的请购单后 由其职员E进行询价并确定供应商 再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单 订购单一式四联 经被授权的采购人员签字后 分别送交供应商 负责验收的部门 提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门 采购与付款循环控制测试案例 3 验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收 完成验收后 将原材料交由仓库人员存入库房 并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认 验收单一式三联 其中两联分送应付凭单部门和仓库 一联留存验收部门 4 应付凭单部门核对供应商发票 验收单和订购单 并编制预先连续编号的付款凭单 在付款凭单经被授权人员批准后 应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门 并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中 会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证 并登记原材料和应付账款账簿 采购与付款循环控制测试案例 案例分析 第 1 项 第 1 项没有缺陷 理由 仓库负责对列入清单的货物填写请购单 同时如果没有列入存货清单 则可以由其他部门根据需要填写 但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准 第 2 项 第 2 项有缺陷 由采购部的职员E进行询价并确定供应商 理由 询价与确定供应商是不相容的岗位 第 3 项 第 3 项没有缺陷 理由 对于验收单应当是一式多联 而该单位根据实际情况制定三联是正确的 采购与付款循环控制测试案例 第 4 项 第 4 项有缺陷 会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理 理由 如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款 而不需同时核对验收单和订购单 会计部门将无法核查材料采购的真实性 从而可能记录错误的存货数量和金额 改进建议 第 2 项建议 询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施 第 4 项建议 应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单 订购单和供应商发票送会计部门 会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单 订购单和供应商发票后记录存货和应付账款 二 采购与付款循环的控制测试 1 观察或询问职责分工的情况 2 检查采购与付款业务的凭证和记录 3 实地观察或询问物资的保管情况 4 检查账簿的对账 5 检查监督检查制度 三 重新评估重大错报风险 注册会计师完成对采购与付款相关内部控制的测试之后 应对采购与付款循环内部控制运行的有效性进行评价 并重新估计重大错报风险水平 以修订实质性程序计划 第三节固定资产审计 一 固定资产的审计目标二 固定资产 账面余额审计三 固定资产 累计折旧审计四 固定资产 减值准备审计 一 固定资产审计目标 1 确定固定资产是否存在 2 确定固定资产是否归被审计单位所有或控制 3 确定固定资产的计价方法是否恰当 4 确定固定资产的折旧政策是否恰当 5 确定折旧费用的分摊是否合理 一贯 6 确定固定资产减值准备的计提是充分 完整 方法是否恰当 7 确定固定资产 累计折旧 固定资产减值准备的记录是否完整 8 确定固定资产 累计折旧 固定资产减值准备的期末余额是否正确 9 确定固定资产 累计折旧 固定资产减值准备的列报是否恰当 二 固定资产 账面余额实质性测试 1 获取或编制固定资产及其累计折旧分类汇总表注册会计师应当注意复核固定资产及其累计折旧分类汇总表的加计数是否正确 并与明细账合计余额和总账的余额核对相符 2 分析性测试 目的主要在于确定固定资产账户可能出现的问题 如 1 通过计算固定资产原值与本期产品产量的比率 并与以前期间比较 可能发现闲置固定资产或已减少固定资产未在账户上注销的问题 2 通过计算本期计提折旧额与固定资产总成本的比率 并与同上期比较 可能发现本期折旧额计算上的错误 3 通过计算累计折旧与固定资产总成本的比率 将此比率同上期比较 以发现累计折旧核算上的错误 4 通过比较本期与以前各期的固定资产增加和减少 以判断固定资产增加和减少的合理性 3 审查固定资产的增加 主要应审查固定资产增加的合规性 固定资产计价的正确性及会计处理的适当性 固定资产的增加有购置 自制自建 投资者投入 更新改造增加 债务人抵债等多种增加方式 不同的增加方式 其具体审计方法各有不同 1 对于外购固定资产 应检查 检查计价是否正确 授权批准手续是否齐备 会计处理是否正确 通过核对购货合同 发票 保险单 发运凭证等文件 抽查测试其计价是否正确 授权批准手续是否齐备 会计处理是否正确 如果是房屋 还应检查契税的会计处理是否正确 对于在建工程转入的固定资产 应检查 竣工决算 验收和移交报告是否正确 与在建工程相关的记录是否核对相符 借款费用资本化金额是否恰当 检查暂估入账对已经在用或已经达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产 检查其是否已经暂估入账 并按规定计提折旧 竣工决算完成后 是否及时调整 对于投资者投入的固定资产 应检查 其入账价值与投资合同中关于固定资产作价的规定是否一致 须经评估确认的是否有评估报告并经国有资产管理部门等确认 固定资产交接手续是否齐全 对于因其他原因增加的 应检查相关的原始凭证 核对其计价及会计处理是否正确 法律手续是否齐全 4 验证固定资产的所有权 注册会计师应当抽查有关所有权的证明文件 确定固定资产的所有权是否属于被审计单位 固定资产的类型 来源不同 证明其所有权的文件不同 对外购的机器设备等固定资产 通过审查采购发票 购货合同来确认其所有权 房地产类固定资产 通过查阅有关的合同 产权证明 财产税单等来确认其所有权 汽车等运输设备 通过验证有关运营证件等来确认其所有权 融资租入固定资产 通过验证租赁合同来确认其风险和报酬实质上是否发生转移 5 审计固定资产的减少 固定资产的减少主要包括出售 向其他单位投资转出 向债权人抵债转出 报废 毁损 盘亏等方式 固定资产减少的审计程序主要有 审查本年度减少的固定资产是否经授权批准 审查已减少的固定资产是否已做适当的会计处理 是否存在账存实亡的现象 审查出售和报废处置固定资产的净损益 验证其真实性与准确性 并与银行存款 营业外收支等有关账户相核对 6 实地观察固定资产 目的 在于确定所记录的固定资产是否存在或有无未入账的固定资产 主要有两种程序 1 注册会计师从固定资产明细账或固定资产卡片中抽取一定固定资产 进行实地观察 以证明会计记录中所列固定资产是否确实存在 并了解其目前的使用状况 2 以实地为起点 选取一定的实物追查至固定资产明细分类账 以获取实际存在的固定资产均已入账的证据 注册会计师实地观察的重点是本期新增加的重要固定资产 必要时也可以扩大到以前年度增加的固定资产 7 审查固定资产的租赁 注册会计师应当获取租入 租出固定资产相关的证明文件 并检查其会计处理是否正确 重点审查 经营租赁和融资租赁是否正确划分 8 检查固定资产的后续支出 固定资产的后续支出是指固定资产在使用过程中发生的更新改造支出 修理费用等 注册会计师应检查固定资产后续支出的核算是否符合企业会计准则的规定 重点关注资本性支出和收益性支出是否正确划分 9 检查固定资产购置情况注册会计师应当检查固定资产的购置是否符合资本性支出标准 有无资本性支出与收益性支出不分的情况 如有 注册会计师应当提请被审计单位作必要的调整 10 检查固定资产的抵押 担保情况注册会计师应结合银行借款等的审计 了解固定资产是否存在重大的抵押 担保情况 如存在 应作必要的记录 并提请被审计单位作必要的披露 11 检查固定资产的列报 注册会计师应当结合累计折旧 固定资产减值的审计 确定资产负债表上固定资产数据的正确性 并注意固定资产的确认条件 分类 计价方法和折旧方法等是否已在财务报表附注中作恰当披露 固定资产审计案例 基本案情 注册会计师在20 8年2月20日审查20 7年度ABC公司固定资产时 发现一张转账凭证 其会计分录为 借 营业外支出 非常损失600000累计折旧100000固定资产减值准备100000贷 固定资产800000 同时 注册会计师注意到 该固定资产报废时净额占固定资产原值比例高达75 其中可能有问题 决定进一步审查 于是调阅了该固定资产卡片 发现该固定资产实际使用寿命只有一年 经多次询问ABC公司有关人员 得知该固定资产在购入后不久因公司转产而被闲置 公司于20 7年11月5日将其变卖 变卖价款50万元归入公司 小金库 存在问题 1 根据企业会计准则 固定资产报废应通过 固定资产清理 科目核算 因此该转账凭证上反映的会计处理不合规 2 该公司隐瞒固定资产变卖价款 将其归入公司 小金库 违反了财经法规的规定 审计建议 注册会计师应提请ABC公司收回固定资产变卖款 存入公司开户银行 并调整会计处理 调整分录 如固定资产变卖款已存入公司银行账户 则调整分录为 借 货币资金 银行存款500000贷 营业外支出500000同时调整财务报表的其他项目 三 固定资产 累计折旧审计实质性测试 1 获取或编制固定资产及累计折旧分类汇总表注册会计师应获取或编制固定资产及累计折旧分类汇总表 复核加计正确 并与报表数 总账数和明细账合计数核对相符 2 检查被审计单位制定的折旧政策和方法 检查被审计单位制定的折旧政策和方法是否符合 企业会计制度 的规定 确定其所采用的折旧方法能否在固定资产使用年限内合理分摊其成本 前后期是否一致 3 分析性复核 1 将应计提折旧的固定资产乘以本期的折旧率 将计算结果和被审计单位的折旧总额比较 以判断本期计提折旧的总体合理性 如果两者相近 且固定资产及累计折旧的内部控制较健全时 就可以适当减少累计折旧的其他实质性测试工作量 2 计算本期计提折旧额占固定资产原值的比率 并与上期比较 分析本期折旧计提额的合理性和准确性 3 通过计算累计折旧占固定资产原值的比率 评估固定资产的老化率 并估计因闲置 报废等原因可能发生的固定资产损失 结合固定资产减值准备 分析其合理性 4 检查本期折旧的计提 1 计算复核本期折旧费用的计提是否正确 注册会计师应特别注意 已计提减值准备的固定资产计提的折旧是否正确 已全额计提减值准备的固定资产是否已停止计提折旧 未使用 不需使用的固定资产是否按规定计提折旧 因更新改造而停止使用的固定资产是否已停止计提折旧 因大修理而停止使用的固定资产是否仍计提折旧 2 结合固定资产审计 检查其折旧的计提是否正确无误 并追查至固定资产登记卡 特别应注意有无已提足折旧的固定资产继续计提折旧的情况和在用固定资产不提或少提折旧的情况 3 检查本期固定资产增减变动时有关折旧的会计处理是否符合规定 折旧费用的计算是否正确 5 检查本期折旧的分配注册会计师主要检查本期折旧费用的分配是否合理 合规 与上期分配方法是否一致 6 检查本期计提折旧摊入成本或费用情况其方法为 将 累计折旧 账户贷方的本期计提折旧额与相应的成本费用中的折旧费用明细账户的借方相比较 以查明所计提折旧金额是否已全部摊入本期产品成本或费用 一旦发现差异 应及时追查原因 并考虑是否应建议作适当调整 7 检查累计折旧的列报是否恰当 检查累计折旧在财务报表中的披露是否符合企业会计准则的规定 累计折旧审计案例 基本案情 20 8年2月11日 注册会计师在审计ABC公司20 7年12月 固定资产 和 累计折旧 项目时 发现下列情况 1 12月15日购入管理用复印机2台 价款38000元 预计使用寿命10年 预计净残值2000元 12月计提折旧300元 2 12月2日交付外单位大修管理用的仪器一台 ABC公司未对该仪器计提折旧 该仪器采用年限平均法计提折旧 11月该仪器计提折旧1000元 3 11月15日购入不需安装的管理用设备一台 当月投入使用 该设备使用寿命10年 预计净残值为0元 年限平均法计提折旧 价款 含税 为1170000元 运杂费36000元 ABC公司所作的会计分录为 借 固定资产1170000管理费用36000贷 银行存款1206000 存在问题 1 该公司12月15日购入的管理用复印机 本月不应计提折旧 应从20 8年1月份开始计提折旧 2 该公司12月大修理的固定资产未计提折旧 不符合业会计准则规定 3 购建固定资产运杂费应计入固定资产成本 该公司将其计入管理费用 不符合企业会计准则规定 审计建议 注册会计师应提请该公司调整会计处理 调整分录 1 调整固定资产和管理费用借 固定资产36000贷 管理费用36000 2 调整累计折旧应补提的折旧 1000 36000 10 12 300 1000 元 借 管理费用 折旧费1000贷 固定资产 累计折旧1000同时调整财务报表的其他项目 四 固定资产 减值准备的实质性程序 固定资产减值准备审计案例 基本案情 注册会计师在审计ABC公司20 7年度财务报表时 了解到该公司部分管理用固定资产有关资料及会计处理情况如下 1 A设备20 7年末 账面原值为400万元 累计折旧为20万元 减值准备为30万元 20 7年末可回金额为470万元 ABC公司冲回减值准备20万元 2 B设备采用年限平均法计提折旧 使用年限12年 无残值 20 6年末 账面原值120万元 累计折旧为20万元 20 6年末计提减值准备50万元 ABC公司本年末计提提旧10万元 3 C设备20 7年末 账面原值为30万元 累计折旧为3万元 已提取减值准备为2万元 该设备未发现减值迹象 大华公司从谨慎性原则出发 本年末计提了减值准备2万元 存在问题 1 对于A设备 20 7年末增值200万元 该公司冲回已计提减值准备200万元的会计处理 不符合企业会计准则的规定 2 对于B设备 20 7年计算折旧时 没有将已提减值准备B设备的折旧在未来期间作相应调整 而仍按10万元计提折旧 不符合企业会计准则的规定 3 对于C设备 如果企业的固定资产无任何减值的迹象 不能擅自计提减值准备 审计建议 注册会计师应建议ABC公司调整会计处理 冲回多计提折旧并调整固定资产减值准备 调整分录 1 冲回多计提折旧借 固定资产 累计折旧50000贷 管理费用50000 2 调整减值准备借 资产减值损失180000贷 固定资产 减值准备180000同时调整财务报表其他报表项目 小知识 企业会计准则第8号 资产减值 关于 资产减值损失的确定 规定如下 1 可收回金额的计量结果表明 资产的可收回金额低于其账面价值的 应当将资产的账面价值减记至可收回金额 减记的金额确认为资产减值损失 计入当期损益 同时计提相应的资产减值准备 2 资产减值损失确认后 减值资产的折旧或者摊销费用应当在未来期间作相应调整 以使该资产在剩余使用寿命内 系统地分摊调整后的资产账面价值 扣除预计净残值 3 资产减值损失一经确认 在以后会计期间不得转回 第四节应付账款审计 一 应付账款的审计目标1 确定期末应付账款的是否存在 2 确定期末应付账款的是否为被审计单位应履行的偿还义务 3 确定应付账款的发生与偿还记录是否完整 4 确定应付账款的期末余额是否正确 5 确定应付账款的列报是否恰当 二 应付账款的实质性测试程序 1 索取或自行编制应付账款明细表以确定被审计单位资产负债表上应付账款的金额与其明细表的金额是否相符 并将明细表上的汇总金额和应付账款总账金额 应付账款明细账合计金额核对相符 2 实施分析程序 目的 发现可能存在的问题和评价应付账款总体的合理性 方法 1 计算应付账款占进货的比率 应付账款占流动负债的比率 并与以前各期相比较 以评价应付账款总体的合理性 2 分析长期挂账的应付账款 以发现可能存在的问题 3 分析存货 主营业务收入和主营业务成本的增减变动幅度 并与应付账款增减变动幅度相比较 以判断应付账款总体的合理性 3 审查应付账款明细账 注册会计师可以从应付账款明细账抽取部分账户 与有关的订货单 购货发票 验收单 运输单等原始单据和现金日记账 银行存款日记账等进行核对 以核实企业记录的应付账款是否确实是企业因购货而发生的负债 以及这些负债记录的金额是否真实 4 函证应付账款 1 一般不需要对应付账款进行函证原因 购货发票本身就是外部凭证 并且应付账款函证并不能保证查出未入账的应付账款 加之注册会计师能够取得购货发票 运输单等外部凭证来证实应付账款的余额 2 需要函证的情况被审计单位内部控制风险较高 某些应付账款账户金额较大 被审计单位处于经济困难阶段 3 函证对象金额较大的债权人 在资产负债表日金额不大 甚至为零 但却是企业重要供货商的债权人 因为这种情况下应付账款更可能被低估 存在关联方交易的债权人 4 函证方式 最好采用肯定式 5 注册会计师必须对函证的过程进行控制 要求被函证方直接回函给注册会计师 并根据回函情况 编制与分析函证结果汇总表 对未回函的 决定是否再次进行函证 6 如果存在未回函的重大项目 注册会计师应采用替代审计程序 确定其是否真实 通常可以检查决算日后应付账款明细账及现金和银行存款日记账 核实其是否已支付 同时检查该笔债务的相关凭证资料 核实交易事项的真实性 5 查找未入账的应付账款 低估负债是企业常见舞弊的方式 因此查找未入账应付账款是应付账款审计的重点 主要方法有 审查被审计单位在报告日尚未处理的 不符合要求的购货发票 审查有货物验收单 入库单但未收到购货发票的经济业务 审查购货发票与验收单不符或未列明金额的发票单据 审查报告日的全部待处理凭单 确定是否有漏记的应付账款 检查企业报告日后收到的购货发票 确定相应负债的记录时间是否正确 6 审查长期挂账的应付账款 注册会计师应检查被审计单位有无长期挂账的应付账款 如有 应查明原因 作出记录 必要时建议被审计单位予以调整 审计时重点关注企业是否有确实无法支付的应付账款 如有 应审查是否按企业会计制度规定转入资本公积 相关依据及审批手续是否完备 7 审查应付账款是否存在借方余额 应付账款一般应为贷方余额 注册会计师审计