第五章--项目费用管理PPT课件

1 第五章项目成本管理 5302教室2010年4月 2020 4 14 2 成本及其相关概念 成本 Cost 是为达到一个特定的目标而牺牲或放弃的资源成本的相关概念变动成本和固定成本 VariableorFixedCost 直接成本和间接成本 DirectorIndirectCost 有形成本或无形成本 TangibleorIntangibleCost 机会成本 OpportunityCost 2020 4 14 3 项目成本管理概述 定义 项目成本管理是指为保障项目实际发生的成本不超过项目预算而开展的项目成本估算 项目预算编制和项目预算控制等方面的管理活动 项目成本管理完成四个主要任务Forecastwhatwillbeneeded 资源计划编制 LaborandmaterialHowmuchwillitcost 成本估算 Whenwillitbeneeded 成本预算 Howwillitbespent 成本控制 2020 4 14 4 项目成本管理的四个过程 2020 4 14 5 项目成本管理的重要性 项目成本管理是项目成功的关键 是贯穿项目生命周期各阶段的重要工作 不确定性成本的存在 需要施加全面的管理和控制 2020 4 14 6 项目成本管理过程之一 资源计划编制 资源计划编制 Resourceplanning 得到的是资源清单 即资源的种类和数量 需要什么资源 人 设备 材料 需要的数量多少 资源计划编制的输入 Input 范围说明书 ScopeStatement WBS历史信息资源信息特殊政策 2020 4 14 7 项目资源计划的编制 定义 项目资源计划的编制是在项目范围计划 项目进度计划以及项目质量计划的基础上 通过专家判断 资料统计等方法完成的 依据 项目资源计划编制的依据主要是项目范围管理文件和项目进度计划 内容 项目资源计划编制主要是确定完成项目活动所需要的物质资源的种类 以及每种资源的需要量 包括人力 设备和材料 主要的任务是进行资源的分配 作用 项目资源计划编制是项目成本估算的基础 2020 4 14 8 影响资源计划编制的因素 组织的性质 NatureoftheOrganization 将会影响到资源计划编制组织是否有执行类似任务的经历为完成该任务是否需外包组织有否相应的人员 设备和物资 能否提供给该项目使用项目任务性质 NatureoftheProjectTask 影响到资源计划编制执行这一项目的具体任务的难度在项目的范围说明书中是否存在影响资源的特殊事物 2020 4 14 9 资源计划的输入 工作分解结构项目进度计划 是控制项目进程的最主要的纲领性文件 是其他项目计划的基础和指导性文件 资源计划必须按照项目进度计划来制定 以使项目组能够适时地 有计划地安排合适的资源 资源库 硬件上是指完成项目的人员 设备 物资 软件上是指项目所需的各种技术 信息 历史信息 历史信息记录了以往类似项目的资源需求和使用情况 对本项目的完成会有极大的指导和借鉴作用 资源文件 通过某些方法与技术 如专家评判法 头脑风暴法等 可将由资源库和工作分解所得到的资料进一步整理成资源文件 2020 4 14 10 制定资源计划的工具和方法 1 专家评判是编制资源计划常用的方法 专家可以从具有专业知识或经过特殊培训的组织或个人中选择 专家来源主要有 专业技术协会 咨询顾问公司 本行业的专家 教授 本项目的专业技术人员 2 多方案选择通过编制多个可能的资源规划方案 由专家或技术人员比选 常用 头脑风暴法 3 数学模型或管理软件 2020 4 14 11 头脑风暴法目的在于产生尽可能多的观点所有的观点都必须被记录下来鼓励考虑其他人的观点 但不允许下判断和提出批评 2020 4 14 12 项目成本管理过程之二 成本估算 成本估算 Costestimating 估计完成项目所需的成本 三种基本的成本估算工具和技术 自上而下 top down 总体准确自下而上 bottom up 局部准确参数模型估算法 2020 4 14 13 项目成本估算 项目成本估算 是项目成本管理的一项核心工作 是根据项目的资源需求计划以及各种资源的价格信息 估算和确定项目各项活动成本的工作 当项目在一定约束条件下实施时价格的估计是一项重要的因素 成本估计应该与工作质量的结果相联系 成本估计过程中 应该考虑各种形式的费用交换 比如 在多数情况下 延长工作时间通常是与减少工作的直接费用相联系的 相反 追加费用将缩短项目工作的时间 因此 在费用估计的过程中必须考虑附加的工作对工程期望工期缩短的影响 2020 4 14 14 成本估算的输入 工作分解结构 资源需求 资源价格 所费时间估计 历史资料 会计科目表 2020 4 14 15 成本估计主要依赖的资料 工作分解结构WBS资源需求计划 即资源计划安排结果 资源价格 为了计算项目各工作费用必须知道各种资源的单位价格 包括工时费 单位体积材料的费用等 如果不知道某种资源的实际价格 就应该对此价格作出估计 工作的延续时间 工作的延续时间将直接影响到项目工作经费的估算 因为它将直接影响分配给它的资源数量 历史信息 同类项目的历史资料始终是项目执行过程中可以参考的最有价值的资料 包括项目文件 共用的项目费用估计数据库及项目工作组的知识等 会计表格 会计表格说明了各种费用信息项的代码结构 对项目费用的估计应与正确的会计目录相对应 2020 4 14 16 成本估算的依据 2020 4 14 17 一 项目成本的构成 项目成本是指项目形成过程中所耗费的各种费用的总和 项目成本可以分为以下几个部分 项目定义和决策成本 项目的设计成本 项目的获取成本 项目的实施成本 2020 4 14 18 项目实施成本构成 2020 4 14 19 项目估算的过程 2020 4 14 20 三 成本估算常用方法与技术 1 经验估算法进行估算的人应有专门知识和丰富的经验 并根据这些知识和经验提出一个近似的数字 该方法是一种近似的猜测 对要求很快拿出一个大概数字的项目是可以的 但对要求详细的估算不能满足需要 2 因素估算法3 由上而下估算 类比估计 4 由下而上 累计估算 2020 4 14 21 成本估算技术之一 Top down 由项目的中上层管理人员收集类似项目成本的相关历史数据 项目的中上层管理人员在相关成本专家的帮助下对项目的总成本进行估算 按照工作分解结构的层次把项目总成本的估算结果自上而下传递给下一层的管理人员 在此基础上 下层管理人员对自己负责的子项目或子任务的成本进行估算 继续向下逐层传递它们的估算 一直传递到工作分解结构的最底层为止 2020 4 14 22 自上而下的成本分解 2020 4 14 23 Top Down估算的优势与劣势 Top Down估算的优势Quick simpleFairaccuracyoverall thoughindividualelementsmaybeinerrorSmalltasksneednotbeindividuallyidentifiedTop Down估算的劣势juniormanagers会被迫接受不足的估算SeniormanagersviewsmaybebiasedUsingdatafromdissimilarprojects oroldprojects canmislead 2020 4 14 24 成本估算技术之二 Bottom Up 也称工料清单估算法 从WBS的底层开始进行自下而上的估算形式 底层工作人员先估算各个活动的独立成本然后层层累加汇总到WBS更上层的概要任务最后加上管理费 项目储备金等 从而得到完成整个项目的总成本 2020 4 14 25 Bottom Up估算的优势与劣势 Bottom Up估算的优势Moreaccurate indetailedelementsThebenefitsofparticipativemanagementDifferencesofopinioncanberesolvedBottom Up估算的劣势OverlookingataskcanbeacostlyerrorTime consumingtoprepareEstimatescanbepadded 高估 ateverylevel 2020 4 14 26 成本估算要注意的行为问题 基于不同的管理层次 观点各不相Seniorpeopletendtounderestimate juniorpeopletendtooverestimateLowerlevelstendtoarbitrarilyaddreserves upperlevelstoarbitrarilydeletethem 2020 4 14 27 成本估算要注意财务问题一 通货膨胀 Long durationprojectscancreatespecialproblemsSixpercentinflationdoublescostinjust12years And6 islowinmuchoftheworldThreeGorgesProject 900亿 2000亿 2020 4 14 28 估算要考虑的财务问题二 学习曲线 Asoutputdoubles laborhoursperunitdecreasebyafixedpercentageForexample thefirstunitofoutputtakes1 000hours andthelearningrateis80 2020 4 14 29 忽略学习曲线的影响 2020 4 14 30 学习曲线的构造 课堂示例 LearningCurve 学习曲线的著名公式 Tn T1nrTn 第n个单位的产出所需消耗的时间T1 第1个单位的产出所需消耗的时间n 产出的数量r log learningrate log2 2020 4 14 31 项目成本估算内容 一般包括初步项目成本估算 量级估算 技术设计后的成本估算 预算 和详细设计后的成本估算 最终估算 等几种不同精度的项目成本估算 2020 4 14 32 成本估算类型 渐进明细的过程 2020 4 14 33 成本估计的工具和方法 类比估计法 通常是与原有的类似已执行项目进行类比 以估计当期项目的费用 参数模型法 将项目的特征参数作为预测项目费用数学模型的基本参数 如果模型是依赖于历史信息 模型参数容易数量化 且模型应用仅是项目范围的大小 则它通常是可靠的 从下向上的估计法 这种技术通常首先估计各个独立工作的费用 然后再汇总从下往上估计出整个项目的总费用 从上往下估计法 同上述方法相反是从上往下逐步估计的 多在有类似项目已完成的情况下应用 计算工具的辅助 项目管理软件及电子表格软件辅助项目费用的估计 2020 4 14 34 1 从下向上的估计法 示意图 从下向上估计法 估计进度估计资源估计费用 2020 4 14 35 2 从上往下估计法 示意图 从上向下估计法 工作范围进度目标费用目标 3 成本估计示例 2020 4 14 37 4 成本估计的基本结果 成本估计文件 项目的成本估计 描述完成项目所需的各种资源的费用 包括 劳动力 原材料 库存及各种特殊的费用项如折扣 费用储备等的影响 其结果通常用劳动工时 工日 材料消耗量等表示 详细的说明 成本估计的详细说明应该包括 工作估计范围描述 通常是依赖于WBC作为参考 对于估计的基本说明 比如费用估计是如何实施的 各种所作假设的说明 指出估计结果的有效范围 2020 4 14 38 成本预算 Costbudgeting 将整体成本估算配置到各单位工作 并建立一个衡量绩效的基准计划成本预算回答如下问题Whenwillitbeneeded 成本预算把进度计划与成本结合起来 分析出项目周期内的资金流 项目成本管理过程之三 成本预算 2020 4 14 39 成本预算 成本预算包括给每一独立工作分配全部费用 以获得度量项目执行的费用基线成本预算可以分为以下三部分 直接人工费用预算 辅助服务费用预算 采购物品费用预算成本预算依赖的主要数据包括 成本估计 工作分解结构 项目进度 费用的分配和安排应该是与进度计划相适应的成本预算的结果 成本预算的主要结果是获得费用线 费用线将作为度量和监控项目实施过程中费用支出的依据 通常的费用曲线随时间的关系是一个S型曲线 工作进度与成本 费用 的关系 所谓的项目成本管理就是对一个项目的4个要素目标进行定义和控制的过程 以使整个项目按最优的方式进行实施 而这4个要素又是密切相关和相互影响的 如图所示 2020 4 14 41 项目成本预算的过程 2020 4 14 42 项目成本管理的第四个过程是成本控制 CostControl 包括如下方面的内容 检查成本执行情况 监控成本执行绩效发现实际成本与计划成本的偏差 确保所有正确的 合理的 已经核准的变更都包括在项目成本基准计划中 并把变更后的项目成本基准计划通知相关的项目干系人 分析成本绩效从而确定是否需要采取纠正措施 并且决定要采取哪些有效的纠正措施 项目成本管理过程之四 成本控制 2020 4 14 43 成本控制的输入 费用曲线实施执行报告 通常包括了项目各工作的所有费用支出 同时也是发现问题的最基本依据 改变的请求 改变的请求可能是口头的也可能是书面的 可能是直接的也可能是非直接的 可能是正式的也可能是非正式的 改变可能是请求增加预算 也可能是减少预算 费用曲线费用曲线是费用计划的表达形式之一 包括费用负荷曲线和费用累计负荷曲线 费用曲线的编制原理及编制的主要步骤与资源曲线相同 费用累计曲线 费用负荷图 2020 4 14 45 挣值分析图表 费用基线费用基线是一项面向阶段时间的预算 主要用于测量和监控项目费用执行情况 这是将按阶段估算的费用汇总后制定的 一般用S曲线表示 每期的费用估算是根据组成该工作包的各个活动的进度确定的 当工作包的预算成本确定以后 就能继而确定在何时使用了多少预算 这个值是通过截止到某期的每期预算费用累积而得出的 称为累积预算费用 是到某期为止按进度计划完成的工程预算值 作为费用使用绩效的基准 2020 4 14 47 成本控制的方法与技术 成本控制改变系统 费用线改变的基本步骤 文书工作 跟踪系统及调整系统费用的改变应该与其他控制系统相协调 实施的度量 挣值分析法 最常用的分析方法 确定导致误差的原因以及如何弥补 纠正误差 附加的计划 不可预见的各种情况要求在项目实施过程中对项目的费用作出新的估计和修改 计算工具 项目管理软件和电子表格跟踪计划费用 实际费用和预测费用改变的影响 2020 4 14 48 成本控制的输出 修订费用估计 修订费用估计是为了管理项目的需要而修改费用信息 费用计划的修订可以不必调整整个项目计划的其他方面 预算更新 预算更新是一个特殊的修订费用估计的科目 预算更新是改变已有的成本线 预算的更新仅当所负责的范围改变之后才给予修订 2020 4 14 49 纠正活动 使得项目恢复原有计划目标的努力 完工估算EAC 按照完成情况的估计来预测在目前实施情况下完成项目所需的总费用 最通常的预测技术是预测分析一些变动情况 成本控制的输出 2020 4 14 50 挣得值法 挣得值法 EarnedValue 是对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 该方法用三个参数和四个指标来控制衡量费用使用情况 1967年 美国国防部制定费用 进度控制系统准则 Cost ScheduleControlSystemCriteria 即C SCSC 正式采用了挣得值的概念 目前 包括NASA 美国税务局和美国联邦调查局等机构也采用了挣得值方法 2020 4 14 51 成本控制的关键技术 挣值分析 EVM EVM是一种项目绩效衡量技术 它综合了范围 时间和成本数据给定基准计划 最初项目计划加上已被批准的变更 就能够比较项目在多大程度上完成了目标应用EVM必须按期输入实际的信息 2020 4 14 52 EVM三个关键变量 2020 4 14 53 挣值法 盈值法 挣值方法 对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 1 挣值方法的三个基本参数 计划工作量的预算费用 BCWS BudgetedCostforWorkScheduled BCWS是指项目实施过程中某阶段计划要求完成的工作量所需的预算工时 或费用 计算公式为 BCWS 计划工作量 预算定额BCWS主要是反映进度计划应当完成的工作量而不是反映应消耗的工时 或费用 2020 4 14 54 已完成工作量的实际费用 ACWP ActualCostforWorkPerformed ACWP是指项目实施过程中某阶段实际完成的工作量所消耗的工时 或费用 ACWP 已完成工作量 实际单位费用 已完工作量的预算成本 BCWP BudgetedCostforWorkPerformed BCWP是指项目实施过程中某阶段按实际完成工作量及按预算定额计算出来的工时 或费用 即挣值 EarnedValue BCWP的计算公式为 BCWP 已完成工作量 预算定额 2020 4 14 55 例题 某项目历时4个月 总成本40000元 按月的成本预算分别为 第一个月10000元 第二个月15000元 第三个月10000元 第四个月5000元 假设第一个月结束后 实际花费的成本超出预算 为13500元 但是只完成了第一个月计划工作量的80 如果要对项目第一个月的绩效进行考察 则三个指标的计算结果分别是什么 2020 4 14 56 到第一个月为止的BCWS 10000元到第一个月为止的ACWP 13500元到第一个月为止的BCWP 10000 80 8000元 2020 4 14 57 挣得值方法的评价指标 1 费用偏差 CostVariance CV CV是指检查期间BCWP与ACWP之间的差异 计算公式为CV BCWP ACWPCV为负值 表示执行效果不佳 超支 CV为正值 表示有节余或效率高 CV等于零 表示实际消耗人工等于预算值 2020 4 14 58 费用偏差仅仅反映了项目运行的费用方面的偏差 还不足以真实反映项目运行的整体状况 它还需要与其他因素 如进度偏差 工作质量状况等联合起来 综合判断 以全面反映项目的真实情况 费用不超支能说明项目的整体情况良好吗 2020 4 14 59 2020 4 14 60 挣得值方法的评价指标 2 进度偏差 scheduledvariance SV SV是指检查日期BCWP与BCWS之间的差异 其计算公式为SV BCWP BCWSSV为正值时表示进度提前SV为负值时表示进度延误SV为零值时表示进度按计划执行 2020 4 14 61 2020 4 14 62 2020 4 14 63 挣得值方法的评价指标 3 费用执行指标 CostPerformedIndex CPI CPI是指预算费用与实际费用值之比 或工时值之比 CPI BCWP ACWPCPI 1表示低于预算CPI 1表示超出预算CPI 1表示实际费用与预算费用吻合 2020 4 14 64 挣得值方法的评价指标 4 进度执行指标 SchedulePerformedIndex SPI SPI是指项目挣得值与计划值之比SPI BCWP BCWSSPI 1表示进度提前SPI 1表示进度延误SPI 1表示实际进度等于计划进度 2020 4 14 65 挣值 EVM BCWS计划工作预算成本BudgetedCostofWorkScheduled数据来自于计划ACWP已完成工作实际成本ActualCostofWorkPerformed数据来自于财务部门BCWP已完成工作预算成本 挣值 BudgetedCostofWorkPerformed数据来自于项目团队偏差分析CV成本偏差CV BCWP ACWPSV进度偏差SV BCWP BCWSV 0计划绩效V 0超过计划绩效V1超过计划绩效PI 1低于计划绩效纠偏 2020 4 14 66 2020 4 14 67 费用预测 完成情况估计EAC EstimateAtCompletion 按照项目完成情况估计在目前状态下完成项目所需费用 EAC 实际支出 按目前情况对剩余预算所做的修改 EAC 实际支出 对未来剩余工作的重新估算 EAC 实际支出 剩余的预算 2020 4 14 68 练习一 项目计划选择软件2月1日到3月1日计划10000元选择硬件2月15日到3月1日计划8000元团队报告3月1日完成了硬件选择 软件选择工作完成了80 财务